Зм. модуль 6. організація кадрового діловодства

1. Класифікація кадрової документації

Кадрова документація містить інформацію про особовий склад під­приємства: найм і призначення на посади, навчання, оцінювання, ате­стацію, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо. Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюю­чих громадян.

Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугу­ють основою для надання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансо­вої допомоги.

Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та збері­гання класифікується за окремими ознаками.

За функціями кадрові документи поділяють на:

- організаційні;

- довідково-інформаційні;

- розпорядчі;

- особисті;

- особові;

- облікові. Організаційні документи

До організаційних документів належать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами у суб'єкта господарю­вання. Це колективний договір, правила внутрішнього трудового роз­порядку; положення: про відділ кадрів, про проходження атестації, про конкурсний відбір; інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян, посадові інструкції тощо.

Довідково-інформаційні документи

Документи, які надають поточну інформацію - доповідні та служ­бові записки, списки, звіти, зведення тощо складають групу довідко-ію-інформаційних документів.

Розпорядчі документи

До розпорядчих документів належать накази керівника про зараху­вання на посаду, переміщення, звільнення працівників, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до ре­зерву кадрів тощо.

Особисті документи

До групи особистих документів відносяться документи, що нале­жать працівникам. Вони містять інформацію, яку працівник повідом­ляє про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщеннях. Такими документами є трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, вій­ськовий квиток, диплом, свідоцтво про освіту, дипломи про наукові сту­пені тощо. Із цих документів у відділах кадрів в оригіналі залишається лише трудова книжка, по всіх інших документах подаються копії.

До особистих документів також належать: посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, сертифікат про підвищення кваліфіка­ції тощо.

Особові документи

Від особистих слід відрізняти особові документи. Це документи, які працівник готує власноручно: заяви про прийом на роботу, про звіль­нення або переведення, особовий листок, автобіографія, а також доку­менти про призначення нагороджень тощо.

Облікові документи

Групу облікових документів складають документи, що накопичу­ють інформацію про первинну реєстрацію і наступне оновлення відо­мостей про склад і переміщення кадрів. Серед них виділяють первин­ні і похідні.

Облікові первинні. Облікові первинні документи слугують для на­копичення інформації по кожній конкретній особі: особова картка (П-2), документи особової справи, картка спеціаліста тощо.

Облікові похідні - книжкові (журнальні) форми реєстрації обліко­вих даних, в яких формується зведена інформація по підприємству. Це штатна посадова та алфавітна книги; книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву; книга обліку трудових книжок; журнали обліку

відпусток; дисциплінарних стягнень; обліку прийняття, переміщення, звільнення тощо.

2. Організаційні документи

Організаційні документи надають інформацію про організацію пра­ці та її оплати на підприємстві в цілому, а також про організацію, регла­ментацію роботи конкретних осіб.

До першої групи документів належать: колективний договір, пра­вила внутрішнього трудового розпорядку та інші документи, порядок їхнього оформлення розглянуто в розділі 1.4.

До другої групи відносять у першу чергу посадові інструкції.

Посадові інструкції

Посадові інструкції слугують дієвим засобом управління, викону­ють організаційну, регламентуючу і регулятивну роль. Вони дають змо­гу раціонально розподілити обов'язки між працівниками, чітко ви­значити вимоги до них, наділяти їх необхідними правами, підвищувати відповідальність за доручену роботу. Порівнюючи фактичну роботу з завданнями, що передбачені посадовими інструкціями, можна об'єк­тивно оцінити діяльність кожного працівника. Посадові інструкції є нормативною основою для застосування до працівників заходів впливу.

Важливе значення посадова інструкція має і для самого працівни­ка, оскільки він, ознайомившись з положеннями посадової інструкції, знатиме, яких дій від нього очікують, за якими критеріями оцінювати­муть результати його праці, бачитиме орієнтири для підвищення рівня кваліфікації в межах своєї професії та займаної посади. Участь в обго­воренні посадової інструкції дає можливість працівникові впливати на організацію, умови, критерії оцінки його праці.

Відповідно до статті 29 КЗпП до початку роботи за укладеним тру­довим договором власник або уповноважений ним орган зобов'яза­ний роз'яснити працівникові його права і обов'язки. Посадова інструк­ція і є тим документом, у якому визначено завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність.

Посадові інструкції розробляють для керівників, спеціалістів, фа­хівців і технічних службовців на основі кваліфікаційних характеристик професій, згрупованих за галузевими ознаками згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, з урахуванням конкретних завдань та

обов'язків, функцій, прав, відповідальності пра-цінників, а також особливостей структури та штатного розкладу під­приємства (установи, організації). Для робітників у разі потреби роз­робляють робочі інструкції.

Як правило, посадові інструкції розробляються керівниками струк­турних підрозділів спільно з працівниками кадрового підрозділу, по­годжуються з юридичним відділом, профспілковим комітетом або ін­шим, уповноваженим на представництво трудовим колективом, орга­ном та затверджуються керівником підприємства в установленому порядку. Обов'язковим є доведення посадової інструкції до відома працівника під розписку.

Під час розроблення посадових інструкцій слід забезпечити єди­ний підхід до викладу змісту, структури розділів і послідовності їх розміщення. Інструкції мають містити повний перелік завдань, обо­в'язків та повноважень працівників, а також обумовлювати їх відпові­дальність, у тому числі щодо охорони праці, безпечного ведення ро­біт, а в разі потреби - містити необхідні пояснення.

Структура та зміст розділів посадової інструкції:

- Загальна частина;

- Посадові обов'язки;

- Права працівника;

- Взаємовідносини (зв'язки) за посадою;

- Кваліфікаційні вимоги;

- Відповідальність працівника.

У розділі «Загальна частина» наводять дані про місце посади у поділі праці, порядок укладення і припинення трудового договору, під­порядкованість працівника, документи, якими він повинен керуватися у своїй діяльності.

Розділ «Посадові обов'язки» розкриває зміст робіт, які має вико­нувати працівник. Його розробляють на основі кваліфікаційної харак­теристики. Оскільки окремі кваліфікаційні характеристики працівни­ків містять тільки основні або типові завдання та обов'язки, роботода­вець може доповнювати посадові інструкції роботами, передбаченими статутами, регламентами, технологічними картами, інструкціями та іншими нормативними документами, встановленими адміністрацією за погодженням із профспілковим або іншим уповноваженим на пред­ставництво трудовим колективом органом.

У розділі «Права працівника» визначають права, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на працівника посадових обов'язків.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» розкриває взає­мовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить вимоги до рівня освіти, знань, умінь та стажу роботи, які є достатніми для повного і якісного виконання робіт за посадою. Слід зауважити, що у кваліфікаційній характеристиці зазначено лише мінімальні кваліфікаційні вимоги, тому, у разі потреби, посадовою інструкцією ці вимоги можуть бути підви­щені (розширені). Особи, які не мають відповідного рівня освіти або стажу роботи, що встановлені кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід і якісно та в повному обсязі виконують доручені роботи, як виняток можуть бути призначені на відповідні посади.

Розділ «Відповідальність працівника» обумовлює особисту відпо­відальність за якість виконання посадових обов'язків, правил внутріш­нього трудового розпорядку, інструкцій з охорони праці, протипожеж­ної безпеки, виробничої санітарії тощо.

Посадову інструкцію розробляють для певної посади, назва якої має відповідати чинному Класифікатору професій ДК 003-95. Якщо у струк­турному підрозділі є дві або більше однакових посад, обов'язки за яки­ми відрізняються, то посадові інструкції будуть різними, іменними, тобто для конкретних осіб. Тому в заголовку посадової інструкції зазначають прізвище, ім'я та по батькові працівника, який обіймає посаду.

У разі потреби до посадових інструкцій можуть бути внесені зміни і доповнення, перерозподіл обов'язків, внесення додаткових обов'яз­ків у зв'язку з виробничою необхідністю тощо, які оформляються на­казом керівника підприємства (установи, організації) і доводяться до відома працівника під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Якщо ж до посадової інструкції потрібно внести суттєві зміни (на­приклад, у зв'язку зі зміною назви підприємства, підрозділу, наймену­вання посади), її затверджують заново. Немає потреби в перезатверд-женні посадової інструкції в разі прийняття на посаду нового праців­ника, достатньо ознайомити його із затвердженою в установленому порядку посадовою інструкцією під розписку.

Положення про структурний підрозділ

Згідно зі статтею 64 Господарського кодексу України підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управ­лінь, відділів, бюро, служб тощо). Функції, права та обов'язки струк­турних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами. Тобто Положення про структур­ний підрозділ - це документ, який визначає роль та місце структурно­го підрозділу в системі управління підприємством і призначений для нормативно-правової регламентації діяльності цього підрозділу. Іноді помилково вважають, що за наявності Положення про структурний підрозділ (управління, відділ, службу тощо) не потрібно розробляти посадову інструкцію начальника цього структурного підрозділу.

Положення про структурні підрозділи і посадові Інструкції для ке­рівників структурних підрозділів - це обов'язкові нормативні органі­заційно-розпорядчі документи, які виконують різні регулятивні функ­ції. Вони не взаємозамінні, а взаємопов'язані та взаємодоповнюючі.

Для розроблення посадових інструкцій на підприємствах, в уста­новах, організаціях усіх форм власності і господарювання та видів економічної діяльності не потрібно шукати типові посадові інструк­ції, оскільки на державному рівні такі документи не розробляються. Для цього слід використовувати відповідні кваліфікаційні характерис­тики професій працівників, затверджені в установленому порядку, за­гальні положення Довідника кваліфікаційних характеристик профе­сій працівників та внутрішні документи підприємства, установи, ор­ганізації: структуру і штатний розклад, Положення про відповідний структурний підрозділ тощо. Зразок посадової інструкції наведено в додатку 3.

3. Розпорядчі документи

До розпорядчих документів з особового складу належать накази, що регламентують прийняття найманих працівників на роботу, їх пе­реміщення на інші посади, звільнення, надання різного роду відпус­ток, заохочення, накладання стягнень тощо.

Загальні вимоги щодо оформлення наказів з особового складу

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми на­казів з особового складу. На підприємствах із невеликим обсягом до­кументообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.

Заголовки до тексту наказів з особового складу формують залежно від змісту наказу:

- про прийняття на роботу;

- про переведення на іншу роботу;

- про звільнення;

- про надання відпустки;

- про заохочення;

- про накладання дисциплінарного стягнення.

У текстах наказів з особового складу констатуючої (вступної) час­тини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: ПРИЗНАЧИТИ", ПЕРЕВЕСТИ', НА­ДАТИ", „ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ, „ЗВІЛЬНИТИ, „ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ" й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище дру­кують прописними літерами, ім'я й по батькові - звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зарахування на посаду. В на­казі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість нада­них календарних днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звіль­нено працівника. В обов'язковому порядку у наказах з особового складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

В середині кожного параграфу наказу прізвища працівників розмі­щують в алфавітному порядку.

Наказ про прийняття на роботу

Прийняття працівників на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначають:

1) прізвище, ім'я, по батькові працівника;

2) посаду (спеціальність, кваліфікацію, розряд);

3) місце роботи;

4) умови оплати праці;

5) початок роботи.

В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути передбачені додаткові умови, а саме: випробування з ме­тою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; терміни дії трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнен­ня працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо. Перед підписом робиться посилання на підстави видан­ня наказу.

Після підписання наказу керівником суб'єкта господарювання з ним ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у трудовій книж­ці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги (алфавітної книги).

Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або ста­тутом (положенням) суб'єкта господарювання незалежно від форми власності. Нижче наведено зразок наказу про прийняття на роботу.

Накази (розпорядження) про переведення (переміщення)

Накази про переведення (переміщення) працівників на іншу робо­ту (посаду) в того ж суб'єкта господарювання готуються й оформлю­ються на підставі рішення власника (уповноваженого ним органу) та заяви працівника.

У розпорядчій частині наказу, крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади (роботи), повинні бути зазначені:

1) посада (спеціальність, кваліфікація);

2) структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;

3) дата і на який термін переводиться (постійно чи тимчасово);

4) причини переведення на іншу посаду, роботу (у зв'язку з виробни­чою потребою; за станом здоров'я; у зв'язку з вагітністю або не­можливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дити­ну віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

5) умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним за­конодавством;

6) підстави видання наказу.
Працівник, який переводиться до іншого структурного підрозділу, звітує там, де працював, про повернення інструменту, спецодягу тощо, знімається з табельного обліку, проходить, у разі потреби, медичний огляд, повторний інструктаж з техніки безпеки.

Після видання наказу про переведення працівника на іншу поса­ду або роботу (постійно), до його особової картки, трудової книж­ки, а також до інших облікових документів заносяться відповідні записи.

Переведення на іншу роботу в того ж суб'єкта господарювання, а також переведення в іншу місцевість, хоча б разом з підприємством, установою, організацією, допускається тільки за згодою працівника, за винятком випадків, коли працівник переводиться тимчасово на іншу роботу в разі виробничої потреби, заміни відсутнього працівника (ст. 32 КЗпП України).

Не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його в того ж самого суб'єкта господарю­вання на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій са­мій місцевості, доручення працювати на іншому механізмі або агре­гаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої тру­довим договором, якщо ця робота не протипоказана йому за станом здоров'я, а також зміни істотних умов праці під час продовження роботи за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою (ст. 32 КЗпП України).

Про наступну зміну істотних умов праці (систем і розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад) праців­ник повинен бути повідомлений не пізніше, ніж за два місяці. Зразок наказу про переведення на іншу роботу наведено нижче.

Накази про звільнення

Накази про розірвання трудових договорів (звільнення з роботи) готуються за розпорядженням керівника суб'єкта господарювання на підставі заяв працівників, подання керівників відповідних структур­них підрозділів, третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий або інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомісаріат).

Слід звернути увагу на те, що підготовка й видання наказу (розпо­рядження) про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) правомірне тільки за наступних умов: >■ є підстави, викладені в законі;

>■ дотримано певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) складаються, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини припинення трудового договору) та роз­порядчої, де зазначаються:

1) прізвище, ім'я, по батькові працівника;

2) посада;

3) структурний підрозділ (місце роботи);

4) дата і причина (підстава) розірвання трудового договору (звільнен­ня з роботи);

5) відповідна стаття Кодексу законів про працю України, інші акти законодавства;

6) пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством;

7) підстава видання наказу.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний у день звіль­нення видати працівникові належно оформлену трудову книжку, роз­рахуватися з ним, видати копію наказу про звільнення з роботи (у разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу). Якщо працівник у день звільнення не працював, зазначені суми слід виплатити не пізніше наступного дня після пред'явлення звільне­ним працівником вимоги про розрахунок (ст. 47, 116 КЗпП України).

Якщо затримано видачу трудової книжки з вини власника або упо­вноваженого ним органу, працівникові сплачується середній заробі­ток за весь час вимушеного прогулу (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях, п. 4.1).

Наказ видається на підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника.

У наказі слід зазначити: 1) прізвище, ім'я, по батькові працівника; 2) посаду (місце роботи) працівника; 3) вид відпустки; 4) дату початку і тривалість відпустки; 5) період, за який надається відпустка.

Після підписання наказу про надання відпустки в особовій картці працівника й журналі обліку відпусток роблять відповідні записи.

Право працівника на щорічну основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві (п. 1 ст. 79 КзПП України). До закінчення зазначеного строку відпуст­ка може надаватися: працівникам, переведеним на роботу від од­ного суб'єкта господарювання до іншого; жінкам, які виявили ба­жання приєднати щорічну відпустку до відпустки у зв'язку з вагі­тністю і родами; працівникам молодше вісімнадцяти років; працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних на­вчальних закладах на вечірній і заочній формах навчання; в ін­ших випадках, передбачених чинним законодавством (ст. 79, 180, 195, 212 КЗпП України).

Допускається на прохання працівника поділ відпустки на час­тини за умови, щоб основна її частина була не менше шести днів для дорослих і дванадцяти - для осіб молодших вісімнадцяти ро­ків (ст. 79 КЗпП України), а також перенесення у виняткових ви­падках, за згодою працівника та за погодженням з профспілковим органом, відпустки на наступний календарний рік (ст. 80 КЗпП України).

Працівникові може бути надана короткочасна відпустка без збе­реження заробітної плати, як правило, до двох тижнів за сімейними обставинами та з інших поважних причин. У необхідних випадках за згодою сторін ця відпустка може бути відпрацьована у наступний період, виходячи з умов і можливостей виробництва (ст. 84 КЗпП України).

Накази (розпорядження) про надання інших відпусток (відпустки у зв'язку з навчанням, учасникам ліквідації наслідків аварії на Чорно­бильській АЕС та ін., передбачені чинним законодавством) оформля­ються на підставі заяв працівників та документів, що підтверджують право на відпустку за зазначеними мотивами.

Щорічна відпустка в календарних днях може надаватися час­тинами, кратними 7, за винятком її залишкової частини. Якщо така відпустка поділяється на частини, які не є кратними 7, то невико­ристана частина відпустки надається з дня тижня, що є наступ­ним за днем закінчення попередньої використаної її частини. Зра­зок бланку наказу (розпорядження) про надання відпустки наве­дено нижче.

До працівників суб'ктів господарювання можуть застосовуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колекти­вом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП Укра­їни).

Заохочення оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП України).

Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законо­давством про працю: догана, звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплі­нарні стягнення (ст. 147 КЗпП України).

За кожне порушення трудової дисципліни накладається лише одне дисциплінарне стягнення.

Стягнення оголошується в наказі й повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП України).

Нижче наведено зразок наказу про заохочення.

Зразок

Відкрите акціонерне товариство „Фабрика м'яких меблів"

НАКАЗ № 86-ВК
24 червня 2005 р. м. Житомир

Про заохочення ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:

Тимошенко Ганні Андріївні, головному економісту, за багаторічну сумлінну працю, активну участь у громадському житті підприємства та у зв'язку з 50-річчям від дня народження.

Підстава: подання голови Спостережної ради ВАТ "ФММ" 14.06.2005 № 12.

Голова ВАТ "ФММ" А.П. Самійленко

Витяг із трудової книжки

Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому у разі потреби видають завірений витяг із його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним спо­собом або від руки.

4.2. Особові документи: поняття, порядок складання та зберігання

Особові документи - це документи, що складаються на підпри­ємстві, але стосуються конкретної особи. До особових кадрових доку­ментів належать:

- заяви: про прийом на роботу; на звільнення; на переведення; про надання відпустки;

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- інші документи, що стосуються конкретної особи.

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні. І ті й інші можуть бути службовими і осо­бистими. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій - повна поштова та юридична адреса уста­нови, підприємства. У внутрішній заяві ці вимоги не є обов'язковими. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літе­ри й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викла­дається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме доку­менти додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту пе­ред підписом).

Заяву про прийняття на роботу оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки (зразок).

Зразок

Директорові ВАТ "ФММ"

Литвиненку А. В.

Солов 'яненко Оксани Іванівни

(мешкаю за адресою: вул. Озерна, 17, кв. 192,

м. Житомир, 02714; тел. 37-18-23)

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу на посаду інспектора відділу кадрів. До заяви додаю:

1) трудову книжку:

2) копію диплома;

3) автобіографію.

(підпис 0.1. Солов'япепко)

24 липня 2004 р.

Заяву про переведення на іншу посаду оформлюють на трафарет­ному бланку або на чистому аркунп паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвищ* та ініщали. Зра­зок завізованої заяви про переведення на іншу посаду показано нижче^

ЗАЯВА Прошу перевести мене на посаду начальника відділу кадрів. До заяви додаю копію диплома.

Генеральному директорові ВАТ "ФММ" п. Макарову С.В. технічного секретаря Гапоненко В.К.

(підпис В.К. Гапоненко)

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. У тексті такої заяви обо­в'язково зазначають дату початку відпустки та кількість днів відпустки

Заяву про надання чергової відпустки візує керівник структурного під­розділу та керівник підприємства.

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резо­люцію. Наказ про надання відпустки оформлюють, виходячи з тексту заяви та резолюції. Підставою для формулювання наказу є резолюція.

Генеральному директорові ВАТ "ФММ" п. Макарову С.В. технічного секретаря Гапоненко В.К.

вк

Оформити наказ про надання відпустки на період з 24.03 по 05.04.2004 (підпис С.В. Макаров) 21.03.2004

ЗАЯВА

20 березня 2004р.

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати на період з 24 березня по 10 квітня 2004 р. у зв 'язку із сімейними обставинами.

(підпис В.К. Гапоненко)

Заява про звільнення з роботи за складом реквізитів та оформлення подібна до заяви про переведення на іншу посаду. її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу.

Зразок

Генеральному директорові ВАТ "ФММ" п. Макарову С.В. комірника Мальцева Ф.В.

ЗАЯВА

14 липня 2004 р.

Прошу звільнити мене з роботи за власним бажанням з25.07.2004.

(підпис Ф.В. Мальцева)

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання від­пустки вирішити неможливо. Зазначений документ подають на роз­гляд разом із заявою.

10 червня 2004 р.

(підпис С.Н. Чижова)

Директорові ВАТ "ФММ" п. Макарову С.В. офіс-менеджера Чижова С.Н.

ЗАЯВА

Прошу надати мені навчальну відпустку на період з 14.06 по 03.07.2004 р. для складання літньої екзаменаційної сесії в Київському педагогічному університеті.

До заяви додаю довідку-виклик.

Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи. Він включає інформацію про біографічні дані пра­цівника, його освіту, роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноручно без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та без не-встановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно дава­ти повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі докумен­ти: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про осві­ту, а також, в разі наявності, документи щодо присвоєння наукового ступеня, вченого звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.

Начальник відділу кадрів (інспектор чи інший фахівець) обов'язко­во звіряє правильність записів у особовому листку з документами. Особ­лива увага звертається на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат, інших відомостей (посад, кваліфікацій тощо).

Послідовність заповнення особового листка така:

1. Прізвище, ім'я, по батькові (пишеться без скорочень, наприклад: Шевченко Андрій Петрович).

2. Стать (записується словами: чоловіча, жіноча).

3. Рік, число й місяць народження (записується таким чином: 1960, 25 серпня);

4. Місце народження (вказується повна назва населеного пункту, ра­йону, області: селище Іванівна Житомирського району Житомир­ської області).

5. Освіта (записується так: повна вища, базова вища, середня, непов­на середня, початкова залежно від наявності документа про осві­ту). Найменування навчального закладу вказується так, як він нази­вався на період його закінчення. Наприклад: Житомирський дер­жавний технологічний університет. У випадку входження слова „імені" в найменуванні навчального закладу необхідно писати так: ім. Тараса Шевченка. Далі записується повне найменування факуль­тету чи відділення, наприклад факультет економіки та менеджмен­ту. Рік вступу, закінчення або вибуття записується так: 1991, 1995. Спеціальність, здобуту в результаті закінчення навчального закладу, записують повною назвою та вказують номер диплома, наприклад, інженер-будівельник, ТМ 100235 з відзнакою.

6. На запитання, якими мовами володієте, відповідають таким чином: читаю й перекладаю зі словником, читаю й можу розмовляти, во­лодію вільно.

7. Науковий ступінь, учене звання записують так: кандидат філоло­гічних наук, доцент. У випадку відсутності таких робиться запис „не маю".

8. Відповідь на запитання про наукові праці та винаходи слід запису­вати так: маю 5 наукових праць та 3 зареєстровані винаходи в га­лузі будівництва (список додається) або: наукових праць та вина­ходів не маю.

9. Виконувана робота з початку трудової діяльності відображається відповідно до записів у трудовій книжці. Зазначаються також пері­оди навчання без відриву від роботи у вищих і професійно-техніч­них навчальних закладах, військова служба й робота за сумісниц­твом. Підприємства, установи, організації слід іменувати так, як вони називалися на період роботи чи навчання особи, яка заповнює листок, наприклад: технік інституту «Київдніпротранс», м. Київ.

Якщо початок трудової діяльності збігається з моментом вступу до вищих чи середніх навчальних закладів, слід писати так: сту­дент - для вищих навчальних закладів, курсант - для військових училищ тощо. Військова служба записується із зазначенням поса­ди та номера військової частини: рядовий військової частини №10834; командир роти військової частини №10834, м. Олексан­дрія, Одеський військовий округ. 10. Державні нагороди: вказується назва нагороди й час її отримання, наприклад: Зірка „За мужність", 11.11.94.

Відношення до військового обов'язку та військове звання запису­ються так: військовозобов 'язаний, старший лейтенант. Склад -командний (адміністративний, технічний та ін.), рід військ -сухопутні.

12.Родинний стан на момент заповнення особового листка: перелі­чуються всі члени сім'ї із зазначенням віку.

13.Домашня адреса: записується згідно з діючим адміністративним поділом із зазначенням поштового індексу, найменування населе­ного пункту, району, області, вулиці, номерів будинку, квартири, телефону.

14.Паспорт: вказуються серія, номер, коли й ким виданий.

15.Проставляючи дату заповнення листка, вказують число, місяць (словом), рік.

16. Особистий підпис робиться розбірливо.
Оформлення додатку до особового листка з обліку кадрів

Під час роботи найманого працівника відбуваються зміни в інфор­мації, що наведена в особовому листку (зміни в освіті, кваліфікації тощо). Для відображення цих змін застосовують додаток до особового листка з обліку кадрів.

Цей документ складає фахівець відділу кадрів, який відповідає за оформлення і облік особових справ.

В додатку перш за все вказується прізвище, ім'я, по батькові, поса­да, назва структурного підрозділу, де працює працівник, на якого заве­дена особова справа.

Далі в розділах №1, 2, 3, 4 зазначають дані про зміни в облікових документах працівника після заповнення особового листка з обліку кадрів, дані про зміни в решті облікових документів особової справи працівника, дані про заохочення і стягнення.

Якщо працівника приймають на підприємство, установу, організацію вперше, то першим записом буде посада, на яку він прийнятий із зазна­ченням числа, місяця, року, а також номера і дати відповідного наказу.

В підрозділі «Характер змін» заносять відомості про: »- роботу за сумісництвом;

>■ зміни в облікових ознаках працівника (освіта, кваліфікація, спеціаль­ність, науковий ступінь, наукове звання, володіння іноземними мо­вами, наукові праці, винаходи);

>- зміни прізвища, сімейного стану;

>- переведення, переміщення;

>• зміни про перепідготовку чи підвищення кваліфікації тощо.

До третього розділу заносяться дані про заохочення, нагороди (вка­зуючи дату), за що застосовано заохочення, вид заохочення.

До четвертого розділу дані про стягнення (вказуючи дату), за що накладено стягнення, вид стягнення і підстава запису.

Записи треба робити одночасно зі встановленням змін в облікових даних працівника.

Недотримання цих вимог знижує значення документа і рівень об'єк­тивності даних особової справи в цілому.

Обов'язковим реквізитом додатку до особового листка з обліку кад­рів є позначка про проведення перевірок, наявності змін в особовій справі.

Позначки розміщуються на звороті документа після всіх інших ві­домостей і складаються з напису: «Особова справа перевірена». Автобіографія

Автобіографія (від гр. аигох - сам, Ьіоз - життя, §гарЬо - пишу) -це опис свого життя. Цей документ характеризується незначним рів­нем стандартизації. Головні вимоги до його написання - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язко­во зазначаються:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові.

3. Дата народження.

4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних за­кладів, у яких довелося вчитися).

6. Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послі­довності назви місць роботи й посад).

7. Відомості про громадську роботу (всі її види).

8. Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

9. Дата написання й підпис автора.

Заголовок («Автобіографія») пишеться посередині рядка, трохи нижче від верхнього поля. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата

написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора-праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь з еле­ментами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіо­графія-документ з точним поданням фактів.

Автобіографія - обов'язковий документ особової справи.

Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи й реквізити в ній мають бути обов'язково. Оформлюють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінійованому (зразок) або трафарет­ному бланку, коли влаштовуються на роботу чи вступають на навчання.

Зразок

АВТОБІОГРАФІЯ Миколайчука Артема Васильовича (прізвище, ім 'я та по батькові)

Я, Миколайчук Артем Васильович, народився 15 січня 1962 р. в родині службовців у місті Житомир.

З вересня 1969 р. по липень 1979 р. навчався в Житомирській середній чагальноосвітній школі №4, де й одержав атестат про повну середню освіту.

Після закінчення школи в 1979р. вступив на навчання до Житомирського будівельного технікуму, який закінчив у липні 1982р. одержавши диплом тех-ніка-технолога промислового будівництва.

З вересня 1982 р. по серпень 1983 р. працював техніком на підприємстві Житомирміськбуд-2 ".

У серпні 1983 р. вступив на юридичний факультет Київського державно­го університету ім. Т. Г. Шевченка за спеціальністю "Правознавство ", який ■закінчив у червні 1988 року, одержавши диплом юриста-правознавця.

З липня 1988р. по липень 2004 р. працював юрисконсультом у Житомир­ському виробничому об'єднанні "Граніт".

У квітні 1990 року одружився. Дружина - Миколайчук (Марченко) Гали­на Степавнівна, 1968року народження, працює вчителькою молодших кла­сів у Житомирській середній загальноосвітній школі № 21. Маю доньку -Миколайчук Олену Артемівну, 1992 року народження.

У збройних Силах не служив, оскільки під час навчання в університеті проходив підготовку на військовій кафедрі (лейтенант запасу). Ні я, ні мої рідні засудженими та під слідством не були. Паспортні дані: серія СУ, № 312174, виданий Корольовським РВ УМВС України в Житомирській області 14 серпня 1997р.

12 серпня 2004 р.

Прописаний і мешкаю за адресою: вул. Київська, 17, кв. 453, м. Житомир, 10014.

(підпис А.В. Миколайчука)