Personal time management for busy managers

By Gerard M. Blair*

Personal time management is about controlling the use of your most valuable (and undervalued) resource. Consider these two questions: what would happen if you spent company money in the same way as you spend company time? When was the last time you reviewed the way you use your time?

Without personal time management there are last minute rushes to meet deadlines, meetings which achieve nothing, days which seem somehow to go by unproductively, crises which come unexpectedly from nowhere. This sort of environment leads to stress and poor performance: it must be stopped.

Poor time management is often a sign of over-confidence: techniques which used to work with small projects are simply reused with large ones. Working inefficiently was perhaps unimportant in the small role, but it becomes unacceptable in the large one. You cannot drive a motorbike like a bicycle, nor can you manage a supermarket chain like a market stall.

* The writer was a Senior Lecturer at the University of Edinburgh, Scotland, and is now a design engineer with Agere Systems in Allentown, Pennsylvania.

VIII. Number the paragraph summaries in the correct order. Two of the summaries are not used

a) Bad time management can be the result of too much confidence in your own abilities.

b) Time can be wasted in supermarkets.

c) Bad time management leads to a number of problems.

d) Check your own time management.

e) Use a motorbike to drive to work and save time.

IX. Use the correct form of words from the article to complete the definitions

a) If something is not given enough importance, it is under................

b) If days go by when no work is done, they pass un................

c) When you feel too certain of your ability to do some thing, you are over - ................

d) If you do something in a way that wastes time, you do it in................

e) If a situation cannot be accepted, it is un................

X. How would you answer the two questions in the first paragraph?

XI. Render the following text into English

Искусство управления временем

Время — это уникальный, невосполнимый ресурс. Его нельзя вернуть, купить, передать, приостановить или ускорить. Временем невозможно управлять. Им можно только пользоваться. Управление временем в действительности является самоорганизацией.

Однако каким бы организованным человек ни был, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем, поскольку каждого всегда поджидает большое количество Воров Времени. Среди них: важные, но не запланированные посетители, телефонные звонки, просьбы коллег, совещания, время на проезд для встречи с партнерами, откладывание дел, нереалистичные планы, спешка, суетливость, конфликты и т.д.

Если вы наблюдаете перечисленные симптомы в своей работе, значит, ваше время неправильно организовано.

Наиболее распространенный способ планирования — это составление списка дел. Многие составляют его каждый день и по мере выполнения вычеркивают из него завершенные дела, а также вписывают новые.

Это полезная привычка, однако, составляя список дел, распределите их по степени важности и выделите примерно по четыре самых приоритетных для каждой цели; начинайте с самых важных дел; не попадайте в ловушку первоочередного исполнения легких дел с целью скорейшего вычеркивания их из списка; выбирайте для выполнения важных дел наиболее продуктивное время дня; для менее значимых задач используйте стратегию ожидания дополнительного сигнала о необходимости их выполнения. Пока сигнала не последовало, не делайте их.

Освоив хотя бы часть описанных инструментов, вы наверняка обнаружите, что тотальная неразбериха, стресс и суета отступили, а вы стали больше успевать не за счет увеличения рабочего дня, а за счет успешного тайм-менеджмента.

UNIT 9. MANAGING PEOPLE

I. Lead-in

· What do managers have to manage apart from people? Complete the chart, use initial letters as clues.

Managing

people s_______ r_______ b_______ c_______

· What is the difference between a manager and a leader?

II. Study the vocabulary

Theory X – теория управления персоналом, которая гласит, что средний человек не любит трудиться и избегает работы

Theory Y – теория управления персоналом, которая гласит, что для человека расходовать моральные и физические силы на работу естественно; человека можно стимулировать на труд, если дать ему возможность брать на себя ответственность, ощущать свою значимость для организации

enlightened – прогрессивный, передовой

to whiplash – работать из-под палки

coercion – принуждение, применение силы

subordinate– подчинённый

supervision – надзор, наблюдение, контроль

to impose without consultation– налагать обязательством безоговорочно

to make for – способствовать, содействовать

authoritarian – авторитарный

consensus – единодушие, согласие

consensual – согласованный; всеобщий

empowerment – доверенность; полномочие

front-line managers – младший управленческий персонал