Управління формальними групами

Ф

ормальні групи — це такі утворення в межах організації, які ство­рюються за рішенням керівництва для виконання певних виробничих або управлінських функцій. Під формальною організацією розуміють модель поведінки та стосунків, яка передбачена заздалегідь та на законних підставах планується для членів організації. Формальна організація починає своє існу­вання тоді, коли з'являється узгоджена і загальновизнана процедура "узако­нення" плану діяльності (поведінки) організації. Керівництво створює групи через виробничу необхідність, коли здійснює розподіл праці по горизонталі (підрозділи) та по вертикалі (рівні управління). В організаціях існує три типи формальних груп:

1. Група керівника (командна група).

2. Виробнича (робоча) група.

3. Комітет.

Командна група керівника складається з керівника та його безпосередніх підлеглих, які, в свою чергу, також можуть бути керівниками (президент компа­нії та віце-президенти).

Виробничі (робочі) групи складаються з осіб, які разом працюють над одним завданням (виробнича бригада).

Комітети — це особливі види груп, яким надані повноваження для вико­нання певного завдання або комплексу завдань (ради, комісії, цільові групи тощо). Комітети в організаціях зустрічаються повсюдно і створюються най­частіше для вирішення конфліктних ситуацій, генерації ідей, рекомендації пев­ного плану дій тощо. Біхевіористи рекомендують створювати відносно невеликі комітети, оскільки їх розміри впливають на якість групового рішення і мож­ливості спілкування його членів. Комітети можуть мати лінійні та штабні повноваження. В управлінській практиці зустрічаються спеціальні та постійні комітети.

Спеціальний комітет — це тимчасова група, сформована для досягнен­ня певної мети чи виявлення певної проблеми.

Постійний комітет — перманентно (безперервно) діюча група всередині організації, яка має конкретну мету (наприклад, рада директорів).

Більшість теоретиків і практиків менеджменту рекомендують використову­вати комітети у випадках, коли група здатна виконати роботу ліпше, ніж одна особа, або коли організація, передаючи всю владу в руки однієї людини, піддає себе значному ризику. Наведемо кілька прикладів ефективного використання комітетів:

1. Проблема вимагає чималого досвіду в певній галузі (наприклад, консуль­тативна допомога директору в умовах диверсифікації виробництва).

Розділ IV

СОЦІАЛЬНО-ПСИХОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ КЕРІВНИЦТВА

Тема 12

УПРАВЛІННЯ ГРУПАМИ

2. Передбачуване рішення може бути непопулярним, а використання коміте­ту як органу групового прийняття рішення може послабити невдоволення персоналу.

3. Необхідність координування роботи різних підрозділів.

4. Недоцільність і небажаність зосередження влади в одних руках.

5. Колективне прийняття рішення може піднести дух організації, і комітет здатний залучити підлеглих до процесу прийняття рішення.

Критичні зауваження стосовно діяльності комітетів пов'язані, як правило, з помилками, яких припускаються керівники організацій при створенні та забезпеченні функціонування груп. Теоретики та практики менеджменту найчастіше згадують такі типові помилки стосовно комітетів:

•/ відсутність чіткого описання прав та обов'язків комітету;

•/ неоптимальна чисельність комітету;

•/ сповільнене прийняття та виконання рішення тощо.