Система підготовки до бесід

Системна підготовка до бесід

Моя цілеустановка Необхідна документація Початок бесіди Що може бути «вузьким» місцем у клієнта? Мій варіант рішення Можливі заперечення Мої контраргументи, сильні сторони Замітки, аналіз, оцінка Негайно доручити

При вивченні теми “Інформація і комунікації” студенти повинні усвідомити, що комунікація – це обмін інформацією. Переробка інформації має бути пов’язана з особистими та професійними цілями.

Раціональне читання – це насамперед визначення пріоритетності. Слід знати та вміти використовувати методи та техніку раціонального читання (метод SQЗR , методи “до читання”, “під час читання”, ”після читання”, маркування тексту та інші).

Слід засвоїти правила підготовки та проведення нарад, типи поведінки учасників нарад, раціональне проведення співбесід, управління потоком відвідувачів, правила користування телефоном і ведення телефонних переговорів, правила раціонального ведення кореспонденції, використання аркушів – пам’яток.

Для формування умінь і навичок слід вирішити ситуаційні завдання № 13, 15, 20, 21 із збірника ситуаційних завдань [19].

Питання для самоконтролю:

1. Як можна підвищити швидкість читання?

2. Які методи “до читання Ви знаєте?

3. Які методи “під час читання” Вам відомі?

4. У чому сутність техніки читання “за діагоналлю” ?

5. У чому сутність техніки читання “слалом”?

6. Які методи “після читання” Ви знаєте?

7. У чому переваги маркування тексту?

8. У чому сутність та зміст методу SQЗR?

9. Які правила підготовки нарад Вам відомі?

10. Які Ви знаєте типи учасників нарад та як з ними поводитися?

11. Які правила слід застосовувати після проведення нарад?

12. Як можна управляти потоком відвідувачів?

13. Які телефонні “гріхи” Вам відомі?

14. У чому сутність поняття “телефонні блоки”?

15. Які Ви знаєте правила ведення телефонних переговорів?

16. Які правила раціональної обробки кореспонденції Вам відомі?

17. У чому переваги аркушів – пам’яток?

18. Як складати аркуш -– пам’ятку?

Література:

4, 5, 7-10, 12, 15-17, 19

Тема 8. Організація роботи менеджера

План:

1. Розміщення і планування службових приміщень.

2. Організація робочого місця менеджера.

3. Організація умов праці.

1. Розміщення і планування службових приміщень

Мета раціонального планування

1. Зменшення часу, необхідного для виконання роботи

2. Забезпечення умов праці, що сприяють підвищенню ефективності і зменшенню напруженості.

3. Ощадливе використання робочої площі без збитку для діяльності.

Правила розміщення і планування службових приміщень

1. Рух робочого потоку повинен йти по прямих лініях, без зайвих поворотів і переміщень.

2. Структурні підрозділи і співробітників, які часто контактують між собою, розміщують поблизу одне від одного.

3. Обладнання і меблі розміщують так, щоб працівникам було зручно підходити до них і користуватися ними.

4. У приміщенні не повинні знаходитися предмети, що не потрібні працівникам безпосередньо в процесі роботи.

5. Площа для кожного співробітника повинна відповідати виконуваній роботі.

Фактори, які необхідно враховувати при розміщенні приміщення

1. Функціональна значимість підрозділів.

2. Зміст і технологія виконуваних робіт.

3. Взаємозв'язки.

При розміщенні приміщень необхідно

1. У першу чергу розташовувати й оснащувати важливі структурні підрозділи.

2. Враховувати можливість розширення важливих відділів і появи нових структурних підрозділів.

3. Суміжні відділи розташовувати поруч.

4. Відділам, що здійснюють прийом відвідувачів, виділяти окрему кімнату поблизу входу.

5. Відділи, у яких працює оргтехніка, ізолювати від інших структурних підрозділів.

6. Складські приміщення розташовувати так, щоб вони були ізольовані від службових приміщень.

7. Дотримувати нормативи відстані між робочим устаткуванням.

2. Організація робочого місця

Наукова організація робочого місця передбачає, що воно займає мінімальну площадку службового приміщення, обладнано меблями і сучасною оргтехнікою, що забезпечують виконання робіт відповідно до вимог науково-обгрунтованої технології управлінського процесу і мінімальних фізичних зусиль з боку службовця.

Правила організації робочого місця

1. Не слід тримати на робочому місці нічого зайвого.

2. Усе, що беруть правою рукою, розташовується праворуч, лівої - ліворуч.

3. Усе, чим користуються частіше, розташовується ближче, рідше - далі.

4. Предмети праці, якими працівник користається постійно, повинні розташовуватися на зручному місці, щоб уникнути зайвих рухів і поворотів.

5. Документи, з якими працює службовець, необхідно розміщувати так, щоб їх можна було швидко побачити, взяти і зручно ними користатися.

Правила розміщення предметів праці

1. Матеріали і предмети праці необхідно розміщувати так, щоб забезпечити найкращу послідовність рухів.

2. Службовець повинен забезпечити оптимальні рухи при користуванні предметами праці.

3. Матеріали і предмети праці необхідно готувати заздалегідь. Кожен предмет повинний знаходитися у визначеному місці з метою економії часу на їх пошук.

4. Різні предмети праці краще об'єднати разом (наприклад, олівець-ластик).

5. Можна пристосувати меблі для виконання конкретної роботи чи для конкретного співробітника, але не можна пристосувати працівника до службових меблів.

6. Письмовий стіл повинний використовуватися тільки для поточної роботи, а не для накопичення і збереження документів.

3. Організація умов праці

Фактори, що впливають на умови праці

1. Освітлення.

2. Колір.

3. Температура.

4. Вологість повітря.

5. Рівень шуму.

Мал. 4. Раціональне розміщення робочих місць стосовно джерела світла.

Типи освітлення службових приміщень

1. Пряме, при якому 90-100 % світла падає прямо - униз. При такому освітленні розсіювання майже відсутнє, світло розподіляється нерівномірно, створюються сильні тіні, значний сліпучий ефект. Тому воно не є раціональним для службових приміщень.

2. Напівпряме, при якому 60-90 % світла падає вниз, а 10-40 % направляється нагору і відбивається від стелі. Цей тип освітлення зручний для невеликих службових приміщень. У великих службових приміщеннях світло дає сильний сліпучий ефект.

3. Пряме – непряме, при якому 40-60 % світла падає вниз. Він створюється лампами денного світла, де промені світла розділяються у великих службових приміщеннях.

4. Напівнепряме, при якому 10-40 % світла падає вниз і 60-90 % світла направляється нагору і відбивається від стелі. При цьому типі освітлення досягається гарне розсіювання, скорочується сліпучий ефект, тіні зведені до мінімуму.

5. Непряме, при якому 90-100 % світла направляється нагору і відбивається від стелі і стін. У даному випадку розсіювання світла дуже гарне. Однак при цьому необхідно велику увагу приділяти нагляду за стелею, щоб тримати її в чистоті і забезпечувати максимальне відображення світла.

Колір є партнером світла. Світлий колір збільшує освітленість, темний - зменшує.

Кольори класифікуються на теплі і холодні. Теплі кольори - червоний, жовтий, коричневий. Холодні кольори - синій, фіолетовий, темно-зелений. При фарбуванні службових приміщень необхідно дотримувати таких правил:

1. Якщо природне світло падає з північної чи східної сторони, він буде холодним світлом світло-блакитного кольору. Для того щоб створити більш радісну атмосферу, протилежну стіну варто офарблювати в теплі кольори.

2. У тих випадках, коли природне світло падає з південної чи західної сторони, він буде теплим світлом жовтуватого чи червонуватого відтінку. Для того щоб зм'якшити його, протилежну стіну варто офарблювати в холодні кольори.

3. У вузькій довгастій кімнаті причілки краще офарблювати у світлі кольори, а стіну, протилежну вікну, - у більш темні кольори.

4. Щоб додати квадратній кімнаті вид правильного чотирикутника, стіну, протилежну вікну, необхідно офарблювати у відмінний від інших колір.

5. Для того щоб висока стеля здавалася більш низькою, її і верхню частину стін офарблюють у темний колір. Щоб низька стеля здавалася більш високою, крайку стелі фарбують тим же кольором, яким покрита стіна, а стелю - світлим кольором. Стеля нормальної висоти повинна бути пофарбована світлою, що добре відбиває світло, фарбою.

6. Звичайно підлоги повинні бути темніше стін, що, у свою чергу, повинні бути темніше стелі. Однак існує тенденція робити підлогу можливо світліше, щоб збільшити відображення світла і створювати велику освітленість приміщень.

7. Колір варто вибирати з урахуванням типу освітлення. Лампи денного світла додають квітам світло-блакитний відтінок, лампи накалювання - жовтуватий відтінок.

8. Варто уникати різких контрастів у кольорі. Тому краще змішувати кольори. Одні кольори можна використовувати для того, щоб підкреслити найбільш важливі елементи, а інші – щоб сховати малозначні елементи.

9. Для фарбування стін в одному приміщенні бажано використовувати два чи три різних кольори. Це в першу чергу стосується великих приміщень. Використання різних кольорів у невеликому приміщенні додає йому ще менший розмір.

10. Звичайно коефіцієнт відображення стін повинний складати 50-60 %. Це дозволить уникнути сліпучого ефекту і максимально використовувати відбите світло.

11. Для скорочення витрат, пов'язаних з доглядом за приміщенням, колір обробки може бути більш темними, чим колір, у які пофарбовані стіни. Наприклад, ясно-коричневий колір може бути використаний на зеленій стіні, ясно-сірий на стіні, пофарбованій в голубий чи коричневий колір. Можливі найрізноманітніші сполучення кольорів.

12. Для того, щоб замаскувати структурні елементи, такі, як труби, поглиблення, колони, варто використовувати для їхнього фарбування той же самий колір, яким пофарбоване тло. Двері можуть бути пофарбовані в той же самий колір, що і стіна.

13. Яскраво-червоний колір доцільно використовувати для того, щоб виділити спеціальне устаткування (наприклад, сигнали пожежної тривоги). Яскраві фарби треба використовувати обережно, їх не слід застосовувати на великих поверхнях.

14. Темні фарби вимагають менше догляду, світлі створюють у приміщенні враження чистоти.

15. Темні фарби додають кімнаті інтимний вид, світлі використовуються, щоб створити враження великої площі.

16. Наступні кольори рекомендуються для визначених службових приміщень: для коридорів - яскраві фарби (наприклад, жовта, оскільки звичайно в коридорі не вистачає природного світла); для звичайних приміщень - білий колір для стель, м'які холодні - для стін, що знаходяться перед службовцями, оскільки вони більш спокійні для ока, але компенсувати це треба фарбуванням у теплі сонячні кольори інших стін; для окремих кабінетів - темні і багаті кольори у відповідності зі смаком власника кабінету.

У деяких приміщеннях варто спеціально використовувати такий колір, що буде сприяти відчуттю чистоти і достатку повітря. У складських приміщеннях краще застосовувати світлі кольори, що дають гарне відображення; у конференц-залах (якщо вони мають довгу і вузьку форму) - світлі кольори на причілках і темні кольори - на передній і задній стінах.

У приміщеннях картотек, складських приміщеннях і приміщеннях неправильної форми стіни й устаткування доцільно офарблювати в один колір, щоб замаскувати неправильну форму кімнати.

У службових приміщеннях адміністративного апарату необхідно домагатися кондиціонування повітря. Під кондиціонуванням повітря розуміється регулювання його температури, вологості, чистоти, повітрообмін (вентиляція).

Повне кондиціонування повітря підвищує продуктивність праці на 15 %.

Підвищення і зниження температури на 10 – 12% приводить до 15-відсоткового і більше зниження продуктивності праці.

Рівень температури пов'язаний з вологістю повітря. При одній і тій самій температурі вологе повітря здається печенею, а сухе - холодним. Нормальна вологість повинна складати 40-60 %, мінімальна - 25-30 %.

Недостатність свіжого повітря викликає сонливість і млявість.

Для збільшення повітрообміну можна використовувати вікна. Але повітря, що надходить через вікна, не можна контролювати з погляду його забруднення і протягів. Крім того, через відкриті вікна в приміщення проникає вуличний шум. Тому більш прийнятним є використання кондиціонерів.

До негативних факторів навколишнього середовища відноситься шум.

Дослідження показали, що в умовах шуму в першу чергу страждають слухові функції. Так, після дії шуму інтенсивністю 120 дб протягом години необхідно 5 годин, щоб відновити гостроту слуху. Дві хвилини шуму інтенсивністю в 140 дб приводить до втрати слуху на 2 години. Підвищений шум негативно впливає на кровообіг, подих, травлення і т.д.

Шум приводить до зниження продуктивності праці, викликає напругу, стомлюваність, не дає можливості зосередитися. Праця службовців, що включає елементи розумової праці, вимагає спокійної обстановки.

Дослідження показали, що друкарка при роботі в гучному приміщенні витрачає калорій на 19 % більше, ніж при роботі в спокійній обстановці. Після акустичної обробки приміщення кількість помилок зменшилася на 53 %, продуктивність праці зросла на 8,8 %, плинність знизилася на 45 %, невиходи на роботу скоротилися на 37 %.

Визначення джерела є першим кроком на шляху зменшення шуму. Необхідно змазати двері, письмові столи, стільці, шухляди; скоротити вібрацію устаткування, усунути тремтіння скла у вікнах; заборонити голосні розмови.

Звукові хвилі поширюються подібно променям світла. Тверда поверхня відбиває звукову хвилю, м'яка - її поглинає.

Ступінь відображення звуку цементом 98,8 %, склом - 97,2 %. Акустичні матеріали поглинають 70 % звуку і відбивають 30 %.

Студенти повинні знати, що означають терміни і поняття: планування службових приміщень, функціональні призначення підрозділів, наукова організація робочого місця, ергономічна схема робочого місця, нормальна робоча зона, максимальна робоча зона, умови праці.

Для формування умінь і навичок організації праці менеджера слід вирішити ситуаційні завдання № 10, 11, 22 із збірника ситуаційних завдань [19].

Питання для самоконтролю:

1. Яка мета раціонального планування службових приміщень?

2. Якими правилами слід керуватися менеджеру при розміщенні та плануванні службових приміщень?

3. У чому сутність поняття “ наукова організація робочого місця”?

4. Яких правил слід дотримуватися менеджеру при організації свого робочого місця?

5. Що таке нормальна та максимальна робоча зона?

6. Які фактори впливають на умови праці?

7. Які типи освітлення службових приміщень Ви знаєте?

8. Які правила пофарбування службових приміщень Ви знаєте?

9. Як впливають на організм людини температура, вологість та рівень шуму?

Література:

2, 4, 8, 10, 12, 15-17, 19

Бібліографічний список

1. Андреев В. А. Саморазвитие менеджера. – М.:Народное образование, 1995.

2. Вебстер Р. Феншуй для рабочего места / Пер. c англ. – СПб: издательство “Тимошка“, 1999. – 160 с.

3. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя – практика / Пер. с англ. – М.: “Дело ЛТД” , 1994. – 320 с.

4. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. / Пер. с нем. / М. :Интерэксперт – Инфра - М, 1995. – 267 с.

5. Манко Г. Г. Организация и проведение технических совещаний: Сокр. пер. с англ. – М., 1974.

6. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М., 1992.

7. Мицич П. Как проводить деловые беседы: Сокр. Пер. с серб. – хорв. – М., 1987.

8. Научная организация труда в управлении трудовым коллективом / Под ред. Г. Э. Слезингер. – М., 1991.

9. Ниссинен И. Х., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования: Сокр.пер. с фин. – М., 1988.

10. Основы менеджмента / Под. ред. В. С. Верлоки, И. Д. Михайлова. – Харьков: Основа, 1996.

11. Уткин Э. А. Профессия - менеджер. – М., 1992.

12. Фельзер А. Б.,Доброневський О. В. Техніка роботи керівника: Навч. посібник. – К., 1993.

13. Хроленко А. Т. Самоменеджмент: для тех, кому от 16 до 20. – М.: Экономика, 1996.

14. Швальбе Б., Швальбе Х. Личность, карьера, успех / Пер.с нем. – М.: Прогресс-Интер. – 1993.

15. Что необходимо знать менджеру: Учеб. пособие /Под. ред. В. С. Верлоки – Харьков, 1994.

Методична література:

16. Редина Н. И. Самоменеджмент. Опорный конспект лекций / Учебное пособие. – Днепропетровск , ДГФЭИ, 1998.

17. Шукіс І.З. Самоменеджмент: навчально-методичний посібник. Дніпропетровськ, ДДФА, 2007. – 128 с.

18. Шукіс І.З. Самоменеджмент. Пособие к самостоятельной работе по теме „Биоритмы и организация деятельности менеджера” с использованием программы „Биоритмы для WINDOWS”. – Днепропетровск, ДГФЭИ, 2002.

19. Шукіс І.З. Самоменеджмент. Збірник ситуаційних завдань та ділових ігор. – Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2002.

20. Шукіс І.З. Ситуаційна вправа (кейс): Аналіз ефективності використання робочого часу менеджера (для практичних занять з дисципліни „Самоменеджмент”) Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2003.

Додаткова література:

21. Адаир Дж. Эффективный тайм-менеджмент,- М.: Изд-во «Эксмо», 2003. — 256 с. (Серия «Гуру менеджмента»).

22. Берд П. Обуздай свой телефон! Как положить конец тирании собственного телефона. //Пер. с англ.-Минск.:Амалфея,1997.-212 с. 23.Васильченко Ю.Л. Механизмы времени. Тайм-менеджмент: теория и практика. - К.: Наша культура и наука, 2001.-220 с.

23. Ваши деловые качества. (Психологические тесты). - Екатеринбург: У - Фактория, 2003.-304 с. (Серия «Практика самопознания»).

24. Вендеровска С. 100 минут для красоты и здоровья женщины./Пер. с польск. - Ставрополь: «Кавказская библиотека», 1990.-160 с.

25. Вильямс К. Тренинг по управлению стрессом. - М.: Изд-во Эксмо,2002, - 272 с.

26. Горбунов Г.Д. Учитесь управлять собой.- Л., «Знание», 1976.-32 с.

27. Грин Р. 48 законов власти./Пер. с англ. - М.: РИПОЛ КЛАССИК,2002. - 708 с.

28. Довгань Л. С. Праця керівника, або Практичний менеджмент: Навч. посібник. - К.: "ЕксОб",2002.-384 с.

29. Ермолов А.Д. Дураков работа любит. Как превратить трудовую повинность в денежное и любимое дело. - СПб.: ИК «Невский проспект»,2003.-1бО с. (Серия «Деньги. Карьера. Успех: Бизнес-курс»).

30. 3агашев И. Как решить любую проблему. - СПб.: ПРАЙМ-ЕВРОЗНАК,2002.-128 с.

31. 3иглар 3. Умение добиваться успеха (для «чайников»), /Пер. с англ. - М.: Изд. дом «Вильяме», 2000.- 224 с.

32. Искусство администрирования: практическое пособие. /Под ред. Дебры Олкок /Пер с англ.-М.: Изд. «Финпресс», 1998.-178 с.

33. Лукашевич Н.П. Самоменеджмент: как достигнуть успеха в деловой карьере. Кн. 1: Деловая карьера: путь к успеху,- Харьков: «ОКО», 1998.- 126 с.

34. Лукашевич Н.П., Лукашевич О.Н. Самоменеджмент: как достигнуть успеха в деловой карьере. Кн. 2: Практикум деловой карьеры.-Харьков: «ОКО»,1998.-327с.

35. Полная энциклопедия фэн-шуй. - М.: Изд. Эксмо, 2003.-368 с.

36. Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя./Авт.-сост. Н.Я. Сацков.-Д.:Сталкер,1998. 448 с.

37. Свияш А. Улыбнись, пока не поздно!: Позитивная психология для повседневной жизни. - М.: ООО «Изд-во ACT»: OOO Изд-во «Астрель»,2003.-350 с.

38. Сильва Х., Голдман Б. Управление интеллектом по методу Сильва./Пер. с англ.-Мн.: ООО «Попурри», 1999.-256 с.

39. Сильва X., Миэле Ф. Управление разумом по методу Сильва./ Пер. с англ.-Мн.: ООО «Попурри», 1999.-256 с.

40. Сильва X., Стоун Р. Искусство менеджмента по методу Сильва/ Пер. с англ.-Мн.: ООО «Попурри», 1999.-288 с.

41. Скотт Д.Г. Конфликты: пути их преодоления. - К.: Внешторгиздат, 1991.-192 с.

42. Скотт Д.Г. Сила ума: описание пути к успеху в бизнесе. - К.: Внешторгиздат, 1991. - 200 с.

43. Современная энциклопедия психологических тестов./Сост. В.Ю. Лившиц.-Донецк: ООО ПКФ «БАО», 2002.-384 с.

44. Таранов П.С. Золотая книга руководителя. - М.:ФАИР-ПРБСС,2003.- 496 с. (Серия «Настольная книга бизнесмена»).

45. Трейси Б. 21 секрет успеха миллионеров. - Мн.: ООО «Попурри», 2001. - 128 с.

46. Фишер М. Секрет миллионера./Пер. с англ.-Мн.: ООО «Попурри», 2001. - 128 с.

47. Форсайт П. Делу - время: Как правильно распоряжаться своим временем ./Пер. с англ.- Мн.: Амалфея, 1998. - 272 с.

48. Хилл Н. Думай и богатей - 3. Как разбогатеть за один год./Пер. с англ. - М.: Агентство «ФАИР», 1997. - 240 с.

49. Хилл Н. Вы сами способны творить чудеса./Пер. с англ. -Мн.: ООО «Попурри», 2002. -- 192 с.

50. Хилл Н. План достижения успеха./ Пер. с англ. -Мн.: ООО «Попурри», 2002. - 240 с.

51. Шарма Р.С. Супер Жизнь! /Пер. с англ. - Мн.: ООО «Попурри», 2002. -304 с.

52. Шегеда А.В. Основы менеджмента: учебное пособие. - К.: Товариство «Знания», КОО, 1998.-512 с.

53. Якокка Ли, Новак У. Карьера менеджера. / Пер. с англ. — Мн.: ООО «Попурри», 2002. - 416 с.