Загальні вимоги до ефективно поставленого контролю
Контроль буде ефективним, якщо менеджер врахує ряд умов.
По-перше, менеджерові слід мати правильне відношення до контролю, розуміючи його єство не з позиції «ловити, викривати і критикувати», а з позиції конструктивної роботи по усуненню виявлених недоліків.
По-друге, необхідно постійно думати про створення сприятливих передумов для контролю при реалізації інших функцій управління (наприклад, при доведенні завдання встановлювати термін його виконання).
По-третє, контроль ефективний, якщо існує продумана система контрольної діяльності всіх керівників підприємства. До контролю притягуються кваліфіковані фахівці. Використовується поєднання планового і раптового контролю і тому подібне
По-четверте, менеджерові слід правильно вибрати об'єкти, «точки» додатка контролю і застосувати ефективні методи і прийоми його здійснення.
По-п'яте, контроль роботи підлеглих повинен поєднуватися у менеджера з самоконтролем ефективності власної діяльності.
По-шосте, контроль не повинен викликати дисфункціональний ефект – заважати нормальній роботі персоналу і організації в цілому.
Ефективність впливу на людей. При цьому мають бути отримані відповіді на наступні питання: Які стимул-реакції викликає у працівників вживана технологія контролю (позитивні або негативні)? Чи викликає вживана технологія контролю у працівників стресові реакції? (Якщо так, то йдеться про демотивації праці, яка може нести глибокі негативні наслідки як для самого працівника, так і для підприємства, на якому він працює.)
Виконання завдань контролю. Дана вимога полягає в тому
що контроль повинен визначити результати або відхилення в системі управління організацією і сприяти усуненню відхилень і виробленню ефективних рішень.
Визначення меж контролю. Менеджер повинен розуміти, що контрольні заходи не можуть здійснюватися без обмежень. Довжина проміжків, об’єктів, стадій тощо, що перевіряються, повинна дозволити виявити відхилення на первинних стадіях. Підприємство зобов'язане дотримувати норми контролю, визначені чинним законодавством.
Типові помилки при здійсненні функцій контролю. Контроль, що некоректно проводиться, досить частий супроводиться різними інцидентами з персоналом підприємства, що, природно, негативним чином позначається на кліматі в колективі, особових взаєминах, а також може привести до падіння продуктивності праці.
Проведення менеджером тотального контролю за діями підлеглих спричиняє за собою роздратування і, як наслідок цього, недбалість в роботі.
Негативні наслідки спричиняє за собою також явний контроль. Нікому не приємно, коли про його помилки повідомляють всі.
І, нарешті, найголовніше правило, яке повинен дотримувати будь-який менеджер: контроль не може бути наслідком недовіри до працівника, контроль — це функція менеджера.
Отже ефективнасистема контролю (нагляду) характеризується наступним:
- стратегічною спрямованістю контролю;
- орієнтацією на результати;
- орієнтацією на суть роботи;
- своєчасністю контролю;
- гнучкістю контролю (комплексність і конкретність, за методами, поєднання адміністративного та громадського контролю…);
- простотою контролю;
- економічність контролю (переваги від контролю повинні бути більшими, ніж затрати на його здійснення).
Види контролю
Форми контролю є різноманітними на різних рівнях.
На рівні суспільства можна вирізнити дві загальні форми соціального контролю:
- формальний (правоохоронні органи, контрольно-ревізійні органи, державний примус);
- неформальний (контроль засобів масової інформації, громадська думка, громадські організації).
На рівні організації розрізняють:
- Зовнішній контроль (уповноваженими державними органами: а/ спеціалізованими (МНС, КРУ, ДПІ, ДАІ, СЕС…), б/ загальними (судовий контроль за законністю); ЗМІ; громадськістю тощо).
- Внутрішній контроль (адміністрацією, трудовим колективом.
За способом проведення:
- оперативний,
- періодичний,
- плановий – неочікуваний (скарги громадян, запізнення тощо),
- загальний - функціональний,
- вибірковий,
- системний,
- лонгетюдний,
- відкритий,
- приховуваний,
- діагностичний,
- терапевтичний.
-
Методи контролю
Методи контролю мало чим відрізняються в різних управлінських структурах: контроль здійснює група фахівців; проводять його несподівано; перевірці підлягають як окремі ділянки, так і вся робота в цілому; за особою, що перевіряється, майже завжди зберігається право на пояснення та оскарження; свій висновок перевіряючий передає керівникові органу, який призначив ревізію чи перевірку, і, нарешті, принцип, якого дотримуються скрізь і завжди - це принцип розмежування контролю та ієрархії - ті, хто здійснюють перевірку, самі не можуть ухвалювати рішення. Лише керівник, який призначив ревізію чи перевірку, має право розглядати отримані результати і вжити відповідних до закону заходів, а також забезпечити контроль за виконанням рішень, прийнятих за наслідками ревізії або перевірки. У необхідних випадках матеріали передаються відповідним правоохоронним органам.
Контролюючий орган повинен бути незалежним як від політичних методів тиску, так і від адміністрації, де він здійснює свої функції: перевіряючий не повинен залежати від посадової особи, чию установу він перевіряє.
Методи контрольної діяльності також включають як відмову у схваленні нормативно-правового акта, так і скасування його під час перевірки.
За часовими параметрами контроль буває: попередній, поточний і кінцевий.
Попередній (превентивний) контроль - це контроль, який здійснюється до початку здійснення того чи іншого проекту, до приведення акта до виконання. Тому контроль на цій стадії має характер оцінки, аналізу стану чи констатації формального дотримання чинного законодавства. Він повинен забезпечувати ефективний відбір людських, матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для нормального функціонування органу державного управління в процесі досягнення поставлених цілей. Основними засобами попереднього контролю є реалізація (але не створення) правил, процедур та ліній поведінки, суворе виконання яких є способом впевнитися, що робота розвивається у правильному напрямку. Цей контроль здійснюється за трьома напрямками: відносно трудових, матеріальних та фінансових ресурсів. Попередній контроль надзвичайно ефективний, адже контролер може заборонити діяльність, яка не відповідає встановленим критеріям. Однак контроль такий має істотний недолік у плані сповільнення процедури та частково знімає відповідальність із виконавців проекту, у випадку негативного його втілення.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо в процесі виконання роботи у вигляді перевірки, обліку, обстеження, ревізії, спостереження. Цей вид контролю базується на зіставленні й аналізі показників роботи до її початку і після отриманих результатів. Для цього застосовується зворотний зв'язок, який дає можливість повідомити об'єкт управління про помилки, виявлені у процесі перевірки. Всі системи зі зворотним зв'язком характеризуються тим, що вони:
-мають цілі;
-використовують зовнішні ресурси;
-перетворюють зовнішні ресурси для внутрішнього використання;
-слідкують за значним відхиленням від намічених результатів;
-коректують ці відхилення для того, щоб забезпечити досягнення цілей.
Під час поточного контролю зворотний зв'язок використовується в ході виконання самої роботи.
Кінцевий (заключний) контроль запроваджується після завершення виконавчої процедури, тобто зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Фактично отримані результати порівнюють із встановленими вимогами (нормативами), ухвалюючи на основі цього висновок щодо окремої дії чи до цілої системи актів, здійснених протягом певного періоду. Його переваги і недоліки є протилежними попередньому контролю. Він не стримує управлінську ініціативу, даючи оцінку діяльності лише наприкінці тривалого періоду. Сам по собі він не дуже ефективний, оскільки контрольна операція може мати лише ті практичні наслідки, що їх визнає за потрібне оголосити керівництво, яке очолює управлінську структуру. Проте, незважаючи на те, що виправити практично вже нічого неможливо, кінцевий контроль має дві важливі функції:
- дає інформацію, необхідну для планування в майбутньому;
- сприяє правильній мотивації.