Облікові регістри і техніка облікової реєстрації
Облікові регістри– це рахункові таблиці певної форми, побудовані відповідно до економічного групування даних про майно і джерела його формування. Вони служать для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.
Господарські операції, оформлені відповідними документами, з метою отримання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства і його джерел, господарських процесах і фінансових результатах діяльності підлягають групуванню і відображенню в певному порядку в облікових регістрах.
Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією. Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного керівництва, економічного аналізу, а також складання звітності. Тому своєчасне і правильне відображення господарських операцій в облікових регістрах — одна з обов'язкових умов якості і оперативності обліку.
Облікові регістри (книги, відомості, журнали і т.п.) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування і узагальнення інформації про господарські операції, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах.
Облікові регістри складаються щомісячно. Облікові регістри підписуються виконавцями і головним бухгалтером або особою, на яке покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час вступу первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операцій. Інформація в облікові регістри переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.
Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, і з відомостями.
На документах, дані яких включені в облікові регістри, указують номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). По документах, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістра і номер запису указують на окремому листі, який додається до зброшурованих документів.
За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на книги, картки, окремі листи.
По характеру записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні і комбіновані.
За обсягом змісту записів облікові регістри поділяють на регістри синтетичного, аналітичного обліку і комбіновані.
Порядок запису господарських операцій в облікові регістри регламентується Положенням про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку. Відповідно до цього Положення господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і оброблених документів темного кольори чорнилом (або пастою кулькових ручок), засобами механізації або іншими засобами, що забезпечують збереження записів протягом довгого часу і застережливими внесення несанкціонованих і непомітних виправлень.
Підприємства і організації, які складають облікові регістри на машиночитаємих носіях, повинні забезпечити їх відтворення в зручному для читання вигляді.
Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх. Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинне здійснюватися по мірі їх надходження до місця обробки (у бухгалтерію, на обчислювальні установки), проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної платні, складання декларацій, бухгалтерської і статистичної звітності.
Записи господарських операцій в облікові регістри повинні бути чіткими і зрозумілими. Стирання і необумовлені виправлення, пропуски строчок і приписки між строчками не дозволяються.
В кінці місяця в облікових регістрах по кожному рахунку підраховують оборот по дебету і кредиту і визначають залишки на 1-е число наступного за звітним місяця. Цей завершальний етап облікової роботи потрібен для перевірки правильності облікових записів, а також для отримання інформації, необхідної для складання звітності.