Основні напрямки управлінського і фінансового аналізу

Тенденція розподілу економічного аналізу на фінансовий та управлінський з'явилася у зв'язку з відповідним поділом бухгал­терського обліку. Основні напрямки фінансового та управлінсько­го економічного аналізу наведені на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Основні напрямки фінансового та управлінського економічного

1.Під інформацією розуміють сукупність корисних відомостей, які є об'єктом збирання, реєстрації, зберігання, передавання й пере­творення. Інформація — це головний елемент будь-якої з функцій управління. Різновидом управлінської інформації є економічна інформація — сукупність різних відомостей економічного характе­ру, що виникають при підготовці виробництва, в процесі виробни­чо-господарської діяльності і управління цією діяльністю.

Система економічної інформації — це сукупність методів гене­рації, передавання і переробки інформації в усіх ланках економіки підприємства.

За рівнем виникнення і передавання економічна інформація характеризується своїм об'єктом і джерелом. На основі об'єкта ін­формації формується економічна інформаційна система. Вона роз­поділяється на складові елементи, кожний з яких володіє властиво­стями системи. Таким чином, у результаті послідовного розподі­лення виходить система взаємопов'язаних одиниць інформації, що на різних рівнях впливають один на одного.

Система економічної інформації має відповідати таким вимогам.

1. Аналітичність — забезпечення надходження даних з тією де­талізацію, яка необхідна для управління.

2. Об'єктивність — економічна інформація має об'єктивно відо­бражати явища і об'єкти, що досліджуються.

3. Єдність економічної інформації, що надходить з різних дже­рел (планового, облікового, позаоблікового характеру), усунення відокремлювання і дублювання різних джерел інформації.

4. Оперативність — швидкість надходження економічної інфор­мації, що забезпечується використанням найновіших засобів зв'яз­ку, впровадженням методів дистанційного передавання даних та їх обробкою на ЕОМ.

5. Раціональність (ефективність) — економічна інформація має максимально повно забезпечити систему управління при мініміза­ції витрат на збирання, зберігання і використання даних. Для цьо­го необхідно вивчати корисність інформації для удосконалення інформаційних потоків шляхом усунення непотрібних даних і уп­ровадження потрібних.

2. Економічна інформація, що використовується для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства може бути кла­сифікована на такі основні групи (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Класифікація економічної

інформації для аналізу

За місцем утворення економічна інформація поділяється на зовнішню і внутрішню.

Зовнішня інформація є основою проведення аналізу і прогнозу­вання умов зовнішнього середовища функціонування підприємст­ва.

Внутрішня інформація за стадіями управління поділяється на нормативну, планову і облікову. Нормативна інформація містить нормативно-правову (законодавчі акти і нормативи, які регулю­ють економічну діяльність підприємства) і нормативно-довідкову інформацію (різні норми та нормативи, які розроблені керів­ництвом підприємства).

Планова інформація — це дані поточних і перспективних планів і прогнозів підприємства.

Облікова інформація формується в процесі бухгалтерського обліку (фінансового і управлінського).

3. В економічній літературі розглядаються дві основні пробле­ми, які зв'язані з організацією інформаційного забезпечення еко­номічного аналізу: визначення потреб в інформації як особливому ресурсі для проведення аналізу; визначення джерел інформації для отримання первинних аналітичних даних.

Економічний аналіз базується на комплексному використанні даних різних джерел інформації, які поділяються на: планово-нор­мативні, облікові і поза облікові.

У складі планово-нормативних джерел особливе значення приділяється бізнес-плану підприємства.

Важливим джерелом економічного аналізу є статистична облікова інформація (оперативна та звітна). Статистичний облік і звітність відображають сукупність масових явищ і процесів, харак­теризують їх з кількісної сторони (у зв'язку з якісною стороною), виявляють певні економічні закономірності.

Ведуча роль у інформаційному забезпеченні економічного аналізу належить бухгалтерському обліку і фінансовій звітності, де знаходять найбільш повне відображення і узагальнення госпо­дарські явища, процеси та їх результати.

Джерелами інформації облікового характеру є:

- первинні документи (використовуються для проведення опе­ративного аналізу);

- регістри поточного обліку (аналітичного і синтетичного);

- форми фінансової звітності.

Інформаційна база аналізу, що формується на основі облікових даних, містить показники фінансового обліку і управлінського обліку.

Перевагою показників фінансового обліку є їх уніфікованість (базуються на загальноприйнятих стандартизованих принципах обліку) і висока ступінь надійності.

Фінансова звітність підприємства складається з балансу, звіту Про фінансові результати, звіту про рух грошових коштів, звіту про власний капітал і приміток до звітів.

Фінансові звіти мають за мету забезпечити загальні інформа­ційні потреби широкого кола користувачів для прийняття еконо­мічних рішень.

Фінансова звітність забезпечує інформаційні потреби користу­вачів щодо:

- придбання, продажу та володіння цінними паперами;

- участі у капіталі підприємства;

- оцінки якості управління;

- оцінки здатності підприємства своєчасно виконувати свої зо­бов'язання;

- забезпеченості зобов'язань підприємства;

- визначення суми дивідендів, що підлягають розподілу;

- регулювання діяльності підприємства;

- інших рішень.

Показники фінансової звітності поділяються на три основних блока:

1. Показники балансу, у якому відображаються активи і паси­ви підприємства. Активи відображають інвестиційні рішення, які прийняті за період діяльності підприємства; пасиви — його рішен­ня щодо вибору джерел фінансування.

2. Показники доходів, витрат і фінансових результатів, які відображаються у звіті про фінансові результати і дозволяють ана­лізувати ефективність діяльності підприємства, оцінювати його прибутковість.

3. Показники руху грошових коштів, які використовуються для визначення зміни основних джерел надходження і напрямків вико­ристання грошових коштів за видами діяльності підприємства.

Показники управлінського обліку відображають обсяги діяль­ності, суму і склад витрат і доходів підприємства за такими блока­ми: видами діяльності підприємства; видами продукції; видами ре­сурсів; центрами відповідальності (витрат, доходів, прибутку, інве­стицій). Управлінський облік організується індивідуально на кож­ному підприємстві і підкорений задачам інформаційного забезпе­чення аналізу для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

До поза облікових джерел інформації належать такі документи:

1. Технічна і технологічна документація;

2. Матеріали спеціальних досліджень стану виробництва на ок­ремих робочих місцях (хронометраж, фотографія тощо);

3. Матеріали внутрішнього і зовнішнього аудиту;

4. Протоколи зборів трудових колективів і засновників (акціо­нерів) підприємства;

5. Договори, контракти, рекламації тощо;

6. Усна інформація, яка одержана від робітників підприємства та ін.

Важливим питанням організації інформаційного забезпечення аналізу є перевірка якості джерел аналізу:

- повноти складу аналізованих показників;

- правильності оформлення джерел аналізу;

- наступності показників;

- методичної єдності формування показників;

- взаємної погодженості показників у різних джерелах. При цьому використовуються такі методи, як зіставлення, логічне осмислювання даних, розрахункова перевірка та ін.

4. Організація аналізу має забезпечити мінімальний шлях зби­рання і обробки інформації При цьому найважливішими є:

раціоналізація технології аналітичною процесу, скорочення його циклу, підвищення якості аналітичної інформації, автоматизація, раціональна організація праці виконавців аналізу та постійне його вдосконалення

При організації аналізу найбільш поширено застосовуються проектний і графічний методи

Під проектуванням організації економічного аналізу розуміють докладнішу розробку точного порядку, організаційних форм і прий­омів здійснення аналітичного процесу і праці виконавців Проект складають з урахуванням конкретних умов і особливостей діяльності підприємства. Під час проекту уточнюють організаційну систему управління, ступінь автоматизації обробки економічної інформації

Розробка проектів є трудомісткою роботою Тому в організації економічного аналізу широко застосовують графічний метод (тек­стові і символьні, табличні і сітьові, матричні і лінійні та інші графіки), що передбачає складання переліку робіт за ходом аналітичного процесу, календаризованих планів робіт виконавців, розробку системи інформаційних зв'язків, визначення строків ви­конання робіт, надання графіку нормативного характеру

Робота за графіком унаочнює взаємозв'язок елементів та об'єктів організації аналізу, скорочує строки виконання аналітич­них робіт та подання результатної інформації

Крім названих методів при організації аналізу застосовуються також сітьовий метод (дозволяє оцінити недоробки з позиції кінце­вого результату); анкетний метод, метод експертних оцінок (дає змогу з різних варіантів вибрати оптимальний) та інші

5. Економічний аналіз характеризується, з одного боку, як вид трудової діяльності людей у сфері управління, з іншого — як вид інформації. Тому аналіз треба розглядати як систему у загальній інформаційній системі управління підприємством, яка перебуває у безперервному русі і розвитку

При розгляді системи економічного аналізу найбільш характер­ними є кібернетичний і технологічний аспекти. У кібернетичному аспекті кожна система являє собою сукупність, що складається з трьох частин - вхід, процес, вихід. В цьому аспекті економічний аналіз є частиною економічної кібернетики і відповідно будується та організується на підставі кібернетичних методів.

Система економічного аналізу розподіляється на окремі са­мостійні частини — підсистеми другого рівня, аналіз фінансового стану, аналіз фінансових результатів, аналіз реалізації продукції, аналіз використання виробничих ресурсів, аналіз витрат на вироб­ництво та собівартості продукції та ін Такий поділ за топо­логічною ознакою дає змогу правильно визначити відповідні за­вдання кожної підсистеми, передбачити організаційні моделі побу­дови роботи відповідного апарату

Елементи підсистем, також як і система в цілому, мають кібер­нетичну будову вхід, процес, вихід Такий підхід забезпечує пра­вильне формування і організацію загальної системи економічного аналізу, використання поставлених перед нею завдань

У технологічному аспекті система економічного аналізу розгля­дається як процес — сукупність різних операцій. Такий аспект ви­являється у технології рішення аналітичних задач, які мають особ­ливості на різних рівнях управління, але разом з тим характеризу­ються загальними прийомами.

6. Під організацією економічного аналізу на підприємстві ро­зуміють цілеспрямоване упорядкування і удосконалення методики і техніки аналізу, процесів збору первинної аналітичної інформації, й обробки, узагальнення і отримання відомостей, необхідних для управління підприємством.

Організація аналітичної роботи на підприємствах включає :

- розробку загальних планів (програм) конкретних аналітичних робіт,

- забезпечення аналітичного процесу (кваліфікаційне, методич­не, інформаційне, технічне, програмне),

- порядок проведення аналітичних досліджень;

- способи виконання аналітичних робіт;

- загальне керівництво роботою виконавців аналізу;

- контроль за впровадженням у виробництво пропозицій, що зроблені за результатами аналізу

Основними принципами організації економічного аналізу є:

1) Принцип цілісності — виявляється у комплексному викорис­танні всіх джерел економічної інформації

2) Принцип всебічності — передбачає врахування всіх внутріш­ніх зв'язків і відносин системи економічного аналізу, всіх факторів, Що впливають на й функціонування.

3) Принцип динамічності — встановлює, що всі характеристи­ки системи економічного аналізу слід розглядати як такі, що постійно змінюються.

4) Принцип обґрунтування розподілу обов'язків по проведенню економічного аналізу між окремими виконавцями.

5) Принцип адаптивності — означає пристосування побудови та функцій економічного аналізу до конкретних умов управлін­ня.

6) Принцип пропорційності — потребує правильного співвід­ношення між різними елементами та об'єктами організації еконо­мічного аналізу (обчислювальної техніки, програмного забезпе­чення, кваліфікаційного складу виконавців тощо).

Цілеспрямоване упорядкування окремих видів робіт при прове­денні економічного аналізу припускає його побудову у певній послідовності.

7. Одним із важливих питань організації економічного аналізу є правильне визначення і систематизація її об'єктів, що можуть бути класифіковані на відповідні групи.

В основу відокремлення об'єктів першого рівня покладений поаспектний підхід до організаційної побудови економічного аналізу. По-перше, це технологічний процес, що являє собою су­купність певних операцій; по-друге, — особистий вид діяльності колективу людей (виконавців аналізу). І те, і інше вимагає упоряд­кування у часі і просторі. Таким чином, об'єктами організації еко­номічного аналізу першого рівня є технологія аналітичного проце­су та робота його виконавців.

Економічний аналіз має свою власну технологічну структуру. Йому відповідає певна технологічна схема збору, обробки даних про фінансово-господарську діяльність підприємства і отримання результатної інформації для прийняття управлінських рішень.

Основою технології економічного аналізу є аналітичні операції. Аналітична операція — це дія над економічними даними або інформацією з метою розрахунку відхилень їх фактичного значен­ня від визначених критеріїв, виявлення причин таких відхилень, їх кількісного впливу, тобто одержання різних проміжних або кінце­вих (вихідних) аналітичних показників, які використовуються для прийняття управлінських рішень.

Аналітичні операції поділяють на три типи:

- механічні (запис у аналітичні таблиці, їх переміщення (пере­дача), зберігання тощо);

- переробні (групування сукупності даних, виконання матема­тичних розрахунків тощо);

- творчі (проведення підсумкової оцінки і узагальнення резуль­татів аналізу, формування аналітичних висновків, розробка пропо­зицій, рекомендацій, організаційно — технічних засобів щодо усу­нення недоліків тощо)

Сукупність аналітичних операцій формує стадію аналізу (вид аналітичної роботи). Кілька стадій аналізу формують етап аналі­тичного процесу. Таким чином, об'єктами організації економічно­го аналізу другого рівня є елементи структури його технології (ета­пи, стадії, аналітичні операції).

8. Організаційно-аналітичний процес складається з трьох етапів:

підготовчого, основного (аналітична обробка даних) та заключно­го (узагальнення результатів аналізу і розробка пропозицій.

Головне значення підготовчого стану технології аналітичного процесу полягає в тому, що він забезпечує реалізацію основного етапу відповідно до вимог управління.

Важливою умовою, що забезпечує ефективність економічного аналізу, є планомірний характер його проведення. План еко­номічного аналізу може мати таку структуру:

- розділи господарської діяльності;

- об'єкти аналітичного дослідження;

- терміни проведення аналізу і його виконавці;

- особи, відповідальні за виконання певних розділів аналізу. Програма аналізу є розвитком його плану і основою формуван­ня технології аналітичного процесу. Програма аналізу може бути складена за такою формою (табл.1 ).

Таблиця 1. Програма аналізу використання основних засобів підприємства

Зміст	Вхідна аналітична інформація	Джерела інформації для проведення аналізу	Періодичність аналізу	Виконавці	Напрямки використання результатів аналізу
Мети	питання
Аналіз технологічного стану основних засобів	Аналіз технічного стану окремих елементів основних засобів	Дані про первинну вартість і суму нарахованого зносу	Інвентарні карктки об’єктів основних засобів, регістри аналітичного і синтетичного обліку	Один раз на півріччя	Відділ головного механіка	Для розробки заходів щодо оновлення осиних засобів

Важливим моментом підготовчого етапу аналізу є формування вхідної аналітичної інформації, від достовірності якої залежить об'єктивність аналітичних висновків. Тому необхідною є перевірка якості джерел інформаційного забезпечення аналізу, що передба­чає оцінку повноти первинної аналітичної інформації, погодже­ності і зіставленості окремих показників, перевірку правильності арифметичних розрахунків.

На основному етапі аналітичного дослідження дається загальна оцінка стану об'єкта аналізу і зміни відповідних показників діяль­ності підприємства з використанням прийомів порівняння, ди­намічних рядів та ін. Особлива увага приділяється виявленню при­чин знайдених відхилень, аналізу впливу факторів на ці відхилення і визначенню резервів підвищення ефективності виробництва.

Розроблені на заключному етапі аналізу пропозиції і заходи ма­ють сприяти удосконаленню виробництва і поліпшенню роботи підприємства.

9. На кожному етапі аналітичного процесу об'єктами його ор­ганізації є:

- аналітичні номенклатури;

- носії аналітичних номенклатур;

- рух носіїв аналітичних номенклатур.

Аналітична номенклатура — це перелік вхідних, проміжних і результатних аналітичних даних.

Кожна аналітична номенклатура повинна бути зафіксована на будь-якому матеріальному (технічному) носії. Важливим моментом аналітичного процесу є вибір форми внутрішніх носіїв аналітичної інформації (аналітичних таблиць), що вимагає знання суттєвості явищ, які вивчаються, методики їх аналізу, правил оформлення таблиць.

Внутрішні форми і носії аналітичної інформації можуть бути класифіковані за такими ознаками. Методика і техніка вибору форм носіїв аналітичних номенкла­тур має такі особливості:

1. Зовнішні форми і носії аналітичної формації формуються за межами аналітичної системи і практично вступають у аналітич­ний процес готовими. В значній мірі — це форми і носії облікової інформації. Тому вибір зовнішніх форм і носіїв аналітичних номенклатур зумовлено особливостями організації облікового процесу, їх аналітичністю й оперативністю.

2. Розробка внутрішніх форм та носіїв аналітичної інфор­мації - не регламентований процес, який залежить від професійно­го досвіду і компетентності суб'єктів аналізу, а також змісту інфор­маційного забезпечення аналізу (первинних аналітичних номенкла­тур).

3. Вибір техніки складання внутрішніх носіїв аналітичних но­менклатур залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями аналітичних даних (вхідних, проміжних і вихідних) є паперові, а в разі використання обчислювальної тех­ніки (ПК) — технічні (відео — і машинограми, дискети та ін.).

Для організації руху носіїв аналітичних номенклатур найбільш доцільним є використання графічного методу. Форма графіку обу­мовлена особливістю роботи конкретного підприємства. У таких графіках фіксуються важливі характеристики руху носія. При цьому обов'язково повинні бути відображені: виконавець, терміни і спосіб передачі аналітичної інформації та її одержувачі.

10. Форма організації економічного аналізу — це форма роз­поділення праці, що передбачає розподіл всього комплексу аналітичних робіт між виконавцями.

Аналіз господарської діяльності на підприємствах організовано децентралізовано.

Одним з основних питань, що зв'язане з організацією аналізу, є питання про його спеціалізацію. У процесі проведення аналізу склалася спеціалізація трьох видів.

1. Функціональна спеціалізація — уособлення робіт щодо ве­дення аналізу. При цьому на підприємстві створюється спеціальна служба (бюро, відділ), яка займається питаннями аналізу, або виділяються конкретні виконавці, що мають спеціальну про­фесійну підготовку, із складу інших підрозділів апарату уп­равління. Керівництво аналітичною роботою здійснює головний економіст (заступник директора з економічних питань). Такий вид спеціалізації є найбільш перспективним на великих підприємствах при наявності великого обсягу аналітичної інформації.

2. Предметна спеціалізація — розподіл аналітичної роботи між різними функціональними підрозділами і службами підприємства. Така спеціалізація є найбільш доцільною на невеликих підприєм­ствах. При цьому керівництво аналітичною роботою здійснює на­чальник планового відділу або головний бухгалтер. Розподіл обов'язків щодо виконання аналітичних робіт між функціональни­ми службами підприємства наведено у табл.

3. Предметно-функціональна (змішана) спеціалізація, яка має такі особливості.

Спеціальна служба (бюро економічного аналізу) виконує аналі­тичні роботи, що пов'язані з перспективними проблемами під­приємства, визначенням стратегії його розвитку. У функціональних відділах і підрозділах підприємства ведеться поточна аналітична ро­бота: ретроспективний (оперативний і ітоговий) аналіз показників діяльності; оцінка можливих варіантів організації виробництва і збуту продукції на короткострокову перспективу тощо. Такий вид спеціалізації є характерним для великих зарубіжних фірм.

11. В теперішній час об'єктивною необхідністю стає автомати­зація економічного аналізу на базі ЕОМ (ПЕОМ). Це обумовлено, з одного боку, особливостями теперішнього періоду розвитку еко­номіки, з другого боку, — бурхливим розвитком технічних можли­востей сучасних ЕОМ (ПЕОМ).

Найбільш ефективною організаційною формою використання ПЕОМ є створення на їх базі автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтерів, економістів, аналітиків та інших спеціалістів. АРМ аналітика — це фахово орієнтована мала обчислювальна си­стема, призначена для автоматизації робіт з аналізу фінансово-гос­подарської діяльності підприємства.

Важливе значення для автоматизації на базі ЕОМ має фор­малізований опис задач аналізу, що полегшує наступну алгорит­мізацію і програмування для ПЕОМ; чітко визначає дійсну потре­бу у вихідних даних для аналізу; усуває дублювання аналітичних задач, полегшує групування їх у блоки для одночасної обробки.

Автоматизоване розв'язування аналітичних задач здійснюється на базі комплексу програмних засобів. Базовими програмними за­собами для створення АРМ аналітика є табличні процесори, текс­тові процесори й текстові редактори, програмні засоби для автоматизації робіт зі створення баз даних, пошуку інформації для підго­товки різноманітних документів (системи управління базами да­них — СУБД).

Складним питанням організації комп'ютерної обробки еко­номічної інформації є формування баз даних для аналітичних роз­рахунків. Цей процес може відбуватися за такими напрямками:

- збирання даних у вигляді паперових документів і формування їх в електронній формі;

- збирання даних на машинних носіях, які перші вписуються в базу даних підприємства і підтримуються в актуальному стані;

- використання комп'ютерних мереж, баз і банків даних спеці­ального призначення для автоматизованого формування в базі да­них підприємства зовнішньої статистичної та комерційної інфор­мації, результатів аналітичних досліджень.

Сформована на різних рівнях внутрішня інформація може нако­пичуватися в центральній базі даних або зберігатися в базах даних відповідних АРМ спеціалістів (розподілені бази даних).

Локальні обчислювальні мережі АРМ спеціалістів можуть фор­мувати внутрішню інформацію на трьох рівнях: 1) АРМ у цехах, дільницях і на складах; 2) АРМ функціональних відділів підпри­ємства; 3) АРМ директора та інших керівників

Таблиця 2 Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства з виконання аналітичних робіт

Виконавці аналітичних робіт (функціо­нальні служби підприємства)	Обов'язки з виконання аналітичних робіт
Планово-економічний відділ	Складання плану аналітичної роботи і контроль за його виконанням. Методичне забезпечення аналізу. Комплексна загальна оцінка основних показників фінансово-господарської діяльності підприємства. Узагальнення результатів аналізу. Розробка заходів за результатами аналізу.
Виробничий відділ	Аналіз виконання плану випуску продукції за обсягом. Аналіз структури і асортименту продукції. Аналіз ритмічності виробництва. Аналіз технічного і організаційного рівня виробництва. Аналіз впровадження нової техніки, технології, механізації та автоматизації виробництва.
Бухгалтерія	Аналіз витрат на виробництво і собівартості продукції.
Фінансовий відділ	Аналіз фінансових результатів за видами діяльності підприємства. Аналіз показників рентабельності. Аналіз фінансового стану підприємства і його прогнозування. Аналіз стану розрахунків. Аналіз і прогнозування грошових потоків.
Відділ матеріально-технічного забезпечення	Аналіз виконання планів поставок матеріальних ресурсів за обсягом, номенклатурою, строками, якістю. Аналіз транспортне - заготівельних витрат. Аналіз стану і збереження складських запасів. Оптимізація розміру запасів.

Відділ збуту	Аналіз стану складських запасів і збереження готової продукції. Аналіз виконання договірних зобов'язань і планів поставок продукції споживачам за обсягом, номенклатурою, асортиментом, якістю і строками.
Відділ праці і заробітної плати	Аналіз забезпеченості підприємства виробничими кадрами за категоріями та професіями. Аналіз продуктивності праці. Аналіз використання робочого часу. Аналіз фонду оплати праці.
Відділ технічного контролю	Аналіз браку і рекламацій від покупців. Аналіз якості готової продукції
Відділ головного механіка	Аналіз технічного стану машин та обладнання. Аналіз фонду робочого часу машин та обладнання. Аналіз виконання планів модернізації обладнання. Аналіз виконання графіків ремонту обладнання, його якості і собівартості. Аналіз використання виробничих потужностей.
Відділ голов­ного Інженера, технолога.	Техніко-економічний аналіз - вивчення взаємодії технічних і економічних процесів і визначення їх впливу на економічні результати діяльності підприємства.