Інформаоійна технологія розв'язку задач комеро ійної діяльності торговельного підприємства

Мета. Проробити на персональному комп'ютері основні пи­тання організації автоматизованої обробки даних на АРМ ко­мерційного працівника в умовах функціонування інтегрованої системи обробки економічної інформації на підприємствах споживчої кооперації; розвинути у студентів навики в засто­суванні отриманих теоретичних знань при розв'язку на ПК комплексу економічних задач розглядуваного АРМ.

Контрольні питання

1. Яке призначення АРМу комерційного працівника? Охарак­теризуйте його основні підсистеми.

2. Висвітліть основні завдання АРМу комерційного працівника.

3. Опишіть постановку основних задач комерційної діяльності торговельних підприємств.

4. Які особливості алгоритмів обліку виконання договорів з постачальниками та покупцями?

5. Поясніть технологію роботи основних обчислювальних мо­дулів задач обліку виконання договорів з постачальниками і по­купцями.

6. Опишіть методику і технологію автоматизації розрахунку нормативів товарних запасів.

7. Висвітліть алгоритми і технологію аналізу товарних запасів і їх обіговості.

8. Дайте характеристику пакетів прикладних програм для ав­томатизації оперативного управління рухом товарів.

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи

ЗАВДАННЯ 1. Здійснити контроль за виконанням плану постав­ки взуття гуртовою базою в роздрібні торговельні підприємства сільського споживчого товариства. Розробити постановку задачі і алгоритм її розв'язку. За допомогою програмних засобів MS Excel та MS Access розв'язати задачу на ПК і проаналізувати ре­зультати, підсумкову інформацію видати на друк.

Початкові дані. На початку нового року гуртова база уклала до­говір із сільським споживчим товариством на постачання взуття. Планові і фактичні дані про постачання взуття сільському спо­живчому товариству наведені в табл. 44.

Таблиця 44

ВИКОНАННЯ ГУРТОВОЮ БАЗОЮ ПЛАНУ ПОСТАЧАННЯ ВЗУТТЯ ТОРГОВЕЛЬНИМ ПІДПРИЄМСТВАМ CCT В БЕРЕЗНІ 2001 p.*

Код підпри­ємства	Номер рахунку-фактури (РФ)	Дата	Фактично поставлено на суму, грн	Номер договору	План поста­чання на суму, грн	% вико­нання плану
		12.03.01	15000.00		14000.00
		12.03.01	12000.00		12500.00
		13.03.01	23000.00		26000.00
		14.03.01	17000.00		10000.00
		16.03.01	8000.00		9200.00
		18.03.01	16000.00		24000.00

Закінчення табл. 44

Код підпри­ємства	Номер рахунку- фактури (РФ)	Дата	Фактично поставлено на суму, грн	Номер договору	План постачання на суму, грн	% вико­нання плану
		16.03.01	10000.00		7500.00
		12.03.01	12500.00		16000.00
		13.03.01	18100.00		20000.00
		14.03.01	8200.00		6000.00
		20.03.01	9800.00		7100.00
		21.03.01	1400.00		12500.00

Дані умовні

ЗАВДАННЯ 2. Гуртова база купує у постачальників взуття з ме­тою його продажу торговельним підприємствам ССТ. Необхідно за допомогою засобів MS Excel визначити наявність на конкрет­ну дату взуття в асортименті на гуртовій базі та його купівлю і продаж в сумовому виразі.

Початкові дані. Стан купівлі гуртовою базою взуття та його про­даж торговельним підприємствам ССТ характеризується даними, які відображені в табл. 45—46.

Таблиця 45

ПОСТУПЛЕННЯ ТОВАРІВ*

№ п/п	Назва товару	Кількість	Дата надходження	Ціна
	Чоботи чоловічі кирзові		20.05.2001	15,00
	Черевики чоловічі		21.05.2001	38,00
	Туфлі чоловічі		18.05.2001	26,00
	Чобітки жіночі		21.05.2001	65,00
	Черевики жіночі		18.05.2001	42,00
	Туфлі літні жіночі		19.05.2001	18,00
	Кімнатне взуття чоловіче		15.05.2001	6,00
	Хлоп'яче взуття		13.05.2001	4,00
	Напівчеревики чоловічі		17.05.2001	46,00
	Чув'яки		10.05.2001	10,00
	Туфлі літні жіночі		22.05.2001	35,00
	Напівчеревики чоловічі утеплені		21.05.2001	52,00
	Туфлі чоловічі		15.05.2001	45,00
	Шкільне взуття		19.05.2001	27,00

Дані умовні

Таблиця 46

ПРОДАЖ ТОВАРІВ"

№ п/п	Назва товару	Кількість	Дата продажу	Ціна
	Шкільне взуття		21.05.2001	35,00
	Туфлі літні жіночі		23.05.2001	46,00
	Чоботи чоловічі кирзові		21.05.2001	53,00
	Черевики жіночі		19.05.2001	46,00
	Хлоп'яче взуття		14.05.2001	6,00
	Кімнатне взуття чоловіче		19.05.2001	10,00
	Черевики чоловічі		22.05.2001	48,00
	Чоботи чоловічі кирзові		23.05.2001	24,00
	Хлоп'яче взуття		15.05.2001	6,00
	Туфлі чоловічі		19.05.2001	35,00
	Черевики чоловічі		23.05.2001	48,00
	Туфлі чоловічі		16.05.2001	35,00
	Напівчеревики чоловічі утеплені		23.05.2001	60,00
	Шкільне взуття		23.05.2001	34,00
	Чув'яки		14.05.2001	15,00
	Напівчеревики чоловічі		19.05.2001	60,00
	Туфлі літні жіночі		24.05.2001	46,00
	Черевики чоловічі		26.05.2001	48,00

* Дані умовні

ЗАВДАННЯ 3. Розрахувати нормативи товарних запасів взуття на гуртовій базі, використовуючи техніко-економічний метод нор­мування. Розробити постановку задачі і алгоритм її розв'язку. За допомогою пакетів програм MS Excel та MS Access розв'язати задачу на ПК, проаналізувати результати і роздрукувати підсум­кову інформацію.

ПОЧАТКОВІ ДАНІ. Гуртове підприємство уклало з постачальником договір на постачання в І кварталі 2001 р. чоловічих напівчере-виків утеплених. Фактичне надходження товару і його частота та одноденний товарообіг підприємства характеризуються даними, наведеними в табл. 47.

Таблиця 47

ПОКАЗНИКИ ТОРГОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

ГУРТОВОГО ПІДПРИЄМСТВА ЗА І КВАРТАЛ ПЛАНОВОГО

І ЗВІТНОГО РОКУ*

№	Назва показника	Варіанти
	Плановий обсяг поста­чання напівчеревиків чо­ловічих в І кв. 2001 p., грн	40 000	42 000	42 000	45 000
	Фактично поступило на­півчеревиків чоловічих за І кв. 2000 p., всього грн	35 000	48 000	40 000	42 000	39 000
	в т.ч. за кількістю по­ставок:
	1)
	2)
	3)
	4)
	5)
	6)
	7)
	8)
	9)
	10)		10 800
	Одноденний плановий товарообіг в І кв. 2001 p., грн

*Дані умовні

ЗАВДАННЯ 4. Розрахувати норматив товарних запасів взуття по гуртовій базі, використовуючи коефіцієнт еластичності. Розроби­ти постановку задачі і алгоритм її розв'язку. За допомогою про­грамних засобів MS Excel розв'язати задачу на ПК, проаналізува­ти результати і результатну інформацію видати на друк.

Початкові дані. Динаміка товарних запасів і гуртового товаро­обігу гуртової бази за 1999—2001 р. (табл. 48)

Таблиця 48

ДИНАМІКА ТОВАРНИХ ЗАПАСІВ І ГУРТОВОГО ТОВАРООБОРОТУ ГУРТОВОЇ БАЗИ ЗА 1999—2001 р. (в тис. гри)*

з/п	Роки	Варіанти
Товазарні запаси	Гуртовий товарообіг	Товарні запаси	Гуртовий товарообіг	Товазарні запаси	Гуртовий товарообіг	Товазарні запаси	Гуртовий товарообіг	Товазарні запаси	Гуртовий товарообіг
	2001 (план)

Дані умовні

ЗАВДАННЯ 5. Роздрібне торговельне підприємство уклало з по­стачальником договір на постачання Q тон цукру протягом часу Т. Затрати на весь час зберігання 1 кг цукру складають С грн., а затрати на завезення однієї партії — К грн. За умови рівномірно­сті поставок та реалізації цукру визначити загальні затрати на йо­го завезення та зберігання (Z), оптимальний^озмір однієї партії

(X), оптимальний середній поточний запас (X), оптимальне чис­ло поставок (») та оптимальний інтервал між поставками (t).

Розробити постановку задачі і алгоритм її розв'язку. За допо­могою програмних засобів MS Excel розв'язати задачу на ПК, проаналізувати і надрукувати результати.

Початкові дан/. В табл. 49 наведено початкові дані для розв'язку задачі. Як видно з таблиці, постачання цукру розглядається про­тягом Т=0.25 (року) (І квартал 2001 р.)

Методичні вказівки

Контроль і регулювання властиві всім системам управління і є їх основними функціями, які направлені на підтримку системи або об'єкта управління в заданому режимі. Ці функції виконуються на основі інформації, яка характеризує стан об'єкта шляхом порівнян­ня фактичних даних контрольованих параметрів із заданими. В процесі контролю встановлюється рівень відхилення, а в процесі регулювання виробляються керуючі дії, мета яких є приведення си­стеми в заданий стан. Ефективно виконувати ці функції можна ли­ше при застосуванні економіко-математичних методів та комп'ю­терної техніки, зокрема автоматизованих робочих місць спеціалістів.

Таблиця 49

ПОКАЗНИКИ ГОРГОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТОРГОВЕЛЬНОГО ПІДПРИЄМСТВА ЗА ПЛАНОВИЙ І ЗВІТНИЙ ПЕРІОДИ*

№	Назва показника	№ варіанту
	Плановий обсяг поставки цукру на І кв. 2001 p. (0
	Затрати на зберігання 1 кг цук­ру за І кв. 2000 p. (C)	2,00	1,95	2,01	1,98	2,00	1,98
	Затрати на завезення однієї пар­тії за І кв. 2000 p. {K}	20,0	20,1	21,0	20,9	21,9	20,0

Дані умовні

За допомогою АРМ комерційного працівника розв'язуються на­ступні задачі: оперативний облік виконання договорів з постачаль­никами і покупцями, оперативне регулювання товарних запасів, аналіз товарних запасів та їх обіговості, облік централізованої до­ставки товарів з бази в магазини, вибір раціональних маршрутів транспортування товарів тощо. Основне призначення цього АРМ — комп'ютерний розв'язок комплексу задач, пов'язаних з оператив­ним управлінням рухом товарів і товарними запасами.

Методичні вказівки до розв'язку завдання 1 засобами пакету MS Excel

Задача розв'язується на рівні гуртового підприємства. Мета даної задачі — контроль своєчасного і якісного виконання дого­вірних зобов'язань на поставку товарів постачальниками. Пері­одичність розв'язку задачі один раз в місяць. Користувачами ін­формації є менеджери по роботі з певними товарами, працівники бухгалтерії, фінансово-економічних та юридичних служб.

Інформація про планові поставки товарів постачальниками покупцям є специфікації до договорів, які укладаються в кінці або на початку нового року. В специфікаціях вказується асорти­мент поставлених товарів, їх кількість, ціна за одиницю товару і його загальна вартість, терміни поставки товарів. В договорах та­кож вказуються штрафні санкції у випадку порушення умов по­ставки зі сторони постачальника або покупця.

Фактичне надходження товарів покупцю за кількістю та су­мою фіксується в рахунках-фактурах постачальника. Процент виконання плану постачання товарів за місяць в розрізі товарів та постачальників ьиражається залежністю:

ЛВ(КТ, КП) = (ФМС(КТ, КП) / /7МС(КТ, КП)) ■ 100,

де КТ — номенклатурний номер товару,

КП — код постачальника,

ФМС — фактичне постачання товарів за місяць в сумарному виразі,

ПМС— план поставки за місяць в сумарному виразі,

ПВ — план постачання товарів на місяць в сумарному виразі.

В результаті розв'язку задачі користувачу видається звіт, фо­рма якого подана в табл. 50.

На підставі цього звіту орган управління підприємства здійс­нює операивний контроль за ходом постачання товарів, стежить за виконанням умов договору постачальниками і у випадку їх не­виконання виставляє штрафні санкції.

При розв'язку задачі «Облік виконання договорів з постачальни­ками» використовується такі вхідні дані: файл даних рахунку-фактури, файли довідників товарів, постачальників, одиниць виміру.

Файл даних рахунку-фактури (MRF) містить такі реквізити: номер та дату виписки рахунку-фактури, номер договору, код (номенклатурний номер) товару, кількість, сума, торговельна знижка (надбавка), код постачальника.

із³⁴⁶

Таблиця 50

ВІДОМІСТЬ ВИКОНАННЯ ДОГОВОРІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ

№ з/п	Назва постачальника	Назва товару	Одиниця виміру	За місяць	План постачання на квартал	Фактично надійшло з початку кварталу	% виконання плану
План постачання	Фактичні надходження.	% виконання
	Разом:

Далі наведено порядок розв'язку задачі в середовищі MS Excel.

1. Створіть електронну таблицю за зразком, наведеним в табл. 51.

2.В клітинку АІ таблиці внесіть заголовок і командою Format —» Cells (Формат —> Ячейка) об'єднайте його клітинки. Для цього перейдіть на сторінку Alignment (Выравнивание) і ввімкнути оп­цію Merge Cells (Объединение).

3.Введіть та відформатуйте дані.

3.1 В клітинки G3, D15, F15, G15 введіть формули, за допо­могою яких будуть обчислюватись проценти виконання плану, загальна вартість товарів за планом та їх фактичне надходження. З цією метою скористайтесь функцією SUM (СУММ).

3.2 Відформатуйте дані електронної таблиці.

Таблиця 51

ВИКОНАННЯ ПЛАНУ ПОСТАВКИ ВЗУТТЯ ГУРТОВОЮ БАЗОЮ ТОРГОВЕЛЬНИМ ПІДПРИЄМСТВАМ CCT ЗА МІСЯЦЬ

	А	В	С	D	Е	F	G
	Виконання плану поставки взуття гуртовою базою торговельним підприємствам ССТ за березень 2001 р.
	Код підприєм­ства	Номер РФ	Дата	Фактично надійшло на суму, грн	Номер договору	План поста­чання на суму, грн	% вико­нання плану
	Всього:

4. Впорядкуйте планові і фактичні дані про надходження то­варів за кодом торговельного підприємства.

4.1 Командою Data —» Form (Данные —> Форма) Спочатку за­несіть в базу даних Excel дані табл. 51.

4.2 В меню Data (Данные) виберіть команду Sort (Сортиров­ка). Ця команда викличе діалогове вікно сортування даних. В цьому вікні потрібно визначити поля бази даних, за якими послі­довно (від верхнього до нижнього) виконуватиметься впорядку­вання за зростанням Ascending (По возрастанию) чи спаданням Descending (По убыванию). В першому полі необхідно вибрати із списку стовпчик таблиці, за даними в якому Excel впорядкує ря­дки таблиці. Наприклад, дані табл. 51 можна впорядкувати за стовпчиком «Код підприємства». У другому полі діалогового ві­кна Sort (Сортировка) як другу ознаку впорядкування можна за­дати дату надходження товарів. При необхідності можна задати і третю ознаку впорядкування, використавши для цього стовпчик «№ договору». В результаті впорядкування за цими ознаками Excel побудує електронну таблицю, наведену в табл. 52.

Таблиця 52

ВИКОНАННЯ ПЛАНУ ПОСТАВКИ ВЗУТТЯ ГУРТОВОЮ БАЗОЮ

ТОРГОВЕЛЬНИМ ПІДПРИЄМСТВАМ ССТ ЗА МІСЯЦЬ, ВПОРЯДКОВАНЕ

ЗА КОДАМИ ПІДПРИЄМСТВА *

Код підприємства	№ РФ	Дата	Фактично поставлено на суму, грн	№ договору	План по­ставки на суму, грн	% вико­нання плану
		12.03.01				96,00
		14.03.01				170,00
		18.03.01				66,67
		16.03.01				133,33
		21.03.01				112,00
/ Total			69000		66500	103,76
		13.03.01				90,50
		14.03.01				136,67
		20.03.01				138,03
2 Total			36100		33100	109,06
		12.03.01				107,14

Закінчення табл. 52

Код підприємства	РФ	Дата	Фактично поставлено на суму, грн	№ договору	План по­ставки на суму, грн	% вико­нання плану
		13.03.01				88,46
		16.03.01				86,96
		12.03.01				78,13
3 Total						89,72
Grand Total						101,63

* Дані умовні

4.3 Для побудови групових і загальних підсумків по стовпчи­ку «Фактично поставлено на суму, грн.» Виберіть в меню Data (Данные) команду Subtotals (Итоги), попередньо натиснувши мишею на останній рядок групи магазинів, які виділені за клю­чем «Код підприємства». У рядках «1 Total», «2 Total», «З Total», «Grand Total» потрібно занести формули для обчислення процен­та виконання плану по групах торговельних підприємств і в ці­лому по торговельних підприємствах. Для цього в клітинки G7, G11, G16, G17 введіть відповідні функції.

4.4 Відформатуйте обчислені дані і зробіть аналітичні висновки.

Методичні вказівки до розв'язку завдання 1 засобами пакету MS Access

За допомогою пакету програм MS Access створюємо базу да­них про планові та фактичні надходження товарів на гуртову ба­зу. Для цього потрібно виконати таку послідовність дій.

1. Запустіть пакет MS Access.

2. Створіть пусту базу даних:

• вибираємо пункт меню File (Файл);

• з випадаючого меню вибираємо New Database;

• у вікні New вибираємо піктограму Blank database;

• натискаємо мишею на діалогову клавішу ОК;

• командою File —> New database визначаємо ім'я та розташу­вання на диску створюваної бази даних, наприклад, ИЛКомер-ція.тсІЬ.

• натискаємо мишею на діалогову клавішу Create.

2. Створіть таблиці бази даних:

• у вікні бази даних виберемо закладку Tables;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу New;

• у вікні New Table виберемо елемент списку Design View;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу ОК;

• кожний рядок цієї структурної таблиці відповідає одному полю створюваної таблиці даних;

• в поле Field Name кожного рядка структурної таблиці впи­шемо назву поля створюваної таблиці даних;

• в полі Data Type кожного рядка структурної таблиці вибе­ремо необхідний тип поля створюваної таблиці даних;

• після опису всіх полів таблиці за допомогою інстумента Primary Key визначимо ключове поле створюваної таблиці даних;

• закриємо вікно конструктора таблиці;

• підтвердимо створення таблиці, натиснувши мишею на діа­логову клавішу ОК;

• у вікні Save as задамо назву таблиці.

Створимо таблиці, необхідні для представлення даних про планові та фактичні надходження товарів (табл.53).

Таблиця 53

ТАБЛИЦІ БАЗИ ДАНИХ КОМЕРЦІЯ

Назва таблиці	Позначення таблиці
Довідник підприємств	Довідник підприємств
Довідник одиниць виміру	Довідник од виміру
Довідник товару	Довідник товару
Таблиця реєстру договорів	Реєстр договорів
Таблиця реєстру рахунків-фактур	Реєстр РФ
Таблиця товарів, що прийшли за ра-хунком-фактурою	Товар по РФ
Таблиця планових показників	План на дату

Таблиця «Довідник підприємств» складається з таких полів:

• поле «Код підприємства» в таблиці є ключовим і має тип AutoNumber;

• поле «Назва підприємств» має тип Text;

• поле «Адреса підприємства» має тип Text;

• поле «Розрахунковий рахунок» має тип Number;

• поле «Назва банку підприємства» має тип Text.

Таблиця «Довідник товару» складається з таких полів:

♦ поле «Код товару» в таблиці є ключовим полем типу Number;

♦ поле «Назва товару» має тип Text.

Таблиця «Довідник одиниць виміру» складається з таких полів:

♦ поле «Код одиниці виміру» є ключовим і має тип Auto-Number ;

♦ поле «Назва одиниці виміру» має тип Text;

♦ поле «Позначення одиниці виміру» має тип даних Text.
Таблиця «План на дату « містить такі поля:

♦ поле «Дата» є ключовим і має тип Date/Time;

♦ поле «Планова сума»;

♦ поле «Код підприємства» є ключовим і має тип Number;

♦ поле «Код товару» є ключовим і має тип Number. Таблиця «Реєстр договорів» містить такі поля:

♦ поле «№ договору» є ключовим і має тип Number;

♦ поле «дата договору» має тип даних Date/Time;

♦ поле «Код підприємства» є ключовим і має тип Number. Таблиця «Реєстр рахунків-фактур» містить такі поля:

♦ поле «№ рахунку-фактури» є ключовим і має тип даних Number;

♦ поле «Дата рахунку-фактури» має тип Date/Time;

♦ поле «Код підприємства» має тип Number;

♦ поле «№ договору» має тип Number.

Таблиця «Товар за рахунком-фактурою» містить такі поля:

♦ поле «№ рахунку-фактури» має тип Number;

♦ поле «Код товару» має тип даних Number;

♦ поле «Код одиниці виміру» має тип Number;

♦ поле «Кількість відвантаження» має тип Number;

♦ поле «Ціна товару» має тип Currency.

3. Створіть зв'язки між таблицями:

♦ вибираємо піктограму Relationships;

♦ у вікні Relationships відкриваємо створені таблиці за допо­могою піктограми Show table і кнопки Add;

♦ проставляємо зв'язки між таблицями;

♦ закриваємо вікно Relationships.

Після створення описаних зв'язків вікно Relationships буде мати такий вигляд (рис.39).

4. Створіть запити:

♦ у вікні база даних вибираємо закладку Queries;

♦ натискаємо мишею на діалогову клавішу New;

♦ у вікні New Query вибираємо закладку Design View;

♦ натискаємо мишею на діалогову клавішу ОК;

♦ у вікні, що відкрилося, за допомогою діалогової клавіші Add вибираємо потрібні для запиту таблиці;

♦ потрібні для запиту поля таблиць вибираємо подвійним на­тисненням на них мишею;

♦ після завершення формування запиту за допомогою діало­гової клавіші Run переконаємося в його працездатності;

♦ якщо запит вибирає дані правильно, то закриємо вікно за­питу і дамо йому назву;

♦ якщо запит вибирає дані неправильно, то за допомогою ін­струмента View повернемося у режим Design View і виправимо помилки.

Для реалізації даного завдання необхідно створити такі запити:

♦ запит «Фактична поставка» створюємо на базі таблиць «Ре­єстр рахунків-фактур» і «Товар за рахунком-фактурою»;

♦ запит «Фактична поставка взуття за асортиментом» створю­ємо на базі таблиць «Реєстр рахунків-фактур», «Товар за рахун-ком-фактурою» та «Довідник товарів»;

Рис. 39. Зв'язки між таблицями бази даних «Комерція»

• запит «Виконання плану на дату» створюємо на базі таблиці «План на дату» і раніше створеного запиту «Фактична поставка»;

• запит «Виконання плану за асортиментом» створюємо на ба­зі таблиці «План на дату» і раніше створеного запиту «Фактична поставка взуття за асортиментом».

Для побудови запиту «Фактична поставка» з таблиці «Реєстр рахунків-фактур» виберемо в запит такі поля:

• поле «№ рахунку-фактури»;

• поле «Дата рахунку-фактури»;

• поле «Код підприємства»;

• поле «№ договору».

Таблицю «Товар за рахунком-фактурою» використовуємо для створення в запиті розрахункового поля «Фактично поставлено»:

[Товар за рахунком-фактурою]![Кількість відвантаження]* [Товар за рахунком-фактурою]![Ціна товару].

В запит «Фактична поставка взуття за асортиментом» вибере­мо з таблиці «Реєстр рахунків-фактур» такі поля:

• поле «Дата рахунку-фактури»;

• поле «Код підприємства».

З таблиці «Товар за рахунком-фактурою» виберемо в запит поле «Код товару». З таблиці «Довідник матеріалу» виберемо по­ле «Назва матеріалу».

Крім цих полів в запиті створюємо розрахункове поле «Фак­тично поставлено»:

[Товар за рахунком-фактурою]'[Кількість відвантаження]* [Товар за рахуном-фактурою]![Ціна товару].

В запит «Виконання плану на дату» включимо такі поля таб­лиці «План на дату»:

• поле «Дата»;

• поле «Код підприємства»;

• поле «Планова сума».

З запиту «Фактична поставка» виберемо поле «Фактично по­ставлено».

Включимо у запит також розрахункове поле «% виконання плану»

([Фактична поставка]'.[Фактично поставлено]/[План на дату]! [Планова сума])* 100.

В запит «Виконання плану за асортиментом» з таблиці «План на дату» включимо поле «Планова сума», а з запиту «Фактична поставка взуття за асортиментом» виберемо такі поля:

• поле «Код підприємства»;

• поле «Назва товару»;

• поле «Код товару»;

• поле «Фактично поставлено».

Включимо в запит також розрахункове поле «% виконання плану»:

([Фактична поставка взуття за асортиментом]! [Фактично поставлено]/[План на дату]![Планова сума])* 100.

Створимо службові запити, на базі яких будуть сформовані результуючі звіти:

♦ запит «Звіт»;

♦ запит «Разом по підприємству»;

♦ запит «Розшифровка виконання плану на дату». Описані запити у формі Design View представлені в Додатку 3. 5. Створіть форми для заповнення таблиць бази даних

♦ у вікні бази даних виберемо закладку Forms;

♦ натиснемо мишею на діалогову клавішу New;

♦ виберемо закладку Form Wizard, задамо назву базової таб­лиці і натиснемо мишею на діалогову клавішу ОК;

♦ у вікні Form Wizard підтвердимо вибір таблиці;

♦ у вікні Available Fields виберемо потрібні поля і за допомо­гою стрілочок перенесемо їх у вікно Selected Fields;

♦ натиснемо мишею на діалогову клавішу Next;

♦ виберемо вигляд форми;

♦ натиснемо мишею на діалогову клавішу Next;

♦ виберемо фон для вікна форми;

♦ натиснемо мишею на діалогову клавішу Next;

♦ назвемо форму;

♦ натиснемо мишею на діалогову клавішу Finish.

Для внесення даних в таблиці бази даних створимо їх форми. В даному завданні створюються такі форми:

♦ Форма «Довідник підприємств». За допомогою цієї форми вносяться записи про нові підприємства, з якими гуртова база буде в подальшому працювати.

♦ Форма «Довідник товарів». За допомогою цієї форми вно­сяться записи про нові товари.

♦ Форма «План на дату». За допомогою цієї форми вносяться нові записи про встановлення плану на певну дату. В цій формі використано діалоговий інструмент Combo box, за допомогою якого можна вибрати потрібні позиції з таблиць бази даних. В даній формі Combo box створено для полів «Назва товару» і «На­зва підприємства».

♦ Рахунок-фактура. За допомогою цієї форми вносяться дані в таблиці бази даних — «Реєстр рахунків-фактор» і «Товари за рахунка-фактор», оскільки ця форма створена на базі таблиці

«Реєстр РФ», але має підлеглу форму (назвемо її підформою, subform) з базовою таблицею «Товари за рахунком-фактурою» (підформа створюється аналогічно за допомогою піктограми Subform). Ця підформа містить два поля типу Combo box — «На­зва товару» і «Назва одиниці виміру» — і одне розрахункове по­ле — «Сума»

([Кількість відвантаження]*[Ціна товару]).

6. На базі запитів створіть звіти:

• у вікні бази даних виберемо закладку Report;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу New;

• виберемо закладку Report Wizard;

• виберемо потрібну базову таблицю чи базовий запит;

• підтвердимо правильність зробленого вибору;

• у вікні Available Fields виберемо потрібні поля і за допомо­гою стрілочок перенесемо у вікно Selected Fields;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Next;

• виберемо загальний вигляд звіту;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Next

• визначимо порядок розміщення полів у звіті;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Next;

• встановимо розмір сторінки, на якій буде розміщено звіт;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Next;

• виберемо фон звіту;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Next;

• назвемо звіт;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Finish.

Набазі раніше побудованих запитів, формуються звіти:

• звіт «Виконання плану за асортиментом»;

• звіт «Виконання плану на дату»;

• звіт «Розшифровка виконання плану на дату».

Методичні вказівки до завдання 2

Для оперативного управління роботою з певними групами то­варів менеджеру необхідна детальна щоденна інформація про рух товарів на базі. Це завдання можна успішно реалізувати за допо­могою MS Excel.

1. Створіть електрону таблицю з інформацією про поступлен­ня товарів на гуртову базу та їх продаж:

• імена стовпчиків та фактичні дані візьміть із табл. 45—46;

• дані про поступлення і продаж товарів занесіть на різні лис­тки електронної таблиці;

• обчисліть вартість закуплених і проданих товарів;

• відформатуйте таблицю.

2. Створіть базу даних в електронній таблиці.

3. Для вводу даних створіть форму, яку викликають коман­дою Data —> Form (Данные —> Форма).

4. Командою Data —> Pivot Table створіть зведену таблицю (Pivot Table), яка дасть змогу відбирати дані за різними критерія­ми і найкращим чином відображати залежність між ними. Ство­рення і обробку даних здійсніть за допомогою конструктора зве­дених таблиць. Для цього виконайте такі дії:

• виділіть дані, які підлягають обробці. Простежте, щоб всі стовпчики мали назви;

• виконайте команду Data -» Pivot Table (Данные —> Сводная таблица);

5. В першому діалоговому вікні конструктора зведених таб­
лиць (Step 1 of 4) виберіть джерело даних для зведеної таблиці.
Дані можна вибрати:

• з поточної або будь-якої іншої робочої сторінки; для цього перемикач встановіть у позицію Microsoft Excel data base (В спи­ске или базе данных Microsoft Ехсе»);

• із зовнішнього джерела даних; для цього перемикач встано­віть встановіть у позицію External data source (Во внешнем ис­точнике данных);

• із кількох інтервалів консолідації даних; для цього переми­кач встановіть у позицію Multiple consolidation ranges (В неско­льких диапазонах консолидации);

• з іншої таблиці; для цього перемикач встановіть у позицію Another pivot table (В другой сводной таблице).

6. Для переходу до другого діалогового вікна (Step 2 of 4) по­
трібно натиснути мишею на діалогову клавішу Next (Далее):

• в другому діалоговому вікні виділіть мишею діапазон кліти­нок з початковими даними (Where is the data that you want to use?).

• Натисніть мишею на діалогову клавішу Next.

7. У третьому діалоговому вікні конструктора (Step 3 of 4) ви­
значіть структуру зведеної таблиці за допомогою макету, який
наведено на рис.40:

Рис. 41. Зведена таблиця продажу товарів

8. Макет зведеної таблиці має чотири зони полів: Page (Страни­ца), Row (Строка), Column (Столбец), Data (Данные). У правій час­тині діалогового вікна конструктора знаходяться діалогові клавіші з заголовками полів вхідних даних; перетягніть мишею клавішу заго­ловку поля «Назва товару» в зону Row, клавішу «Дата поступлення товару» в зону Column, а клавіші «Кількість» і «Вартість» — в зону Data. Натисніть мишею на діалогову клавішу Next.

9. В четвертому діалоговому вікні конструктора (Step 4 of 4):

• задайте клітинку, з якої буде розпочинатися зведена таблиця (Existing Worksheet), або новий листок (New Worksheet);

• зведеній таблиці дайте назву «Поступлення товарів» і нати­сніть мишею на діалогову клавішу Finish.

10. В результаті на четвертому листку буде побудовано зведе­ну таблицю про продаж товарів. За допомогою функцій sum, count побудуйте підсумки у зведеній таблиці.

За замовчуванням для обробки числових значень призначена функція sum, а для текстових — count. Потрібну функцію оби­рають при формуванні і редагуванні макета. Для цього в макеті потрібно двічі натиснути мишею на назву поля в зоні Data.

Натисніть на відповідному полі даних і виконайте команду Data —> Pivot Table Field (Данные —> Поле сводной таблицы) або натисніть на праву клавішу миші і в контекстному меню виберіть пункт Pilot Table Field (Поле сводной таблицы). Далі відкриється діалогове вікно «Вычисление поля сводной таблицы», де у спис­ку Операция виберіть потрібно вибрати функцію sum або count. Зведена таблиця після описаних змін зображена на рис.41.

Основною характеристикою зведеної таблиці є її інтерактив-ність, яка надає користувачу можливість додавати і вилучати за­писи про поступлення і продаж товарів на конкретну дату. Для полегшення виконання цих операцій можна скористатися макро­сами. Нагадаємо, що методика створення та редагування макро­сів була описана в розділі «Автоматизоване робоче місце марке­толога».

Методичні вказівки до завдань 3—5

Рівень задоволення попиту населення обумовлений організа­цією постачання товарів у роздрібну торговельну мережу і фор­мування товарних запасів на складах гуртової бази. Необхідність утворення товарних запасів визначається потребами виробницт­ва, споживання і постачання, транспортними умовами тощо. Аналіз товарних запасів, визначення порядку постачання магази­нів, складів, обчислення обсягу і рівня оптимальних запасів, утворення, обробки і зберігання запасів є предметом наукового управління запасами.

Управління товарними запасами — це комплекс заходів, спря­мованих на визначення раціонального рівня запасів по відношенню до запланованого обсягу товарообігу, підтримку його нормального рівня, який забезпечує безперебійне постачання торговельних під­приємств і неперервне оновлення запасів на складах. Теоретичні до-

слідження та практика торговельної діяльності показали, що ефек­тивне управління запасами неможливе без їх нормування по товар­ному асортименту. Нормування встановлює максимальні і мініма­льні рівні запасів по кожному виду товару (в днях). Процес управління запасами передбачає регулювання рівня запасів тільки по товарах поточного зберігання. Фактичні залишки товарів поточ­ного зберігання визначаються шляхом віднімання із суми залишків товарів поточного зберігання на кінець кварталу суми залишків се­зонного зберігання і додавання суми товарів в дорозі.

Автоматизоване робоче місце комерційного працівника пе­редбачає оперативне регулювання товарних запасів, які забезпе­чують безперебійну торгівлю. Цей АРМ виконує також функцію збору і обробки інформації про стан товарних запасів на гуртовій базі, нормування товарних запасів, аналізу товарних запасів і обі­говості товарів.

Користувачами інформації є працівники економічного і коме­рційного відділів. Термін розв'язку задачі — один раз в квартал.

Нормування товарних запасів поточного зберігання здійсню­ється з використанням трьох методів: техніко-економічного, кое­фіцієнта еластичності та економіко-математичного [13].

Нормування за техніко-економічним методом здійснюється в такій послідовності.

де Xj^} — обсяг разової (і'-ої) поставкиу'-ого товару,

п_— загальна кількість поставок,

xj — середній обсяг поставоку'-ого товару, який визначається за даними кварталів звітного періоду, що передує плановому.

Розрахований мінімальний рівень запасів називається точкою замовлення. Зниження запасів нижче цього рівня служить сигна­лом для їх поповнення.

7. Обчисліть максимальний рівень запасів як суму середнього обсягу разової поставки і мінімального рівня запасів:

8. Розрахунковий норматив товарних запасів j-ro товару в су­мовому виразі переведіть в дні обігу шляхом його ділення на од­ноденний товарообіг.

Розрахунок нормативу товарних запасів з використанням кое­фіцієнта еластичності полягає в наступному.

1. Розрахуйте коефіцієнт еластичності Е_у. зміни запасів у-ої rnvrrn ппи зміні тґжяпообітл/ за гЪопмулоку.

де 38j — запаси товаріву'-ї групи в базисному періоді, грн.

В процесі нормування за наявності необхідної інформації мо­жуть бути використані і економіко-математичні методи. Встано­влення оптимальних норм запасів на основі економіко-математичного моделювання дозволить торговельним підприєм­ствам підвищити ефективність своєї діяльності.

Модель управління товарними запасами базується на підставі такиих припущень:

• плануються запаси тільки одного товару або однієї товарної групи;

• рівень запасів в результаті продажу знижується рівномірно;

• попит (річна потреба або товарообіг) в плановому періоді заздалегідь повністю визначений;

• запізнення в поставці партій не допускається;

• витрати управління запасами складаються із витрат на заве­зення і зберігання товарів;

• витрати на завезення однієї партії і річні витрати на збері­гання одиниці товару є постійними величинами;

• відхилення в надходженні партій недопустимі.

Розглянемо задачу планування запасів як оптимізаційну. Не­залежною змінною будемо вважати обсяг поставки х. Обсяг по­ставки підлягає обмеженням

14³*

Відрізнити мінімум від максимуму можна за допомогою дру­гої похідної. Згідно умови (х < Q,x > 0) маємо

оптимальне число поставок — формулою

а оптимальний інтервал між поставками — формулою

і, як наслідок, функція Z в точці х -х₀ має мінімум. Таким чи­ном, оптимальний запас визначається формулою

де Г — тривалість планового періоду (місяць, квартал, рік і т.д.). В результаті розв'язку задачі «Управління товарними запаса­ми» користувач одержує звіт такої форми (табл. 54).

Таблиця 54

ВІДОМІСТЬ НОРМАТИВІВ ЗАПАСІВ ТОВАРІВ ПОТОЧНОГО ЗБЕРІГАННЯ

№ п/п	Назва товару (товарної групи)	Код товару	Запаси товарів поточного зберігання	Норматив запасів товарів поточного зберігання
сума	дні	min	max
сума	дні	сума	дні

На підставі цього звіту в економічному відділі здійснюється розрахунок "їюрмативів запасів товарів поточного зберігання, а також контролюється відповідність фактичних запасів нормати­вам по гуртовій базі.

Розв'язок задачі «Управління товарними запасами» базується на використанні таких вхідних масивів:

♦ масиву виконання договірних зобов'язань постачальниками;

♦ масиву прогнозної реалізації товарів;

♦ масиву запасів товарів;

♦ масиву товарів в дорозі;

♦ масиву товарів сезонного зберігання.

Масив виконання договірних зобов'язань постачальниками (МВДЗП) формується на підставі рахунку-фактури, прихідних накладних, специфікацій та договорів. Масив МВДЗП містить такі реквізити:

♦ код торгової організації (підприємства);

♦ код постачальника;

♦ код товарно-матеріальних цінностей;

♦ код виду обороту;

♦ код одиниці виміру;

♦ номер договору;

♦ план поставок на квартал в натуральному і вартісному виразі;

♦ фактичні поставки товару в натуральному і вартісному ви­разі.

Масив прогнозної реалізації товарів (МПРТ) створюється в результаті розв'язку задачі «Прогнозування попиту».

Масив товарів в дорозі (МТД) створюється на підставі специ­фікацій до договорів та рахунків-фактур. Структура цього масиву ідентична структурі масиву МВДЗП.

Масив товарів сезонного зберігання (МТСЗ) формується на підставі переліку товарів сезонного зберігання.

Як вхідна, використовується нормативно-довідкова інформа­ція, зокрема довідники товарів, одиниць виміру, постачальників, частоти поставок товарів тощо.

При виконанні завдання 3 побудуйте електронну таблицю та­кої структури.

Побудувавши таблицю 55, виконайте такі дії:

1. Таблицю заповніть даними і відформатуйте її.

2. Для знаходження відхилення від середнього значення (Z) і

квадрату відхилення (Z²) в клітинки Е2 і F2 введіть відповідні формули і розмножте їх на блоки решти клітинок D3:D11 і ЕЗ:Е11.

3. За допомогою вбудованої статистичної функції AVERAGE
(СРЗНАЧ), в клітинці D13 побудуйте формулу для обчислення
середнього обсягу поставки товару. Формули для обчислення су-

14*

ми квадратів відхилень і фактичної поставки товару занесіть в клітинки F12 і D12. Середнє квадратичне відхилення (а) розра­хуйте в клітинці D12. В клітинці D13 розрахуйте коефіцієнт нері­вномірності поставок товарів на гуртову базу.

4. В клітинках D18.D21 розрахуйте нормативи товарних запа­сів в сумі і в днях.

5. Заповніть таблицю даними і розрахуйте норматив товарних запасів товарів. Для цього в діапазон клітинок В2.В10 внесіть на­лежні формули.

6. Відформатуйте таблицю.

При виконанні завдання 5 скористайтеся методичними вказів­ками до завдань 1 та 3 з теми 8.

Таблищ 55

РОЗРАХУНОК НОРМАТИВУ ТОВАРНИХ ЗАПАСІВ НА ГУРТОВІЙ БАЗІ НА ПЛАНОВИЙ ПЕРІОД (1 кв. 2001 р.)

Закінчення табл. 55

Завдання 4 виконайте за такою схемою.

1. Створіть електронну таблицю такої форми (табл. 56).

Таблиця 56

РОЗРАХУНОК НОРМАТИВУ ТОВАРНИХ ЗАПАСІВ НА ГУРТОВІЙ БАЗІ НА ПЛАНОВИЙ ПЕРІОД

Закінчення табл. 56

Висновки

1. Розробка і прийняття комерційних рішень — од­на з основних функцій торговельних підприємств.

2. Комерційні рішення мають бути спрямовані на досягнення основної мети — забезпечення ув'язки зба­лансованого обсягу, структури та якості товарної про­позиції з обсягом, структурою та якістю попиту насе­лення і забезпечення безперебійного продажу населен­ню необхідних товарів при оптимальних матеріальних і трудових ресурсах та високій культурі обслуговування.

3. Розв'язок задач комерційного працівника (опера­тивний облік виконання договорів з постачальниками та покупцями, оперативне регулювання товарних запа­сів, аналіз товарних запасів та їх обіговості, облік цент­ралізованої доставки товарів з бази в магазини, вибір раціональних маршрутів транспортування товарів) мо­жна здійснювати за допомогою пакетів програм MS Excel, БЭСТ та АРМ МТП (Автоматизоване робоче мі­сце менеджера торговельного підприємства).

ЛІТЕРАТУРА

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. — М.: Компьютер, 1998. — 400 с.

2. Білик В. М., Дяків Р. С, Костирко В. С. Автоматизоване робоче місце менеджера торгового підприємства. — К.: НМЦ «Укоопосвіта», 1999. —350 с.

3. Бипык В. Н. Экономическая эффективность АСУ. Текст лекции.

— М.:МКИ, 1988. — 57 с.

4. Блохин Ю. И. Классификация и кодирование технико-экономической информации. — М.: «Экономика», 1976. — 191 с.

5. Березин С. Internet у вас дома. — СПб.: BHV — Санкт Петербург, 1997. —400 с.

6. Берне П., Николсон Дж. Секреты Excel для Windows 95. — К.: Діалектика, 1996. — 576 с.

7. Вагнер Г. Основы исследования операций. Пер. с англ., т. 1. — М.:Мир, 1972. —335 с.

8. Ванагс И. Я. Методы расчета экономической эффективности ма­шинной обработки данных. — М: Финансы и статистика, 1984. — 256 с.

9. Вудскок Д. Современные информационные технологии совмест­ной работы. — М.: Microsoft Press, 1999.

10. Галузинський Г. П., Гордієнко І. В. Сучасні технологічні засоби обробки інформації: Навчальний посібник. — К.: КНЕУ, 1998. — 224 с

11. Глушкое В. М. Основы безбумажной технологии. Изд. 2-е, испр.

— К.: Наукова думка: Гл. ред. физ. — мат. лит., 1987. — 552 с.

12. Голосов О. В. Экономическое стимулирование системной обра­ботки информации. — М.: Финансы и статистика, 1982. — 200 с.

13. Доил Д. Как создать предприятие. Руководство для менеджеров, вкладчиков, экономических служб. —Таллин, 1991. — 101 с.

14. ДСТУ 2874-94. Бази данних. Терміни та визначення. — К.: Держ­стандарт України. — 1995. — 32 с.

15. ДСТУ 2938-94. Системи оброблення інформації. Основні поняття. Терміни та визначення. — К.: Держстандарт України. — 1995. — 32 с

16. ДСТУ 2940-94. Системи оброблення інформації. Керування про­цессами оброблення даних. Терміни та визначення. — К.: Держстан­дарт України.— 1995. — 28 с

17. Евстигнеев Е. Н., Ковалев В. В. Автоматизированная система обработки экономической информации в торговле: Учебник для торг. вузов. — М: Экономика, 1999. — 272 с.

18. Закон Украины «Об информации» №2567 от 02.10. 2 // Відомості Верх. Ради України. — 1992, №48.

19. Закон Украины «О защите информации в автоматизированных системах» №80 от 05.07.94 // Відомості Верх. Ради України. — 1994, №31.

20. Имитационное моделирование экономических систем. — М.: Наука, 1978. — 218 с.

21. Информационные системы в экономике / По ред. В. В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996. — 272 с.

22. Мазаракі А. А., Лігоненко Л. О., Ушакова Н. М. Економіка тор­говельного підприємства. — К.: Хрещатик, 1999. — 800 с.

23. Одинцов Б. Е. Расчет эффективности информационных систем с учетом полезности построения и развития гибких систем управления в производственно-хозяйственных организациях. — Львов.: ВНИМИУС, 1988.— с. 64-71.