ПЗ № 2 Оформление бланков документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Ярославский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

Высшего профессионального образования

«Московский государственный университет путей сообщения»

Методическое пособие для практических занятий по дисциплине   Документационное обеспечение управления     Специальность: 080114.51 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

2012 г.

ОДОБРЕНО цикловой комиссией Дисциплин «Экономики и управления»

Составлено в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования и рабочей программой.   Заместитель директора филиала по учебно-методической работе М.К.Лебедев

Автор:

Ульянова С.А., преподаватель Ярославского филиала МИИТ

Рецензент:

Крошева Е.А., преподаватель Ярославского филиала МИИТ

В данном методическом пособии представлены материалы и рекомендации для выполнения практических занятий по междисциплинарному курсу МДК.01.01 «Документационное обеспечение управления» профессионального модуля ПМ.01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации» для специальности 034702.51 «Документационное обеспечение управления и архивоведение», выполняемые студентами в 3 семестре по темам: - унифицированная система организационно-распорядительной документации (организационно-правовые документы). - унифицированная система кадровой документации.

Для использования, размножения, переработки необходимо подавать заявки в

Ярославский филиал МИИТ

150048, г. Ярославль, Московский проспект, 151, телефон 44-99-36

Содержание

Практическое занятие № 1. Оформление реквизитов документов
Практическое занятие № 2. Оформление бланков документов
Практическое занятие № 3. Оформление должностной инструкции
Практическое занятие № 4. Оформление коммерческого контракта
Практическое занятие № 5. Оформление приказов
Практическое занятие № 6. Оформление служебных писем
Практическое занятие № 7. Оформление протоколов, актов
Практическое занятие № 8. Оформление документации при приеме на работу
Практическое занятие № 9. Оформление документации при увольнении
Практическое занятие № 10. Передача информации по компьютерным сетям в СЭД (системах электронного документооборота)
Список рекомендуемой литературы

ПЗ № 1 Оформление реквизитов документов

Теория

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой набор реквизитов.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- требования к оформлению реквизитов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации;

- приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов и образцы бланков документов (приложения к ГОСТ).

В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

В области углового штампа располагаются реквизиты с 01 по 14:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Воспроизводимое изображение Государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство РФ, Конституционный Суд РФ, Высший Арбитражный Суд РФ, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центральный Банк РФ, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства РФ за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизиты 04 – 07 используют в основном в отчетной документации. Они отражают кодовые значения организации и документов, которые необходимы для распознавания информации электронными средствами.

04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в зависимости от их вида деятельности.

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами при регистрации юридического лица.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации может состоять из нескольких частей:

А) сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

Б) полное наименование организации (в соответствии с учредительными документами);

В) сокращенное наименование организации в скобках (если оно закреплено в учредительных документах организации);

Г) наименование структурного подразделения или должности (если необходимо уточнить автора документа).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Реквизиты адресана почтовых отправлениях оформляют в следующей последовательности (Правила оформления почтовых отправлений):

а) название улицы, номер дома, номер квартиры;

б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

в) название района;

г) название республики, края, области, автономного округа (области);

д) название страны (для международных почтовых отправлений);

е) почтовый индекс.

10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оформляется прописными (заглавными) буквами, если в наименовании вида документа меньше 15 знаков, оно оформляется в разрядку, например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

или

П Р И К А З

11 - Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (например, № 14/02-05, где 14 – порядковый номер документа, 02 – номер структурного подразделения, 05 – порядковый номер дела в структурном подразделении в которое подшит документ), информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (например, № 14/65).

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

В инициативных письмах не заполняется:

На № _________от __________

В ответных письмах содержит ссылку письма, на которое оформляется ответ, например:

На № 48 от 09.12.2009 г.

14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления по месту регистрации организации, оно включает в себя только общепринятые сокращения, например, г. Ярославль (у городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» не указывается, т.к. это города федерального значения).

15 - Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Реквизиты адресата оформляют по следующей схеме:

Наименование организации
Должность И. О Фамилия
Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, e-mail – в зависимости от способа отправки)

или

Должность + наименование организации

И. О Фамилия
Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, e-mail – в зависимости от способа отправки)

Обязательным элементом при этом является для юридических лиц – наименование организации, для физических лиц - И. О Фамилия. Все остальные элементы Адресата указываются в зависимости от документа.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Ярославской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов этот реквизит не оформляется, а составляют список рассылки документа.

16 - Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, по схеме:

УТВЕРЖДАЮ
Должность + организация
Личная подпись И.О. Фамилия
«___»________20___г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН
документ + автор
от «___»___20__г. №____

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В., Федосеевой Н.А.

Подготовить проект договора с ЗАО "Ростекстиль" к 05.10.2003
Личная подпись
Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например, Приказ:	чего (кого)?, например, Должностная инструкция:
О создании аттестационной комиссии	Ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 - Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 - Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Тексты некоторых документов делятся на вводную и основную части. Во вводной части раскрывается основание издания документа или уточняются лица, составившие документ, в основной – раскрывается основное содержание документа.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

21 - Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте и при условии наличия нескольких приложений, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на
5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319

22 -В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Личная подпись

А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент

Личная подпись

А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В.Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по УР Личная подпись Ю.Г.Демидов

Заместитель директора по НМР Личная подпись К.И.Игнатьев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н.Сокова
	Личная подпись	А.С.Красавин

23 - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Должность + организация
Личная подпись И.О. Фамилия
«___»________20___г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
документ + автор
от «___»___20__г. №____

24 –Юридическое согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например, при полном соответствии документа законодательным нормативным актам:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
«___»________20___г.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
«___»________20___г.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 -При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков
924 45 67

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Порядок выполнения:

1. Оформите реквизиты 08, 09, 14 для организаций (в соответствии с полученным вариантом задания).

2. Оформите реквизит 10 для пяти известных вам видов документов.

3. Оформите реквизит 11 для текущей даты тремя существующими способами.

4. Оформите реквизит 12 для письма, которое подшивается для хранения в структурном подразделении 04 – Отдел кадров в дело № 07.

5. Оформите реквизит 13 для ответного письма (дата инициативного письма в реквизите должна предшествовать текущей дате см. задание 3).

6. Расположите реквизиты 11, 12 и 13 в ответном письме (см. задания 3 – 5) по схеме:

11 Дата 12 Номер

13 Ссылка на номер и дату

7. Оформите реквизит 16 двумя способами (1 - должностным лицом, 2 - документом) для организации в соответствии с полученным вариантом.

8. Оформите реквизит 15 в организацию (в соответствии с полученным вариантом).

9. Оформите реквизит 23 двумя способами (1 - должностным лицом, 2 - документом) для организации в соответствии с полученным вариантом.

10. Оформите реквизит 18 для документов:

· акт, который составлен комиссией в результате проверки технического состояния мастерских;

· справка, в которой сообщается о месте работы сотрудника и его заработной плате;

· приказ, в котором определяется состав комиссии по инвентаризации.

11. Оформите реквизит 22 для документов:

· акт, который составлен комиссией в результате проверки технического состояния мастерских;

· справка, в которой сообщается о месте работы сотрудника и его заработной плате;

· приказ, в котором определяется состав комиссии по инвентаризации.

12. Ответьте на вопросы:

· какую информацию можно получить по реквизитам углового штампа организации?

· сформулируйте общие и отличительные признаки печати и штампа, приведите пример штампа для любой организации.

· распределите реквизиты на постоянные и переменные, простые и составные, поясните свой ответ (дайте определение постоянных, переменных, простых и составных реквизитов).

По использованию в различных документах
постоянные	переменные
?	?
распределить по 2 столбцам 1-30 реквизиты (вписать их номера)

По структуре реквизита
простые	составные
?	?
распределить по 2 столбцам 1-30 реквизиты (вписать их номера)

ПЗ № 2 Оформление бланков документов

Теория

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

По автору документа
бланк организации	содержит полное наименование организации
бланк структурного подразделения	содержит полное наименование организации и наименование структурного подразделения
бланк должностного лица	содержит полное наименование организации и наименование должности
По виду документа
общий бланк	содержит реквизиты 01 (02, 03), 08, 14, отметки для проставления даты и регистрационного номера документа
бланк письма	содержит реквизиты 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 14, отметки для проставления даты, регистрационного номера документа и ссылки на регистрационный номер и дату документа
бланк конкретного вида документа (кроме письма)	содержит реквизиты 01 (02, 03), 08, 10, 14, отметки для проставления даты и регистрационного номера документа
По расположению реквизитов
продольный	реквизиты располагаются по центру относительно всей ширины рабочей области страницы
угловой флаговый	реквизиты располагаются в зоне углового штампа (слева сверху) по левому краю
угловой центрованный	реквизиты располагаются в зоне углового штампа (слева сверху) по центру относительно половины рабочей области страницы

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рисунок 2), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов (рисунок 3).

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

- какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

- кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;

- как будут располагаться реквизиты на бланке.