Тема 13. Microsoft Оffice. СУБД ACCESS. 6 страница

18.1. Для зміни напису для поля Заводська_ціна необхідно виконати наступну послідовність дій.

18.1.1. Виконайте подвійну фіксацію в області Верхний колонтитул на поле найменування Заводська_ціна;

18.1.2. У вікні властивостей, що відкрилося, на вкладці “Макет” (Format) для властивості Подпись (Caption) уведіть нове значення Ціна без нарахувань;

18.1.3. Закрийте вікно властивостей, залишивши інші установки без змін.

18.2. Для вставки заголовка нового поля Відпускна ціна, необхідно виконати наступну послідовність дій.

18.2.1. На панелі “Панель элементов”(Object) виконайте фіксацію на кнопці Надпись (Label);

18.2.2. Перемістіть покажчик миші, що змінився, в областьВерхний колонтитул у місце розміщення заголовка поля праворуч від написуЦіна без нарахувань і виконайте фіксацію;

18.2.3. Уведіть у нього вираження Відпускна ціна, внаслідок чого програма встановить необхідний для розміщення цього напису розмір;

18.2.4. Перегляньте звіт, що редагується, у режимі попереднього перегляду.

18.3. Для вставки поля, що обчислюється, та уміст якого визначається шляхом множення значення поля Заводська_ціна, для якого у вікні властивостей установлений тип Денежный (Currency), на число 1,2 (число 1,2 служить для обчислення відпускної ціни при величині податку на додану вартість 20%) необхідно виконати наступну послідовність дій.

Примітка: У полі Відпускна ціна обчислюються ціни на моделі машин з урахуванням ПДВ.

18.3.1. На панелі “Панель элементов”(Object) виконайте фіксацію на кнопці Поле (Text Box);

18.3.2. Помістіть це поле в Область данных праворуч від поля Заводська_ціна, при цьому:

лівий елемент – тип елемента Подпись, буде містити номер поля,

правий - тип елемента Поле,буде містити посилання Свободный (Unbound);

18.3.3. Для уведення в правий елемент поля Полеформули обчислення необхідно виконати наступну послідовність дій.

18.3.3.1. Виконайте маркування правого елемента поля;

18.3.3.2. Виконайте виклик вікна властивостей, правого елемента поля;

18.3.3.3. На вкладці “Данные” (Data) для властивості Данные (Control Source) уведіть з клавіатури формулу в наступному форматі: =[Заводська_ціна]*1,2;

Примітка: Щоб не займатися уведенням формули із клавіатури, можна скористатися Построителем выражений(Expression Builder), для виклику якого необхідно виконати фіксацію на кнопці построителя, розташованої праворуч від рядка Данные;

18.3.3.4. На вкладці “Макет” (Format) для властивості Формат поля (Format) установіть Денежный (Currency);

18.3.3.5. На вкладці “Макет” (Format) для властивості Число десятичных знаков (Decimal Places) установіть Авто (Auto);

18.3.3.6. Закрийте вікно властивостей, залишивши інші установки без змін;

18.4. Перегляньте звіт, що редагується, у режимі попереднього перегляду.

18.5. Для видалення лівого елемента – Подпись.

18.5.1. У режимі конструктор виконайте маркування лівого елемента поля;

18.5.2. Натисніть клавішу [Delete].

18.6. Перегляньте звіт, що редагується, у режимі попереднього перегляду.

18.7. Для вставки поля, що обчислюється, і уміст якого визначає проміжну суму відпускних цін по відповідній моделі машин, необхідно виконати наступну послідовність дій.

18.7.1. На панелі “Панель элементов”(Object) виконайте фіксацію на кнопці Поле (Text Box).

18.7.2. Помістіть це поле в область Примечание группы, при цьому:

лівий елемент – тип елемента Подпись, буде містити номер поля;

правий - тип елемента Поле,буде містити посилання Свободный (Unbound).

18.7.3. Для уведення в правий елемента поля Поле формули обчислення необхідно виконати наступну послідовність дій.

18.7.3.1. Виконайте маркування правого елемента поля;

18.7.3.2. Виконайте виклик вікна властивостей правого елемента поля;

18.7.3.3. На вкладці “Данные” (Data) для властивості Данные (Control Source) уведіть c клавіатури формулу в наступному форматі: =Sum([Заводська_ціна]*1,2);

Примітка: Щоб не займатися уведенням формули з клавіатури, можна скористатися Построителем выражений(Expression Builder).

18.7.3.4. На вкладці “Макет” (Format) для властивості Формат поля (Format) установыть Денежный (Currency);

18.7.3.5. На вкладці “Макет” (Format) для властивості Число десятичных знаков (Decimal Places) установыть Авто (Auto);

18.7.3.6. Закрийте вікно властивостей, залишивши інші установки без змін.

18.8. Виконайте видалення лівого елемента – Подпись.

18.9. Перегляньте звіт, що редагується, у режимі попереднього перегляду.

18.10. Вставку поля, що обчислюється, в область Примечание отчета, уміст якого визначає загальну суму відпускних цін по всіх моделях машин, виконайте самостійно.

Примітка:Формула для обчислення загальної суми аналогічна попередньої.

18.11. Перегляньте звіт, що редагується, у режимі попереднього перегляду.

19. Для поліпшення зовнішнього вигляду створеного звіту, допустимо, ми вирішили створити й впровадити в область Заголовок отчета фірмовий знак, поточну дату перемістити з області Нижний колонтитул в область Заголовок отчета, а в область Нижний колонтитул увести назву фірми, необхідно виконати наступну послідовність дій.

19.1. Для створення фірмового знака в програмі Paint необхідно виконати наступну послідовність дій.

19.1.1. Виконайте запуск програми Paint;

19.1.2. Створіть фірмовий знак Tojota (рис. 5), що складається з окружності із двома вписаними в неї еліпсами, що утворять літеру Т.

Примітка:Переконайтеся, що окружність кругла, а більші півосі еліпсів розташовані перпендикулярно.

Рис. 5 . Фірмовий знак Tojota

19.2. Для збереження створеного файлу в пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Сохранить Как” (Save As).

Примітка: Збережіть створений малюнок у папці Мои документы, у папці з шифром групи під ім’ям: Ваше прізвище.bmp.

19.3. Для впровадження фірмового знака необхідно виконати наступну послідовність дій.

19.3.1. За допомогою інструмента “Выделение” (Select) виконайте виділення створеного малюнка;

19.3.2. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Копировать” (Copy);

19.3.3. Активізуйте вікно Access;

19.3.4. Виконайте фіксацію в області Заголовок отчета.

19.3.5. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Специальная вставка” (Paste Special) і в діалоговому вікні “Специальная вставка”, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

19.3.6. Відредагуйте розміри й місце розташування фірмового знака;

19.3.7. Перегляньте звіт, що редагується, у режимі попереднього перегляду.

19.4. Для переміщення поточної дати з області Нижний колонтитул в область Заголовок отчета, в області Нижний колонтитул виконайте маркування елемента поля з вираженням =Now() і перемістіть його в область Заголовок отчета.

19.5. Для уведення назви фірми в область Нижний колонтитул, щоб він відображався на кожній сторінці звіту, необхідно виконати наступну послідовність дій.

19.5.1. На панелі “Панель элементов”(Object) виконайте фіксацію на кнопці Надпись (Label);

19.5.2. Перемістіть покажчик миші, що змінився, в областьНижний колонтитул у місце розміщення заголовка поля ліворуч від функції для печатки номерів сторінок і виконайте фіксацію;

19.5.3. Уведіть у нього вираження Представництво Tojota в Україні.

Примітки: Тому що напис розміщений в області Нижний колонтитул, ця назва буде присутня наприкінці кожної сторінки.

Якщо напис помістити в області Примечание отчета, то вона з’явиться тільки один раз наприкінці звіту.

19.5.4. Перегляньте звіт, що редагується, у режимі попереднього перегляду.

20. Для редагування номерів сторінок необхідно виконати наступну послідовність дій.

20.1. Сторінки звіту можна пронумерувати, додавши в заголовки або в колонтитули текстове поле, у якому будуть відображатися номера сторінок;

20.2. Зміст правого елемента даного поля визначається у вікні властивостей, на вкладці “Данные” (Data) для властивості Данные (Control Source).

Примітка: Деякі параметри відображення номерів сторінок представлені в табл. 2.4.

Таблиця 2.4

Параметри відображення номерів сторінок

Вираження	Результат
=[Page]	1,2,3
=“Стор.”&[Page]	Стор. 1, Стор. 2, Стор. 3
=[Page]&“/3стор.”	1/3 стор., 2/3 стор., 3/3 стор.
=[Page]&“з 3стор. ”	1 из 3 стор., 2 из 3 стор., 3 из 3 стор.
=“Стор.”&[Page]“з 3”	Стор. 1 з 3, Стор. 2 з 3, Стор. 3 з 3
=Format(Page“000”)	001, 002, 003

20.3. Виконайте експерименти з параметрами відображення номерів сторінок у звіті, переглядаючи звіт, що редагується, у режимі перегляду.

21. Попередній перегляд звітів.

21.1. У режимі попереднього перегляду можна побачити, як буде виглядати звіт у надрукованому виді. Існує два режими попереднього перегляду звітів.

21.1.1. Перегляд зразка макета звіту.

Даний режим доступний тільки з режиму конструктора. Він використовується для перевірки макета звіту. У ньому відображається тільки частина даних, необхідних для заповнення кожного з елементів звіту.

Для активізації цього режиму в пункті меню “Вид” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Образец” (Layout Preview).

21.1.2. Перегляд повного вмісту звіту.

Для активізації цього режиму в пункті меню “Вид” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Предварительный просмотр” (Print Preview) або виконайте фіксацію на кнопці “Предварительный просмотр”на панелі інструментів.

22. Печатка звіту.

Звіт можна вивести на печатку, як з вікна бази даних, так і з режиму Конструктора або попереднього перегляду.

Примітка: При печатці Access ураховує установки, виконані в діалоговому вікні “Параметры страницы” (Page Setup) з меню “Файл” (File).

22.1. Для запуску звіту на печатку в пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Печать” (Print);

22.2. У діалоговому вікні “Печать” (Print), що відкрилося, виконайте установку необхідних параметрів печатки і виконайте фіксацію на кнопці “Ok”- для включення процесу печатки, у даному прикладі виконайте фіксацію на кнопці “Отмена”.

23. Закрийте створений звіт, виконавши фіксацію на кнопці “Закрыть окно” і в запиті “Сохранить изменения макета или структуры отчета “…”?” підтвердіть свій намір.

24. Використовуючи отримані навички, за допомогою Майстра звітів самостійно створіть:

Ø Звіт про замовлені моделі, згрупувавши дані по Кодам моделей.

Для створення звіту використовуйте дані полів:

Код_моделі, Прізвище, Населений_пункт(з таблиці Клієнти);

Модель, Колір, Кількість_дверей (з таблиці Пропоновані моделі).

У створюваному звіті виконайте додаткове сортування по полю Населений_пункт.

Ø Звіт про повну вартість замовлених автомобілів з урахуванням ПДВ (20%), згрупувавши дані по Кодам моделей.

Для створення звіту використовуйте дані полів:

Код_моделі, Прізвище, Номер_договору(з таблиці Клієнти);

Заводська_ціна, Транспортні_витрати й Передпродажна_підготовка (з таблиці Пропоновані моделі).

У створюваний звіт додайте поле, що обчислюється - Відпускна ціна, і виконайте додаткове сортування по полю Прізвище.

25. Самостійно створіть за допомогою “ Автоотчет в столбец” (AutoReport columnar) звіт на підставі даних з таблиці Клієнти.

Примітки: Створення “Автоотчет в столбец” і “Автоотчет ленточный” відбувається за один крок: після вибору у вікні “Новый отчет” (New Report) таблиці, на підставі якої буде створені звіт і фіксації на кнопці “Оk”. Access автоматично формує звіт, у якому будуть абсолютно всі поля з даній таблиці, але в іншій формі подання даних, чим коли звіт створюється за допомогою Майстра звітів.

Крім того, звіти можна створювати не тільки на підставі полів таблиці, а також і на підставі наявних запитів.

26. Самостійно створіть за допомогою “Автоотчет ленточный” (AutoReport tabular) звіт на підставі даних з таблиці Пропоновані моделі.

27. Створені звіти представте викладачеві для оцінки Вашої роботи.

28. Завдання: За допомогою Майстра по створенню поштових наклейок необхідно створити стандартну поштову наклейку.

29. Для створення поштової наклейки необхідно у вікні Бази Даних відкрити діалогове вікно “Новый отчет” (New Report).

29.1. У діалоговому вікні “Новый отчет” (New Report), що відкрилося, виконаєте наступні дії;

29.2. У списку, що розкривається, поля“Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос:” виконайте вибір таблиці, що буде основою для створення поштової наклейки, у нашім прикладі, Клієнти;

29.3. Виконайте маркування способу створення - “Почтовые наклейки” (Label Wizard)”;

29.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

30. Відкривається діалогове вікно “Создание почтовых наклеек”, у якому за кілька кроків майстер по створенню поштових наклейок допоможе нам створити необхідну поштову наклейку.

30.1. На першому кроці програма пропонує вибрати один зі стандартних форматів наклейок або вказати свій формат.

30.1.1. Для відображення списку стандартних форматів наклейок вимикач “Наклейки других размеров” (Show custom label sizes) повинен бути відключений.

30.1.2. В області “Система единиц” (Unit of Measure) пропонується задати необхідну одиницю виміру:

Ø Британская (English);

Ø Метрическая (Metric).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, наприклад Метрическая.

30.1.3. В області “Тип наклеек” (Label Type) пропонується задати необхідний вид паперу, використовуваний для печатки наклейок:

Ø На листах (Sheet feed);

Ø Рулонные (Continuous).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, наприклад На листах.

30.1.4. У списку поля “Выберите размер наклейки”(What label size would you like?) пропонуються розміри для створення стандартні наклейок і їхнє число по горизонталі.

Виконайте маркування необхідного розміру наклейки;

30.1.5. Виконайте фіксацію на кнопці “ Далее Далі” (Next).

30.2. На другому кроці нам пропонується задати параметри шрифту: - вид, розмір, накреслення й колір.

30.2.1. В області “Атрибуты текста” (Text appearance) залишіть параметри пропоновані програмою або у відповідних полях списків, що розкриваються, установіть свої;

30.2.2. У лівій частині вікна пропонується переглянути задані параметри;

30.2.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

30.3. На третьому кроці нам пропонується вибрати імена полів, їхня послідовність і розташування.

30.3.1. Зі списку “Доступные поля” (Available Fields) перенесіть у список “Прототип наклейки” (Prototype Label) поля, які передбачається використовувати в наклейці.

Примітки: Два поля в одному рядку розділяються не тільки пробілами, але й іншими символами, наприклад кома.

У поле списку “Прототип наклейки” перехід до нового рядка виконується за допомогою клавіші [Enter].

Поряд з перерахованими изменяющимися даними полів наклейка може містити й незмінну частину, наприклад такі написи як Замовлене або Особисто/Секретно.

Додайте в поле списку “Прототип наклейки” назви наведених нижче полів у такій послідовності:

Ø Поштовий_індекс;

Ø Населений_пункт;

Ø Адреса;

Ø Прізвище.

30.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

30.4. На четвертому кроці визначається порядок сортування наклейок.

30.4.1. Зі списку поля “Доступные поля” (Available Fields) перенесіть у список поля “Сортировка” (Sort by) ім’я поля, по якому передбачається виконати сортування наклейок на аркуші, наприклад Населений_пункт;

30.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

30.5. На п’ятому кроці задається ім’я для створюваних наклейок.

30.5.1. У поле“Введите имя отчета:” (What title do you want for your report?) за замовчуванням уведене вираження Наклейки й ім’я таблиці, на основі якої створюється поштова наклейка

Залишіть ім’я пропоноване програмою або введіть нове, наприклад, Наклейки для замовлень;

30.5.2. В області “Дальнейшие действия:” необхідно активізувати один із двох перемикачів:

Ø Просмотр наклеек в том виде, в котором они будут напечатаны;

Ø Изменение макета наклеек.

Для того щоб оцінити зовнішній вигляд поштових наклейок, тобто відобразити наклейки в режимі попереднього перегляду активізуйте перший перемикач, а для редагування макета поштових наклейок у вікні конструктора - другий перемикач.

Виконайте включення першого перемикача “Просмотр наклеек в том виде, в котором они будут напечатаны” (Preview);

30.5.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

30.6. Тому що в області “Дальнейшие действия:” включений перемикач “Просмотр наклеек в том виде, в котором они будут напечатаны” (Preview), створені поштові наклейки відіб’ються в режимі попереднього перегляду.

31. Виконайте збереження поштових наклейок.

32. Закрийте створені поштові наклейки.

33. За допомогою Майстра по створенню поштових наклейок необхідно створити нестандартну поштову наклейку.

34. Для створення поштової наклейки у вікні Бази Даних відкрийте діалогове вікно “Новый отчет” (New Report).

35. У діалоговому вікні “Новый отчет” (New Report), що відкрилося, виконайте наступні дії.

35.1. У списку, що розкривається, поля“Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос:” виконайте вибір таблиці, що буде основою для створення поштової наклейки, у нашім прикладі, Клієнти;

35.2. Виконайте маркування способу створення - “Почтовые наклейки” (Label Wizard)”;

35.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

36. Відкривається діалогове вікно “Создание почтовых наклеек”, у якому за кілька кроків майстер по створенню поштових наклейок допоможе нам створити необхідну поштову наклейку.

36.1. На першому кроці програма пропонує вибрати один зі стандартних форматів наклейок або вказати свій формат.

36.1.1. Для відображення списку нестандартних форматів наклейок вимикач “Наклейки других размеров” (Show custom label sizes) повинен бути включений;

36.1.2. Для створення нестандартних наклейок виконайте фіксацію на кнопці “Настройка”(Customize);

36.1.3. У діалоговому вікні “Размеры наклеек” (New Label Size), що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (New);

36.1.4. У вікні, що відкрилося, схематично показане розташування наклейок на аркуші паперу;

36.1.4.1. Уведіть у відповідні поля значення розмірів:

· для відступів від країв сторінки задайте значення 1 см.;

· для висоти наклейки - 4 см.;

· для ширини наклейки - 5 см.;

· для відступів тексту від країв наклейки усередині наклейки - 0,5 см.;

· відстань між наклейками - 1 см.

36.1.4.2. У поле “Число по горизонтали” уведіть значення 3;

36.1.4.3. В області “Система единиц” (Unit of Measure) пропонується задати необхідну одиницю виміру:

Ø Британская (English);

Ø Метрическая (Metric).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, наприклад Метрическая.

36.1.4.4. В області “Тип наклеек” (Label Type) пропонується задати необхідний вид паперу, використовуваний для печатки наклейок:

Ø На листах (Sheet feed);

Ø Рулонные (Continuous).

Виконаєте активізацію перемикача обраного варіанта, наприклад На листах.

36.1.4.5. В області“Ориентация”(Orientation) пропонується вибрати необхідну орієнтацію поштових наклейок на аркуші:

Ø Книжная (portrait);

Ø Альбомная (landscape).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, наприклад Альбомная.

36.1.4.6. У поле “Название” (Label Name) залишіть ім’я пропоноване програмою або введіть нове, наприклад, Наклейки замовлень.

36.1.4.7. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

36.1.5. У вікні “Размеры наклеек” (New Label Size), ім’я створеної наклейки й інформація про її параметри, заноситься в список нестандартних наклейок;

36.1.6. Виконайте фіксацію на кнопці “Закрыть”(Close);

36.1.7. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

36.2. На другому кроці пропонується задати параметри шрифту: - вид, розмір, накреслення й колір.

36.2.1. В області “Атрибуты текста” (Text appearance) залишіть параметри пропоновані програмою або у відповідних полях списків, що розкриваються, установіть свої;

36.2.2. У лівій частині вікна пропонується переглянути задані параметри;

36.2.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

36.3. На третьому кроці пропонується вибрати імена полів, їх послідовність і розташування.

36.3.1. Зі списку “Доступные поля” (Available Fields) перенесіть у список “Прототип наклейки” (Prototype Label) поля, які передбачається використовувати в наклейці;

36.3.2.Додайте в поле списку “Прототип наклейки” назви наведених нижче полів у такій послідовності:

Ø Поштовий_індекс, Населений_пункт;

Ø Адреса;

Ø Прізвище.

36.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

36.4. На четвертому кроці визначається порядок сортування наклейок.

36.4.1. Зі списку поля “Доступные поля” (Available Fields) перенесіть у список поля “Сортировка” (Sort by) ім’я поля, по якому передбачається виконати сортування наклейок на аркуші, наприклад Прізвище;

36.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

36.5. На п’ятому кроці задається ім’я для створюваних наклейок.

36.5.1. У поле“Введите имя отчета:” (What title do you want for your report?) за замовчуванням уведене вираження Наклейки й ім’я таблиці, на основі якої створюється поштова наклейка;

Залишіть ім’я пропоноване програмою або введіть нове.

36.5.2. В області “Дальнейшие действия:” необхідно активізувати один із двох перемикачів:

Ø Просмотр наклеек в том виде, в котором они будут напечатаны;

Ø Изменение макета наклеек.

Виконайте включення першого перемикача “Просмотр наклеек в том виде, в котором они будут напечатаны” (Preview);

36.5.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

Примітка: Недолік наклейки полягає в тому, що прізвища адресата зазначені в називному відмінку. Для усунення цього недоліку рекомендується ввести в базу даного поля для зберігання прізвищ у давальному відмінку. Звичайно, заповнення таблиці при цьому ускладниться.

37. Створена поштова наклейка може бути представлена в одному з наступних режимів:

Ø Предварительный просмотр;

Ø Конструктор.

38. Для додаткових настроювань і редагування виконайте перемикання відображення наклейки в режимі конструктора.

39. Виконайте збереження поштових наклейок.

40. Для печатки поштових наклейок необхідно виконати наступну послідовність дій.

40.1. Перед печаткою поштові наклейки необхідно перевірити в режимі попереднього перегляду;

40.2. Якщо зовнішній вигляд поштової наклейки влаштовує, для печатки скористайтеся одним з наступних способів:

40.2.1. Для печатки всіх сторінок поштових наклейок за замовчуванням:

40.2.1.1. На панелі інструментів виконайте фіксацію на кнопці “Печать” (Print);

40.2.2. Для печатки вибраного діапазону сторінок поштових наклейок:

40.2.2.1. У пункті меню “Файл” (File) активізуйте команду “Печать” (Print);

40.2.2.2. У діалоговому вікні “Печать” (Print), що відкрилося, здійсніть відповідні установки й виконайте фіксацію на кнопці “Ok”(для відмови від початку процесу печатки виконайте фіксацію на кнопці “Отмена”).

41. Створені поштові наклейки представте викладачеві для оцінки Вашої роботи.

42. Закрийте файл БД.

43. Вийдіть із Microsoft Access.

44. Виключіть ПК (за вказівкою викладача).

45. Оформіть дану роботу.

Бібліографічний список до практичного завданняя:

[ 1 ], [ 2 ], [ 3 ], [ 11 ], [ 12 ].

Завдання№4

Тема 13. «Microsoft Office. СУБД Access»

Мета завдання: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи в середовищі СУБД Access відповідно до плану завдання.

План завдання

1.Виконання імпорту даних з таблиці MS Excel в таблицю MS Access.