Законы организации второго уровня

Œ Закон информационной упорядоченности. Его содержание и роль в функционировании организации

 Характеристика закона единства анализа и синтеза.

Ž Характеристика закона композиции и пропорциональности (гармонии).

Следующую группу законов называют законами второго уровня. Их так называют, потому что они в определённой степени выполняют второстепенную роль, т.е. их действия создают условия для всестороннего проявления основных законов (синергии, самосохранения)

Œ Конкретным объектом действия этого закона является информация. Информация выполняет осень важную роль в функционировании любой организации. Часто управляемые процессы называют информационными процессами, т.е. и организация и управление имеет дело с информацией, и в современных условиях информационные ресурсы – это товар высокой стоимости.

«Кто владеет информацией – тот владеет миром» - этот афоризм очень правильно соответствует хозяйственной деятельности организации. Та организация, которая обладает большим объёмом информации – имеет больше возможностей, и она владеет рынком (ситуацией на рынке)

Информационные ресурсы в ТО имеют соответствующие характеристики (количественные и качественные). Выделяют 5 характеристик:

1. объём информации (объём относительных потребностей органов управления для выработки управленческих решений)

2. достоверность информации

3. ценность информации

4. насыщенность информации

5. открытость информации.

1 – объём информации – относительно этого параметра различают 3 уровня объёма:

1) Избыточный объём информации – он в принципе не вредит делу, не снижает возможностей аппарата управления своевременно разрабатывать оптимальные управленческие решения. Иногда избыточная информация даже необходима, т.к. требуется подтверждение ранее полученных сведений. Избыточный объём информации имеет недостаток – увеличиваются затраты на получение этой информации, увеличивается время, стоимость управленческого процесса.

2) Недостаточный объём информации очень отрицательно влияет на результаты организационно-управленческой деятельности, т.к. в условиях дефицита информации увеличивается время разработки правильного решения, а во-вторых, в условиях дефицита информации увеличивается риск в хозяйственной деятельности организации

3) Минимально-нормативный уровень объёма информации – это тот объём, который необходим для разработки оптимального решения. Этот уровень носит субъективный характер, определяющий качествами работников управления, их квалификацией, интуицией. Поэтому невозможно определить одинаково оптимальный объём информации для каждой организации.

2 – достоверность информации – отражает долю реальной информации в общем объёме воспринимаемой информации. Различают 3 уровня достоверности:

1) Абсолютный уровень – доля реальной информации = 100%

2) Доверительный уровень – доля реальной информации не превышает 80%

3) Негативный – ниже 80%

4 – насыщенность – в этом параметре отражено соотношение полезной и фоновой информации. Как правило, поступающая информация в организации содержит 2 части (фоновая и полезная) Фоновая используется для улучшения восприятия полезной информации. Эта информация непосредственно не используется в управлении хозяйственными процессами. Фоновая информация может быть предоставлена в массиве в виде вводной части, в которой обосновывается необходимость последующей полезации (полезности) информации.

5 – ценность – этот параметр основной, ведущий (интервальный). По своему содержанию отличается от всех предыдущих по методам измерения. Содержание параметра отражается в том уровне затрат ресурсов всех видов (материальных, трудовых, финансовых) на осуществление всех видов, которые возникают при использовании информации различной ценности. Как правило при использовании информации очень высокой ценности происходит максимальное снижение уровня затрат ресурсов и рост доходов. При минимальной, невысокой ценности такого снижения затрат ресурсов роста доходов ценностей не происходит. Т.е. с увеличением ценностей снижается уровень затрат и повышаются доходы.

В ТО различают 4 уровня ценностей информации:

1) самый низкий – нулевой уровень (отражает информацию, которая известна – технологии уже известные, ничего нового)

2) средний уровень – при котором происходит снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза

3) высокий уровень ценностей – снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза

4) сверхвысокий уровень – это уровень при котором происходит снижение затрат не менее чем в 10 раз.

Поскольку информация – это очень ценный ресурс, и в условиях ускорения НТП ценность этого ресурса повышается, значимость эффективного использования информации. В ТО используется показатель для измерения эффективности использования информации и соответственно результата. К значению всех других параметров и соответственно суммарным затратам на формирование четырёх характеристик.

В условиях рыночной экономики возникает необходимость в защите информации. Специфика информации:

- может передаваться устно

- остаётся у другого владельца при продаже

Информация по своей природе более доступна по сравнению с другими ресурсами. Осуществить скрытое передвижение информации легче.

Необходимость создания особого механизма информации.

Создание этого механизма законодательно оформлено. Гражданский кодекс – лица, похитившие информацию обязаны возместить убытки. В РФ размещён федеральный закон « Об информации, информативности и информационной защите», от 20.02.95.

В хозяйственной практике руководство организации должно максимально полно учитывать действия закона об информационной упорядоченности. Требования этого закона: существует постоянная устойчивая связь между всеми перечисленными характеристиками информации и качественными, количественными показателями деятельности организации, их устойчивости, конкурентоспособности, т.е. с повышением оптимизации количественных значений всех характеристик. Руководство организации должно обеспечить свою организацию информацией на таком уровне.

Конечно, в работе по обеспечению организации информацией должны участвовать все уровни управления. В характеристике действия этого закона прослеживается его направленность – направлен на повышение устойчивости, конкурентоспособности организации. Этот закон выполняет служебную роль относительно закона синергии, самосохранения, развития.

 Закон единства, анализа и синтеза.

Сущность проявляется в том, что каждая организация должна регулярно осуществлять работу, направленную на анализ состояния. Организации, параллельно с анализом осуществляют и синтез. Декомпозиция – разделение целого на отдельные части.

Такое разделение осуществляется для изучения отдельных частей в целом. Необходимость такого разделения определяется тем, что когда отдельный элемент системы выделен в самостоятельный объект, то возможность изучения свойств повышена.

Регулярный анализ и синтез необходимо осуществлять, т.к. в реальной действительности существуют постоянные изменения внешней и внутренней среды, а поэтому состояние организации должно изменяться. Для обеспечения адекватности необходимо осуществлять анализ и синтез.

Сущность закона – в реальной действительности формируется связь между характерами, результатами аналитической работы и количественными, качественными параметрами организации. Действие этого закона направлено на повышение устойчивости, конкурентоспособности организации

Ž Закон композиции. Сущность этого закона состоит в том, что относительно любой системы очень важным параметром является структура, которая отражается в определённом количестве составных элементов системы и в соотношении между этими элементами или пропорциями.

В составе структуры любой организации можно выделить большое количество пропорций. Сущность закона, его требования, состоят в том, что существуют постоянные устойчивые связи между структурными параметрами организации и состоянием устойчивости, возможного дальнейшего развития, если возникают отклонения в структурном построении организации – то это означает возникновение угрозы самому существованию организации, поэтому важной задачей аппарата управления является осуществление мероприятий, направленных на осуществление выявления диспропорции организации.

Использование этого закона требует использование принципов, правил организации:

- принцип планирования (каждая организация для обеспечения пропорциональности должна разрабатывать систему планов – долгосрочных (более 5 лет), среднесрочных (2-5 лет), оперативных (1 год))

- принцип координации (органы управления должны своевременной выявлять отклонения, которые возникают между отдельными элементами организационной системы).

Принципы организации

Œ Статические и динамические организации. Их сходство, различие и взаимосвязь

 Принципы статической организации.

Ž Принципы динамической организации

Œ В ТО различают статическое и динамическое состояние организации. Эти состояния отражают различные этапы (стадии) жизненного цикла организации. Состав этих этапов в основном отражает состав стадий жизненного цикла товара, но жизненный цикл организации несколько шире (их больше). В составе жизненного цикла товаров нет стадий утилизации. Обычно выделяют следующие стадии жизненного цикла организации:

1. начальная стадия (стадия создания организации) В составе этой стадии можно выделить следующие основные виды:

· обоснование целей создания организации (требует выявления потребностей, которые они могут удовлетворить) Это судьбоносный этап, определение ниши хозяйственной деятельности.

· Подготовка документов

· Регистрация предприятия

· Подбор кадров

2. стадия внедрения

3. рост

4. зрелость

5. насыщение, стабилизация

6. спад

7. крах

8. ликвидация (утилизация)

В составе этих стадий можно выделить стадии жизненного цикла товара (2,3,5,6). Эта схема достаточно абстрактна, и в основном скорректирована на жизненный цикл товара. Эти перечисленные стадии жизненного цикла организации объединяют в 2 группы:

– статическая (включает начальную стадию и стадию ликвидации)

– динамическая (все остальные)

Если организация находится на стадии 1-ой группы – то это статическая организация. Если организация находится на стадии 2-ой группы – то это динамическая организация.

Сходство между 1-ой и 2-ой группами проявляется в том, что основные элементы организации присутствуют и в статической и в динамической организациях. (оборудование, станки, кадры.). Различия: в статических организациях эти стадии находятся в состоянии формирования /ликвидации, а в динамических – в процессе использования.

Между статический и динамическим состоянием организации существует взаимосвязь проявляющаяся в том, что статическое состояние переходит в динамическое, а динамическое в статическое, причём этот переход существует не только на начальной и конечной стадии. Механизм управления организациями статическими и динамическими имеет сходство и различия. Различие механизмов отражено в характере принципов управления организации в статическом и динамическом состоянии.

 Основные принципы статической организации:

1) Принцип приоритетности целей организации относительно задач и функций этой организации. Состоит в том, что в составе (общей схемы) управленческого процесса существуют 3 элемента цель→задачи→функции. (пример: цель – производство вида продукции и услуг; задача – изучение спроса; функция – изучить какую-то группу населения, для изучения денежных возможностей этой группы (т.е. доходы – объёмы доходов, структуру доходов и понять будут ли они покупать и в каком объёме). Но в процессе изменения стадий, может произойти изменение приоритета целей, задачи могут стать невыполнимыми или трудновыполнимыми.

2) Принцип приоритета функций относительно структурного строения будущей организации. Состоит в том, что состав содержания функций будущей организации определяет характер структуры этой организации, т.е. количество подразделений и характер взаимосвязей, т.е. структура формируется по функциональному признаку.

При создании организации учредители должны строго следовать этому принципу, т.к. отклонения от этого принципа могут иметь отрицательные последствия в процессе функционирования. И эти последствия могут быть трудно выполнимыми и требующими больших затрат.

3) Принцип приоритетности субъекта относительно объекта. Состоит в том, что на стадии создания учредители (субъекты) формируют все параметры будущей организации исходя из собственных интересов и возможностей (прежде всего исходя из финансовых возможностей, исходя из состава кадров).

Необходимость использования этого принципа определяется тем, что степень ориентации, степень учёта требований этого принципа оказывает сильное влияние на функционирование организации, на её жизнеспособность.

4) Принцип соответствия целей, задач и функций. Т.е. это принцип обеспечения ресурсами.

5) Принцип соответствия распорядительства и подчинения. Т.е. принцип единоначалия. Состоит в том, что каждый работник должен иметь одного линейного руководителя и множество функциональных руководителей.

Линейный руководитель – определяет характер решения, указаний, характер действий своих подчинённых по всем вопросам.

Функциональный руководитель – определяет характер действий всех работников, но в пределах содержания определённых функций.

Руководитель любой организации является линейным руководителем для своих заместителей, т.е. он непосредственно не сможет определить характер поведения рядового работника только через своих замов.

6) Принцип прямоточности. Состоит в том, что при создании организации необходимо обеспечить реализацию оптимального варианта осуществления производственных процессов, т.е. варианта, обеспечивающего минимум затрат, создающий высокое качество полезных продуктов.

Сверка: малые, средние и крупные предприятия. При создании такого предприятия могут быть использованы 2 схемы производственного процесса (2 схемы подразделения соответствующих подразделений).

1-ая схема – учитывает последовательные технологические стадии производственного процесса

- создание заготовок

- токарная обработка

- фрезерная обработка

- термообработка

В соответствии с этими стадиями можно создать заготовительный цех, цех токарной обработки, фрезерный цех, цех термообработки, цех заточки.

Преимущества этой схемы – она позволяет концентрировать однотипное оборудование в пределах одного цеха, что позволяет обеспечить высокий уровень обслуживания и высокий уровень эксплуатации.

Недостатки проявляются в том, что при такой схеме возникают высокие транспортные расходы, и эта транспортировка требует дополнительной сопроводительной документации. В процессе транспортировки может произойти ухудшение состояния полуфабрикатов. При такой схеме нет единого работника, ответственного за весь процесс, и за конечный результат. В результате могут иметь место отклонения от качества и организовать ответственных сложнее.

2-ая схема предполагает использование специализации для определения состава подразделений. Специализацию не технологическую, а номенклатурную.

В соответствии с этой схемой каждое подразделение полностью производит конечную продукцию, но не всю, а по видам (малые, средние, и т.п.) И в каждом подразделении сосредоточены все виды продукции. Такая схема позволяет сократить транспортные расходы, достичь результативную ответственность.

7) Принцип синхронизации. Состоит в том, что при создании организации необходимо определить производительное звено, на деятельность которого должна быть скорректирована деятельностью других подразделений. При определённых ситуациях таким звеном могут быть и другие подразделения.

Ž В составе перечисленных принципов статической организации существуют характеристики и для динамической:

2) принцип приоритетности относительно задач и функций

3) принцип приоритета структуры организации относительно состава функций

Как правило в действующих организациях, где уже сформирована структура, и структура доказала свою эффективность, нецелесообразно изменять её, если изменятся функции. Пример: производство танков, необходима конверсия (2 варианта) – 1 вариант – производство предметов ширпотреба, 2-ой вариант – производство автомобилей. В такой ситуации выбор диктует структура. Структура танкового завод более приспособлена к производству автомобилей, поэтому даже если производство ширпотреба покажется более выгодным – производство автомобилей лучше в данном случае.

4) принцип приоритета объекта относительно субъекта. В действующий организациях при подборе кадров необходимо ориентироваться на сформировавшиеся в организации требования

5) принцип ресурсной обеспеченности

6) принцип единоначалия

7) прямоточности

8) синхронизации.

1.