Розрахунок початкової вартості проекту

Початкова вартість проекту являє собою сукупність всіх витрат, які необхідно здійснити для започаткування проекту, тобто для оформлення ідеї у конкретний результат. До початкової вартості проекту можуть включатися витрати на збір та обробку інформації виконані власними силами або сторонніми організаціями, маркетингові дослідження, витрати на бізнес-план, витрати на проведення переговорів з постачальниками щодо укладення контрактів на поставки, а також загальна сума самих контрактів, вартість будівельних робіт за угодами підряду, вартість обладнання, його монтаж, витрати на демонтаж старого обладнання в результаті його заміни, вартість підготовки та навчання персоналу та інші витрати.

Компанії мають два види витрат: поточні та капітальні. Поточні витрати — це короткострокові, що повністю списуються того ж року, якого вони провадились. Прикладом таких витрат може бути за­робітна плата, вартість сировини та різні адміністративні витрати. ''^/Капітальні витрати — це довгострокові витрати, що амортизуються (їхня вартість поступово зменшується) вподовж кількох років згідно з правилами нарахування амортизації. Прикладом капітальних витрат може бути асигнування $100000 на новий будинок, придбання персонального комп'ютера купівля патен­ту у винахідника, витрати на дослідження тощо.

Різновиди капітальних витрат:

1. Нові машини та обладнання, закуплені для розширення діла. Для розширення своїх операцій фірми часто закуповують нове обладнан­ня. Згідно з МСБО, малотоннажні ван­тажні автомобілі та інші моделі автомобілів, дослідницьке обладнан­ня та інше відносно недороге устаткування амортизується за три роки. Інші машини списуються за 5 років. Капітальні витрати на комунальні споруди, як правило, списуються за 10 або 15 років.

2. Заміна існуючого обладнання. Правління компанії може ви­рішити, що для підвищення ефективності виробництва слід продати нині діюче обладнання і замінити його новими, сучасними зразками. Оцінка доцільності інвестицій у такі проекти пов'язана не лише з вартістю нового обладнання, а й з доходом від продажу старих машин і тим, як це впливає на суму податків компанії.

3. Обов'язкові проекти. З розвитком руху споживачів обов'язкові проекти стають основним компонентом капітальних витрат. Закон вимагає, щоб гроші вкладались у створення безпечних умов для спо­живачів товарів, в охорону праці та в охорону навколишнього середо­вища.

4. Інші капітальні витрати. До цієї категорії входять інші довгост­рокові витрати — купівля землі, розширення конторських споруд, купівля патентів.

Оцінка доцільності реалізації інвестиційних проектів — це прийняття рішення про те, варто чи не варто вкладати гроші в той ш інший проект. Ця оцінка в основному пов'язана з капітальними витратами. Поточні витрати — це короткострокові витрати, які повністю списуються того ж року, якого вони провадились. Капітальні вит­рати довгострокові і амортизуються протягом кількох років, згід­но з прийнятою амортизаційною політикою фірми.

Перший важливий крок у вирішенні питання, чи варто приймати проект, — це підрахувати його початкові витрати. Початкові витрати, або витрати початкового інвестування, — це звичайні витрати на започаткувати інвестицій. Якщо менеджери знають, скільки грошей потребує реалізація проекту, вони можуть порівняти початкові інвес­тиції з майбутніми прибутками і вирішити, чи варто братись за проект. Щоб визначити початкові витрати на інвестиції, фінансові аналітики відповідають на такі запитання:

* Яка купівельна ціна того, що хочуть придбати (машини, устатку­вання, послуги тощо)?

* Які додаткові витрати — пакування, доставка, монтаж та тех­нічний нагляд?

* Який буде доход від продажу нині діючих машин, якщо не­обхідно їх замінити?

* Який податок доведеться сплатити з продажу нині діючих ма­шин?

* Чи одержить компанія податкові пільги на інвестиції, якщо купить нові машини?

Таблицю 1. можна використовувати як методику для визначення початкових витрат проекту.

Таблиця 1. Визначення початкових витрат на проект

Початкові витрати	Сума	Початковий доход	Сума
Ціна нового обладна­ння, машин і т. ін.	XX	Доход від продажу старого обладнання	XX
Додаткові витрати: Пакування та переве­зення	XX	Податкова знижка на продаж старого об­ладнання із збитком	XX
Монтаж	XX
Технічний контроль	XX	Податкові пільги на інвестиції	XX
Інші	XX
Податки з продажу старого обладнання	XX
Всього початкових вит­рат	XX	Всього початкового до­ходу *	XX
		Початкова вартість проекту	XX

* Початкова вартість проекту = всього початкових витрат мінус всього початкового доходу.

Основою для виміру ходу робіт є опорний план проекту — це конкретний документ-зобов'язання, у якому зазначені запланована вартість і очікувані терміни виконання робіт, з якими порівнюють фактичну вартість і фактичні терміни виконання. Він також може бути основою для розробки потоків готівки і преміальних виплат. Розробка опорного плану проекту — це невід'ємна частина загального процесу планування. Опорний план — важлива частина інформації про систему вартість/графік.

Опорний план кошторисної вартості робот (BCWS) — це сума рахунків витрат, а кожен рахунок витрат — це сума витрат наборів (пакетів) робіт, що входять у цей рахунок. В опорний план включають три типи витрат — витрати на працю, витрати на устаткування і витрати на матеріали. Витрати, що виникають у ході роботи над проектом (LOE) звичайно закладають у прямі накладні витрати по проекту. LOE включає такі операції, як адміністративна підтримка, комп'ютерна підтримка, юридичні операції, PR тощо. Вони. існують для пакета роботи, сегмента проекту, тривалості проекту і являють собою прямі проектні накладні витрати. Звичайно відокремлюють витрати LOE від витрат на працю, матеріали, устаткування і вираховують для них окремі коливання. Пакети робіт LOE повинні складати дуже маленьку частку проектних витрат (від 1% до 10%).

Правила списання витрат в опорному плані

Головною причиною розробки опорного плану є необхідність контролю за ходом робіт і обліку руху готівки. Отже, необхідно об'єднати опорний план із системою виміру й оцінки ходу робіт. Витрати потрібно розподіляти за часом, відповідно до прогнозу їхнього виникнення. На практиці інтеграція досягається з використанням тих же правил приписування витрат до опорного плану, що і для виміру ходу робіт. Нижче приводяться три правила, що найбільше часто використовуються на практиці. Перші два застосовуються для зниження накладних витрат на збір докладної інформації.

1. Правило 0/100%.

За цим правилом усю вартість за виконанні роботи списують, коли роботи цілком довершені. Отже, 100% кошторису освоєно, коли обсяг робіт цілком довершений. Це правило використовують для робіт з дуже короткою тривалістю.

2. Правило 50/50.

Цей підхід дозволяє списати 50% вартості кошторису робіт, коли робота почата, і 50% - по завершенні. Це правило використовують стосовно до наборів робіт з короткою тривалістю і невеликими загальними витратами.

3. Правило відсотка виконання.

Цей метод найбільше часто використовується керуючими на практиці. За цим правилом кращим методом списання витрат в опорному плані є проведення частих перевірок протягом усього періоду робіт і установлення відсотка їхнього завершення в грошових одиницях. Наприклад, завершені одиниці можуть бути використані для позначення основних витрат і, пізніше, для виміру ходу робіт. Одиницями можуть бути закінчені креслення, кубічні метри залитого бетону, закінчена модель і т.д. Такий підхід додає “об'єктивність” до часто використовуваних підходів “суб'єктивних думок”. При вимірі відсотка виконання на стадії контролю проекту звичайно відсоток виконання обмежують 80% доти, поки пакет роботи не буде довершений на 100%.

4. Ще одним правилом, застосовуваним на практиці, є правило контрольних точок.

Воно може бути використано для наборів робіт з великою тривалістю, де є чіткі, послідовні етапи, що піддаються виміру. При виконанні кожного етапу розробляється заздалегідь установлена приведена вартість. Правило контрольних точок використовує ті ж принципи, що і правило виконаного відсотка (окремі, що піддаються оцінці елементи роботи), тому ми не будемо його докладно досліджувати.

Ці правила використовуються для інтеграції плану основного кошторису з процедурою контролю над ходом виконання проекту.

Контроль за ходом виконання проекту здійснюється за допомогою методу графічного аналізу відхилень.

В основному цей метод виміру ступеня завершенности зосереджений на двох ключових оцінках:

1. Порівнянні приведеної вартості з очікуваної за графіком вартістю.

2. Порівнянні приведеної вартості з фактичними витратами.

Оцінка поточного статусу проекту з використанням приведеної вартості системи вартість/графік вимагає трьох елементів даних — BCWS, BCWP і ACWP. На основі цих даних розраховують SV і CV, як показано у словнику. Позитивне відхилення вказує на бажаний стан, негативне — говорить про проблеми.

Основна мета відстеження ходу робіт полягає в тому, щоб якомога раніше помітити негативне відхилення від плану і почати коригувальні дії.

Відхилення графіка дає загальну оцінку всіх наборів робіт проекту на визначену дату. Важливо відзначити, що в SV немає інформації про критичний шлях. Графік відхилення від запланованих термінів робіт показує зміни в русі фінансових потоків, а не в часі.

Єдиний точний метод, що дозволяє визначити дійсний час ходу робіт над проектом — це порівняння запланованого сітьового графіка проекту з фактичним сітьовим графіком, щоб виміряти, наскільки проект відповідає термінам.

Зверніть увагу, графік фокусуе увагу на тому, чого потрібно досягти, і на будь-яких сприятливих і несприятливих тенденціях. Оцінка “сьогодні” позначає дату звіту (оцінка 25) про те, на якій стадії знаходиться проект. У зв’язку з тим, що ця система ієрархічна, подібні графіки можна скласти для різних рівнів управління. Верхня лінія позначає фактичні витрати (ACWP) на роботу над проектом на даний момент. Середня лінія позначає опорний план (BCWS) і закінчується на запланованій за графіком тривалості проекту (45). Нижня лінія позначає кошторисну вартість фактично виконаної роботи на конкретну дату, на сьогодні (BCWP) чи приведену вартість. Пунктирна лінія, що продовжує лінію фактичних витрат від звітної дати до нової прогнозованої дати завершення, являє собою переглянуті цифри очікуваних фактичних витрат; тобто додаткова інформація припускає, що витрати при завершенні проекту будуть відрізнятися від запланованих. Зверніть увагу, тривалість проекту була збільшена і відхилення при завершенні (VAC) негативні (ВАС — ЕАС).

В іншій інтерпретації даного графіка використовуються відсотки. Наприкінці періоду 25 за планом повинне було бути виконане 75% роботи. Наприкінці періоду 25 фактично виконано 50%. Фактична вартість виконаної роботи на даний момент складає $340, чи 85% від загального кошторису проекту. З графіка видно, що можна прогнозувати, що проект перевищить вартість на 12% і на 5 одиниць відстане від намічених термінів. Поточний статус проекту показує, що відхилення вартості (CV) перевищить кошторис на $140 (BCWP - ACWP = 200 - 340 = -140). Відхилення графіка термінів (SV) є від’ємною величиною $100 (BCWP - BCWS = 200 - 300 = - 100), що говорить про відставання проекту від термінів

Показники виконання робіт

Існує чотири показники ефективності виконання робіт. Перший показник вимірює ефективність вартості роботи, виконаної на визначений момент:

1) Показник вартості виконання (CPI) = BCWP/ACWP

Наприклад, CPI рівний $1,47 показує, що на звітну дату було виконано запланованої роботи $1,47 на кожен $1, витрачений фактично — дійсно сприятлива ситуація. CPI — найбільше часто застосовуваний показник. Його точність, надійність і стабільність перевірені часом. Другий показник - оцінка виконання плану на конкретну дату:

2) Показник виконання плану (SPI) = BCWP/BCWS

Наприклад, показник виконання плану = $1,27 , він показує, що на звітну дату було виконано запланованої роботи $1,27 на кожен $ 1 за графіком/термінам.

Наступні показники порівнюють результати ходу робіт на даний момент із загальним обсягом робіт. При цьому мається на увазі, що умови не перетерплять змін, жодні заходи для поліпшення не будуть початі, інформація в базі даних -вірна:

3) Показник кошторисної завершеності проекту = BCWP/BAC

Наприклад, цей показник дорівнює 0,34. Це говорить про те, що виконана робота являє собою 34% від усієї кошторисної суми (ВАС) у грошових одиницях на звітну дату. Зверніть увагу, що у цей розрахунок не включені фактичні витрати. Тому що кількість фактично витрачених засобів не гарантує успішного ходу робіт, цей показник використовується керуючими проектами тільки тоді, коли є високий рівень довіри до первісних цифр кошторису.

4) Показник фактичної завершеності проекту = ACWP/EAC

Четвертий показник розглядає виконаний відсоток щодо фактично витрачених на виконання робіт сум грошових коштів і фактично очікуваної суми для завершення всього обсягу робіт (ЕАС):

Деякі менеджери віддають перевагу цьому показнику, тому що він містить фактичні і переглянуті цифри, що включають нову, більш повну інформацію.

Ці дві точки зору на виконаний відсоток свідчать про різні думки відносно “реального” виконаного відсотка. Менеджмент повинний використовувати всі джерела інформації, щоб цілком контролювати хід проектних робіт

Кошторис.Першими питаннями, що починає задавати керівник після початку виконання проекту є: “Чи укладаємося ми в кошторис?”, “Яка буде остаточна вартість проекту?” Для невеликих чи середніх по розмірам проектів існує гарна система прогнозування й аналізу вартості; процедура визначення розрахункової вартості проекту по завершенні (ЕАС), запропонована раніше, імовірно, підходить для оцінки остаточних витрат. Однак якщо проект великий, то цифри, отримані в результаті довгострокового прогнозу, або ненадійні, або їх узагалі не можна одержати. Однак існує принаймні один метод, що заслуговує на довіру і який довів свою точність і надійність при прогнозі остаточних проектних витрат.

Він заснований на використанні показника сумарної вартості виконання роботи на визначену дату - CPI (CPI = BCWP/ ACWP).

Модель прогнозу вартості робіт по завершенняю(FAC) може бути описана наступним рівнянням:

FAC = ETC + ACWP,

Де, ETC — орієнтована вартість по завершенні (робіт);

CPI — кумулятивний індекс вартості виконання роботи на визначену дату;

BCWP — кумулятивна кошторисна вартість робіт, завершених до конкретного моменту;

ACWP — кумулятивна фактична вартість робіт, завершених до конкретного моменту;

ВАС — загальна кошторисна вартість опорного плану;

FAC — прогнозована загальна вартість робіт із завершенні.

Наприклад, якщо ми допустимо наявність наступної інформації, то прогнозована вартість при завершенні (FAC) розраховується в такий спосіб:

Загальний основний кошторис (ВАС) проекту $5000

Кумулятивна приведена вартість (BCWP) на даний момент 1600

Кумулятивна фактична вартість (ACWP) на даний момент 2000

$5000 - $1600 = $3400

FAC = + $2000 = + $2000 = $1600/$2000 0,8 = $4250 + $2000 = $6250.

Прогноз остаточної вартості проекту дорівнює $6250. Дані досліджень показують, що стосовно великих проектів, виконаних більш ніж на 20%, ця модель працює добре, даючи погрішності менш 10%. Ця модель може бути використана для рахунків витрат наборів робіт, що застосовуються для прогнозу майбутніх і загальних витрат. Важливо, що ця модель виходить з того, що умови не зміняться, база даних вартості надійна, BCWP і ACWP кумулятивні, а на підставі попереднього ходу уже виконаних робіт можна судити про майбутній хід робіт. Цей прогноз є гарною основою, що менеджмент може використовувати для порівняння інших прогнозів, що включають у себе інші умови і суб'єктивні думки фахівців

Оцінка проекту і контроль роблять необхідною єдину систему виміру ходу роботи над проектом у порівнянні з планом проекту, у відповідності з кошторисом і у виді, потрібному для замовника. Система контролю повинна спонукати менеджмент бачити і швидко реагувати на можливі проблеми, коли їх ще можна устигнути виправити.

За винятком контролю бухучета, у більшості організацій контроль проекту здійснюється недостатньо. У керуванні проектом контролем зневажають більше всього. Контроль змушує працівників звітувати, дає можливість простежити хід виконання робіт, концентрує увагу.

Найбільше розповсюдженою системою оцінки і контролю вартості робот у проекті є інтегрована система вартість/графік. Ця система упорядковує процес виміру ходу проектних робіт. Керуючі проектами усього світу використовують цю систему в тій чи іншій формі. Її застосування не обмежується будівельними контрактами. Система застосовується в міжнародних проектах, зв'язаних з виробництвом, фармацевтикою, високими технологіями. Наприклад, такі організації як Levi Strauss, Tektronics і Disney уже давно використовують системи оцінки приведеної вартості для відстеження проектів. Ефективність системи залежить від того того, наскільки добре розроблений план і графік проекту.

Більшість систем контролю лише порівнюють факт із кошторисом не в змозі виміряти, що дійсно удалося зробити на витрачені кошти. Такі системи не беруть до уваги параметр часу в керуванні. На прикладі гіпотетичного проекту ми продемонструємо необхідність використання приведеної вартості. Фірма, що займається високими технологіями, упроваджує проект НИОКР. У первісний план включене завершення проекту за 10 місяців з вартістю приблизно в $200 000 на місяць при загальній вартості в $2 млн. Через п'ять місяців після початку робіт топ-менеджмент вирішує оцінити статус проекту. У наявності наступна інформація:

• фактичні витрати в перші п'ять місяців складають $1,3 млн;

• заплановані кошторисні витрати на п'ять місяців складають $1 млн.

Менеджмент може прийти до висновку, що витрати перевищили планові показники на $300 000. Це може бути, а може і не бути правильним висновком. Можливо, хід робіт випереджає графік, і $300 000 — це зарплата за працю з випередженням графіка. А можливо, є і перевищення витрат, і відставання від графіка. Тобто, дані не розкривають ситуацію цілком. Виходить, показник зміни вартості (план-факт) сам по собі ненадійний. Він не показує, який обсяг робіт був виконаний на витрачені засоби.

Система вартість/графік заснована на понятті приведеної вартості. Приведена вартість допомагає перебороти описані проблеми через відстеження графіків і кошторисних витрат у часі. Одним з інструментів моніторингу ходу виконаних робіт і оцінки тенденцій є графік контролю проекту.

Якщо проект почав відставати від графіка, то завдяки коригуванню, проект удається повернути до наміченого графіка. Але, якщо тенденція збережеться, то проект буде випереджати графік. Вважається, що чотири результати спостережень, що відхиляються в одному напрямку, показують, що існує стійка тенденція.