Формирование политики управления материальными запасами

В аналитической части работы в качестве одного из фактора, способного улучшить результаты предприятия было выделено управление материальными запасами.

Эффективное управление запасами позволяет:

- уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов;

- ускорить оборачиваемость этой категории оборотных средств;

- свести к минимуму излишки товарно-материальных запасов, которые увеличивают себестоимость и «замораживают» дефицитные денежные средства;

- сократить затраты на хранение и обслуживание запасов.

В организационной части работы предлагается сформировать и реализовать политику управления запасами, заключающуюся в оптимизации общего размера и структуры запасов, минимальных текущих затрат по их обслуживанию и обеспечению эффективного контроля их движения. Формирование политики управления запасами предлагается осуществить за счет реализации следующих 6 этапов.

Этап 1-ый: анализ запасов в предшествующем периоде

а) анализируется общая сумма затрат; темп ее динамики, удельный вес в совокупных величин оборотных активов;

б) изучается структура запасов по видам и основным группам, выявляются сезонные колебания;

в) оценивается эффективность использования различных видов и групп МПЗ и их объема в целом по достигнутым уровням показателей оборачиваемости;

г) устанавливается структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе видов затрат.

Этап 2 -ой. Определение целей формировании запасов:

а) обеспечение текущей деятельности (текущие запасы сырья и материалов)

б) обеспечение текущей сбытовой деятельности;

в) накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде.

Этап 3-тий. Оптимизация объемов основных материальных запасов.

Нормирование запасов предусматривает определение потребности по каждому их виду:

- запасам текущего хранения, т.е. постоянно обновляемым;

- запасам сезонного хранения, гарантирующим бесперебойное обеспечение торговли в период резкого возрастания объемов;

- запасам целого хранения, обусловленными специфическими целями деятельности организации.

Расчеты следует производить по каждому виду запасов текущего хранения. Суммированием результатов расчетов определяется общая потребность в финансовых ресурсах, необходимых для формирования запасов.

Для оптимизации размеры текущих запасов предлагается использовать модель, которая получила название «Модель экономически обоснованного размера запасаа» (Economic ordering guantity, EOQ – model). EOQ основана на минимизации совокупных операционных затрат по закупке и хранению запасов.

Решение задачи оптимизации размеров тех или иных наименований товаров на складе для торгового предприятия может быть проведено по следующей формуле:

(10)

где: F - фиксированные затраты на формирование одного заказа; S - объем продаж данного товара за период; С - переменные затраты, которые зависят от размера запасов на складе; Р - закупочная цена товарной единицы.

Этап 4-тый. Оптимизация общей суммы запасов, включаемых в состав оборотных активов.

Расчет следует производить по каждому виду материально-производственных запасов с использованием следующей формулы:

(11)

где - оптимальная сумма запасов на конец рассматриваемого периода;

- норматив запасов текущего хранения в днях оборота;

- однодневный объем в предстоящем периоде;

- планируемая сумма запасов сезонного хранения и целевого назначения других видов.

Этап 5-й. Построение эффективности систем движения материально-производственных запасов.

Основная задача данного этапа – своевременное размещение на пополнение запасов и вовлечение в оборот излишне своевременных запасов. В работе предлагается использовать в качестве системы, которая за движением запасов «Систему АВС».

При использовании данной системы вся совокупность материальных запасов разделяется на 3 категории исходя из их стоимости объема, частоты расходования, а также с учетом отрицательных финансовых последствий их нехватки.

Категория «А». Наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным временем, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью негативных последствий финансовых результатов в случае их недостатка. Частота их завоза и оптимальный размер заказа определяются на основе «Модели EOQ», круг конкретных запасов этой категории ограничен и требует еженедельного контроля.

В ООО «ДонТемп» к этой категории запасов относят полуоси, валы, цепи ПР- 19,05 и ЭФОМы

Категория «В». Менее значимые виды запасов в обеспечении бесперебойного операционного процесса и влиянии на финансовые результаты. Подлежат ежемесячному контролю.

К этим запасам относятся ремни, цепь ПР-25,4, жгуты

Категория «С». Все остальные запасы с низкой стоимостью, не оказывающие значительного воздействия на финансовые результаты. Закупки могут быть довольно крупными, следствием этого является ежеквартальная периодичность их контроля. Эффективность контроля движения запасов проявляется в ускорении их оборачиваемости и дополнительном высвобождении финансовых средств, сокращенных затратах по их обслуживанию, снижении потерь во время хранения.

ООО «ДонТемп» к данным запасам относит мелкие запасные части и комплектующие

Этап 6-ой. Реальное отражение в финансовом учете стоимости запасов в условиях инфляции.

В зависимости от специфики производственных процессов отражение стоимости потребленных материально-производственных запасов может осуществляться следующими методами:

- по себестоимости каждой единицы оцениваются запасы, используемее организацией в особом порядке, имеющие большую стоимость и определенную уникальность;

- по средней себестоимости запас оцениваются при условиях большого количества и значительных объемах по каждому виду на частное от деления общей себестоимости вида заказов на их количество, с учетом остатков на начало месяца и поступление в течение месяца;

- по себестоимости первых по времени запуска – ФИФО (FIFO) – основан на использовании в учете первой цены приобретения материально-производственных запасов по принципу «первый пришел – первый ушел» (материальные затраты, списываемые на себестоимость уменьшаются, остаточного балансовая стоимость материальных запасов сырья увеличивается.

Главное внимание следует уделить запасам текущего хранения, объем потребности, в которых предлагается рассчитывать по формуле:

(12)

где - стоимостная величина потребности в запасах текущего хранения.

- среднедневная сумма расхода запасов текущего хранения.

- норматив хранения запасов в днях.

- средняя балансовая величина кредиторской задолженности поставщикам за приобретение материально-производственные запасы текущего хранения.

Среднедневная сумма расхода запасов текущего хранения определяется отношением планируемой выручки от реализации товаров (за вычетом предполагаемых транспортных расходов) к количеству дней в периоде.

=(58689 тыс. руб. - 900 тыс. руб.)/360=160,525 тыс. руб.

Норматив запасов в днях запаса (Zнорм) рассчитывается по формуле:

Zнорм = NТЕК + NСТР + NПОДГ, (13)

где NТЕК – норма текущего запаса, в днях;

NСТР – норма страхового запаса, в днях;

NПОДГ – норма подготовительного (технологического) запаса, в днях.

Текущий запас (NТЕК) необходим для обеспечения бесперебойного хода торговли на предприятии в период между очередными поставками. Норма текущего запаса принимается равной половине среднего интервала между двумя очередными поставками.

ООО «ДонТемп» работает с 12 поставщиками, с общим циклом поставки 741 день

Средний интервал между поставками составляет: 741/12/2=31 день, что является нормой текущего запаса (NТЕК).

Страховой запас (NСТР) предусмотрен для предупреждения последствий связанных со сбоями в снабжении. Норма страхового запаса устанавливается в 30 % от нормы текущего запаса.

NСТР = NТЕК • 30 % = 31 • 30 % = 9 дней

Норма подготовительного запаса (NПОДГ) определяется с учетом конкретных условий реализации и включает в себя время на прием, разгрузку, оформление документов и подготовку к дальнейшему использованию материалов и комплектующих.

NПОДГ = 18 дней.

Норматив запасов в днях запаса:

Zнорм = NТЕК + NСТР + NПОДГ = 31 + 9 + 18 = 58 дней.

Норматив запасов = NПЗ • СПЗ = 58 • 160,525 = 9310,45 тыс. руб.

Кредиторская задолженность на конец 2013 г. по балансу составляла 3761 тыс. руб.

Объём потребности запасов текущего хранения ООО «ДонТемп» должен составлять:

Зтх= 9310,45 - 3761=5549,45 тыс. руб.

В конечном итоге, фирма должна оптимизировать запасы, рационализировать их использование; должно происходить уменьшение размеров запасов, хранящихся на складе, до момента их использования в за счет четкой организации работы логистики по поставке материалов в более короткие сроки в соответствии с производственной необходимостью; распределение запасов по степени их важности для стабильной деятельности организации, уменьшение объемов запасов тех видов, которые не являются критическими для стабильности фирмы; определение видов и количества излишков материалов с последующей их продажей.

Антон Гаген в статье «Управление запасами. Организация эффективного управления запасами» отмечает, что оптимизация запасов может привести к росту товарооборота на 3-5%.[35]

Товарооборот ООО «ДонТемп» в 2013 г. составил 45780 тыс. руб. Предположим рост товарооборота в данном случае 3%. Тогда увеличение товарооборота за счёт оптимизации запасов составит:

ΔТ= = 1373,4 тыс. руб.

Одновременно с этим, должно осуществляться ускорение оборота денежных средств: создание системы стимулов (скидок) для клиентов, в особенности для постоянных, приобретающих продукцию организации, в целях ускорения оплаты за продукцию; для снижения риска возникновения просроченной дебиторской задолженности сокращение объемов продаж продукции с рассрочкой платежа и переход на форму расчета по предоплате; рассмотрение возможности продажи просроченной дебиторской задолженности своему банку (факторинговые операции) или кредиторам.

Кроме этого, необходимо уменьшение оттока денежных средств: разделение поставщиков на категории по степени их важности для деятельности фирмы в целях определения приоритетности оплаты кредиторской задолженности; удлинение сроков платежей менее важным поставщикам; нахождение альтернативных поставщиков, предлагающих более выгодные условия оплаты или более качественную продукцию, что уменьшает затраты; проведение реструктуризации кредиторской задолженности.