Роектирование организационных структур
Задачи организационных структур
Организацию следует формировать таким образом, чтобы в последующем можно было эффективно выполнять общие стратегии, выбранные руководством для достижения поставленных целей.
С одной стороны, необходимо эффективно применить имеющиеся в наличии средства и обеспечить необходимые для рационального использования ресурсов порядок и стабильность;
С другой стороны, организация должна быть достаточно гибкой, чтобы своевременно реагировать на изменения как внутренней, так и внешней среды.
Анализируя внешний мир, в котором функционируют туристские организации, можно выделить следующие его характеристики:
на рынках сбыта — обозначился рост средних показателей туристской отрасли; интенсивность конкуренции на туристических рынках, обусловленная преобразованием рынка продавцов в рынок покупателей; кратковременных изменений приоритетов и растущее разнообразие структуры спроса;
на рынках занятости — приостановлена нехватка кадров; увеличились расходы за пользование сооружениями, энергией и сырьем; развиты технологии, позволяющие разрабатывать новые методы и средства управления производством, а также ускоряющие обработку информации;
изменяется сама организация и ее показатели, а именно: объем выполняемой ею работы, разнообразие услуг, производственные технологии и новые приемы обработки информации, ее правовая основа, форма собственности, географическое расположение ее филиалов;
возрастает роль исполнителей задач туристской организации, а именно: уровень образования, структура потребности и позиция сотрудников являются условиями формирования организации. Происходит постоянное изменение своих стратегических целей и формирование более гибких организационных форм. Все большее и большее значение приобретает личный авторитет, а традиционное мышление и иерархическая власть отступают на задний план. Чтобы начальник смог проявить себя в работе, он прежде всего должен быть признан коллективом. Преобладание инструментов управления, силы убеждения и профессионально-технических знаний становится основополагающим принципом эффективного менеджмента в туризме.
Методика проектирования организационных структур
Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура уже неэффективна.
В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации, т.е. речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.
Процесс проектирования организационной структуры состоит из трех основных этапов.
Первый этап — анализ организационных структур
Анализ действующей структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько эта структура рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оценочным критериям относятся следующие факторы:
принципы управления — соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? каковы их последствия? какой объем контрольных функций лежит на каждом уровне управления?);
аппарат управления — перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание необходимых промежуточных звеньев и т.д.;
функции управления — усиление стратегического планирования (корректировка «бизнес-плана»), усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.
хозяйственная деятельность— изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.
В результате анализа можно выявить «узкие» места в деятельности организации. Это могут быть: большая звенность управления, параллелизм в работе, отставание в развитии организационной структуры от изменений, происходящих во внешней среде.
Второй этап — проектирование организационных структур
Все модели проектирования организационной структуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:
метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;
экспертный метод базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) структуры, разработанные другими проектировщиками;
структуризация целей предусматривает выработку системы целей, преследуемых организацией, и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае организационная структура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний данной структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;
организационное моделирование позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Суть его состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.
В процессе проектирования структуры управления организацией решаются, как правило, следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления. В итоге для каждого структурного подразделения устанавливаются управленческие функции, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.
Вместе с тем, проектируя новые организационные структуры управления, нельзя забыть о требованиях, предъявляемых к таким структурам, и о принципах их построения. Организационные структуры должны удовлетворять следующим требованиям:
оптимальности. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления;
оперативности. Суть данного требования состоит в том, чтобы за период от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, при которых реализация принятых решений уже не нужна;
надежности. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажения управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления;
экономичности. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом;
гибкости, т.е. способности изменяться в соответствии с изменениями внешней среды;
устойчивости структуры управления, т.е. неизменности ее основных свойств при различных внешних воздействиях и целостности функционирования системы управления и ее элементов.
Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее разработке соблюдались принципы проектирования. Основные из них можно сформулировать следующим образом:
целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;
четкое обособление составных частей организационной структуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);
Основные требования к структуре управления являются:
обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;
предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;
приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.
Следует иметь в виду, что на различных предприятиях (с учетом специфики их работы) используются и другие принципы построения организационных структур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.
Таким образом, в процессе проектирования организационных структур различают три стадии: аналитическую (изучение существующих требований к их построению), проектную (проектирование (моделирование) этих структур) и организационную (организация внедрения уже спроектированных структур).
Третий этап — оценка эффективности организационных структур
Степень совершенства организационных структур проявляется в быстродействии системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений. Отдельные параметры эффективности организационной структуры можно определить, использовав ряд коэффициентов.
В конечном итоге вся работа по проектированию организационных структур управления сводится к выработке направлений по их совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации.
Контрольные вопросы для самопроверки:
1. Что вы понимаете под субъектом и объектом туризма? Дайте расширенное толкование этих понятий.
2. Чем отличается открытая система туризма от любой закрытой экономической системы?
3. Выделите основные подходы к определению туристского региона.
4. Дайте определение туристского региона. Аргументируйте свою позицию.
5. Представьте туристский регион как конкурентную единицу. Подискутируйте с коллегами на эту тему.
6. Как вы понимаете туристское место широкого и узкого профиля?
7. Какому подходу вы отдаете предпочтение при определении туристской организации?
8. По каким признакам классифицируются туристские организации?
9. Чем отличаются туристские организации коммунального уровня от таких же организаций федерального (национального) или областного уровня?
10. Попытайтесь смоделировать систему обязанностей и ответственности по управленческим функциям для туристских организаций различных типов и уровней.
11. Какой важнейший критерий положен в основу классификации на предприятия первичных и вторичных услуг? Какие сложности в связи с этим возникают?
12. Объясните, в каких случаях идет речь о предприятиях первичных, а в каких — о предприятиях вторичных услуг:
· в пригороде большого города открылся греческий ресторан;
· автобусное предприятие делает летом три, а зимой — два рейса в неделю в определенный туристский регион;
· семья П. сдает комнаты в своем доме приезжим гостям.
13. Выделите особенности паушального тура.
14. Выявите различия в работе туроператоров и турпосредников.
15. Покажите роль в бизнесе прочих туристских предприятий первичных услуг.
16. Поясните на конкретном примере процедуру разделения труда в туристской фирме по функциональному признаку.
17. Обоснуйте свои выводы о том, какие функции туризма описываются в следующих примерах:
· после того как дети выросли и уехали из родительского дома, семья фермеров переоборудовала пустые комнаты в комнаты для гостей и стала сдавать их отдыхающим (отдых в фермерской усадьбе);
· служащая транспортного бюро сдает на трое суток комнату приезжему туристу;
· школа серфинга в Сочи предоставляет сезонную работу для пяти инструкторов;
· руководитель турбюро настолько занята своей профессиональной деятельностью, что у нее не остается времени для работы по дому, поэтому она два дня в неделю пользуется услугами домработницы.
18. Выездной туризм неблагоприятно сказывается на развитии народного хозяйства страны, так как заработанный доход расходуется не на потребление отечественных товаров и услуг, а вывозится за границу. В результате этого страдает отечественный спрос. Оцените данное высказывание. Обратите внимание на функцию сглаживания.
19. Приведите три примера того, как туризм отрицательно воздействует на окружающую среду.
20. Что должно быть сделано для того, чтобы на долгое время сохранить целостность природы и одновременно развивать туризм как экономический фактор?
21. Что вы понимаете под словом окультуризация? Приведите примеры положительного и отрицательного ее воздействия.
22. В каких политических сферах принимаются следующие решения:
· городские власти планируют строительство объездной дороги, чтобы избавить узкие исторические улицы своего города от транзитного движения;
· правительство обсуждает закон о поддержке среднего бизнеса. Предприятия средней величины получат налоговые льготы;
· организация строит дом отдыха для малообеспеченных семей. Строительство осуществляется за счет общественных средств;
· музыкальный фестиваль «Славянский базар» в Витебске финансируется из городского бюджета;
· город нуждается в дополнительных средствах для проведения известного музыкального представления. Чтобы обойти конкурентов, политики решают использовать для строительства специального зала, необходимого для проведения мюзикла, общественные средства.
23. Как может государство, используя туристские мероприятия политического характера, добиваться защиты окружающей среды? Приведите несколько примеров.
24. Технический прогресс привел к тому, что передвижение людей стало быстрее, безопаснее, комфортабельнее и экономичнее. Но повышенная мобильность желательна далеко не для каждого случая. Почему?
25. Вы узнали, как туризм изменился под воздействием совершенствования техники. Подумайте об обратной связи: каким образом туризм влияет на развитие техники? Приведите примеры.
26. Назовите и поясните элементы организационной структуры организации.
27. Выявите отношения субординации и координации в известной вам туристской организации. Покажите, как строятся горизонтальные и вертикальные отношения.
28. Как вы представляете формальную и неформальную организации? Оказывает ли неформальная организация воздействие на развитие формальной организации? Если "да", то раскройте механизм такого воздействия.
29. Охарактеризуйте процесс проектирования организационных структур.
Практическое задание:
1. Составьте словарь основных терминов по теме.
2. Составьте кроссворд из основных терминов по теме.3. Деловая ситуация: «Направления деятельности по предоставлению услуг населению»4. Деловая ситуация: «Рейтинг качества «идеального» туроператора»5. Приведите примеры туристских организаций в Витебском регионе.
6. Найдите в Интернете сайты белорусских операторских компаний и изучите предлагаемый ими ассортимент туров. Сравните их предложения с теми, что предлагаются в Витебском регионе. Попытайтесь решить для себя вопрос: спрос в туризме рождает предложение, или предложение рождает туристский спрос?
Тесты:
Укажите две субсистемы системы туризма
субъект туризма
объект туризма
сфера туризма
экономика туризма
организация туризма
Объект туризма - это то, что
может стать для туриста целью путешествия
может стать для туриста способом путешествия
может стать для туриста средством путешествия
Туризм - это
открытая система
закрытая система
Укажите 3 направления политики пассажирских перевозок:
политика путей сообщения;
политика транспортных средств;
политика тарифов;
политика устранения вредных для природы последствий;
политика определения маршрутов
К объектам управления туризмом относятся
туристский регион
туристское предприятие
туристская организация
тур
туристское снаряжение
Укажите наиболее точно сформулированную стратегическую цель всего региона как конкурентной единицы туризма
обеспечение конкурентоспособности на длительный период
обеспечение конкурентоспособности на определенное время
обеспечение конкурентоспособности на определенное время
постоянное обеспечение конкурентоспособности
периодическое обеспечение конкурентоспособности
Туристскую организацию можно определить как
особый вид организационной структуры управления, которая берет на себя функцию координатора в туристском регионе
структура, которая комбинирует свои собственные и чужие услуги в новый самостоятельный туристский продукт
Туроператор - это
туристское предприятие, которое комбинирует свои собственные и чужие услуги в новый самостоятельный туристский продукт
предприятие, которое в своей основной и дополнительной деятельности выступают как посредники
Паушальный тур - это
комплексный серийный тур
специальный тур
дополнительный тур
основной тур
На какие два признака тура указывает термин "паушальный"?
тур комплексный, представляющий собой пакет из нескольких услуг, продающийся за общую стоимость
тур является серийным, готовым и самостоятельным продуктом
тур, включающий несколько услуг, каждая из которых продается по своей стоимости
тур специальный, представляющий собой оригинальную услугу и продающуюся по ее стоимости
По каким признакам можно классифицировать туроператоров, работающих на туристском рынке?
по их размерам
по региону деятельности
по экономическим целям
по ширине и глубине программы
по стоимости тура
Какие цели прежде всего ставят перед собой туристские предприятия?
получение постоянной и большой прибыли
организационные цели
воспитательные цели
Какие предприятия входят в группу "черного туризма"?
занимаются туристской деятельностью постоянно
занимаются туристской деятельностью по обстоятельствам
Турпосредник - это
все предприятия и учреждения, которые в своей основной и дополнительной деятельности выступают как посредники
все предприятия и учреждения, которые в своей основной деятельности выступают как посредники
все предприятия и учреждения, которые в своей дополнительной деятельности выступают как посредники
Турбюро
это предприятие, основная деятельность которого заключена в посреднические туруслуг
это предприятие, дополнительная деятельность которого заключена в посреднических туруслугах
это предприятие, основная и дополнительная деятельность которого заключена в посреднических туруслугах
Укажите посредников, не имеющих правового и экономического статуса
отделы по бронированию
турбюро, принадлежащие туроператорам
лицензионные турбюро
филиалы
турбюро, созданные на основе франчайзинга
Укажите системы общественного окружения туризма
экономика
экология
технологии
политика
социальная система
Тремя факторами положительного влияния экономики на туризм являются
рост реального дохода
более равномерное распределение дохода
стабильное положение валюты
рост номинального дохода
перераспределение дохода
Укажите 4 экономические функции туризма
контрольная функция
функция обеспечения занятости населения
функция создания дохода
функция сглаживания экономического развития регионов
функция нивелирования платежного баланса
Для управления туристскими потоками с целью сохранения экологического равновесия используется инструментарий
визитного менеджмента
экономического менеджмента
организационного менеджмента
стратегического менеджмента
инновационного менеджмента
В процессе освоения определенного региона туристами в контакт вступают различные культуры. Какие?
культура региона, откуда приезжают туристы
культура отдыха
культура местных жителей
культура обслуживания
культура быта
Связь между политикой и туризмом заключается в том, что (дайте 1 из предложенных ответов на )
государство управляет туризмом
туристская активность требует вмешательства государства
все верно
В управленческой структуре управления туристской организации выделяют:
стремление к интернационализации связей
звенья (отделы)
уровни (ступени) управления
связи
открытость
Виды разделения труда в туризме
горизонтальное
функциональное
разделение по отраслевому признаку
классификационное
вертикальное
Виды взаимоотношений в трудовом коллективе
формальные
неформальные
текущие
итоговые
предварительные
Какие признаки характеризую неформальные группы
социальный контроль
сопротивление переменам
неформальные лидеры
обозримость перемен
стремление к элитарности
Из скольких этапов состоит процесс проектирования организационной структуры туристского предприятия
трех
двух
семи
девяти
пяти
Укажите возможные направления государственной политики в области туризма
выделение экономических и общественно-политических условий, необходимых для развития туризма;
повышение конкурентоспособности и мощности туристской экономики;
создание предпосылок все большего участия населения в туризме;
расширение сотрудничества в сфере международного туризма;
нет верных ответов
Какие принципы относятся к общим принципам управления в туризм?:
принцип применимости
принцип историчности;
принцип многофункциональности;
принцип интеграции;
принцип либеральности