Лабораторная работа 4. Вычисления в Calc

Рабочая книга

Загрузите табличный процессор Calc. Рассмотрите элементы окна Calc. Большинство из них – это стандартные элементы Windows-приложений: заголовок, меню, панели инструментов – стандартная и форматирования, строка состояния, полоски прокрутки. Под панелями инструментов строка формул (ее назначение рассмотрим позже). Рабочая область представляет собой таблицу (рабочий лист), состоящую из столбцов c именами A, B, C … и пронумерованных строк. На пересечении столбца и строки – ячейка с соответствующим адресом. Одна из ячеек выделена прямоугольной рамкой – это активная ячейка (сразу после загрузки это ячейка с адресом А1). Для активизации другой ячейки щелкните по ней мышью или переместитесь в нее с помощью клавиш со стрелками. Для перемещения по листу можно использовать полоски прокрутки и клавиатуру.

В нижней части окна – ярлычки листов (Лист1, Лист2 …). Щелчок по ярлыку активизирует новый рабочий лист. Совокупность рабочих листов образует рабочую книгу, которая представляет собой один файл электронных таблиц. Количество листов может быть изменено пользователем (Правка / Удалить лист или Вставка / Лист). Вставьте Лист4 в рабочую книгу. Удалите листы Лист4 и Лист3 (при запросе подтвердите удаление). Лист может быть переименован: щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку Лист1, в контекстном меню выберите Переименовать и введите с помощью клавиатуры новое имя: Данные.

Для сохранения рабочей книги используйте меню Файл / Сохранить как. Для открытия новой рабочей книги используется кнопка Создать, для открытия ранее созданной книги – кнопка Открыть. Одновременно может быть открыто несколько рабочих книг. Переход между ними (активизация рабочей книги) производится с помощью меню Окно.

Ввод и редактирование данных

Проверьте настройку параметров процессора в меню Сервис / Параметры; на вкладке Вычисления – автоматически; на вкладке Вид – отображение строки формул и строки состояния, сетки, полосок прокрутки, ярлычков листов; просмотрите другие установленные настройки.

Предположим, что на рабочем листе надо отобразить данные по расчету стоимости компьютеров, продаваемых фирмой. В ячейке А1 введите текст: Расчет стоимости компьютеров. По окончании ввода нажмите Enter или одну из клавиш со стрелкой. Снова активизируйте ячейку А1 (щелкните мышью) и посмотрите в строку формул: слева, в поле имен, стоит имя активной ячейки А1, справа – введенный текст. Обратите внимание на размещение текста в таблице: часть текста, не поместившаяся в ячейке А1, отображается в следующих ячейках слева (тем не менее вся информация считается введенной в ячейку А1, что видно из строки формул). Активизируйте ячейку В1, и введите в нее любые символы: отображение введенного ранее текста пропало; сам текст сохранился в ячейке А1, его можно увидеть в строке формул, вновь щелкнув мышью по А1. Теперь удалите символы, введенные в В1: активизируйте эту ячейку и нажмите клавишу Delete.

Во второй строке подготовьте заголовки столбцов таблицы: в ячейку А2 введите Компьютер, в В2 – Количество, С2 – Цена, D2 – Стоимость, Е2 – Рублей. При необходимости измените ширину столбца: подведите указатель мыши к правой границе наименования столбца А; когда он примет вид двунаправленной стрелки, протащите границу вправо до нужного положения. Пусть фирма имеет компьютеры шести типов, которые условно назовем Тип1, Тип2 и т.д. введите в ячейке А3 текст Тип1. Для ввода других типов можно использовать автозаполнение: установите указатель мыши на черный квадратик справа внизу активной ячейки; указатель при этом примет вид черного креста; протащите мыщь вниз на шесть ячеек (до появления надписи Тип6). В ячейки В3.. В8 введите данные о количестве компьютеров соответствующего типа (от 2 до 20), а в ячейки С3.. С8 – цену одного компьютера в условных единицах (от 300 до 1000). Обратите внимание на различия в выравнивании внутри ячеек текстовых и числовых данных: текст выравнивается по левой границе, числа – по правой (компьютер автоматически распознает, введен текст или число; при необходимости выравнивание можно изменить).

Для редактирования данных непосредственно в ячейке щелкните дважды по нужной ячейке, и перемещая вертикальную черту – курсор в нужное положение, внесите соответствующие изменения. Отредактируйте, например, ячейку В2: слово Количество измените на Кол-во. После окончания редактирования нажмите Enter. Вместо двойного щелчка для редактирования можно использовать одинарный щелчок в строке формул или нажатие клавиши F2. При редактировании часто полезными оказываются кнопки Отменить и Вернуть.

Для редактирования блока ячеек блок выделяется протаскиванием мыши, например, от левой верхней до правой нижней ячейки, входящей в блок (указатель мыши при этом имеет вид белого крестика) или с помощью клавиатуры (Shift и клавиши со стрелками). Можно выделить блок с разрывами (то есть, по-существу несколько блоков как один): при протаскивании мышью должна быть одновременно нажата клавиша Ctrl: опробуйте такое выделение. В блоке может быть, например, изменен шрифт. Блок, как и ранее, можно удалить, скопировать, перенести. Возможен и перенос путем перетаскивания мышью: выделите любой блок, установите указатель мыши на его границу так, чтобы указатель принял вид стрелки и перетащите в любое другое место листа. При необходимости отмените это действие.

Вставьте под заголовком таблицы две новых строки для ввода даты и курса доллара. Активизируйте любую ячейку второй строки, дважды выберите меню Вставка / Строки. В ячейке D2 введите Дата, а в ячейку Е2 введите сегодняшнее число, например, в виде 12/11/01 (12 ноября 2001 года). После нажатия Enter скорее всего дата будет записана в другом формате – в том, который установлен в Calc. Для изменения формата (не только даты, но и любых данных) щелкните по ячейке правой кнопкой, в контекстном меню выберите Формат ячеек. На вкладке Число выберите формат – дата, справа выберите удобный тип представления даты. Просмотрите другие возможности форматирования ячеек на различных вкладках этого же диалогового окна. В ячейке D3 введите Курс доллара, а в ячейке Е3 – его значение. Для форматирования ячейки Е3 щелкните по кнопке Денежный формат в панели инструментов форматирования. Отформатируйте теперь данные в ячейках С5 .. С10: выделите блок, вызовите контекстное меню Формат ячеек, установите формат – денежный, обозначение - $ английский (США), щелкните ОК.

Использование формул

Активизируйте ячейку D5. Для расчета стоимости компьютеров типа 1 надо умножить цену одного компьютера на их количество: введите соответствующую формулу в эту ячейку. Ввод формулы начинается со знака = (с клавиатуры или щелчком по знаку = в строке формул), затем щелкните по ячейке С5 (где указана цена компьютера; ее адрес – ссылка - будет введен в формулу), нажмите клавишу со знаком умножения * (это удобнее сделать на малой цифровой клавиатуре), затем щелкните по ячейке В5 (количество компьютеров). По окончании ввода формулы щелкните по галочке в строке формул или нажмите клавишу Enter. В ячейке D5 получите результат расчета, в строке формул – зависимость, по которой этот результат получен.

Расчет в ячейках D6 .. D10 проводится по аналогичным формулам. Чтобы не вводить вручную это множество однотипных формул используется автозаполнение ячеек формулами. Активизируйте вновь ячейку D5 с введенной ранее формулой, установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу (маркер заполнения) и протащите мышь до ячейки D10. После отпускания кнопки мыши в ячейках D5 .. D10 - результаты расчетов.

Щелкните по ячейке D6. Обратите внимание на строку формул: введенные в формулу в ячейке D5 адреса изменились; перемещайтесь последовательно до ячейки D10: все ссылки, входящие в формулу, изменяются в соответствии с адресом ячейки, в которой эта формула находится – это относительные ссылки (адреса, изменяющиеся при заполнении ячеек формулами).

По аналогии проведите расчет в ячейках Е5 .. Е10: рассчитайте стоимость техники в рублях. Для этого надо стоимость в долларах, умножить на курс доллара. Введите соответствующую формулу, используя ячейки D5 и Е3 (=D5*E3). После нажатия Enter в ячейке Е5 получится результат. Попробуйте заполнить формулами остальные ячейки: компьютер выдаст сообщение об ошибках (#ЗНАЧ – недопустимый тип аргумента). Действительно, активизировав ячейку Е6, в строке формул можно видеть =D6*E4, но в Е4 – текст! Кроме того, курс доллара не должен изменяться, соответственно адрес ячейки Е3, где он введен, должен оставаться постоянным. Абсолютная ссылка – адрес ячейки, не изменяющийся при заполнении ячеек формулами. Для установки такого типа адреса используется клавиша F4. Выделите блок Е6 .. Е10 и очистьте его. Отредактируйте формулу в ячейке Е5: щелкните по ней мышью дважды. Обратите внимание на связи ячеек в формуле, выделенные цветом. Курсор стоит у адреса ячейки Е3, нажмите клавишу F4 – адрес ячейки принял вид $E$4 (эти значки доллара и указывают на абсолютность, то есть неизменяемость адреса). Нажмите Enter. Результат в ячейке Е5 не изменился, однако теперь введенную в эту ячейку формулу можно распространить и на другие ячейки: проведите автозаполнение ячеек Е6 .. Е10. Посмотрите на соответствующие формулы в строке формул.

Внесите изменения в таблицу. Предположим, что количество компьютеров Тип2 увеличилось на 5 штук: введите соответствующее число в ячейку В6. Все результаты немедленно пересчитываются в соответствии с внесенным изменением. Внесите изменение в курс доллара. Убедитесь в автоматическом перерасчете всех данных. Иногда такой автоматический пересчет бывает не нужен. В этом случае надо изменить настройку параметров: Сервис / Параметры / Вычисления / Вручную / ОК. Вновь внесите изменение в таблицу – автоматический перерасчет не произошел. Для проведения перерасчета нажмите F9.

Вставка функций

Для определения суммы чисел в строке или столбце таблицы используется кнопка Автосумма, находящаяся в стандартной панели инструментов. Для нахождения суммарной стоимости техники активизируйте ячейку Е12 и щелкните по кнопке Автосумма. В ячейке появится функция суммирования СУММ(Е5:Е11): компьютер автоматически предлагает просуммировать все данные, находящиеся в указанном диапазоне. После щелчка по галочке в строке формул или нажатия Enter в ячейке появится результат, при этом пустая ячейка Е11 будет проигнорирована. При необходимости, используя редактирование формулы, аргумент функции суммирования может быть изменен, однако на практике чаще всего компьютер правильно "угадывает" нужный диапазон суммирования.

Для ввода любой из сотен встроенных в Calc функций используется кнопка Вставка функций f_x (находится рядом с кнопкой Автосумма). Щелкните мышью по ячейке Е2, куда была вставлена дата. Дата, вставленная вручную, будет оставаться в дальнейшем без изменений, иногда надо вставлять в документ текущую дату, тогда желательно, чтобы она изменялась автоматически. Вставьте текущую дату с помощью встроенной функции NOW(): щелкните по кнопке f_x, при этом загрузится окно мастера функций, в левой части которого выбирается категория функций – дата и время, в правой – функциb. В нижней части окна приведено краткое описание выбранной функции. После щелчка ОК под строкой формул слева появляется панель функций, с помощью которой вводятся аргументы функции. Слева внизу – кнопка со знаком вопроса. Щелкните по ней для получения подробной справки по выбранной функции: с помощью Помощника выберите получение справки по этой теме, затем – справки по выделенной функции. Просмотрите справку и закройте справочное окно. Функция NOW не имеет аргументов, поэтому после щелчка ОК результат ее работы – текущая дата встроен в ячейку. При необходимости изменить вид даты отформатируйте ячейку.

Щелкните мышью по ячейке Е13, вычислите в этой ячейке натуральный логарифм от найденной ранее в ячейке Е12 суммарной стоимости (предположим, что он понадобился для выполнения некоторого расчета). Щелкните f_x, выберите в мастере слева категорию – математические, справа – LN, в панели функций активно поле ввода аргумента: щелкните по кнопке с красной стрелкой (кнопка свертывания / развертывания диалогового окна) для временного удаления панели, затем по ячейке Е12 – соответствующая ссылка будет вставлена в окно. После повторного щелчка по кнопке с красной стрелкой (обратите внимание на изменение ее вида – ввод закончен), затем по ОК, результат – в ячейке Е13. Сохраните файл.

Оформление таблицы

Для центрирования заголовка таблицы в файле Моя рабочая книга выделите ячейки А1 .. Е1, и щелкните по кнопке Объединить и поместить в центре. Увеличьте размер шрифта заголовка, установите полужирное начертание, измените цвет шрифта и цвет заливки заголовка, используя одноименные кнопки на панели инструментов форматирования. С помощью кнопки Границы выделите внешние и внутренние границы (рамки) таблицы линиями разного типа. Оформите таблицу в соответствии с Вашими вкусами. При необходимости используйте инструменты Рисования, вставку картинок, отключение изображения сетки и т.п.

Щелкните по ячейке А5 (Тип1) и в контекстном меню выберите Примечание. В появившемся окне введите характеристики компьютера Тип1: Intel, установите нужный размер окна. После щелчка вне окна примечание создано: теперь при активизации ячейки А5 это примечание будет появляться в виде всплывающей подсказки. Для компьютера Тип2 введите характеристики рабочей станции, с которой Вы работаете в компьютерном классе. По аналогии создайте остальные примечания.

Контрольные вопросы по теме:

1. Относительный адрес ячейки;

2. Настройка формата ячеек;

3. Абсолютный адрес ячейки;

4. Ввод формул с абсолютным адресом ячейки;

5. Автозаполнение ячеек.