Унесення відомостей про нагородження й заохочення

У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносять відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» - відомості про заохочення за успіхи в праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок унесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишуть у вигляді заголовка назву підприємства; нижче в графі 1 зазначають порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); в графі 2 ставлять дату нагородження або заохочення; в графі 3 записують, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення й якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначають, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Внесення відомостей у разі звільнення

Записи про причини звільнення в трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на статтю та пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв’язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вносять із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку із зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

Запис про звільнення працівника роблять за такими правилами: в графі 1 ставлять порядковий номер запису; в графі 2 – дату звільнення; в графі 3 зазначають причину звільнення, наприклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»; в графі 4 – підставу – наказ (розпорядження), його дату й номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записують посилання на погодження: «Звільнено у зв’язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 роблять запис: «Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв’язку зі здійсненням заходів задля вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями економіки, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, роблять посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» й далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсій» трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». В трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Особові справи

Особова справа –це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника.

На кожного працівника підприємства у відділі кадрів формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на роботу, копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.

Всі ці документи відшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначають в такій послідовності: назва підприємства; “ВІДДІЛ КАДРІВ”; “ОСОБОВА СПРАВА № _”; ім’я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою

До особової справи мають входити такі документи (в порядку значення):

1. опис документів, що зберігаються в особовій справі

2. заява про прийняття на роботу

3. направлення чи рекомендація

4. анкета або особовий листок з обліку кадрів

5. автобіографія

6. копії документів про освіту

7. характеристики

8. витяги з наказів

9. доповнення до особового листка з обліку кадрів

10. листок заохочень та стягнень

11. довідки та інші документи, що стосуються даної справи.

Довідки про стан здоров’я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характери, групують окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень і стягнень).

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.

В разі формування особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплом, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладання шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) і належно засвідчені відповідальною посадовою особою.

Знімання й засвідчення копій з паспорта, профспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка заборонено.