Подведение итогов по списку в целом

1. Команда Данные®Итоги… Вставляет в список строки с итогами по нужным полям под каждой группой данных. Может подводить разные итоги по разным полям и несколько итогов по одному и тому же полю.

Перед заказом команды надо отсортировать список так, чтобы нужные группы записей шли сплошными блоками. Смысл параметров диалогового окна :

a. При каждом изменении в: – последнее поле, по которому создавались группы (если группировка по одному полю, то просто это поле).

b. Операция: – функция, по которой надо подводить первый итог.

c. Добавить итоги по: – отметить "галочкой" поля, которые надо итожить по заказанной функции.

d. Заменить текущие итоги – поставить "галочку".

Далее следует нажать кнопку ОК. В списке появятся строки с итогами и указатели структуры с кнопками в строках итогов: кнопка "–" скрывает группу, по которой подведён итог, кнопка "+" – восстанавливает её.

Если требуется для этих же групп записей добавить другие итоги, то:

a. Снова вызываем команду Данные®Итоги…

b. Заказываем другую функцию в поле Операция.

c. В поле Добавить итоги по: снимаем "галочки" в старых полях и устанавливаем новые.

d. Снимаем "галочку" в параметре Заменить текущие итоги.

Опять нажимаем ОК. В списке появятся новые строки с итогами и добавочные указатели структуры. Это повторяется до тех пор, пока все итоги не будут подведены.

Чтобы отказаться от команды следует:

a. Поставить курсор в любую ячейку ведомости.

b. Вызвать команду Данные®Итоги…

c. Нажать кнопку Убрать всё.

2. Команда Данные®Сводная таблица…Позволяет группировать записи, используя для этого от одного до трёх полей, и подводить разные итоги по любым из оставшихся после группировки полям. Перед заказом команды не требуется никаких предварительных действий.

Первый шаг – в каком файле находится список – по умолчанию в той же книге Excel, где мы работаем. Нажимаем кнопку Далее.

Второй шаг – задаём координаты списка. Нажимаем кнопку Далее.

Третий шаг – создаём структуру итоговой ведомости. В версиях Excel, начиная с 2000-ой, надо дополнительно нажать кнопку Макет...

Порядок создания макета.

a. Перетаскиваем мышкой кнопки полей, по которым надо группировать, в зоны Страница, Строка, Столбец.

b. Перетаскиваем мышкой кнопки полей, по которым надо подводить итоги, в зону Данные. К названию кнопки добавляется указатель функции, которую Excel выбрал для итога.

c. Если функция, выбранная для итога, неправильная или название итога, составленное Excel, непонятно, следует сделать двойной щелчок на кнопке с указателем итога. Появится дополнительное окно, в котором можно выбрать другую функцию и заменить название итога (поле Имя).

Последний шаг – определение места для созданной ведомости.

Можно откорректировать структуру созданной ведомости:

a. Ставим курсор на любую ячейку ведомости.

b. Заказываем команду Данные®Сводная таблица… – сразу попадаем на третий шаг с макетом.

Если данные в исходном списке изменились, можно автоматически обновить ведомость по команде Данные®Обновить.

3. Данные®Консолидация… Создаёт ведомость, в которой подводятся итоги по одному или нескольким спискам с одинаковыми названиями полей. Группировка записей возможна только по первому полю списка. По всем остальным полям можно подводить любые итоги, но только по одному в каждом поле. Если поле, по которому создаются группы записей для подведения итогов, не первое, самое простое решение – выделить и перенести в конец списка все поля, которые стоят перед полем, по которому будут группироваться записи.

Создание консолидированной ведомости разбивается на четыре шага.

Первый шаг . Подведение итога для последнего столбца.

a. Указать курсором левый верхний угол будущей ведомости.

b. Заказать команду Данные®Консолидация…

c. В диалоговом окне команды установить такие параметры:

– Функция: – выбрать вид итога для последнего поля списка.

– Ссылка: – ввести координаты списка, по которому подводятся итоги. Затем нажать кнопку Добавить. Если итоги подводятся по нескольким спискам, повторить это для каждого. В результате в окне Список диапазонов будут перечислены все списки, для которых подводятся общие итоги. Для удаления неправильных координат надо их выделить и нажать кнопку Удалить.

– Поставить "галочки" на параметрах Использовать в качестве имёнподписи верхней строки и значения левого столбца.

После нажатия кнопки ОК появляется первый вариант ведомости, в котором для всех столбцов используется одинаковый вид итога, а в столбцах с текстовыми значениями итогов нет.

Второй шаг. Коррекция итогов по внутренним полям.

a. Выделить левую часть ведомости, которая подытожена неправильно (с первого до последнего из столбцов с неверным итогом).

b. Заказать команду Данные®Консолидация…

c. В диалоговом окне команды изменить только параметр Функция. В нём выбрать вид итога для последнего из выделенных полей.

d. Нажать кнопку ОК.

e. Повторить эти действия, последовательно уменьшая количество столбцов, выделенных для исправления.

Третий шаг. Внесение новой информации в ведомость.

a. Удалить из ведомости столбцы, по которым итоги не нужны.

b. Изменить заголовки оставшихся столбцов так, чтобы был понятен вид итога, который использовался в каждом поле.

c. Добавить строку итогов под ведомостью.

d. Добавить строку заголовка над ведомостью.

Четвёртый шаг. Форматирование ведомости.

Разлиновка, указание единиц измерения, выравнивание в пределах столбцов.

ЛИТЕРАТУРА

1. А. Ю. Гарнаев. Использование MS Excel VBA в экономике и финансах. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. – 336 с.

2. Кириллов В. В. Основы проектирования реляционных баз данных: Учеб. пособие. – СПб.: ИТМО, 1994. – 90 с.

3. Нейбауэр А. Access 97 для занятых. – СПб.: Питер, 1997. – 368 с.

4. Пасько В. Access 97 (русифицированная версия). – Киев: Издательская группа BHV, 1997. – 368 с.

5. Варюхин В. В., Петрунина Е. Б. Расчёты и графики в Excel. Метод. указания для студентов всех специальностей. – СПб: СПбГУНиПТ, 2001. – 46 с. Шифр Д5338П.

6. Варюхин В. В., Селина Е. Г. Создание и обработка баз данных средствами табличного процессора Еxcel: Мет. указания для студентов всех спец. / Под ред. А. М. Радина. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2001. – 18с. Шифр Д3889П.

7. Петрунина Е. Б., Плаченов А. Б. Создание реляционных баз данных средствами субд access 97: Метод. указания для студентов спец. 060800 / Под ред. А. М. Радина. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2000. – 30 с. Шифр Д5293П.

8. Петрунина Е. Б., Плаченов А. Б. Основы проектирования реляционных баз данных: Метод. указания для студентов спец. 060800 / Под ред. А. М. Радина. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2000. – 20 с. Шифр Д5292П.

9. Петрунина Е. Б., Селина Е. Г. Обработка числовой информации в Excel: Учеб. Пособие. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2005. – 110 с. Шифр А27312.