N Администрирование контрактов

ПРАКТИКУМ

По дисциплине УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Для направлений подготовки

«Менеджмент», «Экономика», «Управление персоналом»

г. Тольятти, 2015

Задание № 1 –РАЗРАБОТАЙТЕ УСТАВ ПРОЕКТА

Название проекта Разработка и внедрение проектной группы на предприятии с целью подбора персонала на ключевые позиции
Менеджер проекта - ФИО; - должность; - контакты.	Управляющий проекта - Зверев Роман Сергеевич
Команда проекта - ФИО участников и экспертов	1.Менеджер проекта 2.Менеджер 3.Рекрутер 4. Аналитик
Цели и задачи проекта Цель должна быть выражена количественными критериями, которые определят то, что проект реализован успешно; Задачи проекта должны определять основные этапы реализации проекта.	Цель создания проекта состоит в создании обособленного подразделения, главной задачей которого является эффективный качественный подбор персонала на руководящие позиции Количественными критериями, которые определят то, что проект реализован успешно будет абсолютный показатель эффекта от внедренного нововведения и выражаться он должен в увеличении объема выпуска готовой продукции на …… и, сокращении затрат на…….. Задачи по реализации проекта: 1. Разработка положения по созданию подразделения, основной целью которого является поиск и подбор персонала на высшие руководящие должности 2.Разработка и утверждение проекта высшим руководством, определение критериев эффективности затрачиваемых ресурсов на подбор персонала с целью обозначения предполагаемого желаемого результата 3. Разработка и утверждение бюджета проекта высшим руководством 4. Создание проектной группы, (создание организационной структуры, определение прав и обязанностей участников, назначение ответственных за процессы, определение основных бизнес- процессов) 5. Разработка должностных инструкций, вменение обязанностей, найм сторонних специалистов, формирование представления о целях и поставленных задачах у членов проектной группы. 6. Начало работы проектной группы 7. Формирование задач по оптимизации процессов руководством группы для сторонних консультантов, совместная работа группы и сторонних специалистов по выявлению не эффективных бизнес – процессов, совместное формирование и внедрение совершенствований по улучшению бизнес – процессов 8. Анализ проделанной работы, сопоставление результатов с финансовой отчётностью всего предприятия, формирование периодической отчётности о функционировании группы.

Задание 2 Тема 1 Введение в управление проектами

Пример проекта для проработки:

1.3 Коммуникации в проекте: участники, управляющий

Участниками проекта (project stake holders) называются физические лица и предприятия, чьи интересы связаны с его реализацией.	Под управляющим проектом подразумевают человека, который непосредственно руководит проектом на предприятии.
Определите своих участников проекта и планируемого управляющего и нарисуйте свою организационную структуру команды управления проектом с функционалом

ЗАДАНИЕ 3…Проведите SWOT – анализ действующих факторов для оценки реализуемости своего проекта

Цель проекта -Разработка и внедрение проектной группы на предприятии с целью подбора персонала на ключевые позиции
Оценка	Внутренние факторы	Внешние факторы
+	S 1.Фактор – наличие возможности осуществлять оценку эффективности работы проектной группы на каждом этапе становления проекта, реактивного принятие решений и постановки задачи, так как сам проект создания функциональной группы, в отличии от создания обособленного подразделения, является преимуществом в том плане что проект и проектная группа работает в временной структуре ограниченной временным циклом проекта, на каждом этапе которого можно выделить цели и задачи, определить степень эффективности работы. 2.Фактор – наличие возможности активного развития управленческих навыков у руководителей, так как проектные руководители несут ответственность за возникающие изменения, а не за поддержание стабильного состоянии, что означает возможность проявить у руководителя проекта способности к творческому мышлению, решению конфликтных ситуаций, а также выявить широкие познания руководителя в функциональных и управленческих компонентов менеджмента 3. Фактор – наличие низких рисков, так как относительно небольшой проект не несет за собой риск больших потерь ресурсов . 4.Фактор - возможность получение полной и достоверной информации о принятых сотрудниках, что даёт проведение качественной оценки персонала.	O Возможности, которые предоставляет нам анализируемая ситуация 1.Наличие широкого круга специалистов вне организации позволит привлечь к проекту необходимые кадры для решение поставленных задач 2.Высокая потребность в качественном подборе персонала, обусловленная конкурентной борьбой подвигает начальство к созданию данной проектной группы 3.Высокая популярность приобретенная проектной деятельностью среди венчурного бизнеса 1. Возможность отслеживать результаты, позволяет создать гибкую систему мотивации для участников проекта, повысить эффективность их деятельности. 2.Возможность открыть в управленческом персонале новые навыки и умения, использовать полученные навыки для последующей деятельности 3. Возможность использовать сэкономленные средства для приобретения новых активов. 4.Использование качественной оценки персонала даёт возможность подбирать персонал в соответствии с требованиями к должностям, заранее формировать кадровый резерв, хранить и использовать полученную информацию в ходе оценки персонала в соответствии с целями организации
-	W 1. Фактор - дискретный характер проведения оценки не позволяет раз и навсегда решить проблему качественного подбора персонала на руководящие должности 2. Фактор - простая организационная структура и большое количество взаимосвязей между звеньями оргструктуры отрицательно влияют на эффективность реализации конечной цели. 3. Фактор - привлечение сторонних специалистов затратно и не эффективно в стратегическом развитии персонала организации. Опыт, полученный при осуществлении проекта будет передан специалистам организации, но дальнейшее его использование затрудняется несоответствием профиля выполняемых задач внутри и вне проекта руководителем проектной группы.	Т Опасности, которые таит в себе анализируемая ситуация

ЗАДАНИЕ 4… Постройте матрицу стратегий

Цель проекта
	О	Т
S	Как наиболее эффективно использовать позитивные внешние возможности с помощью своих сильных сторон? 1.При помощи анализа результатов деятельности, представляется возможным опытным путём выяснить личностные и мотивационные установки руководителей проектов. 2.При существовании затруднительной ситуации в вопросе профессионального продвижения того или иного руководителя, проектная деятельность может служить оценочным критерием творческого потенциала индивида необходимого для выполнения конкретных управленческих задач. 3.В случае отрицательной оценке деятельности проектной группы представляется возможным (в случае необходимости) свернуть проектную группу минимизируя тем самым расходы. 4.Хранение и дальнейшее использование информации полученной при качественной оценке персонала может эффективно влиять на работу кадровой службы всей организации и быть использованной в процессах отбора и найма персонала, создании систем мотивации, адаптации, контроллинга персонала.	Как с помощью своих сильных сторон я могу противостоять внешним опасностям? 1.Существует угроза возникновения потребности в обеспечении кадрами после завершения проекта, однако полученный руководителем опыт можно реализовать в рамках решения данной задачи, и после завершения проекта 2. Существует угроза возникновения отрицательных результатов работы, вызванная низкой эффективностью деятельности учитывая венчурность проектной деятельности для организации и формирование проектных групп, однако на каждом этапе создания и функционирования проектной группы деятельность можно приостановить минимизируя тем самым издержки. 3. Существует угроза возникновения упущенной выгоды в случае не использования опыта переданного руководителю организации, однако составление и архивация отчёта о проделанной работе включающей методики задействованные при решении задач, могут закрепить полученный опыт в активах организации
W	Как скомпенсировать проявление моих слабых сторон благодаря позитивным внешним возможностям?	Как предотвратить, сконцентрировать или скомпенсировать негативные последствия сочетания слабых сторон с внешними опасностями?

SO - планируемые работы, которые позволят использовать сильные стороны проекта для расширения его возможностей;

WO - планируемые работы, которые позволят преодолеть слабые стороны проекта с помощью существующих возможностей;

ST - планируемые работы, которые позволят использовать сильные стороны предприятия для избежания угроз;

WT - планируемые работы, которые позволят преодолеть слабые стороны и избежать угроз.

На третьем уровне SWOT-анализа рассчитываются будущие затраты и доходы проекта от каждой из планируемых работ, дается количественная оценка вероятности возникновения дополнительных затрат и доходов.

Полученные данные используйте для предварительного обоснования целесообразности реализации проекта.

После анализа всех ключевых аспектов проекта, заключения о его реализуемости и эффективности для предприятия, принятия решения об инициации проекта переходят к его разработке и планированию.

Задание 5

Тема 2 Управление проектом

2.1 Управление замыслом: постановка цели, принятие решения

Постановка целей - необходимое условие успешной реализации проектов, она позволяет сконцентрировать усилия на одном или нескольких конкретных направлениях.

Методика постановки целей по SMART:

S(specific) - конкретные
M (measurable) - измеримые
A (achievable) - достижимые
R(relevant) - соответствующие деятельности
T(timed) - согласованные во времени

ЗАДАНИЕ …: Поставить собственную цель по методике SMART

ЗАДАНИЕ 6: Спланируйте Иерархическую Структуру Работ (ИСР/WBS) проекта. Представьте в виде таблицы.

№ мероприятия	Мероприятие (краткое описание)	Цель / Планируемый результат	Требуемые ресурсы	Сроки выполнения, ответственный
…

Дополнительное задание: Просмотрите ИСР и ответьте на вопрос: все ли интересы Участников проекта учтены при планировании мероприятий проекта? Если нет, пожалуйста, внесите соответствующие коррективы

ПЛАНИРОВАНИЕ СРОКОВ ПРОЕКТА

ЗАДАНИЕ 7: Спланируйте последовательность работ, по проекту используя иерархическую структуру работ (ИСР/WBS) проекта.

Представьте ее в виде сетевой диаграммы и графика Гантта.

Управление стоимостью

ПЛАНИРОВАНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ ПРОЕКТА

Задание 8:Основываясь наорганизационной структуре Вашего проекта, распределении ответственности в проекте и ключевых этапах проекта постройте матрицу ответственности.

Оцените степень загруженности участников проекта. Определите риски, связанные с очень большой или слишком малой нагрузкой определенных участников проекта.

№ этапа	ПЕРСОНАЛ, ЗАДЕЙСТВОВАННЫЙ В ПРОЕКТЕ (должности и/или Ф.И.О.)

Определите символы, используемые в матрице:

О – ответственный, У – участник, И – информированный, _______

ПЛАНИРОВАНИЕ ПОСТАВОК ПРОЕКТА

Задания 9:

1. Спланируйте необходимые покупки и приобретения, контракты проекта::

Что необходимо купить или приобрести (виды ресурсов: МТБ (включая помещения, оборудование и др.), информация (программное обеспечение, литература, электронные книги и др.), человеческие ресурсы и т.д.	На каких условиях (на основе какого документа, механизма)	Вид поставки (требуемый ресурс)	Требования к поставке (по каждому виду)	Потенциальные поставщики

2. Спланируйте формы и методы управления поставками (обеспечения качества поставок):

N Консультации с юристом

n Запрос информации у продавцов(получение информации, расценок).

n Выбор продавцов– анализ предложений, отбор потенциальных продавцов и обсуждение условий контракта с продавцом.

n Администрирование контрактов

n Закрытие контрактов– завершение каждого контракта, включая разрешение всех открытых вопросов и закрытие каждого контракта, относящегося к проекту или к фазе проекта.

Задания 10: ПЛАНИРОВАНИЕ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

1. Основываясь на перечне поставок проекта, спланируйте свои действия по определению примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта (что нужно сделать, чтобы узнать это?).

Зафиксируйте плановую стоимость для каждого вида ресурсов.

3. Разработайте бюджет расходов– суммируйте оценки стоимости отдельных операций или пакетов работ и сформируйте базовый план по стоимости используя следующую таблицу:

№ п/п	Затраты	Кол-во	Стоимость (руб.)	Общая стоимость (руб.)
Итого (å)

Задания 11

2.4.Оценка эффективности проекта