Причини виникнення помилок та шляхи їх усунення

Причини виникнення помилок	Шляхи усунення помилок
Надмірна завантаженість обліко­вих працівників	Оптимізація чисельності персоналу бухгалтерії згідно з чинними норма­тивами. Оптимізація розподілу навантаження (обов'язків) між працівниками бухгал­терії.
Відсутність нормальних умов пра­ці, як результат, швидка втом­люваність, неуважність, роздрато­ваність	Створення технічно та санітарно-гігієнічно обґрунтованих умов роботи. Сприяння встановленню нормального мікроклімату в колективі.
Низький рівень кваліфікації облі­кових працівників і керівників се­редньої ланки (виробничих підроз­ділів) та інших осіб, причетних до складання первин­них документів, а також самих працівників бухгалтерії	Постійне підвищення кваліфікації працівників: - через участь у науково-практичних семінарах, - через підвищення освітнього рівня персоналу; - шляхом створення внутрішньої (на підприємстві) системи семінарів, консультаційних занять з вивчення нових нормативних документів і т. ін.
Недосконалість нормативної бази (часті зміни у нормативних доку­ментах; відсутність кодифікованих довідкових видань; відсутність га­лузевих інструкцій, методичних рекомендацій, а через це — відсут­ність чіткого трактування окремих положень, понять і т. ін.)	Централізоване упорядкування нор­мативної бази: - завершення розробки і впрова­дження національних П(С)БО; - удосконалення нормативних доку­ментів з урахуванням досвіду їх вико­ристання в практичній роботі; - видання кодифікованих норматив­них документів (з усіма змінами і до­повненнями); - видання довідкової літератури для бухгалтерів; - розробка і видання галузевих інст­рукцій, методичних рекомендацій, коментарів, практикумів
Відсутність належної консульта­ційної підтримки	Створення мережі консалтингових служб при державних органах (подат­ковій адміністрації, статистичних управліннях, НБУ), які б несли служ­бову відповідальність за офіційно на­дані та певним чином оформлені кон­сультації (відповіді на запити).

Виявлення помилок відбувається кількома способами:

• взаємоперевіркою (порівнюванням підсумків за різними облі­ковими регістрами, наприклад, за реєстраційним журналом і Голов­ною книгою, або журналом-ордером і первинними документами);

• інвентаризацією матеріальних цінностей, грошей, розрахун­ків, витрат;

перевіркою кореспонденції рахунків, складеної працівником бухгалтерії, іншим працівником, більш високої кваліфікації, який може виявити помилку, переглядаючи зміст відображеної операції;

• вибіркою (для уточнення розходжень між даними синтетич­ного й аналітичного обліку);

• пунктуванням (для уточнення, конкретизації, якщо виявлено розходження між узагальненими даними, що складаються з окремих складових), при якому здійснюється суцільна перевірка; їх записів, і звірені суми (числа) відмічаються спеціальною по­значкою (У) або крапкою (пунктом).

Є ряд операцій, при яких не допускаються жодні виправлення в документах. Це - банківські, касові операції, ряд розрахунко­вих операцій між контрагентами, операції з цінними паперами тощо. В тих документах, в яких допускаються виправлення, вони повинні бути зроблені за певними правилами.

Виправлення помилок здійснюють одним з двох способів: ко­ректурним або додаткового запису.

Коректурним способом можна користуватися для виправлен­ня будь-яких помилок, доки помилкове число не занесене в підсумок. При цьому неправильне число закреслюють однією гори­зонтальною лінією так, щоб закреслене можна було прочитати, і над ним (або праворуч) надписують правильне число і ствер­джують виправлення спеціальним надписом. Наприклад: "Виправленому «125» на «152» вірити". Поруч ставиться дата й під­пис особи, яка допустила і виправила помилку. Спосіб додаткового запису застосовують якдля виправлення помилок, так ідля коригування планових величин. Вінможе поля­гати в доповнюючій проводці (тобто прямий спосіб) або сторну­ванні (спосіб сторно).

Спосіб доповнюючої проводки застосовують у тих випадках, коли виявлено відхилення в числових величинах у бік зменшен­ня, тобто коли вказана величина менша за правильну.

Наприклад, при оприбуткуванні матеріалів «А» на суму 18 000 грн. через нечіткість написання цифри 8 було прочитано й записано як 13 000 грн. Отже, записана сума на 5 000 грн. менша від належної.

Для виправлення помилки слід скласти бухгалтерську довідку, в якій зазначити період і номер документа, при обробці якого сталась помилка, та суть самої помилки. Ця довідка слугуватиме підставою для здійснення додаткової проводки на суму 5000 грн., і помилку буде виправлено. Доповнюючими проводками коригують і планові величини у тих випадках, коли вони менші за фактичні.

Спосіб сторно грунтується на використанні від'ємних чисел. Він застосовується як для коригування планових величин, так і для виправлення помилок у тих випадках, коли планові або по­милково записані величини більші від фактичних. При цьому за­безпечується економічна достовірність оборотів на рахунках.

Сторно буває повне і часткове.

Повне сторно застосовують тоді, коли допущена помилка в кореспонденції рахунків. У таких випадках повторюють непра­вильно зроблений запис, але способом сторно, - в результаті неправильний запис буде анульовано. А потім роблять правиль­ний запис звичайною проводкою.

Часткове сторно застосовують у тих випадках, коли корес­понденція рахунків правильна, але числа записано більші ніж по­трібно, і виправлення помилки (відхилення) полягає у зменшенні цього числа на величину помилки (відхилення).

3. Поняття про форми бухгалтерського обліку.

Під формою бухгалтерського обліку слід розуміти систему взаємопов'язаних облікових регістрів певної форми та змісту, а також способів і технічних засобів для відображення господар­ських операцій у цих регістрах. Форми бухгалтерського обліку відрізняються між собою за такими ознаками:

• форма облікових регістрів (книги, окремі листки, картки, зброшуровані листки, машинограми);

• зміст цих регістрів, тобто наявність в них реквізитів, необ­хідних для досягнення мети обліку, та їх розміщення;

• взаємозв'язок між обліковими регістрами, що об'єднує їх у чітку систему хронологічного і систематичного обліку стану та руху засобів і джерел їх формування, а також процесів господар­ської діяльності та її результатів;

• загальна схема організації обліку і послідовність здійснення записів від первинних документів до регістрів аналітичного і синтетичного обліку та бухгалтерської звітності;

• способи і технічні засоби занесення господарських операцій до облікових регістрів та здійснення підрахунків і групування облікових даних (ручний спосіб та машинні способи, що також відрізняються між собою в залежності від класу машин).

4. Сучасні форми бухгалтерського обліку в Україні.

Сучасними формами бухгалтерського обліку в Україні є журнал-головна (застосовується на підприємствах з невеликим обсягом господарських операцій та бюджетних установах), спрощена (для суб'єктів малого підприємництва), меморіально-ордерна, журналь­но-ордерна, автоматизована.

У Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" визначено, що підприємство самостійно "обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з до­держанням єдиних засад ... та з урахуванням особливостей своєї ді­яльності і технології обробки облікових даних» [ стаття 8, п. 5]. Розглянемо порядок здійснення обліку за формами, які най­більш широко застосовують на підприємствах України в наш час.

Меморіально – ордерна ( або контрольно – шахова ) форма.

При цій формі застосовують такі регістри:

• меморіальні ордери;

• реєстраційний журнал;

• Головна книга;картки (або книги) аналітичного обліку;

• допоміжні нагромаджувальні та групувальні відомості;

• розроблювальні таблиці.

Облік здійснюється за такою схемою:

1) в первинних документах фіксують господарські операції;

2) на підставі цих документів, згрупованих відповідним чи­ном, складають меморіальні ордери, в яких записують рахункові формули (проводки), тобто по кожній операції вказують корес­пондуючі рахунки за дебетом і кредитом та суми операцій;

3) підсумкову інформацію з меморіальних ордерів заносять до Реєстраційного журналу. Він призначений для контролю за пов­нотою відображення господарських операцій в регістрах синте­тичного й аналітичного обліку;

4) дані з меморіальних ордерів записують у Головну книгу, в якій синтетичні рахунки розміщені за контрольно-шаховим принципом;

5) поряд із цим господарські операції з меморіальних ордерів за­писують в картки аналітичного обліку або книги, що їх замінюють;

6) за даними аналітичного обліку в кінці місяця складають обо­ротні відомості по аналітичних рахунках і підсумки цих відомостей звіряють з оборотами і залишками відповідних синтетичних рахун­ків, для деталізації яких і були відкриті аналітичні рахунки;

7) по закінченні кожного місяця взаємозвіряють облікові дані вказаних регістрів: за даними Головної книги складають оборот­ну відомість по синтетичних рахунках і підсумки оборотів за де­бетом і кредитом цих рахунків звіряють з підсумком Реєстрацій­ного журналу — ці три суми повинні збігатися; незбігання означених сум свідчить про допущення помилок в облікових за­писах і необхідність їх пошуку та виправлення;

8) після звіряння за даними оборотної відомості по синтетич­них рахунках складають бухгалтерський баланс і заповнюють інші форми звітності. При цьому використовують дані оборотних відомостей за аналітичними рахунками, вибіркових таблиць і до­даткових розрахунків.

Журнально – ордерна форма.

Принцип її побудови ґрунтується на використанні

• журналів-ордерів,

• допоміжних відомостей,

• Головної книги,

• розроблювальних таблиць,

які поєднують у собі властивості нагромаджувальних та система­тизуючих регістрів, до яких інформацію заносять безпосередньо з первинних документів (іноді - із зведених).

Журнали-ордери є регістрами синтетичного обліку, а відомос­ті (у деяких випадках — звіти, реєстри, книги) — регістрами ана­літичного обліку. Крім того, ряд журналів-ордерів поєднують у собі функції регістрів як синтетичного, так і аналітичного обліку.

Побудовано журнали-ордери за кредитовою ознакою, тобто в них відображається кредитовий оборот номінального (названого в заголовку) рахунка у кореспонденції з дебетом пов'язаних з ним рахунків. При цьому записи здійснюються за шаховим прин­ципом: сума операції записується один раз (у клітині на перетині рядка «за кредитом» з графою «за дебетом» кореспондуючих ра­хунків), тобто обсяг записів скорочується вдвічі. Крім цього, журнали-ордери та відомості (й інші регістри ана­літичного обліку) побудовані з максимальним урахуванням по­треб складання звітності, що також сприяє раціоналізації обліку. Нижче наведено систематизований перелік регістрів ЖОФ обліку з урахуванням їх характерних ознак і взаємозв'язків, а також послідовність бухгалтер­ських дій у процесі обробки даних за цією формою.

1. На первинних документах, у яких зафіксовано вихідні дані про господарські операції, зазначають кореспондуючі рахунки (контирують документи).

2. При потребі (якщо один журнал-ордер відкривається для обліку по кількох рахунках і за обліковий період відбувається ба­гато операцій) вихідну інформацію узагальнюють у допоміжних нагромаджувальних та групувальних відомостях.

3. Інформацію про господарські операції записують до відповід­них журналів-ордерів прямо з документів або з допоміжних відомос­тей (див. попередній пункт) чи розроблювальних таблиць (див. п. 8).

4. Записи в журналах-ордерах здійснюються у хронологічному порядку по мірі надходження документів, а самі журнали-ордери (їх кількість, зміст і будова) дозволяють одночасно здійснювати й систематизацію даних.

5. Поєднання у деяких журналах-ордерах функцій синтетич­ного й аналітичного обліку також дозволяє значно скоротити кількість записів (відпадає потреба складати оборотні відомості за аналітичними рахунками і порівнювати їх з даними синтетич­ного обліку), робить облік більш наочним, посилює його контро­льну функцію та унеможливлює відставання аналітичного обліку, бо в даному разі він здійснюється раніше ніж синтетичний.

6. Якщо на окремих (конкретних) рахунках обліковують багаточисельні об'єкти (як, наприклад, основні засоби, виробничі запа­си, витрати на виробництво тощо) і рух цих об'єктів також знач­ний, тоді аналітичний облік до цих рахунків ведуть у спеціальних формах (картках, книгах, звітах).

7. Отже, якщо журнали-ордери не поєднують у собі функцій аналітичного й синтетичного обліку, то вихідну інформацію з до­кументів заносять також до регістрів аналітичного обліку (назва­них у п. 6).

8. При потребі інформацію групують за допомогою розроблю­вальних таблиць відповідно до вимог аналітичного обліку та змі­сту окремих журналів-ордерів.

9. У кінці місяця підраховують підсумки в розроблювальних таб­лицях і заносять їх до відповідних відомостей та журналів ордерів.

10. Підсумки з нагромаджувальних і групувальних відомостей переносять до журналів-ордерів.

11. Після цього роблять взаємозвіряння оборотів по дебету і кредиту рахунків за різними журналами-ордерами та їх розділами і переносять обороти до Головної книги.

12. У Головній книзі здійснюється взаємна перевірка оборотів за рахунками та узагальнюються дані поточного обліку (вона по­єднує в собі й функцію оборотної відомості).

13. За даними Головної книги складається баланс.

14. За даними регістрів синтетичного й аналітичного обліку складається звітність. Оскільки журнали-ордери й відомості побу­довано з урахуванням потреб наступного складання звіт-ності, ви­ключається необхідність додаткових вибірок та розрахунків, а зна­чить, скорочую-ться затрати праці й часу на складання звітності.

Автоматизована форма обліку.

Поняття «автоматизована форма обліку» (АФО) не однозначне, оскільки воно увібрало в себе кілька етапів механізації обліку (докомп'ютерні варіанти) й автоматизацію обліку в умовах АРМ бухгалтера з викорис­танням персональних електронно-обчислювальних ма­шин (ПЕОМ) різних поколінь.

Зупинимося на принципових відмінностях ма­шинної технології обробки облікової інформації, що дозволяє класифікувати цю технологію як окрему форму обліку.

Доцільно відмітити основні недоліки докомп'ютерних форм, щоб краще уяснити переваги комп'ютеризації.

Прообразом автоматизованої форми обліку в сучасному її ро­зумінні була комплексна механізація бухгалтерського обліку, яка розпочалася ще тоді, коли на озброєнні обчислювальних устано­вок були перфораційні обчислювальні машини (ПОМ), - звідси й назва форми обліку - таблично-перфокарткова (ТПФ), а піз­ніше - таблично-автоматизована (ТАФ).

Комп'ютеризація обліку дозволяє поєднати безумовні перева­ги самої техніки останнього покоління з бухгалтерським інтелектом щодо розуміння глибинного коріння економічних явищ і процесів та вмінням досконалої обробки інформації.

Комп'ютерна технологія обробки бухгалтерської інформа­ції дозволяє позбавитися від перелічених вище недоліків інших форм обліку. Адже перевірка таксування, підсумовування, ви­користання коефіцієнтів і багато іншого, а також кореспонден­ція рахунків, - все це передбачене програмним забезпечен­ням і відбувається в автоматичному режимі («комп'ютер ро­бить сам»).

Незрівнянно розширюються і полегшуються можливості зу­стрічного контролю. Після кожної операції можна зразу ж про­глянути оборотні відомості (по аналітичних і синтетичних рахун­ках), шаховий баланс. Крім того, картка рахунка поєднує в собі безліч функцій, що при ручних формах обробки розосереджені по кількох регістрах.

Серед сучасних комп'ютерних бухгалтерських програм найширшого застосування набула «1С : Підприємство» версії 7.7 різ­номанітних конфігурацій.

Програмне забезпечення — це комплекс програм для ЕОМ, баз даних та документації, який складається з двох частин:

- програмного продукту «1 С : Підприємство» версії 7.7;

- різноманітних конкретних конфігурацій .

Контрольні запитання:

1.Призначення й будова оборотної відомості за синтетичними рахунками.

2.Призначення та будова оборотної відомості за аналітичними рахунками.

3.Визначення й класифікація облікових регістрів.

4.Сутність форми бухгалтерського обліку; наявні форми бухгалтерського обліку.

Завдання для самостійної роботи:

Сутність і призначення хронологічного та систематичного запису. Призначення та побудова оборотного балансу (оборотної відомості); зумовленість рівності трьох пар підсумків в оборотному балансі. Призначення та послідовність аналізу господарських операцій.

Тести.

1.Облікові форми- це:

а)форми первинних документів, бланки облікових регістрів, форми рахунків;

б)уніфіковані таблиці, призначені для здійснення облікових дій конкретного змісту;

в)форми оплати праці , звітності, господарських операцій:

2.Облікові регістри- це:

а)спеціальні форми обліку господарської діяльності;

б)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для опису технологічного процесу на виробництві; в)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для реєстрації, групування і накопичення інформації про об’єкти бухгалтерського обліку;

3.Форма бухгалтерського обліку- це:

а)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для реєстрації, групування і накопичення інформації про об’єкти бухгалтерського обліку;

б) система взаємопов’язаних облікових регістрів з певною послідовністю й способами облікових записів;

в)форми первинних документів, бланки облікових регістрів, форми рахунків;

4.Повне сторно:

а)застосовують тоді, коли допущена помилка в кореспонденції рахунків;

б)застосовують тоді, коли допущена помилка в нарахуванні податків та відрахувань; в)застосовують тоді, коли допущена помилка при заповнені облікових регістрів.

5.За даними регістрів синтетичного й аналітичного обліку :

а)складається відомість нарахування заробітної плати;

б)складається звітність;

в)складаються форма бухгалтерського обліку:

6.Сучасні форми бухгалтерського обліку:

а)журнал-головна, спрощена, меморіально-ордерна, журналь­но-ордерна, автоматизована;

б) спеціальні форми обліку господарської діяльності;

в)форми первинних документів, бланки облікових регістрів, форми рахунків:

7.Спосіб сторно:

а)грунтується на використанні коригуючих нарахувань;

б)грунтується на використанні від'ємних чисел;

в) грунтується на використанні цілих чисел:

8.Суть способу сторно:

а)полягає в тому, що суму помилки записують у тій же стороні рахунка, де записана більша сума, але як від'ємну величину;

б)полягає в тому, що суму помилки записують у тій же стороні рахунка, де записана більша сума, але як додаткову величину;

в)полягає в тому, що суму помилки записують у другій стороні рахунка, де записана менша сума як від'ємну величину:

9.Форми первинних документів:

а)регістридля первинного відображення інформації в момент здійснення господарської операції;

б)регістридля відображення стану господарства після здійснення господарських операцій; в)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для опису технологічного процесу на виробництві;

10.Серед сучасних комп'ютерних бухгалтерських програм найширшого застосування набула:

а)«1С : Підприємство» версії 8.1 ;

б)«1С : Підприємство» версії 6.6 різ­номанітних конфігурацій;

в)«1С : Підприємство» версії 7.7 різ­номанітних конфігурацій:

Список рекомендованої літератури

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996 XIV.

2. План рахунків бухгалтерського обліку, активів, капіталу, зобов'язань і госнодарських операцій підприємств і організацій“, затверджений наказом МФУ від 30.11.99. № 291.

3. Інструкція про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена Наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99р. № 291.

4. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 “Баланс”, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31.03.1999р. № 87.

5. Бабіч В.В., Сагова С.В. Фінансовий облік (облік активів): Навч.посіб.- К.:КНЕУ, 2006.

6. Бухгалтерський облік в Україні. Навч.посібник. За ред.Хом’яка Р.Л.–Львів, «Інтелект-Захід», 2004.–912с.

7. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів / За ред.Ф.Ф.Бутинця.– Житомир: ПП «Рута», 2003.– 726с.

8. Лишиленко О.В. Бухгалтерський фінансовий облік. Навч. Посібник.–К.:Центр учбової літератури. 2003.– 524с.

9. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник.– К.: Алерта, 2007.–954с.