Інформація в системі контролінгу та вимоги до неї

Сучасні умови господарювання висувають перед менеджмен- том потребу у забезпеченні його оперативною і достовірною ін- формацією щодо діяльності підприємства чи організації. Досить

вдало реалізацію інформаційної функції здійснює на ряді зарубі-

жних фірм контролінг.

У господарській та фінансовій діяльності підприємств прохо-

дять постійні зміни, тому система контролінгу, а також його ін-

формаційне забезпечення вимагають постійного удосконалення

відповідно до цих змін.

Система контролінгу сьогодні вимагає звітної (фактичної) ін-

формації, яка формується, в значній частині, в бухгалтерському

управлінському обліку. Для оперативного, поточного та перспек-

тивного управління необхідною є раціоналізація збору інформа-

ції на таких принципах:

— концепція функцій управління в центрах прийняття рішень,

що дає можливість узгодити дії з планування, обліку, контролю,

аналізу на всіх управлінських рівнях;

— делегування повноважень і відповідальності лінійним та

функціональним працівникам;

— координація роботи облікового апарату, який знаходиться в

лінійних та функціональних центрах прийняття рішень і відпові-

дальності;

— удосконалення системи комунікації (інформаційних

зв’язків) всередині підприємства;

— підпорядкування систем планування, обліку, контролю і

аналізу службі контролінгу.

Як відомо, розрізняють два види методів контролінгу — опе-

ративні і стратегічні, головна мета яких полягає, відповідно, у за-

безпеченні прибутковості та довгострокового (тривалого) існу-

вання фірми. Якщо для оперативних методів контролінгу можна

вважати задовільним існуючий стан отримання інформації, мате-

ріалів внутрішньої і частково зовнішньої звітності, то для інфор-

маційного забезпечення стратегічного і фактичного планування,

що є надзвичайно важливим компонентом стратегічних методів

контролінгу, інформації звітності не досить.

Для того щоб майбутні вдалі можливості зробити видими-

ми, необхідно використовувати інформацію про подальший

розвиток зовнішніх обставин, що дасть змогу розробити і за-

провадити в життя оптимальну стратегію зовнішніх умов. Це,

у свою чергу, потребує відповідної системи інформаційного

забезпечення. При цьому систему інформаційного забезпечен-

ня розглядають як перший етап систем панування і контролю.

На практиці проте системи інформаційного забезпечення пла-

нування і контролю є паралельними процесами у часі, які тісно

пов’язані між собою. У зв’язку з цим процеси інформаційного

забезпечення слід розглядати у тісному взаємозв’язку з проце-

сами прийняття рішень.

На сьогодні щодо інформації, яка використовується, слід ви-

ділити певні проблеми, головними з яких є такі:

— кількісна проблема;

— якісна проблема;

— часова проблема;

— комунікаційна проблема;

— потреба в інформації;

— вартісна проблема.

Суть кількісної проблеми полягає у визначенні раціонального

обсягу інформації, необхідної для стратегічного контролінгу. За-

раз відсутні критерії їх обчислення. Значній кількості інформації,

яка необхідна для стратегічного і тактичного планування, часто

дають не зовсім точну або взагалі неточну кількісну оцінку. Тому

на передній план сьогодні поставлено розвиток побудованих за

принципом модуля систем часткової інформації, які мають роз-

виватися на основі розподілу праці і використовуватися для оде-

ржання і об’єднання раціональних показників.

Проблема якості зумовлена необхідністю достатнього обґрун-

тування інформаційних характеристик тих чи інших показників.

Не всі вони однаково добре обґрунтовані, що позначається в ба-

гатьох випадках на хибних напрямках прийняття рішень. А це, у

свою чергу, впливає на важливість вибору стратегії розвитку під-

приємства у широкому розумінні.

Надзвичайної актуальності набуває зараз проблема часу отри-

мання необхідної інформації. Швидкий розвиток світової науки і

практики веде до значного скорочення актуалізаційних циклів,

тобто за відносно короткі проміжки часу важливість і цінність

інформації знижується, вона «морально» старіє.

Проблема комунікації стосується питання напряму передаван-

ня інформації, оскільки інформація виникає часто не там, де вона

потрібна. З цим питанням пов’язаний також спосіб підготовки і

ущільнення інформації.

Зупинимось дещо детальніше на суті та шляхах вирішення цієї

проблеми, яка, на наш погляд, є одним з визначальних факторів

організації та удосконалення бухгалтерського обліку, як най-

більш важливого і достовірного джерела інформації, його орієн-

тації на управлінську систему.

Комунікація є суттєвим компонентом системи управління і

при не продуманій моделі подання інформації вона може вияви-

тись непотрібною навіть у тому випадку, коли в ній є певна цін-

ність. Недооцінка досліджень процесу комунікації є причиною того, що значна частина даних обліку обробляється безсистемно і безадресно, а це ускладнює її застосування з боку управлінського персоналу. Таке становище можна пояснити тим, що методологія ведення бухгалтерського обліку регламентована різними інстру- кціями, які передбачають єдині вимоги до обробки інформації і залишають за своїми межами проблему комунікаційних процесів.

Основні вимоги до облікових працівників щодо комунікації і полягають в забезпеченні поточності обробки інформації, а також

її передачі в певному лінгвістичному коді. Для попередження збоїв в інформаційних потоках їх необхідно формалізувати, ви- значивши, хто, яку інформацію, в якій формі, в які строки, кому повинен передавати і яка відповідальність покладається на поса- дових осіб при затриманні та викривленні поданої інформації.

Інформація при передачі споживачами повинна бути подана

певною мовою. Мова виконує ряд функцій: емоційну, описову,

оцінну, інформаційну. Вона відіграє важливу роль у комунікації,

забезпечує єдиний підхід до розуміння переданої інформації.

Мова визначається узгодженням між трансмітером і споживачем.

Для упорядкування комунікаційних потоків необхідним є до-

слідження можливостей бухгалтерського обліку, з одного боку,

та запитів споживачів, з другого.

Важливе значення для контролінгу має класифікація комуні-

кацій, яка дозволяє визначити проблеми та слабкі місця комуні-

каційного процесу, Комунікації поділяються на такі групи:

— міжрівневі (інформація переміщується всередині підприєм-

ства «знизу вгору» та «згори вниз». Така комунікація отримала

назву вертикальної);

— між різними підрозділами (інформація циркулює на одному

ієрархічному рівні управління між окремими структурними під-

розділами та відділами. Така комунікація називається горизонта-

льною);

— міжособистісні (обмін інформацією між керівниками, які

витрачають на розмови від 50 до 90 % свого робочого часу. Тому

раціональна побудова таких комунікацій дозволить вирішити пи-

тання розвантаження керівників. У цій справі важливу роль віді-

грають вербальні бар’єри та семантика (сукупність символів), що

часто спричиняють спотворення інформації); організаційні (вра-

ховується те, що рух інформації між рівнями управління може

призвести до недостовірності повідомлень, інформаційних пере-

вантажень працівників внаслідок незадовільної організаційної

структури підприємства).

Комунікації тісно пов’язані з інформаційним обміном між членами колективу, керівниками та підлеглими, тому проекту- вання комунікаційного процесу починається після того, як буде сформовано організаційну структуру та визначено функціональні обов’язки всіх членів управлінської команди, описано, яку інфо- рмацію, в які строки і в якій формі слід подавати кожному з управлінців. Без узгодження інтересів в цьому процесі неможли- во досягнути мети підприємства та координувати дії колективу.

Важливим з погляду контролінгу є виявлення попиту на інфо-

рмацію. Потреба в інформації виявляється через процеси плану-

вання і контролю та відповідні їм рішення. Щодо цього і визна-

чають попит на інформацію.

Основними характеристиками інформації є: вид, ступінь ущі-

льненості, актуальність, форма викладу, значення, якість, при-

значення. Суттєвими для контролера є також переконливість і

ознаки ризику інформації.

На практиці слід розрізняти:

— управлінську інформацію й інформацію для виконання;

— попередню інформацію й інформацію для майбутнього;

— періодичну інформацію й інформацію непостійного надхо-

дження.

Контролiнг у своїй практичній діяльності «споживає» у біль-

шій чи меншій мірі вищенаведені види інформації.

Якщо розглядати інформаційний процес у взаємозв’язку з про-

цесами планування і контролю, то можна виявити відмінність між:

— інформаційними системами, як і їх частинами, спрямова-

ними здебільшого на стратегічне планування і контроль;

— інформаційними системами, спрямованими переважно на

тактичне планування і контроль;

— системами забезпечення інформацією, спрямованими зде-

більшого на оперативне планування і контроль.

Конкретизація ознак показує, що абстрагування від інформа-

ційних запитів споживача і мети неможливе.

Щодо інформаційного попиту для окремих етапів планування

і контролю можна загалом встановити таке:

1. Стратегічне планування використовує насамперед зовніш-

ню, некількісну інформацію, яка значною мірою є одноразовою,

зорієнтованою на майбутнє, і неточною.

2. Тактичне планування використовує поточну інформацію в

постійній формі. Складність полягає у фінансовій і контрактній

інформації. Поряд з цим важливу роль відіграє інформація про

стан ринку.

3. Оперативне планування передбачає використання значною мірою кількісних даних, даних часу, потужності. Всю інформа- цію слід надавати дуже швидко. На відміну від тактичного пла- нування, де також досить передбачень і приблизних даних, тут необхідні точні дані.

Сучасна практика засвідчує, що отримання необхідної інфор- мації потребує щоразу все більших фінансових затрат. Суть вар- тісної проблеми якраз і полягає у необхідності пошуку резервів зниження вартості інформаційного забезпечення. Головний на-

прямок її реалізації — оптимізація інформаційного попиту в сис- темі контролінгу. З цією метою необхідно заздалегідь визначи- тись у необхідності конкретної інформації, яка стосується виро- бничих питань, ринкових партнерів, можливих конкурентів, зов- нішнього середовища тощо.