Мова службових документів повинна відповідати наступним вимогам
1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.
2. Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні («належний», «вищевказаний» та ін.).
3. Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.
4. Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад «з метою надання допомоги», «у порядку надання допомоги».
5. Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.
6. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.
Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.
Текст документа повинен бути точним, тобто він не має містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.
Текст складається з таких логічних елементів:
· Вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші).
· Доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали).
· Закінчення (формулюється мета заради якої складено документ).
Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, – складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.
Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.
При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація. Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.
Рівні стандартизації документів. За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.
Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.
Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.
Типізація текстів – процес створення тексту – зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.
Трафаретизація текстів– процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну та змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.
У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол ). В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова). Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів:
- дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та
-індуктивний у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.
Правила підготовки тексту документа. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії ).
Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером (без знаку №). Наприклад: «Таблиця 6 – Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.
Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту. Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 – телеграми, телефонограми, листи, довідки. Заголовок формулює складач документа. У ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів. Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» (про що йдеться в документі). Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки», «Про надання приміщення в оренду». Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.
Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа. Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою: «Додаток: на 5 арк. у 3 прим.». Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: «Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.». Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.
Доручення– це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні дії. Доручення можуть видаватися на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, на представництво в органах суду, на розпорядження майном, здійснення банківських операцій тощо. Розрізняють офіційні й особисті доручення. Офіційні доручення оформлюються організацією, підприємством тощо. Вони, у свою чергу, поділяються на разові, спеціальні й загальні. Разове доручення видається на виконання одноразової дії, найчастіше на отримання товарно-матеріальних цінностей. Спеціальне доручення уповноважує службову особу на здійснення (у межах певного періоду часу) однотипних вчинків, наприклад: представництво в органах суду, здійснення господарських, транспортних, банківських операцій. Загальне доручення засвідчує право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням майном.
Реквізитами офіційного доручення є:
1. Штамп назви організації, що видає доручення (позначена на бланку або на штампі, проставленому у верхньому лівому куті аркуша);
2. Назва виду документа (Доручення);
3. Номер доручення і дата видачі;
4. Текст, що містить такі дані:
- посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення;
- назва організації, від якої мають бути отримані товарно-матеріальні цінності;
- номер і дата супровідного документа (наряду, рознарядки тощо);
- термін дії доручення;
- назва документа, що посвідчує особу одержувача цінностей (паспорт, посвідчення);
5. Зразок підпису особи, якій видано доручення;
6. Підписи службових осіб, що видали доручення;
7. Печатка організації, що видала доручення.
Особисті доручення передають повноваження однієї особи іншій. Як правило, це доручення на одержання заробітної плати, поштового переказу тощо. Підпис довірителя має бути завірений керівником організації, установи або підприємства, де він вчиться або працює. Текст особистого доручення пишеться у довільній формі.
Реквізитами особистого доручення є:
1. Назва виду документа (Доручення);
2. Текст, що містить такі дані:
- посада, прізвище, ім’я, по батькові довірителя, а також особи, якій видається доручення;
- зміст дій;
- назва організації, де виконуються операції;
- назва документа, що посвідчує особу одержувача цінностей (паспорт, посвідчення);
3. Підпис довірителя;
4. Дата написання документа та дата засвідчення підпису;
5. Печатка.
Розписка – це документ, який підтверджує отримання документів, грошей, товарів тощо.
Реквізити:
1. Назва виду документа (Розписка);
2. Текст:
- прізвище, ім’я, по батькові і посада того, хто дає розписку;
- прізвище, ім’я, по батькові і посада того, кому дається розписка;
- перелік того, що передається;
3. Дата;
4. Підпис отримувача.
5. Завірення підпису (у приватній розписці).
Для матеріальних цінностей повинне даватися повне найменування, кількість отриманих предметів. Грошові суми обов’язково вказуються цифрами і прописом.
Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.
Доповідна записка – це документ, у якому викладається інформація про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану роботу. Вона може містити пропозиції, висновки, прохання автора. Внутрішні доповідні записки адресуються керівнику установи чи підрозділу, де працює укладач, зовнішні – керівнику вищої організації (установи). Складається цей документ за вказівкою керівника або з ініціативи автора.
Пояснювальна записка – це документ, який з’ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.
Реквізити службових записок (доповідної та пояснювальної):
1. Назва структурного підрозділу;
2. Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка (у давальному відмінку));
3. Адресант (посада, прізвище ім’я та по батькові (або ініціали) укладача (у родовому відмінку без прийменника від));
4. Назва виду документа (Службова записка / Пояснювальна записка / Доповідна записка);
5. Дата (може бути індекс, місце видання і заголовок до тексту, тобто стислий зміст тексту);
6. Текст: описова частина і пропозиції;
7. Додаток (якщо є);
8. Підпис (з розшифруванням – в офіційних).
Якщо службова записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють. Пояснювальні і доповідні записки особистого характеру, які діють в межах установи, мають дату складання в кінці документа. Вони відрізняються відсутністю реквізиту, що позначає назву структурного підрозділу (вгорі ліворуч).
Протокол– документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і хід засідань, нарад, зборів, конференцій тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протокол ведеться під час засідання колегіального органу.
За способом і повнотою запису протоколи поділяються на такі групи:
1. Стислі, у яких фіксуються лише ухвали.
2. Повні, які містять виступи і ухвали.
3. Стенографічні, у яких усі виступи записано дослівно.
Реквізити протоколу:
1. Назва виду документа (Протокол).
2. Порядковий номер протоколу.
3. Назва зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата, місце проведення зібрання.
6. Текст, в якому зазначається:
- склад учасників, якщо учасників багато, то вказується лише кількість присутніх і додається до протоколу реєстраційний лист;
- посади, прізвища, ініціали керівників зібрання (голови, секретаря, членів президії).
- порядок денний, якій містить питання, які виносяться на обговорення.
- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок (якщо треба).
7. Підписи керівників зібрання (голови і секретаря).
Питання порядку денного повинні формулюватися в одному відмінку. Найчастіше використовується називний відмінок.
Витяг з протоколу – це копія частини протоколу. Як правило, у ньому відображається одне із розглянутих на засіданні (зборах) питань і відповідне рішення.
Реквізити витягу з протоколу:
1. Назва виду документа (Витяг з протоколу).
2. Номер відповідного документа.
3. Назва органу, засідання, наради.
4. Дата (переноситься з оригіналу протоколу);
5. Питання і текст з нього;
6. Підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються).
7. Позначка про завірення (у правому верхньому куті аркуша).
Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення та підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
За тематичною ознакою (досить умовно) поділяють кореспонденцію на:
- ділову;
- комерційну.
Комерційні листи фіксують укладення і виконання комерційної угоди. У них вирішуються питання збуту продукції (послуг) і постачання. До чисто комерційних видів ділової кореспонденції належать:
- листи-запити;
- пропозиції;
- листи-рекламації;
- відповіді на ці види листів.
Ділові листи вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів. Ділові листи відрізняються різноманітністю форм: це може бути розписка, повідомлення, запрошення або протокол, рекламний проект, що викладаються на багатьох сторінках.
Ділова кореспонденція завжди має офіційний характер.
За функціональною ознакою ділові листи поділяються на ініціативні листи і листи-відповіді:
1) листи, що потребують відповіді (листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги).
2) листи, що не потребують відповіді (листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-попередження, листи-повідомлення, супровідні листи).
За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Звичайний лист надсилається на одну адресу, циркулярний лист направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило, підпорядкованих інстанцій (організацій).
Діловий лист може відправлятися традиційною чи електронною поштою, факсимільним, телеграфним зв’язком тощо.
За структурними ознаками ділові листи поділяються на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Регламентовані листи вирішують типові питання регулярних економіко-правових ситуацій. При їх складанні використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний формат паперу, реквізити тощо. Регламентовані листи мають чітко визначену структуру – вступ (мотивацію) і основну частину.
Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст. Такий лист, порівняно з регламентованим, є менш формалізованим, може містити експресивні мовні елементи. У нерегламентованих ділових листах також використовуються шаблони, але зловживати ними не варто. У цьому жанрі офіційно-ділового стилю автор може продемонструвати своє вміння користуватися виразними засобами мови і неординарність викладу думок.
За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні та багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання, а багатоаспектний – кілька. Багатоаспектний лист може містити пропозицію, прохання й нагадування одночасно.
Обов’язковими реквізитами ділових листів є такі:
1. Назва організації.
2. Довідкові відомості про організацію.
3. Дата документа.
4. Реєстраційний номер документа.
5. Посилання на номер і дату вхідного документа.
6. Адресат.
7. Текст документа.
8. Підпис.
9. Відмітка про виконавця.
Реквізит «Назва організації» вказує адресанта. Це може бути організація, її структурний підрозділ. Довідкові відомості про організацію включають її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці два реквізити ставляться у верхньому лівому куті аркуша.
Нижче ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами (02.09.2004 р.) або словесно-цифровим способом (17 березня 2004 р.). Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер документа – це його порядковий номер. Він ставиться під датою. Посилання на номер і дату вхідного документа роблять у листах-відповідях.
Адресатом ділової кореспонденції можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові та фізичні особи. Цей реквізит розташовується у правому верхньому куті листа. Назва організації та її структурного підрозділу має форму називного відмінка. Посаду, ім’я особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку. Якщо лист адресований не керівникові підприємства, а іншій посадовій особі, то її посаду і прізвище пишуть після назви підприємства.
Діловий лист відзначається стислістю, звичайно його обсяг не перевищує 1-2 сторінок. Текст ділового листа обов’язково включає звертання до адресата і комплімент – засвідчення ввічливості.
Під текстом ставиться реквізит «Підпис», до якого входять назва посади особи, яка підписала документ, її особистий підпис і його розшифрування. Нижче ліворуч зазначається прізвище виконавця (укладача листа) та його телефон.
Метою інформаційних листів є повідомлення адресата про якісь події чи факти, наприклад про проведення семінару, призначення ділової зустрічі, відвантаження товарів, відкриття філії, зміну адреси підприємства, призначення нового керівника тощо.
Різновидом інформаційних листів є рекламні листи, які містять опис товарів чи послуг.
У листах-відповідях викладається інформація, яку запитував адресант, висловлюється згода на пропозицію (продати товар, надати послуги, взяти участь у заході і т. ін.) або відмова виконати певну дію тощо. У разі негативної відповіді бажано обґрунтувати своє рішення. Для пом’якшення відмови рекомендується використовувати такі етикетні формули:
На жаль, ми не можемо прислати свого представника на цю зустріч.
У відповідь на Ваш лист від ... повідомляємо, що ми, на жаль, не зможемо виконати Ваше замовлення.
Ваша пропозиція надзвичайно цікава, але змушені повідомити Вас, що ми, на жаль, не можемо зараз дати Вам свою згоду.
На превеликий жаль, змушені повідомити Вас про неможливість нашої участі у програмі.
З прикрістю повідомляємо про відсутність необхідного Вам товару.
Дуже прикро, що наша фірма не зможе підтримати Вас у цьому проекті.
Нам дуже шкода, але ми не можемо прийняти Ваші умови.
Вибачте, але ми змушені відмовитись від Вашої пропозиції.
Ми дуже вдячні за люб’язне запрошення взяти участь у роботі комісії, але, на жаль, змушені відмовитись від нього.
Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань. Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу». Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс «К» або «ВК». На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.
Уніфікований наказ – це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки.
До викладу тексту наказу існують певні вимоги. Так, у наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають:
а) на яку посаду;
б) до якого структурного підрозділу;
в) з якого числа оформляється на роботу;
г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).
д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.
У наказах про надання відпустки вказують:
а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)
б) загальна кількість робочих днів.
в) дата виходу у відпустку і повернення
г) період, за який надано відпустку.
У наказах про звільнення працівників зазначають:
а) дату звільнення
б) мотивування
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.
Реквізити наказу:
назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника;
назва виду документу;
номер;
індекс;
дата;
місце видання;
заголовок до тексту;
текст, що складається з двох частин: констатувальної, де констатуються та аналізуються факти, та розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення;
підпис керівника установи;
печатка.
Акт – це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють.
Акт складається кількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:
- вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання);
– констатуючу (викладаються мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).
Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної, ваги певного акта.
Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов’язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.
У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.
Реквізити:
Назва установи.
Гриф затвердження.
Назва виду документа.
Номер та дата складання.
Місце складання.
Заголовок.
Текст.
Підписи.