Зм. модуль5. Організація роботи з документами

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з гопань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.

Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

особисті та особові документи працівників;

організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації -стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організашйно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).

2. Особова справа

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.

Особова справа складається з таких документів:

1) додаток до особового листка з обліку кадрів;

2) особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см;

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення за звільнення працівника або виписки з цих наказів;

9) матеріали проведення атестації;

10) опис документів.

Автобіографія складається у довільній формі. Можна у вигляді таблиці-анкети.

І. Конфіденційна інформація. 1. Прізвище, ім'я, по батькові.

2. Адреса.

3. Телефон.

4. Дата народження.

5. Сімейний стан.

6. Діти (кількість та вік).

7. Володіння мовами.

8. Комп'ютерна грамотність,

9. Область спеціалізації.

II. Освіта (у хронологічному порядку).

1. Час освіти.

2. Назва учбового закладу.

ІІІ. Трудова діяльність (у хронологічному порядку).

1. Період роботи.

2. Місце роботи.

Якщо для інофірми, то починаємо хронологію ВІДПОВІДНО з останнього місця навчання (роботи).

Рекомендаційний лист - це документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей робітника.

Як правило складається з:

1. Назви документа.

2. Анкетних даних (прізвище, ім'я, посада, вчена ступінь, звання, дата народження, освіта).

3. Дані про трудову діяльність (спеціальність, строк роботи на даному підприємстві, рівень професійної майстерності та ін.)

4. Характеристики, де розглядаються відношення до роботи, відношення у трудовому колективі, згадуються міри заохочення.

5. Висновки.

За додатковою інформацією можна звернутися за телефоном:

Підпис - безпосереднім керівником робітника (не завіряється печаткою);

- керівником підприємства (завіряється круглою печаткою).

Заява про прийняття на роботу (у довільній формі). Повинна включати реквізити:

назва організації, посада, прізвище, ініціали посадової особи, яка має право приймати на роботу;

відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса);

назва виду документа;

текст;

перелік доповнень із вказівкою кількості сторінок;

дата заяви;

підпис заявника.

До особової справи можуть бути внесені також довідки - об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний. Усі вони підшиваються.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у "кишеньці" на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

Розглянемо оформлення обкладинки особової справи Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку і переплести.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.

Доступ до особових справ повинне бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яку рекомендується вести за наведеною у додатку __ формою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення. Особова справа повертається на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи.

Трудовий договір є угодою між працівником і власником підприємства або уповноваженим органом, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуватися внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства зобов'язується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Трудовий договір укладається на:

невизначений термін;

на визначений термін за угодою сторін;

на час виконання певної роботи..

Укладається в усній чи письмовій формі.

Особлива форму договору - контракт, у якому термін його дії, права, обов'язки, відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання - встановлюються за угодою сторін. Укладається у письмовій формі у 2-х примірниках. За 2 місяці до закінчення терміну чинності контракту може бути продовжено або укладено на новий термін. Типова форма контракту затверджена наказом Мінпраці від 15.04.94 р. № 23, зареєстрована в Міністерстві юстиції України.

Згідно постанови Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 р. № 170 "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" 15 квітня 1994 р. наказом Міністерства праці України № 23 була затверджена, а 28 квітня 1994 р. Міністерством юстиції за № 84/293 зареєстрована типова форма контракту з робітником.

Коментарі до заповнення типової форми контракту

Робітник приймається, якщо є засновником чи особою, що вклала яку-небудь суму у розвиток підприємства. В усіх інших випадках робітника наймають.

Згідно ст.27 КЗОТ України, випробувальний термін може бути 3 місяці, в окремих випадках за домовленістю з профспілками - б місяців.

Необхідно вказати всі функціональні обов'язки, які співробітник повинне буде виконувати, займаючи відповідну посаду.

Може бути додана посадова інструкція.

П.6. Якщо працівник приймається на посаду, де є загроза здоров'ю, треба обумовити додаткові пільга:

скорочений робочий день, що не впливає на розмір заробітної плати (п.2 ст.51 КЗОТ України);

додатковий вихідний; додаткова відпустка;

матеріальна Компенсація.

П.8. Згідно ст.50 КЗОТ України, подовженість робочого дня не може бути більше 40 годин у неділю. Тому, якщо немає чітких границь початку та кінця робочого дня на підприємстві, користуються формулюванням: "ненормований робочий день, але не більш як 40 годин на тиждень".

П.9. Розміри виплат, що гарантуються контрактом, не можуть бути меншими, ніж це визначено діючим законодавством (мінімум).

У більшості випадків на приватному підприємстві робітник отримує відсотки від затолоченої угод. І чи проданого товару, тому п.9 може виглядати так: "За виконання обов'язків, передбачених цим контрактом, працівнику встановлюється __% від (зміст роботи)".

п.,12. Якщо за умовами контракту передбачено переїзд робітника в іншу місцевість, то визначаються гарантії та компенсації такого переїзду, умови, забезпечення житлом чи оплати за наймання житла.

П.18. До причин розірвання контракту відносять: оголошення інформації, що є конфіденційною;

серйозні помилки, що привели до втрати прибутку підприємства та ін.

П.19. Згідно ст.44 КЗОТ України, у випадку, коли (якщо):

робітник відмовився від переїзду в іншу місцевість разом із підприємством чи відмовився від продовження роботи у зв'язку із зміною умов праці (п.6 ст.Зб КЗОТ України);

проведене скорочення чисельності чи штату робітників (п. 1 ст.40);

робітник звільнений у невідповідності до посади, що займалася (п.2 ст.40);

відновлений на робочому місці робітник, що виконував роботу раніше (п.6 ст.40) робітникові виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку.

Якщо робітника призивають до лав армії (п.З ст.36), йому виплачується не менше 2-х місячного середнього місячного заробітку. 3. Накази за особовим складом

Кадрові накази регламентують питання:

прийняття на роботу, переведення на іншу посаду; надання відпустки; виплата винагороди; накладання штрафу; відрядження; звільнення.

У наказах про прийняття на роботу відмічають:

посаду;

відділ (структурний підрозділ);

з якого числа прийнятий;

вид роботи: - постійна;

- з випробувальним терміном;

- із стажуванням;

тимчасова: - по сумісництві;

на певний термін.

У наказах про переведення відмічають:

вид переведення;

мотивацію.

У наказі про надання відпустки відмічають:

вид відпустки: основна, додаткова, творча, у зв'язку із тимчасовою

непрацездатністю без зберігання заробітної плати;

кількість робочих днів;

дату початку та закінчення відпустки;

за який період роботи надається відпустка.

У наказах про звільнення відмічають:

дату звільнення;

причину звільнення, згідно КЗОТ.

У кінці пункту вказують причину, що привела до написання цього наказу "Підстава".

Останній пункт - покладення контролю за виконанням наказу.

Накази про нагороду та накладення штрафів складаються за типом адміністративних наказів.

З наказом необхідно ознайомити співробітника, на ім'я якого написаний даний документ, письмово. У протилежному випадку наказ може бути визнаний недійсним правовими структурами.

Приклад № 1.

Пана Коваленка Миколу Павловича наймають на посаду рекламного агента з 1 грудня 1998 року з випробувальним терміном на 1 місяць.

Приклад № 2.

Проробивши 2 місяці на посаді рекламного агента, п. Коваленко був переведений першою особою фірми на посаду менеджера з реклами.

Реєстрація наказів у "Книзі наказів" з кадрів

№ наказу	Дата	Короткий зміст	Примітка
7-0	29.11.1998р.	Про наймання Коваленка М.П.	Термін випробування - 1 місяць
8-0	29.12.1998р.	Про переведення Коваленка М.П.

МП "Пролісок" НАКАЗ№8-0 .,,. 29.01.1999р. м Київ

Про переведення п. Коваленка М.П.

1.Перевести пана Коваленка Миколу Павловича з посади рекламного агента на посаду менеджера по рекламі з 01.02.99 р.

Підстава: вакантна посада менеджера по рекламі.

2. Контроль за виконанням наказу покладаю на менеджера офісу.

Генеральний директор З наказом ознайомлено: Коваленко М.П.

Кадрові накази реєструють в ."Книзі наказів по кадрах".

Аркуші прошиті, пронумеровані.

У кінці книга пишуть: "У даній книзі пронумеровано та прошнуровано ____аркушів". Цей запис опечатується та завіряється першою особою фірми.

Особові справи систематизуються в алфавітному порядку чи за структурними підрозділами. Кожній особовій справі надається номер, що відповідає номеру в "Алфавітній книзі", її називають "Книгою обліку кадрів".

Алфавітна книга ведеться для оперативного пошуку особової справи. В ній е коротка довідкова інформація про працюючих.

Книга ділиться на частини по алфавіту.

До алфавітної книги не вносять накази про відпустки, відрядження, штрафи, нагороди.

Приклад: Прийом на роботу та переведення п.Коваленка.

№	№	Прізвище, ім'я,	Дата	Посада	Дата	Примітка
п/п	особистої	по батькові	прийому		звільнення
	справи
		Коваленко	01.12.96	Рекла-	01.02.97	Було
		Микола	наказ № 7-0	мний	наказ	переведено
		Павлович	ВІЛ	агент	№8-0 від	на іншу
			29.11.96р.		29.01.97	посаду

4. Трудові книжки та документація з їх обліку Основні вимоги до ведення трудових книжок викладені в "Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і в організаціяx", що затверджена наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 р. № 58.

Трудові книжки ведуть на робітників підприємств всіх форм власності, які проробили на підприємстві більш як 5 днів. Трудова книжка не ведеться при роботі:

у підприємців, що не мають прав юридичної особи;

І з обслуговування окремих громадян (домашні господарки, няні, особисті водії, охоронці). Ця робота, що підтверджується довідкою організації-посередника, за участю якої заключений трудовий договір між наймачем та працівником.

Якщо в особи, що поступає на роботу, немає трудової книжки, її треба завести на протязі 15 днів після представлення необхідних документів.

Документи, що представляються для отримання трудової книжки:

працевлаштування вперше

1. паспорт

2. документ про освіту

3. заява

для тих, що були військовослужбовцями 1. військовий квиток 2. заява.

При втраті трудової книжки

1. заява про втрату трудової книжки

2. документ, що підтверджує втрату (наприклад, довідка з міліції) При втраті трудової книжки виписують дублікат (не пізніше 15 днів після повідомлення).

У трудову книжку строго за датами, на підставі наказів, вносять дані:

про прийняття на роботу;

про переведення;

про звільнення;

про нагороди та заохоченню

Дані про штрафи, відпустки, відрядження до трудової книжки не вносять. При запису про звільнення, крім наказу про звільнення, необхідно вказати статтю Кодексу законів про працю України, згідно якої проходять звільнення. Запис про звільнення завіряється підписом першої особи фірми та круглою печаткою.

Печаткою також завіряються дані про нагорода та заохочення. Записи у трудовій книжці проводяться тільки синіми, чорними, чи фіолетовими чорнилами.

Якщо зроблено помилку;

1. Невірній запис закреслюємо однією рискою;

2. Біля нього пишемо вірний запис;

3. Ставимо круглу печатку та перша особа фірми підписує наступні слова "Виправленому вірити".

Якщо заповнені всі сторінки відповідних розділів - доповнюється вкладишем: вшивається у трудову книжку. Окремо від книжки не дійсний. У трудовій книжці ставлять штамп "Виданий вкладиш №__, серія __".

Документація з обліку трудових книжок

"Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них" була затверджена наказом № 180 від 11.08.93 р. Мінстатом України.

Книга ведеться співробітником, що займається кадровими питаннями на підприємстві. В ній реєструються всі трудові книжки, що прийняті від робітників при працевлаштуванні, а також трудові книжки та вкладиші до них, що видані вперше.

При звільненні трудова книжка видається працівнику під розпис у "Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них". Як ведеться така книга

Вказують дату прийому, прізвище, ім'я, по батькові власника трудової книжки; дата і № документа, на підставі якого прийнято працівника; серія та № трудової книжки чи вкладиша, сума, що отримана при виписці трудової книжки, дата та підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні; розписка в отримання трудової книжки.

"Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до неї" ведеться бухгалтерією підприємства. До неї заносять всі операції, що пов'язані з надходженням та витрачанням трудових книжок та вкладишів з фіксацією серії та номера кожного бланку.

Ці книги обліку мають бути прошнуровані, опечатані, завірені підписом першої особи, листи в них пронумеровані.

Після закінчення кожного місяця особа, що відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і прибутковий ордер каси.

Опис особової справи Вся інформація, що міститься у особовій справі, у короткій формі відображається в "Опису особової справи".

Опис розміщується на початку особової справи та ведеться паралельно, з поступом документації, що стосується даного співробітника.

Сторінки особової справи нумеруються знизу вверх 1-й документ, що підшитий в особову справу співробітника - особовий листок з обліку кадрів (з 2-х сторінок). Нумерувати: нижній листок буде № 1, верхній - № 2.

Наступний документ - копія документу про освіту - буде знаходитися на сторінці 3.

Порядок заповнення опису:

№ п/п	Назва документу	Кількість аркушів	Дата надходження	Стор.	Приміт
1.	Особистий листок обліку кадрів
2. Копія документу про (освіту

Оформлюються справи у стандартних папках швидкозшивач.

Після звільнення особова справа співробітнику на руки не видається, а зберігається у архіві підприємства п'ять років.

Лицьова сторона справи перекреслюється червоним олівцем по діагоналі.

Службові відрядження Це ще один розділ кадрового діловодства. Максимальні строки службового відрядження: не більш як 1 місяць (у межах України та на території СНГ); не більше 60 календарних днів (за кордон).

Відрядження оформлюється наказом чи розпорядженням де відмічають:

пункт призначення; назва організації, куди направляється робітник у відрядження; термін; мета.

Оформлюється посвідчення встановленого зразка. На підприємстві ведуть "Журнал обліку працівників, що прибувають (вибувають) у відрядження".