Стаття 2-1. Автоматизована система документообігу суду

У господарських судах функціонує автоматизована система документообігу, що забезпечує:

1) об'єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями а додержанням принципів черговості та рівної кількості справ для кожного судді;

2) надання учасникам господарського процесу інформації про стан розгляду справ, у яких вони беруть участь;

3) централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

4) підготовку статистичних даних;

5) реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху;

6) видачу судових рішень та наказів господарського суду на підставі наявних в автоматизованій системі документообігу даних щодо судового рішення та реєстрації заяви особи, на користь якої воно ухвалено;

7) передачу справ до електронного архіву.

Позовні заяви, скарги та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до господарського суду і можуть бути предметом судового розгляду, в порядку їх надходження підлягають обов'язковій реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду" яка здійснюється працівниками апарату відповідного суду в день надходження документів. До автоматизованої системи документообігу суду в обов'язковому порядку вносяться: дата надходження документів, Інформація про предмет спору та сторони по справі, прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію, інформація про рух судових документів, дані про суддю, який розглядав справу, та інші дані, передбачені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, що затверджується Радою суддів України за погодженням з Державною судовою адміністрацією України.

Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою документообігу суду під час реєстрації відповідних документів за принципом вірогідності, який враховує кількість справ, що перебувають у провадженні суддів, заборону брати участь у перегляді рішень для судді, який брав участь в ухваленні судового рішення, про перегляд якого порушується питання" перебування суддів у відпустці, на лікарняному, у відрядженні та закінчення терміну повноважень. Справи розподіляються з урахуванням спеціалізації суддів. Після визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи, внесення змін до реєстраційних даних щодо цієї справи, а також видалення цих даних з автоматизованої системи документообігу суду не допускається, крім випадків, установлених законом.

Доступ до автоматизованої системи документообігу суду надасться суддям та працівникам апарату відповідного суду згідно з їхніми функціональними обов'язками.

Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду мас наслідком відповідальність/ установлену законом.

Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі видачі судових рішень та наказів господарського суду, передачі справ до електронного архіву, зберігання текстів судових рішень, ухвал та інших процесуальних документів, надання інформації фізичним та юридичним особам, підготовки статистичних даних, визначається Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

КОМЕНТАР:

Коментована стаття розкриває мету запровадження та принципи дії автоматизованої системи документообігу суду. Відповідно до ст.15 до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" у судах загальної юрисдикції функціонує автоматизована система документообігу. Відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, яке затверджене рішенням № ЗО Ради суддів України від 26 листопада 2010 року, під автоматизованою системою документообігу суду розуміють сукупність комп'ютерних програм, що забезпечують функціонування документообігу суду за допомогою використання відповідних програмно-апаратних комплексів судів, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізації, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист на технологічних ланках від несанкціонованого доступу тощо;

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

· реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

· взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

· фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

· реєстрацію процесуальних дій та документів у справі;

· контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

· використання електронних цифрових підписів для підписання документа, що набуває офіційного статусу,

· оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами;

· індексацію документів та їх контекстний пошук;

· видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі;

· зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

· відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

· надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ;

· формування звітності суду про стан здійснення судочинства; виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо. Особи, які є відповідальними за ефективність дії автоматизованої системи документообігу суду- це Державна судова адміністрація України та суди. Державна судова адміністрація України (надалі - ДСА)забезпечує:

- підготовку нормативних документів щодо використання автоматизованої системи;

- розробку вимог щодо захисту автоматизованої системи та інформації, що міститься у ній;

- забезпечення судів технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження та використання автоматизованої системи у судах;

- навчання користувачів автоматизованої системи під час її впровадження та використання;

- моніторинг технічного стану автоматизованої системи та захищеності її даних;

- організацію технічної та інформаційної підтримки користувачів автоматизованої системи, зокрема, за допомогою відкритих веб-ресурсів, відповідного телефонного інформаційного центру тощо.

Суди забезпечують:

- своєчасне введення до автоматизованої системи достовірних даних;

- контроль за своєчасним введенням до автоматизованої системи достовірних даних;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- забезпечення захисту інформації автоматизованої системи в суді;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

Метою функціонування автоматизованої системи документообігу є:

1) об'єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями з додержанням принципів черговості та рівної кількості справ для кожного судді. Персональний склад суду для розгляду конкретної справи визначається автоматизованою системою документообігу за принципом вірогідності розподілу справ під час реєстрації в суді позовних заяв, клопотань та скарг.

При автоматичному розподілі судових справ використовується та враховується така інформація:

— спеціалізація (за наявності);

— кількість судових справ, що надійшла на розгляд судді;

— кількість фактично відпрацьованого робочого часу (в днях);

— коефіцієнт складності категорій судових справ;

— коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи;

— категорія судової справи за загальним рядком відповідної форми звіту, що затверджується ДСА України, або загальним рядком класифікатора;

— наявність у судді повноважень для здійснення правосуддя на момент розподілу судових справ;

— наявність обставин, що виключають або не допускають повторної участі судді (складу суду) у розгляді судової справи відповідно до законодавства;

— наявність у судді допуску до державної таємниці;

— наявність у судді дозволу на розгляд судових справ з грифом "Для службового користування";

— відсоток справ, що підлягає розгляду суддею, в разі виконання ним інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя;

— участь у роботі з допуску справ до провадження у Верховному Суді України.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

— за два місяці до закінчення повноважень судді;

— за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

— за три дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

— у період відпустки судді;

— за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні;

— під час тимчасової непрацездатності судді;

— в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Автоматичний розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється у суді (у судовій палаті) протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством.

Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматичному розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді призначається головуючий суддя, а в судах апеляційної та касаційної інстанцій - суддя-доповідач з числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить призначений автоматизованою системою головуючий суддя або суддя-доповідач. Засади формування колегії суддів визначаються зборами суддів відповідного суду з унеможливленням впливу на формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого, судді-доповідача або всього складу суду, якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів).

Судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя, звільнення його з посади судді або перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, тимчасової непрацездатності головуючого судді (судді - доповідача), а також настання інших обставин, які унеможливлюють його участь у розгляді даних справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, можуть бути розподілені між суддями повторно. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у справі, повторний автоматичний розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.

Після визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи, внесення змін до реєстраційних даних щодо цієї справи, а також видалення цих даних з автоматизованої системи документообігу суду не допускається, крім випадків, установлених законом.

2) надання учасникам господарського процесу інформації про стан розгляду справ, у яких вони беруть участь. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи, під яким розуміється суддя, працівник апарату суду. Учасникам судового процесу надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

3) централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

4) підготовку статистичних даних;

5) реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху.

Позовні заяви, скарги та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до господарського суду і можуть бути предметом судового розгляду, в порядку їх надходження підлягають обов'язковій реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, яка здійснюється працівниками апарату відповідного суду в день надходження документів. До автоматизованої системи документообігу суду в обов'язковому порядку вносяться: дата надходження документів, інформація про предмет спору та сторони по справі, прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію, інформація про рух судових документів, дані про суддю, який розглядав справу, та інші дані, передбачені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, що затверджується Радою суддів України за погодженням з Державною судовою адміністрацією України.

Реєстрація в автоматизованій системі вхідної кореспонденції здійснюється в такому порядку:

1) Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

2) На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

3) Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків.

4) Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

5) Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура номеру справи є такою: код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації.

6) У судах кожної інстанції автоматизованою системою автоматично формується номер провадження справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер є таким: індекс (за наявності), що визначається інструкцією з діловодства в суді/код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації.

Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

—у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з номера провадження у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

—у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

6) видачу судових рішень та наказів господарського суду на підставі наявних в автоматизованій системі документообігу даних щодо судового рішення та реєстрації заяви особи, на користь якої воно ухвалено. Видача копії судового рішення (крім судових рішень у справах з грифом "таємно", "цілком таємно") здійснюється відповідно до процесуального законодавства. Копія судового рішення може бути виготовлена з оригіналу судового рішення, що міститься у судовій справі, або шляхом роздрукування електронної копії судового рішення, що міститься в автоматизованій системі, та засвідчення її належним чином.

7) передачу справ до електронного архіву. Електронні копії судових рішень, засвідчені електронним цифровим підписом, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Доступ до автоматизованої системи документообігу суду надається суддям та працівникам апарату відповідного суду згідно з "їхніми функціональними обов'язками. Функціональні обов'язки, права суддів та працівників суду, надання та позбавлення права доступу до автоматизованої системи документообігу в кожному окремому суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду.

Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої систем и документообігу суду має наслідком кримінальну відповідальність, а саме ст. 376-1 КК України передбачає, що умисне внесення неправдивих відомостей чи несвоєчасне внесення відомостей до автоматизованої системи документообігу суду, несанкціоновані дії з інформацією, що міститься в автоматизованій системі документообігу суду, чи інше втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду, вчинене службовою особою, яка має право доступу до цієї системи, або іншою особою шляхом несанкціонованого доступу до автоматизованої системи документообігу суду, - караються штрафом від шестисот до тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або обмеженням волі на строк від двох до п'яти років, або позбавленням волі на строк до трьох років, з позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк від одного до трьох років. Якщо вищезазначені дії вчинені за попередньою змовою групою осіб, то покаранням буде обмеження волі на строк від трьох до п'яти років або позбавленням волі на строк від трьох до шести років, з позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк від двох до трьох років.