Аналіз видатків за окремими статтями
1.Аналіз видатків на заробітну плату є особливо важливим в умовах дотримання бюджетною установою завдань щодо заощадливого використання бюджетних коштів, необхідності дотримання нормативів і положень, передбачених законодавством з оплати праці. Проведення аналізу використання фонду оплати праці дає можливість оцінити потребу установи в коштах на оплату праці, її обґрунтованість, визначити повноту використання фонду заробітної плати в цілому по установі та окремо за категоріями персоналу. Вивчення результатів аналізу видатків на заробітну плату дає можливість: впливати на ефективність праці працівників бюджетної сфери; виявляти фактори і визначати їх вплив на зміну виплат з фонду заробітної плати, запобігати нераціональним, необґрунтованим виплатам за рахунок коштів, передбачених кошторисом на оплату праці.
Кожній бюджетній установі доводиться фонд оплати праці. Його величина є лімітом коштів, необхідних для оплати праці працівників за виконання встановленого обсягу послуг (робіт). У кошторисах витрат на поточне утримання бюджетних установ кошти на оплату праці становлять від 50 до 80 % від загальної суми. Аналіз використання фонду оплати праці доцільно здійснювати за двома напрямами: аналіз фонду заробітної плати як економічного елемента витрат й аналіз заробітної плати в складі кошторису витрат бюджетної установи. Таке спрямування аналізу зумовлене особливостями його змісту. У першому випадку вивчається склад витрат і фактори відхилень фактичних витрат за фондом заробітної плати від установленого ліміту в цілому та окремих складових, у другому — характеризується вплив витрат з фонду заробітної плати на виконання кошторису витрат бюджетної установи.
Завданнями аналізу використання фонду заробітної плати є:
– оцінювання обґрунтованості потреби установи в коштах на оплату праці;
– характеристика складу фонду оплати праці за категоріями персоналу, структурними підрозділами і формами виплат;
– визначення повноти використання фонду заробітної плати в цілому по установі та за окремими категоріями персоналу;
– виявлення факторів і вимір їхнього впливу на зміну виплат з фонду заробітної плати;
– характеристика рівня середньої ставки (посадового окладу) і факторів її зміни;
– перевірка відповідності зростання витрат з фонду заробітної плати та обсягу роботи установи або показників ефективності праці;
– вивчення рівня організації оплати праці та запобігання нераціональним виплатам з фонду заробітної плати.
Успішне вирішення перелічених завдань аналізу потребує врахування особливостей організації заробітної плати в бюджетній установі. Серед них визначальною є штатно-окладна система, основними елементами якої є перелік посад у розрізі установ окремих галузей і розмірів місячних окладів за кожною посадою. Крім того, вона передбачає форми стимулювання високої професійної майстерності працівників у вигляді надбавок і доплат до основного посадового окладу, а також виплати премій за особливі успіхи в роботі.
Потреба установи в грошових ресурсах на оплату праці регулюється планом за фондом заробітної плати (кошторисом). Він визначає їхні можливості виконувати визначений обсяг роботи за умови дотримання режиму економії. Тому для об'єктивного оцінювання використання фонду заробітної плати в процесі аналізу необхідно дати характеристику обґрунтованості плану. З цією метою плановий фонд заробітної плати в цілому по установі і за групами працюючих зіставляється з виплатами заробітної плати за попередній рік. При цьому враховується, що фонд заробітної плати планується виходячи з кількості ставок або штатних посад і середнього розміру ставок або посадових окладів. Отже, якщо обсяг роботи установи та умови оплати праці окремих працівників не змінилися, то плановий фонд заробітної плати має відповідати витратам коштів на оплату праці в попередньому році. За наявності відхилень з'ясовуються причини. Розмір їх впливу визначається за даними про зміну середньої кількості ставок (штатних посад) і середньої ставки (окладу) або середньої заробітної плати одного працівника.
Кошти на оплату праці в установах мають використовуватися в межах установленого ліміту (плану) з урахуванням виконання плану за показниками, прийнятими для розрахунку потреби в них (обсяг роботи, чисельність і склад працівників, нормативи утворення фонду заробітної плати тощо). Тому, оцінюючи використання фонду заробітної плати, визначають абсолютне та відносне відхилення.
Абсолютне відхилення являє собою різницю між фактичними виплатами з оплати праці і плановим фондом заробітної плати. Воно визначається в цілому по установі, за окремими категоріями працівників, підрозділами і характеризує повноту використання виділених з бюджету коштів на оплату праці працівників. Для обчислення абсолютного відхилення встановлюються фактори, основними з яких є чисельність працівників (кількість ставок або штатних посад), рівень середньої заробітної плати (середньої ставки або посадового окладу), а також ступінь їх впливу.
Вплив основних факторів на зміну фонду заробітної плати визначається за такими формулами:
∆Фч=∆Чп х Зп(пл);
∆Фз=∆ Зп х Чп(ф),
де ∆Фч, ∆Фз — фактори, що впливають на зміну фонду заробітної плати відповідно за рахунок зміни чисельності працівників і зміни рівня середньої заробітної плати; ∆Чп, ∆Зп — зміна факторних показників відповідно чисельності працівників і рівня середньої заробітний плати; Зп (пл) — плановий рівень середньої заробітної плати, грн; Чп (ф) — фактична чисельність працівників, осіб.
У подальшому фонд заробітної плати необхідно розглянути за іншими напрямами. В установах усіх галузей невиробничої сфери його можна поділити на заробітну плату штатного та позаштатного персоналу, на основну та додаткову. Однак найбільш важливим є вивчення складу і структури фонду заробітної плати за елементами (видами) виплат.
2. У кошторисах бюджетних установ передбачаються видатки на харчування. Їх роль визначається значенням продуктів харчування в здійсненні установами функцій з надання послуг. Продукти харчування є складовою процесу надання послуг, тому головним завданням аналізу є обґрунтування найбільш доцільного використання видатків з метою забезпечення підвищення якості послуг.
Обсяг продуктів харчування визначається виходячи з:
– чинних норм харчування;
– кількості днів харчування;
– контингенту людей, які харчуються.
Однак обсяг видатків, їх призначення, організація витрачання коштів на харчування в різних установах мають свої особливості.
Особливе значення видатки на харчування мають у лікарнях і дитячих дошкільних закладах. У дитячих дошкільних закладах вони визначаються за нормами харчування диференційовано за типами установ і тривалістю перебування дітей в них протягом дня, в лікарнях — виходячи з середньорічної кількості ліжок, їх профілю, кількості днів функціонування одного ліжка та норм видатків на харчування на одного хворого в день.
Особливістю видатків на харчування є те, що вони безпосередньо пов'язані з турботою держави про збереження та поліпшення здоров'я людей. У лікарняних установах вони виступають як лікарський засіб і спрямовані на відновлення здоров'я хворих. Тому порушення встановлених норм видатків на харчування неприпустиме, а їх економія позбавлена сенсу.
У процесі аналізу також слід звертати увагу на дотримання встановленого набору продуктів харчування.
Отже, основними завданнями аналізу видатків на харчування є:
– оцінювання повноти забезпечення установи фінансовими ресурсами на придбання продуктів харчування;
– оцінювання повноти використання кошторисних призначень за видатками;
– характеристика дотримання грошових і натуральних норм видатків;
– вивчення факторів, які впливають на повноту виконання кошторису за видатками;
– виявлення причин порушень щодо встановленого набору продуктів харчування.
При цьому враховується організація харчування в різних установах. Так, хворі, діти в дошкільних закладах, учні шкіл з подовженим днем і шкіл-інтернатів обслуговуються харчоблоками, які є структурними підрозділами окремих установ.
Видатки на харчування відносяться до таких, що залежать від обсягів роботи. Тому, оцінюючи вплив виявлених факторів відхилень фактичних видатків від передбачених за кошторисом, необхідно виділити абсолютне та відносне відхилення (недовитрачання або перевитрачання). Перевірці підлягає також достовірність меню-вимоги на відпуск продуктів харчування зі складу на кухню. При цьому звертається увага на відповідність чисельності тих, хто забезпечується харчуванням за даними меню-вимоги та листка щоденного обліку хворих і ліжкового фонду.
За даними накопичувальних відомостей на списання продуктів харчування, які складаються на підставі меню-вимог, необхідно проаналізувати дотримання натуральних норм харчування, щоб оцінити видатки з погляду дотримання встановленого набору продуктів харчування.
3. До капітальних видатків відносять видатки на капітальний ремонт будівель і споруд й видатки на придбання основних засобів.
Капітальний ремонт будівель і споруд — це заміна або відновлення окремих застарілих їх елементів, що дає можливість надалі експлуатувати будівлі та споруди в придатному стані. Асигнування на його проведення виділяють у разовому порядку на підставі переліку робіт, що підлягають першочерговому виконанню згідно з актами дефектів і технічною документацією.
Обов'язковою умовою виділення коштів на капітальний ремонт і проведення аналізу видатків на його здійснення є наявність проектно-кошторисної документації, в якій зазначено об'єкти, обсяг і характер роботи з капітальної ремонту. При проведенні аналізу враховується, в який спосіб виконується капітальний ремонт — підрядний чи господарський. У разі підрядного способу вивчаються повнота й обґрунтованість розрахунків з підрядниками за виконані роботи і передання матеріалів за рахунок кошторису установи; у разі господарського способу увага акцентується на оцінюванні використання трудових і матеріальних ресурсів. Від рівня цих видатків залежить ефективність використання витрат на капітальний ремонт.
Аналіз видатків на капітальний ремонт починається із загальної характеристики виконання кошторису витрат. При цьому фактичні витрати порівнюються з витратами, передбаченими у кошторисі. Також вивчаються витрати за об'єктами ремонту і видами робіт, що дає можливість контролювати цільове використання видатків .
Аналізуючи фактори, що впливають на зміну витрат на ремонт, зважають на те, що витрати заробітної плати залежить від кваліфікації працівників і рівня оплати їх праці (розцінок), а витрати на матеріальні цінності, використані на ремонт, - від вартості їх придбання та дотримання норм витрат на ремонт роботах.
Для аналізу витрат на капітальний ремонт використовується така інформація: проектно-кошторисна документація, акти на виконання роботи і списання матеріалів. Для того щоб результати аналізу були достовірними, на місці робіт доцільно проводити спеціальні перевірки правильності відображення інформації. Причини відхилень практичних витрат від норм вивчаються за пояснювальними записками виконавців робіт.
Аналіз витрат на капітальний ремонт передбачає також загальну оцінку доцільності виділення на це завдання коштів і використання їх установою. Виділення бюджетній установі коштів у малих розмірах уможливлює комплексне оновлення будівель і споруд. Доцільно здійснювати разове виділення у розмірах, що дозволяють провести одночасно всі роботи з капітального ремонту будівель і споруд або достатніх для нового будівництва.
4.Інші статті кошторису включають витрати установи на придбання обладнання, інвентарю, м'якого інвентарю, одягу, медикаментів і перев'язувальних матеріалів, книг для бібліотек. Особливості їх аналізу викликані тим, що витрати бюджетних коштів пов'язані з придбанням товарно-матеріальних цінностей тривалого використання, застосовуваних у процесі обслуговування певного контингенту населення. Тому потреба в них у процесі надання послуг є критерієм оцінки необхідності та доцільності їх придбання.
У дитячих дошкільних установах асигнування на придбання обладнання та інвентарю використовуються для закупівлі меблів, ліжок, кухонних і столових наборів; у школах та інших навчальних закладах — інвентарю та обладнання для навчальних і господарських цілей; в установах охорони здоров'я — медичного обладнання, апаратів, приладів та інструментів, предметів догляду за хворими, спеціальних меблів і посуду, необхідного для лікування хворих. Розмір асигнувань установлюється з урахуванням наявного обладнання та інвентарю та переліку основних предметів, необхідних для придбання, згідно з планом матеріально-технічного постачання і нормативами фондозабезпеченості.
У процесі аналізу витрат на придбання обладнання та інвентарю перелік фактично придбаних предметів зіставляють з переліком, визначеним під час обґрунтування кошторису. За встановленими відхиленнями оцінюється здійснення витрат за цільовим призначенням.
У звітах бюджетних установ освіти вказують навчальні витрати. До їх складу залежно від типу закладу включають витрати на: придбання лабораторного посуду, паперу, хімікатів, матеріалів для трудового навчання, класних журналів; на оплату праці кваліфікованих робітників, інженерно-технічних працівників з навчання школярів на виробництві.
У ВНЗ до цієї групи включають витрати, безпосередньо пов'язані з організацією навчальних занять учнів підготовчих відділень і факультетів, а також занять студентів денної форми навчання. Сюди відносять витрати на: друкування навчальної і методичної літератури, матеріалів для навчального процесу, а також різних форм, бланків, звітів; на придбання навчальних матеріалів та ін.
У процесі аналізу виявляється склад витрат на навчальні цілі, відповідність їх цільовому призначенню, рівень забезпеченості установ навчально-методичними матеріалами, їх збереженість та ефективність використання.
Аналіз витрат на придбання м'якого інвентарю та одягу виконують за групами: постільна білизна, спецодяг, спортивна форма. При цьому враховуються норми постачання і терміни використання, наявність їх на складі та в експлуатації, можливість дбайливого використання.