Исходные положения по документам из группы информационно-справочных документов

Документ 15. Акт

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущест­венно комиссией), подтверждающий установленные ими факты, действия или события.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др. Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

Ø наименование организации,

Ø наименование структурного подраз­деления,

Ø название вида документа (акт),

Ø дату,

Ø индекс,

Ø место со­ставления,

Ø заголовок к тексту,

Ø текст,

Ø подписи,

Ø указание на ко­личество экземпляров и их местонахождение.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. Текст введения должен содержать ссылку на документ, по­служивший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, со­ставивших акт (их перечисляют в последовательности: пред­седатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений. Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность уста­новленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее ре­зультаты. Текст констатирующей части при необходимости мо­жет быть разбит на пункты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы, или даются рекомендации. Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов. В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен (эта часть акта также не обязательна). Ко­личество экземпляров акта определяется практической необходи­мостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписы­вают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замеча­ния к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изло­жить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения стано­вится официальным документом после утверждения руководите­лем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтоже­нию документов и дел с истекшими сроками хранения утвер­ждается руководителем данного учреждения. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководите­лем и заверение печатью предприятия.

Домашнее задание № 15.Составьте акт о ревизии отдела реализации Вашего предприятия.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содер­жанием под расписку. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт явля­ется внешним документом, то он должен содержать спра­вочные данные об организации.

Документ 16. Справка

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта - личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдель­ных организаций по запросу руководителя. Справка оформляет­ся на бланке, имеет следующие реквизиты:

Ø наименование орга­низации,

Ø наименование вида документа,

Ø дата,

Ø место составле­ния,

Ø адресат,

Ø заголовок к тексту,

Ø текст,

Ø подпись.

Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому отно­сятся включаемые данные, а также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п. Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты:

Ø наименование организации,

Ø наименование вида до­кумента,

Ø дата,

Ø регистрационный номер,

Ø текст,

Ø подпись,

Ø печать.

В делопроизводстве предприятия чаще всего состав­ляются справки, подтверждающие работу и оплату тру­да сотрудников. Руководство предприятия обязано вы­давать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, ква­лификации, времени работы и размера заработной пла­ты (ст. 40 КЗоТ РФ).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имею­щих адресные данные предприятия и трафаретный текст, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные дан­ные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Справки начинаются с указания в именительном па­деже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставле­ния справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подпи­сания, подпись и печать. Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоя­щая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что... действительно работает....» и т.д. Организация, в которую предоставляется справка, обяза­тельно указывается в ее тексте. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, состав­ляемая по запросу руководства и содержащая информа­цию по производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними до­кументами. Справки, предназначенные для руководите­ля предприятия и не выходящие за его пределы, состав­ляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организа­ций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изло­женные в справке. Если необходимо включить в справку сведения по не­скольким вопросам, текст ее делится на разделы, коли­чество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адреса­ту, второй — подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руко­водителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

		Домашнее задание № 16.Составьте справку.