Види додаткової інформації.
Тема 3. Інформаційно-аналітичне забезпечення внутрішнього аудиту
Зміст
Первинний облік та його інформаційна база.
Характеристика внутрішнього контрольного середовища.
Управлінська звітність і її роль в управлінні підприємством ( організацією).
Види додаткової інформації.
1.Обов'язковою умовою ефективного управління підприємствами є своєчасне забезпечення керуючої системи необхідною інформацією, включаючи інформацію внутрішнього аудиту. Створений у добровільному порядку й використовує у своїй діяльності різні аспекти інформаційного поля організації, охоплюючи конструкторську, технологічну, економічну (планову, облікову та звітну) види інформації, внутрішній аудит представляє результати своєї роботи вищій ланці управління підприємством.
У першу чергу, внутрішній аудит, витрати на утримання якого бере на себе господарюючий суб'єкт, покликаний забезпечити керівництво і (або) власників поряд з іншою інформацією даними про його фінансово-господарську діяльность, сприяє створенню високоефективної системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю, перешкоджає виникненню порушень, підтверджує достовірність звітів його відокремлених структурних підрозділів і спрямований на вишукування резервів підвищення ефективності роботи організації.
Економічний суб'єкт структурно складається з безлічі підрозділів, які здійснюють всередині нього різні бізнес-процеси, починаючи від постачальницької діяльності і закінчуючи інвестиційною. Кожен вид бізнес-процесів має широко розгалужену інформаційну базу, що охоплює показники не лише внутрішнього, а й зовнішнього середовища.
Найбільш повна інформація, яка використовується внутрішніми аудиторами, формується у регістрах фінансового, управлінського та податкового обліку, заснованих на даних первинних облікових документів (рис. 1). Це положення викликано тим, що у фінансових, управлінських і податкових регістрах придатна для внутрішнього аудиту первинна інформація групується по різних підставах, зумовленим завданнями цих видів обліку.
Рис. 1. Джерела інформації внутрішнього аудиту
Тут представлена загальна інформаційна база внутрішнього аудиту, де внутрішні джерела відіграють першорядну роль. Внутрішня облікова інформаційна система спрямована на отримання інформації, необхідної для підтримки певних ресурсів, що забезпечують якість і стійке положення підприємства на ринку. Вона, з одного боку, систематизує і синтезує дані фінансового обліку за специфічними ознаками, а з іншого - розширює і деталізує їх, охоплюючи виробничо-господарську та фінансову діяльність. Точками перетину фінансового, управлінського та податкового обліку є визначення величин визнання доходів і витрат, обчислення собівартості залишків незавершеного виробництва, випуску та залишків готової продукції і собівартості продажів і т.д., які відносяться до основоположним об'єктам внутрішнього аудиту.
Науковцями і практиками в області бухгалтерського обліку та аудиту виділені і визначені наступні основні вимоги, що пред'являються до інформації, необхідної для внутрішнього аудиту:
o своєчасність - актуалізація інформації на момент, коли вона стає доступною для використання;
o повнота і регулярність - систематичне надходження необхідних для управління даних, належний рівень організації їх зберігання;
o достовірність - забезпечення відображення справжнього стану справ;
o цінність (корисність) - інформація повинна сприяти осмисленню сутності процесів, подій та операцій;
o придатність до використання - своєчасне і ефективне представлення в прозорій, легко читається формі (у вигляді таблиць, графіків, формул тощо), оброблених даних за допомогою специфічних методів, прийомів і способів узагальнення і систематизації;
o порівнянність - досягнення шляхом використання єдиної методологічної та методичної бази процесів бюджетування, спостережень і реєстрації показників у всіх підрозділах організації.
Внутрішня інформація представлена в організації у вигляді зведених відомостей, звітів структурних підрозділів, бюджетів (кошторисів) витрат, калькуляцій собівартості продукції, робіт, послуг і, звичайно, первинною документацією. Серед внутрішніх джерел інформації в першу чергу виділяють установчі документи організації, емісійні проекти, рішення ради директорів, накази, розпорядження, інструкції, положення, що регламентують правила та процедури прийняття управлінських рішень, здійснення господарських операцій, внутрішні бази даних, довідки за результатами перевірки контролюючими органами та ін.
Перед начетов перевірки аудитор (група фахівців) повинен ознайомитися з правилами оформлення первинних облікових документів, що містяться в нормативних актах і обліковій політиці організації.
У бухгалтерському обліку документи являють собою письмове розпорядження на здійснення господарських операцій або письмове підтвердження вже здійснених фактів господарської діяльності. Документи є підставою для згрупування в регістри по однорідності їх економічного змісту бухгалтерських записів.
Первинні документи підлягають формальній перевірці, оскільки є носіями економічної та юридичної інформації. У частині економічного змісту вони, згідно з принципом безперервності діяльності організації, здійснюючи первинне спостереження і первинну реєстрацію фактів господарського життя, підтверджують повноту їх відображення в облікових регістрах і служать для перевірки економічної обгрунтованості понесених витрат, визнання доходів, активів, зобов'язань, капіталу, часових параметрів прийняття об'єктів до обліку і т.д.
Аудитором для визначення релевантності інформації, первинна облікова документація розглядається з позицій як економічної доцільності, так і законності фактів господарського життя. Звертається увага на повноту заповнення реквізитів, наявність і обґрунтованість підписів, які дозволяють чи підтверджують факт господарського життя, осіб, які несуть відповідальність за оформлення документів. Документи, за якими виявлені порушення або викликають сумнів у їх достовірності, економічному та юридичному обгрунтуванні копіюються і додаються до звіту аудитора.
Для внутрішнього аудиту також важлива класифікація документів за авторським виконанням (особисті та службові), за терміном виконання (термінові і нетермінові), по справжності складання (оригінали і дублікати).
Документи, складені аудитором до звіту керівництву організації, називають робочими. До них відносяться розрахунки, аналітичні процедури, групувальні відомості показників у розрізі ознак завдання, різного роду таблиці, графіки і т.п. Як і при зовнішньому аудиті, робочі документи можна поділити на чотири типи: документи звірки; документи безпосередньої перевірки; документи підтверджуючі достовірність інформації; аналітичні документи. Документи, за якими не виявлено порушень або за якими не виникло питань, записуються в робочі документи аудитора загальним пакетом із зазначенням їх номерів, найменувань і дати складання.
Проведення внутрішнього аудиту включає в якості обов'язкової процедури дослідження порядку збирання та транспортування інформації, і в цьому аспекті важливу роль відіграє документообіг, під яким розуміється шлях руху документів від моменту їх виникнення до здачі в архів після обробки і відображення в обліку, а також дотримання графіка документообігу.
Для характеристики документообігу внутрішній аудитор використовує таку класифікацію потоків інформації: вхідні (документи, що надходять ззовні), які виходять (документи, відправлені в інші організації), внутрішні (створені всередині організації). Перевіряється законність і доцільність фактів господарського життя. За результатами перевірки кожної групи складаються окремі робочі документи.
2. Визначення системи внутрішнього контролю, представлене в попередніх темах, розглядає внутрішній аудит як складову частину і основний елемент внутрішнього контролю в управлінні підприємством, який орієнтований на безпосереднє виконання завдань, поставлених керівником і (або) власниками господарюючого суб'єкта, і забезпечує підвищення ефективності діяльності на основі більш чіткого і тісної взаємодії його підрозділів, філій, представництв.
Внутрішній контроль як загальний і внутрішній аудит як приватна однієї системи мають не тільки спільні характеристики і напрямки діяльності, а й відмінності у змісті, принципах, функціях, завданнях, застосовуваних методах і прийомах.
Система внутрішнього контролю включає наступні складові частини: контрольне середовище, систему управління організацією, систему бухгалтерського обліку та внутрішньої звітності, технології та методи контролю, оцінку підприємницьких ризиків.
Середовище - сукупність всіх об'єктів, зміна властивостей яких впливає на систему, а також тих об'єктів, чиї властивості змінюються в результаті функціонування системи.
Контрольне середовище - сукупність взаємопов'язаних функцій і організаційних заходів, здійснюваних керівництвом організації або її власниками в цілях становлення і підтримки системи внутрішнього контролю шляхом перевірки виконання співробітниками їх обов'язків, а також встановлених завдань.
Вона складається з багатьох елементів, якими визначається ступінь ефективності використовуваних засобів і методів контролю (табл. 1).
Оцінка стану контрольного середовища проводиться по всіх названих напрямках в ході аналізу системи управління по ієрархічним рівням у зіставленні зі стратегією і тактикою розвитку підприємства, організаційної та виробничої структур, існуючої комунікаційної мережі, розподілу прав, обов'язків і встановленої відповідальності, рівня регламентації підрозділів, забезпечення посадовими інструкціями, нормативними документами, порядку обгрунтування, обговорення і прийняття рішень, а також при перевірці порядку підготовки інформації для внутрішніх і зовнішніх користувачів.
Оцінка контрольного середовища при внутрішньому аудиті передбачає, в першу чергу, перевірку наявності та дотримання внутрішніх стандартів ведення фінансового та управлінського обліку, оцінку стану двох підсистем бухгалтерського обліку, визначення відповідності систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю галузевій специфіці діяльності, розмірам і організаційній структурі підприємства. Окремо розглядаються і оцінюються система документообігу: наявність і дотримання графіка документообігу, порядок документування основних виробничих операцій, складання планових і звітних документів. Особливу увагу аудиторами приділяється порядку систематизації облікової інформації для підготовки та складання внутрішньої і зовнішньої звітності.
3.Ступінь свободи підприємства у формуванні показників внутрішньої звітності визначається можливістю виділення в якості центрів виникнення витрат, центрів відповідальності своїх структурних підрозділів, цілями керівництва, наявністю та якістю нормативно-довідкового господарства (бази даних), станом бухгалтерської облікової системи в цілому, в тому числі складом робочих бухгалтерських рахунків, організаційною структурою бухгалтерії, програмним забезпеченням облікових процесів, підготовленістю персоналу, існуючими процедурами збору та передачі інформації і рядом інших факторів. У кожному разі склад, зміст, форми та строки подання управлінської звітності обумовлені метою се складання, розмірами і організаційною структурою підприємства.
Дотримання термінів подання внутрішньої звітності до бухгалтерії підприємства центрами виникнення витрат, центрами відповідальності, складами та іншими службами та підрозділами перевіряється шляхом зіставлення дати фактичного надходження з графіком документообігу.
Для підвищення дієвості внутрішнього аудиту необхідно використовувати оперативну звітність, яка представляється щодня, щотижня і фіксує факти господарського життя по функціональним підрозділам. Однак належить мати на увазі, що вона має обмежений перелік показників, що не дозволяють збалансовано судити про продуктивність та ефективність діяльності організації.
Проміжна (місячна, квартальна) звітність включає численні звіти про різні види діяльності організації, містить деталізовану і збалансовану інформацію: між випуском продукції, виконаним обсягом робіт і наданих послуг і використаними в цьому зв'язку матеріальними, трудовими і фінансовими ресурсами. Представлена інтегральними показниками проміжна управлінська звітність містить дані прогнозування наступного періоду.
Річна управлінська звітність зазвичай складається для цілей управління і зв'язку з фінансовою зовнішньої звітністю.
Кількість інформації, необхідної для аудиторської оцінки достовірності внутрішньої звітності підприємства, визначається внутрішнім аудитором на основі свого професійного судження. При цьому він порівнює інформацію управлінських звітів з цілями і завданнями управління, встановлює її зв'язок з принципами управління, до найважливіших з яких для аудиту відносяться: принцип делегування повноважень, принцип цілей, принцип ієрархії, принцип раціоналізації управління, принцип використання нововведень, принцип забезпечення контролю.
Розглядаючи внутрішню звітність як одну з головних складових інформаційно-аналітичного забезпечення внутрішнього аудиту, можна вказати на її здатність активізувати процеси контролю і прискорювати їх шляхом вибірки аудитором показників, систематизованих за напрямками внутрішнього аудиту (функціональний, організаційний, спеціальний).
Функціональний. По функціях внутрішній аудит передбачає дослідження видів діяльності. Наприклад, функція матеріально-технічного забезпечення, виробнича функція, функція збуту, функція бухгалтерського обліку і т.д. Така постановка внутрішнього аудиту не тільки вимагає додаткового збору та систематизації інформації, але і сприяє спеціалізації внутрішніх аудиторів, підвищує їх професійний рівень і якість перевірок.
Організаційний. Передбачає дослідження окремої підсистеми або структурного підрозділу, дочірніх організацій. Основну увагу приділяють взаємодії підрозділів, розвитку комунікаційно-інформаційних зв'язків між ними, застосовуваним способам координації. Тут перевіряються своєчасність і релевантність звітних показників, звичайно ж, повнота їх розкриття у звітності, рівень достовірності. Своєчасність оцінюється, по-перше-дотриманням встановлених строків надання інформації суб'єкту контролю, а по-друге, диференціацією показників, що відображають діяльність підприємства по періодах (зміна, доба, тиждень, декада, місяць, квартал, рік і т.д.).
У найбільш загальному вигляді своєчасність надходження інформації можна визначити шляхом зіставлення числа показників, переданих із запізненням (Вп) з їх кількістю (Ву). Коефіцієнт дотримання термінів надходження інформації (Кс) визначається за формулою:
Спеціальний. Організовується відповідно до потреб адміністрації або власника. Характеризується різноманіттям завдань і використанням багатопрофільної інформації, включаючи зовнішню. Прикладами можуть служити виявлення розкрадань в підрозділах, зниження собівартості продукції, що випускається, запобігання понаднормативних витрат тощо.
Отже, інформація, призначена для здійснення аудиту, повинна викликати інтерес у її користувачів і бути корисною при виконанні певних завдань, поставлених адміністрацією і (або) власником. Недотримання цього положення тягне за собою появу надлишкової інформації, що викликає непродуктивні трудовитрати на її отримання. З метою встановлення ступеня корисності інформації для цілей аудиту на певному рівні управління здійснюється її експертна оцінка користувачами аудиторських звітів або експертами-фахівцями з обліку.
4.Велике значення в умовах ринкової економіки має контроль за виконанням основного бюджету організації. Зазвичай в ході проведення внутрішнього аудиту він здійснюється шляхом факторного аналізу гнучких бюджетів. Тут дослідженню піддається весь спектр чинників, що впливають на отримані результати. Джерелами інформації служитимуть генеральний бюджет організації, його операційна, фінансова та інвестиційна частини, дані зовнішньої бухгалтерської звітності, відомості, що містяться в управлінських звітах, а також залучаються інформація з технічної документації і результати обстежень зовнішнього середовища.
Наведений перелік інформаційних джерел не є додатковим для всіх розв'язуваних внутрішнім аудитом завдань. Для дослідження деяких специфічних проблем ці джерела будуть складати основу інформаційної бази. Наприклад, встановлення впливу зовнішнього середовища на зміну ринкової кон'юнктури і планованих управлінських рішень щодо зміни асортименту вимагає використання як інформаційної основи результатів маркетингових досліджень, проведених як самим підприємством, так і конкурентами, незалежними організаціями. Виняток становить технічна і технологічна інформація, коли перевіряється вплив втручань у процес виробництва з боку менеджера центру відповідальності або в подібних випадках.
Планова інформація сприяє виконанню наступних завдань внутрішнього аудиту: дослідження процесів формування та розвитку системи комплексного планування; аналіз використовуваних методів планування; визначення обсягу необхідної інформації, її джерел та шляхів отримання для планування; координація окремих планів за часом і змістом; перевірка складених планів на повноту, обгрунтованість і реальність; визначення оптимальних значень бюджетних показників на бюджетний період за критеріями, орієнтованим на кінцеві фінансові результати; виявлення випадків невідповідності і ризиків; оцінка результатів реалізації запланованих заходів.
Інформаційне середовище за джерелами утворення ділиться на зовнішні і внутрішні складові. У кожної складової при підготовці звітністю матиме місце вхідна та вихідна види інформації (табл. 2), сформовані в рамках облікової та позаоблікового систем.
Таблиця 2. Коротка характеристика вхідної та вихідної інформації
Звідси внутрішні аудитори, користуючись інформацією зовнішньої звітності, повинні протестувати її на предмет достатності та об'єктивності розкриття факторів, що вплинули на результати діяльності, сумісності з показниками оперативних та управлінських звітів підрозділів і зведених управлінських звітів, дотримання наказу про облікову політику. У ході перевірки звертається увага на наявність внесених змін в методику бухгалтерського обліку та зміст показників зовнішньої звітності у зв'язку з нормативними трансформаціями в обліку та оподаткуванні.