Зміст документів і вимоги до їх створення

Бухгалтерський документ має складну структуру. Його створення потребує ґрунтовних знань, а саме — знання змісту господарських фактів, явищ і процесів, які формують одиниці первинного спостереження, а також законодавства тієї чи іншої країни про порядок оформлення майнових та правових відносин, які пов’язані з господарським фактом.

Кожний господарський факт — явище або процес — характеризується ознаками й показниками.

Основні ознаки господарських фактів:

речові елементи залучених до господарської діяльності фактів. Наприклад явищ (матеріали, гроші або джерела, позички, борги постачальникам, кредиторська заборгованість) чи процесів (передача матеріалів зі складу на виробництво або видача грошей із каси в підзвіт і т.ін.);

місце здійснення господарського факту;

час, коли відбувався господарський факт;

одиниці вимірювання речових елементів, залучених у господарську діяльність фактів, — натуральних і вартісних;

сторони, які брали участь у здійсненні господарського факту (назва).

Ці ознаки якісно відрізняють одні господарські факти від інших. Водночас саме ці ознаки дають змогу систематизувати, групувати, перегруповувати дані. У бухгалтерському обліку це один із основних прийомів отримання вихідних даних про господарську діяльність.

Показники документів відбивають кількісну характеристику господарських фактів у натуральних (речових, трудових) і вартісних вимірниках.

До первинних даних про господарські факти належать ознаки та показники, які є змістом бухгалтерських документів і називаються реквізитами.

Реквізити (від лат. recvizit — потрібний, необхідний) — найважливіші відомості про певні господарські факти, явища і процеси, які характеризують певний їх бік (властивість).

У положенні про документи та документообіг названі основні реквізити, обов’язкові для всіх документів, а саме:

а) назва документа (форми), код форми;

б) дата складання;

в) зміст господарської операції;

г) вимірники господарської операції (у кількісному та вартісному вираженні);

ґ) найменування посадових осіб, які відповідають за виконання господарської операції, правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифрування.

У деяких випадках у первинному документі можуть бути наведені додаткові реквізити: номер документа; назва та адреса підприємств, установ, підстава для здійснення господарської операції, інші додаткові реквізити, які визначаються характером господарських операцій.

Оформлення документів

Усі реквізити документа розміщують у порядку, що відповідає вимогам автоматизованого обліку. При цьому реквізити первинних документів можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Положення передбачає такі вимоги щодо оформлення документів: записи мають бути зроблені чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькової ручки; з допомогою друкарської машинки; засобами механізації і т. ін., які забезпечують недоторканність цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.

Для заповнення документів не допускається використання простого олівця. Деякі документи заповнюють лише чорнилом (наприклад, грошові чеки тощо). Перелік цих документів установлює Міністерство фінансів і центральні відомства (Національний банк і т. ін.).

У документах забороняються виправлення і підчищення. Допущена помилка виправляється чорнилом, при цьому закреслюється неправильний запис і надписується правильний текст чи сума. Виправлення засвідчується підписом особи, що його зробила.

У деяких документах, наприклад чеках, платіжних вимогах, дорученнях тощо виправлення взагалі не допускаються. Якщо допущено помилку, документ анулюють і замість нього виписують новий.

Доказовість бухгалтерських документів — це їх суттєва та юридична доказовість, яка забезпечується правильним оформленням, і передусім повнотою зареєстрованих даних про господарські факти, явища та процеси; підтвердженням осіб (підписами), які відповідають за здійснення господарського факту (операції) та реєстрацію документа; зберіганням документа протягом встановленого законом терміну.

Для зручності оформлення й подальшої обробки реквізити в документах розміщують у певному порядку та послідовності. Цей порядок визначає форму документа.

Технічні форми документів

Розрізняють такі технічні форми документів:

зональна — документ поділяють на горизонтальні та вертикальні зони;

анкетна — реквізити розміщують за послідовною схемою, один за одним;

таблична — реквізити розміщують горизонтально та за вертикальною й горизонтальною ознаками у вигляді своєрідної матриці;

комбінована — поєднуються елементи наведених технічних форм.

Удосконалити технічні форми бухгалтерських документів можна за допомогою уніфікації, стандартизації, автоматичного зняття первинних даних, застосування технічних носіїв (терміналів тощо); скорочення кількості примірників, вилучення постійних реквізитів за автоматизованої обробки.

Матеріальними носіями документів можуть бути окремі паперові бланки, перфокартка; перфострічки, магнітні стрічки, магнітні диски і т. ін. Процедура оформлення бухгалтерських документів має забезпечити інформаційну та юридичну їх повноцінність.