Розділ 2 Системний підхід як метод керування
Організація як система
Термін «система», як відомо, грецького походження й має багато значень: сполучення, організм, устрій, організація, союз, лад, що керує орган. Дослівно його переводять як вчення про будівництво.
Метафоризация слова «система» була почата ще Демокритом. У своїх міркуваннях він відзначав, що мова складається з імен, імена - зі слів (комплексів), комплекси - з букв або неподільних частин (елементів).
В античній філософії термін «система» зв'язували з упорядкованістю й цілісністю об'єктів природи. У творах Платона й Аристотеля приділялася увага особливостям системи знання й системі елементів світобудови.
И. Канту належить пріоритет чіткого усвідомлення системності науково-теоретичного знання й виявлення конкретних процедур і коштів створення системного знання. И.Г. Ламберт затверджував, що «усяка наука, як і її частина, з'являється як система, оскільки система є сукупність ідей і принципів, що може трактувати себе як ціле. У системі повинні бути субординація й координація».
Сучасні дослідники продовжують розвивати ідеї своїх попередників. Так, фізіолог П.К. Анохін у відомій роботі «Теорія функціональної системи» (1970) привів 12 формулювань поняття «система», даних різними авторами. У підручнику В.Н. Волковій і А.Л. Денисова «Основи теорії систем і системного аналізу» (1999) автори говорять уже про 30 визначення поняття «система». Зараз таких формулювань значно більше. Аналіз численних визначень свідчить про зміни поняття «система» як за формою, так і по втримуванню.
З деяких часток умовності всі поняття «системи» можна поділити на три групи.
Визначення, що належать до першої групи, розглядають систему як комплекс процесів, явищ і зв'язків між ними, які існують об'єктивно, незалежно від спостерігача.
Визначення другої групи розглядають систему як інструмент, спосіб дослідження процесів і явищ. Спостерігач, маючи перед собою ціль, конструює систему як якесь абстрактне відображення реальних об'єктів.
Третя група визначень представляє компроміс між двома першими. Система тут - штучно створюваний комплекс елементів (людей, процедур, технологій, наукових теорій і т.д.), призначений для рішення складного організаційного, технічного, економічного завдання. Отже, тут спостерігач не тільки виділяє систему із середовища, але й створює, синтезує її.
Поняття «система» широко використовується як у наукових дослідженнях, так і в повсякденному житті. Цей термін також є відбиттям деякої об'єктивної реальності. Існує велика кількість визначень системи, що охоплюють різні ознаки об'єктів, розглянутих як системи.
Поняття «система» стало термінологічною основою побудови теорії систем. Трактування цього поняття має різні варіанти. Приведемо приклади деяких з них.
1. Система - це об'єктивна єдність закономірно зв'язаних один з одним предметів, явищ, а також знань про природу й суспільство.
2. Система - це комплекс елементів, що перебувають у взаємозв'язку.
3. Система - це безліч елементів з відносинами між ними й між їхніми атрибутами.
4. Система є відбиття у свідомості суб'єкта властивостей об'єктів і їхніх відносин у рішенні завдання дослідження, пізнання.
5. Система - це сукупність взаємозалежних елементів, що становлять деяке цілісне утворення, що має нові властивості, відсутні в її елементів.
Утримування наведених понять для опису лише одного терміна показує, що кожний з авторів має своє відношення до даного терміна.
Як елемент системи розглядається об'єкт, відносно самостійний і не підлягаючому подальшому розчленовуванню на даному рівні розгляду, що виконує певні функції, що перебуває у взаємозв'язку з іншими об'єктами, що становлять систему.
Підсистема – це набір автономних елементів усередині системи (економічних, технічних, правових, організаційних). Системи класифікуються за ознаками, які характерні наступним підсистемам: технічна, біологічна, соціальна.
Технічна системавключає верстати, устаткування, комп'ютери й інші працездатні вироби, що мають інструкції для користувача й використовувані ім. Набір рішень у технічній системі обмежений, і їхні наслідки звичайно визначені. Рішення носять формалізований характер і виконуються в строго певному порядку, наприклад, порядок включення й роботи з комп'ютером. Професіоналізм фахівця, що приймає рішення, визначає якість прийнятого й виконаного рішення.
Біологічна системавключає флору й фауну планети, у тому числі відносно замкнуті біологічні підсистеми, наприклад мурашник, людський організм, у яких людина приймає рішення. Альтернатив рішень у біологічній системі небагато через повільний еволюційний розвиток тваринного й рослинного миру. Наслідку рішень у біологічних підсистемах іноді виявляються непередбаченими. У таких підсистемах необхідна розробка декількох альтернативних рішень і вибір кращого з них по яких-небудь ознаках. Професіоналізм фахівця визначається його здатністю знаходити краще з альтернативних рішень.
Соціальна (суспільна) системахарактеризується наявністю людини як об'єкт керування, наприклад родина, виробничий колектив, неформальна організація й навіть одна людина. Набір рішень у соціальній системі характеризується більшим динамізмом як у кількості, так і в коштах і методах реалізації. Це пояснюється високим темпом зміни свідомості людей, а також нюансами в їхніх реакціях на однакові й однотипні ситуації.
Соціальні, біологічні й технічні системи можуть бути: штучними й природними, відкритими й закритими, повністю й частково передбачуваними, твердими й м'якими.
Штучні системистворюються за бажанням людини або якого-небудь суспільства для реалізації задуманих програм або цілей. Наприклад, родина, конструкторське бюро, профспілка, передвиборна об'єднання.
Природні системистворюються природою, людиною або суспільством для реалізації цілей світового співіснування. Наприклад, система світобудови, циклічна система землекористування, стратегія стійкого розвитку світової економіки.
Відкриті системи характеризуються широким набором зв'язків із зовнішнім середовищем і сильною залежністю від її. Наприклад, комерційні фірми, ЗМІ, органи місцевої влади.
Закриті системи характеризуються внутрішніми зв'язками й створюються людьми або компаніями для задоволення потреб і інтересів переважно свого персоналу, компанії або засновників. Наприклад, профспілки, політичні партії.
Детерміновані системифункціонують по заздалегідь заданих правилах, із заздалегідь певним результатом. Наприклад, система навчання студентів в інституті, система реєстрації нових товариств і суспільств.
Стохастические системи характеризуються тим, що вхідні впливи можуть відрізнятися від очікуваних, а результати діяльності не завжди збігаються із запланованими. Це може відбуватися через те, що одні події в організації відбуваються мимо нашої волі ( форс-мажор), інші через частковий непрофесіоналізм персоналу, треті - через складність завдання або новизни інформації. Наприклад, науково-дослідні підрозділи, венчурні компанії, гра в рулетку.
М'які системимають високу чутливість до зовнішніх і внутрішніх впливів, а в слідстві цього слабку стабільність. Наприклад, система котирувань цінних паперів, колектив творчих працівників, нові організації, дитина в родині.
Тверді системи— це системи, засновані на високому професіоналізмі невеликої групи керівників і налагодженої технології керування й виробництва. Вони мають велику стабільність до зовнішніх і внутрішніх впливів, повільно реагують на слабкі впливи. Наприклад, авторитарні державні режими, компанії з лінійною або зіркоподібною схемою організаційних відносин, а також компанії із пріоритетом влади в організаційній культурі - символ «павук» на логотипі.
Системи можуть бути простими й складними, активними й пасивними.
Велике значення в керуванні складними системами здобуває гомеостат, механізм саморегулювання й самоосвіти системи, що дозволяє їй протистояти збурюванню ззовні або перебудовуватися з метою самозбереження. У зв'язку із чим керування повинне опиратися на природні процеси саморегулювання соціуму.
Кожна організація повинна мати всі ознаки системи. Випадання хоча б одного з них неминуче приводить організацію до ліквідації.
У сучасній літературі виділяють такі ознаки систем, як:
безліч складових її елементів;
єдність головної мети для всіх елементів;
наявність зв'язків між ними;
наявність структури й иерархичности;
відносна самостійність;
наявність керування цими елементами.
виділяють деякі обмежувальні властивості, який повинна володіти «правильна» система. Така правильна система в кожному разі буде проявлятися саме як система, тобто об'єкт із системними властивостями, а отже, до нього будуть застосовні методи системного аналізу. Отже, таких властивостей усього чотири:
1. Детермінованість – поводження (реакція) системи однозначно залежить від значень вхідних параметрів. Наявність у системі чітких причинно-наслідкових зв'язків як у статиці, так і в динаміку. Детермінованість дозволяє застосовувати науковий підхід при дослідженні систем. Незважаючи на те, що якийсь час у повсякденній моді була теорія хаосу, у її рамках також вивчаються строго детерміновані системи.
2. Синергетичность – ціле (система) є більшим, ніж проста сума складових його частин, що дозволяє розглядати систему у вигляді ефективної структури зі складових її компонентів. Синергетичность систем часто зв'язують із характеристиками самоорганізації й навченості систем.
3. Повнота й несуперечність – правильна система повинна бути повна (достатня для виконання своїх функцій і досягнення своїх цілей) і несуперечлива (не повинне бути суперечливих цілей у всієї системи).
4. Иерархичность – компоненти (елементи) системи можуть самі розглядатися як системи (підсистем), а сама система може бути підсистемою системи більше високого рівня. Розподіл системи на підсистеми може бути нічим не обмежене, а властивість иерархичности вказує на те, що системи можуть вибудовуватися в ієрархії в рамках системи.
Перераховані властивості є системоопределяющими, оскільки кожна правильна система детермінована, синергетична, повна й несуперечлива, а також має внутрішню ієрархію над своїми елементами. Однак існують інші властивості, якими можуть володіти системи. Такі властивості краще називати «характеристиками». Для різних типів систем можуть бути різні набори характеристик, тому не може бути замкнутого набору характеристик. Проте, можна виділити характеристики, які можуть бути властиві різним типам систем. До них ставляться наступні:
1) Адаптивність – прагнення до стану стійкої рівноваги, що припускає адаптацію параметрів системи до параметрів, що змінюються, зовнішнього середовища.
2) Надійність – комплексна характеристика системи, що визначає її здатність функціонувати, зберігаючи свої параметри в певному діапазоні, протягом тривалого часу.
3) Цілісність – первинність цілого стосовно частин. Не елементи становлять систему, а система складається з елементів, які виділяються з її в рамках системного аналізу.
4) Эмерджентность – мети (функції) компонентів системи не завжди збігаються із цілями (функціями) системи, при цьому для елементів системи в частині їхньої взаємодії один з одним може порушуватися властивість несуперечності – мети компонентів можуть бути суперечливі один одному, але при цьому мети системи все також повинні бути несуперечливими.
5) Взаємодія й взаємозалежність системи й середовища – система діє в середовищі й залежить від її, так само як і навпаки. Система може обмінюватися із середовищем матерією, енергією й інформацією.
6) Навченість – можливість перенастроювання функцій і цілей системи залежно від зміни параметрів зовнішнього середовища. Система може бути самонавчальної, коли функції й мети перенастроюються на підставі внутрішніх факторів.
7) Цілеспрямованість – існування в системи мети. Це невідкладна властивість, якою повинні володіти всі системи.
8) Динамічність – розвиток системи відбувається в динаміку, тобто змінюється в часі.
Системний характер організації – це необхідна умова її діяльності.
Виділяють три рівні широти аналізу й синтезу компаній:системний, комплексний і аспектний.
Системний підхід вимагає обліку всіх ключових елементів (внутрішніх і зовнішніх), що впливають на прийняття рішень.
Комплексний підхід вимагає складання пріоритетом важливості ключових елементів і обліку найбільш важливих елементів.
Аспектний підхід задовольняється обліком окремих ключових елементів при аналізі або синтезі організаційних утворень.
Системний підхід вимагає найбільших витрат ресурсів і часу; якщо це виправдано, те його використання доцільно. Відповідно, комплексний і аспектний підходи більше дешеві, але збільшується погрішність при обробці недостатніх даних і в результату рішення.
Середовище організації – це комплекс внутрішніх і зовнішніх факторів організації. Розрізняють внутрішнє й зовнішнє середовище організації. Зовнішнє середовище можна розділити на середовище прямого впливу й середовище непрямого впливу.Середовище прямого впливу включає фактори, що безпосередньо впливають на діяльність організації:
а) Постачальники. Постачальниками капіталу в основному є банки, акціонери й приватні особи. Чим краще обстоят справи в даної організації, тим більше шансів одержати кредит на пільгових умовах у постачальників капіталу.
б) Трудові ресурси. Без потрібних фахівців належної кваліфікації не можна ефективно використовувати складну техніку й устаткування.
в) Закони держави. Організації зобов'язані виконувати не тільки федеральні, але й регіональні закони. Державні органи забезпечують примусове виконання законів у сфері своєї компетенції.
г) Споживачі. Споживачі вирішують, які товари й послуги для них бажані, тобто вони визначають напрямки й можливості росту організації. У ринковій економіці діє принцип: "Споживач - король ринку".
д) Конкуренти. Керівництво підприємства повинне розуміти, що незадоволені потреби споживачів створюють вільні ніші на ринку для конкуруючих організацій.
Середовище непрямого впливу складається з факторів, які не роблять прямого й негайного впливу на діяльність організації:
а) Стан економіки країни. Керівництво організації, особливо при виході на міжнародний ринок, повинне враховувати економічну ситуацію в тій країні, у якій поставляє свій товар, або з якої організація має ділові відносини. Стан світової економіки впливає на вартість ресурсів і здатність покупців здобувати товари й послуги. Якщо в економіці прогнозується спад, то необхідно зменшити запаси готової продукції, щоб перебороти труднощі збуту, крім цього варто врахувати збільшення або зменшення ставки відсотка на позики, можливе коливання курсу долара або інших твердих валют.
б) Науково-технічний прогрес. Технічні нововведення підвищують продуктивність праці, сприяють поліпшенню якості продукції, а також розширюють можливі області застосування товарів. Поява таких високих технологій, як комп'ютерна, лазерна, мікрохвильова, напівпровідникова, а також використання атомної енергії, синтетичних матеріалів, мініатюризація приладів і виробничого встаткування впливають на розвиток і діяльність організації.
в) Соціокультурні фактори. Це, насамперед, життєві цінності й традиції, звичаї, установки, які впливають на діяльність організації.
г) Політичні фактори. До них ставляться: економічна політика адміністративних органів держави, тобто система оподатковування, пільгові торговельні мита, законодавство про захист споживачів, стандарти на безпеку продукції й стандарти по екології. Для організації, що здійснює міжнародну діяльність, істотне значення має політична стабільність даної держави, а також установка з його боку спеціальних мит на імпорт товарів, експортних квот і т.д.
д) Відносини з місцевим населенням. Характер відносин з місцевою громадою є дуже важливим для обліку й планування в будь-якій організації. Так, у кожній громаді існують свої специфічні закони й установки з питань бізнесу й ведення ділових відносин з іншими організаціями й установами. Іноді для підтримки гарних відносин із громадою необхідні фінансування й підтримка її соціальних програм, а також добродійна діяльність по багатьом напрямкам.
Система керування організації - одне із ключових понять Теорії організації, тісно пов'язане із цілями, функціями, процесом керування, роботою менеджерів і розподілом між ними повноважень на виконання певних цілей. Усяка система, у загальному виді, має вхідний вплив, систему обробки, кінцеві результати й зворотний зв'язок.
Керування – це процес впливу на систему з метою підтримки заданого або перекладу її в новий стан.
Система керування включає:
механізм такого впливу;
сукупність всіх елементів, підсистем і їхніх взаємозв'язків, а також процесів, що забезпечують функціонування організації в заданому напрямку.
При цьому будь-яка система керування повинна мати чотири основних елементи:
1. Вихід основної системи.
2. Сприймаючий устрій, що вимірює й передає інформацію про стан виходу.
3. Канал зворотного зв'язка.
4. Блок керування, що порівнює фактичний і заданий вихід і якщо буде потреба що виробляє керуючий вплив.
У цей час у складі системи керування організації виділяють наступні підсистеми:
а) структура керування;
б) техніка керування;
в) функції керування;
г) методологія керування.
При цьому, систему керування можна розглядати як з позиції статики, тобто як якийсь механізм (механізм керування), так і з позиції динаміки, як управлінську діяльність.
Структура й техніка керування є елементами механізму керування й включають себе відповідно:
функціональну й організаційну структуру, схему організаційних відносин, професіоналізм персоналу;
комп'ютерну й оргтехніку, меблі, канали передачі інформації (мережі зв'язку), систему документообігу.
Процес керування, як елемент управлінської діяльності, містить у собі: систему комунікацій, розробку й реалізацію управлінських рішень, інформаційне забезпечення.
Методологія ж містить у собі мети, закони, принципи, методи й функції, технології керування й практику управлінської діяльності.
Основним завданням системи керування організації ставиться формування професійної управлінської діяльності. Як процес управлінська діяльність - це сукупність дій, що веде до утворення й удосконалювання зв'язків між частинами системи. Як явище - це об'єднання елементів (мети, програми, кошти) для реалізації місії організації. Управлінська діяльність розглядається, як синтез науки й мистецтва. Наукова частина управлінської діяльності складається із прагматичных управлінських технологій, правил, закономірностей, тобто мало залежить від особистості керівника. Мистецтво ж, у даному контексті, являє собою використання менеджером свого творчого початку, інтуїції, суб'єктивного досвіду, здорового глузду й т.д. Тут спостерігається пряма залежність від особистих якостей керівника, причому такі якості, як здоровий глузд і інтуїція, точніше їхня присутність у більшому або меншому ступені, практично є вродженою особливістю даного суб'єкта.