Інкасація грошової виручки в комерційних банках

Інкасацію здійснюють на підприємствах, в організаціях, устано­вах інкасатори—збирачі банків на основі «Доручень на інкасацію грошей», посвідчення особи і спеціального посвідчення на автома­шину. Механізм інкасації полягає в обміні сумок з грошовою виру­чкою на порожні і виписувані підприємствами (організаціями), що здають гроші, до кожної сумки супровідної відомості у трьох при­мірниках. При цьому інкасатор-збирач не перераховує готівку гро­шей, а лише перевіряє кількість сумок і загальну суму виторгу за записами в накладній та копії супровідної відомості на кожну сум­ку, яку він приймає, і розписується в тій, що залишається на під­приємстві.

Доставлені в банк сумки з готівкою інкасатор здає бухгалтеру-контролеру, який перевіряє відповідність записів у супровідних ві­домостях, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в «Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок» у двох примірниках і в міру реєстрації передає накладні (супровідні відомості) касирові.

Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається «Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки», яка разом з першими примірниками журналів обліку при-

йнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок зберігається в окремій папці.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторсь­ких бригад, у вечірніх касах досить чітко визначена і її можна по­дати як такі етапи.

1. Старший бригади інкасаторів здає касиру сумки (мішки) з го­тівкою в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій автома­шини повинен знаходитись у приміщенні банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.

2. При здачі сумок (мішків) інкасатори пред'являють накладні до сумки з грошовою виручкою, а при здачі сумок з валютними ціннос­тями — супровідні відомості та явочні картки бухгалтеру-контролеру.

3. Бухгалтер-контролер вечірньої каси перевіряє відповідність за­писів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках і ре­єструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в жур­налі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок.

4. У міру реєстрації бухгалтер-контролер передає касиру накла­дні (супровідні відомості), а за даними записів у явочних картках встановлює кількість і номери порожніх сумок (що не використані в процесі інкасації), які підлягають поверненню до каси, і перевіряє відповідність кількості сумок, які здають інкасатори до каси, даним Довідки про видачу інкасаторських сумок, мішків і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, бухгалтер-контролер явочні картки повертає інкасаторам.

5. Касир, приймаючи сумки, проводить контроль їх зовнішніх параметрів (виразність пломб і відповідність завіреним зразкам, відповідність номерів сумок, що здаються інкасаторами, номерам, зазначеним у накладних).

6. Прийнявши за кожним заїздом (маршрутом) сумки і мішки, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують два при­мірники журналу прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, ви­дають старшому бригади інкасаторів.

7. Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кіль­кість сумок, що здаються в грошове сховище (сейф) і звіряє її відпові­дність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і міш­ків з готівкою та порожніх сумок. Сейф закривається на два ключі, один з яких перебуває в касира, другий — у бухгалтера-контролера.

8. Підсумковим документом проведеної роботи є складання До­відки про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

При виконанні всіх зазначених процедур проводиться контроль дефектності сумок і якщо виявляються порушення (зовнішні або

невідповідність сум, вказаних у накладних і явочних картках), ка­сир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, що пред'я­вили ці сумки (мішки), розкривають їх і перелічують гроші.

По завершенні роботи складається акт у трьох примірниках за підписами всіх осіб, що були присутні при перерахуванні грошей із зазначенням дати розкриття сумки та її номера, описом дефектності сумки і з указаниям суми, що виявлена при перелічуванні. Перший примірник акта залишається в справах банку разом із супровідним документом, другий з повідомленням про факт нестачі і речовими доказами (сумкою, пломбою, упаковкою і т. ін.) передається право­охоронним органам (за умови виявлення нестачі), а третій надсила­ється організації, яка здала готівку інкасатору.

Наступного дня зранку касир і бухгалтер-контролер вечірньої каси здають сумки (мішки) з проінкасованою грошовою виручкою і супровідними документами завідувачеві операційної каси для звір­ки документів і попереднього зарахування виручки на розрахунко­вий рахунок підприємства, а останній — касирам для перерахуван­ня та в бухгалтерію банку для зарахування вже уточненої суми грошей на рахунок підприємства (організації). Супровідні відомос­ті додаються до касових документів дня. У бухгалтерії банку опе­рації з інкасації готівки відображають на відповідних балансових рахунках (табл. 1).

Таблиця 1 КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ ЗА ІНКАСАЦІЄЮ

Дебет	Кредит	Зміст господарської операції
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти клієнтів банку»	Надходження готівки грошей у касу до її перерахування
1001 «Банкноти та монети в касі бан­ку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	Зарахування готівки, якщо не ви­явлено відхилень фактичної на­явності від документальної
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти клієнтів банку»	Виявлення недостачі, виявленої при перерахуванні (попереднє за­рахування за документами без перерахування)
26 «Кошти до запи­тання клієнтів бан­ку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	У випадку недостачі, виявленої при перерахуванні (на виявлену недостачу зменшується попере­дньо відображена сума інкасова­ної грошової готівки та її зараху­вання на розрахунковий рахунок підприємства)

Закінчення табл. 1

Дебет	Кредит	Зміст господарської операції
1001 «Банкноти та монети в касі бан­ку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	У випадку недостачі, виявленої при перерахуванні (після перера­хування готівки її фактична сума, зараховується в касу банку)
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти до запи­тання клієнтів бан­ку»	У випадках, якщо виявлено над­лишок готівки (попереднє, до пе-рерахунка, зарахування готівки на розрахунковий рахунок під­приємства)
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти до запи­тання клієнтів бан­ку»	У випадках, якщо виявлено над­лишок готівки (на фактичну суму готівка прибуткується в касу)
1001 «Банкноти та монети в касі бан­ку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»

5. Зберігання та облік цінностей і документів у грошових сховищах банку

Робота касового апарату проводиться в окремих, спеціально оснащених приміщеннях — касах.

Готівка обігової (операційної) каси та інші цінності повинні зберігатися в грошових сховищах— спеціально обладнаних охо­ронною сигналізацією коморах, а в них — у вогнетривких сейфах під відповідальність керівника, головного бухгалтера і завідувача каси банку.

Кожна окрема шафа, металевий стелаж, полиця, на яких розмі­щено гроші (цінності) у грошовому сховищі замикаються завідую­чим касою. Ключі зберігаються у грошовому сховищі в окремій шафі.

Облік прийнятих у сховище грошових білетів, монет та інших цінностей ведеться в книзі обліку готівки операційної каси та в книзі обліку грошей у резервних фондах. Відповідальним за збері­гання цінностей, що перебувають у сховищах, є керівник комерцій­ного банку, його головний бухгалтер та завідувач касою. Кожен із цих працівників має окремий ключ від грошового сховища та осо­бисту печатку. Саме цими трьома ключами відчиняються і замика­ються грошові сховища, а наявність трьох печаток свідчить про

опечатування сховища. Лише названі працівники мають право до­ступу до грошового сховища. Так, їх присутність обов'язкова, якщо з дозволу керівника до сховища заходять працівники банку.

Перед закриттям сховища вони мають перевірити відповідність фактичної наявності резервних фондів операційної каси даним бух­галтерського обліку і залишкам, зазначеним у книзі обліку готівки операційної каси. Вони також перевіряють, чи всі цінності, що під­лягають зберіганню у сховищі, занесені до сховища.

При розміщенні в декількох сховищах, на стелажах (полицях) цінностей одного і того ж виду, або грошових білетів чи монети одного й того самого номіналу по кожному такому сховищу, сте­лажу (полиці) складається «Опис цінностей» за встановленою фор­мою із зазначенням у ньому дати і суми фактичного вкладення.

Усі бланки суворої звітності (чекові та вкладні книжки, трудові та вкладені в них квитанційні книжки, акції, облігації, сертифікати, векселі тощо) обліковуються на відповідних позабалансових раху­нках як у книжках, так і в окремих аркушах. Бланки суворої звітно­сті, що знаходяться в грошовому сховищі, обліковуються за їх ви­дами в «Книзі обліку залишків бланків суворої звітності».

Видача цінностей із грошових сховищ здійснюється під розпис­ку в «Книзі обліку видачі з комори та інших грошових сховищ грошових білетів та інших цінностей для обробки, контрольного перерахування, ревізії та повернення у сховище», записи в якій проводяться за видами цінностей, а грошових білетів з резервних фондів, крім того,— за номіналом.

Прийняті грошові білети, монети й інші цінності в грошових сховищах обліковуються в «Книзі обліку готівки обігової (опера­ційної) каси й інших цінностей» та «Книзі обліку грошей у резерв­них фондах». Ці книги заповнює завідувач каси. Стелажі (полиці), візки, сейфи і металеві шафи, незалежно від наявності в них цінно­стей, повинні бути замкнені на ключ.

Опечатування грошового сховища по закінченні робочого дня проводиться в присутності представника відділу охорони банку. Про приймання опечатаного грошового сховища він розписується в контрольному журналі на осіб, які допускаються до відкриття, за­криття та опечатування грошових сховищ, попередньо звіривши відбитки печаток з їхніми зразками. Контрольний журнал на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, зберігається в завідувача касою.

Перед відкриттям грошових сховищ відповідальні працівники в присутності представника охорони перевіряють, чи немає пошко­джень дверей, замків тощо, після чого розписуються в контрольно­му журналі на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опе-

чатування грошових сховищ про прийняття від охорони відбитків печаток, якими опечатані сховища.

Протягом робочого дня сховища, сейфи і шафи повинні бути замкнені на ключі, а за наявності в них цінностей, крім того, опеча­тані печатками осіб, відповідальних за схоронність цінностей.

6. Синтетичний облік касових операцій та основні правила проведення касових операцій

Здійснюючи касові операції, банки додержуються конкретних правил, а саме:

1. Документообіг за прибутковими касовими операціями органі­зується так, щоб видача квитанцій клієнтам та зарахування сум на їхні поточні рахунки проводились лише після фактичного надхо­дження грошей до каси.

2. Якщо приймаються гроші від працівників банку для занесен­ня на рахунки внутрішньобанківського обліку, то прибутковий ка­совий ордер виписується в двох примірниках, із яких один слугує квитанцією.

3. Касові видаткові операції, виконувані відповідальними вико­навцями, контролюються централізовано контролером, який веде касовий журнал з видатку каси. Контроль видаткових операцій спрямований на виключення:

— оплати направильно оформлених документів, оплати чеків з підписами і відбитком печатки, що не відповідають зразкам, а та­кож чеків, виписаних з чекової книжки, що не належить даному клієнту;

— надходження до каси чеків та інших касових видаткових доку­ментів поза контролем операційних працівників і контролера банку;

— внесення необгрунтованих виправлень і дописок у касові до­кументи і журнали.

4. Головний бухгалтер визначає порядок подання контролером
касових видаткових документів у касу для оплати. Це проводиться
під розписку касирів в окремій книзі, або в касовому журналі за та­
кою формою:

Номер чека, або ордера

Сума

Підпис контролера

Розписка касира в прийомі чека, або ордера

5. Для перевірки достовірності підписів відповідальних вико­навців банку, на всіх розрахунково-платіжних документах, що при-

ймаються до виконання, відповідні працівники (наприклад, касири) повинні мати зразки їх підписів.

6. Контролери повинні користуватися своїми примірниками зра­
зків підписів працівників банку, а також зразків підписів і відбитків
печаток клієнтури. їм забороняється користуватися тим примірни­
ком зразків, яким користуються відповідальні виконавці.

7. Будь-які виправлення реквізитів у прибутково-видаткових
грошових касових документах недопустимі.

Кореспонденція рахунків обліку прибутково-видаткових касо­вих операцій наведена в табл. 2.

Таблиця 2