Делопроизводство по обращениям граждан и юр.лиц.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.
Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители государственных органов, иных организаций.
Регистрация обращений граждан в государственных органах, иных организациях осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению.
В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
Все поступившие в государственный орган, иную организацию (должностному лицу) обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.
Повторным обращениям при их поступлении в государственный орган, иную организацию (должностному лицу) в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу), учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям государственных органов, иных организаций (должностным лицам).
Поручения руководителей государственных органов, иных организаций (должностных лиц) о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.
Контроль за рассмотрением обращений граждан в государственных органах, иных организациях ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.
Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.
Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями государственных органов, иных организаций (должностными лицами).
Обращения граждан, направленные в государственные органы, иные организации (должностным лицам) вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 (далее - предписания), берутся на особый контроль.
Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в государственных органах, иных организациях обозначений, применяемых при регистрации.
Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в государственные органы, иные организации (должностным лицам), одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в государственных органах, иных организациях (должностными лицами) должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа, иной организации.
Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке государственным органом, иной организацией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.
В целях принятия дополнительных мер по защите и обеспечению реализации прав и законных интересов граждан и юридических лиц, надлежащему рассмотрению их обращений государственными органами и иными организациями:
1. Установить, что:
1.1. обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения), независимо от того, в какой государственный орган или иную организацию они поступили, первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией:
в местных исполнительных и распорядительных органах, подчиненных (подотчетных) им организациях, территориальных подразделениях (органах) и организациях, подчиненных (подотчетных) республиканским органам государственного управления и государственным организациям, подчиненным Правительству, другим государственным органам, иным организациям, осуществляющих свою деятельность и расположенных в пределах той административно-территориальной единицы, на территории которой возникли вопросы, изложенные в обращениях (далее - местные органы);
в других государственных органах, иных организациях, если вопросы, изложенные в обращениях, относятся к исключительной компетенции этих органов или организаций;
1.2. государственный орган, иная организация (далее, если не определено иное, - организация) при поступлении к ним обращения, содержащего вопросы, решение которых не относится к их компетенции, или обращения, которое не рассматривалось ранее в порядке, установленном подпунктом 1.1 настоящего пункта, в пятидневный срок со дня регистрации обращения направляют его для рассмотрения в соответствии с компетенцией в организации, указанные в абзацах втором или третьем подпункта 1.1 настоящего пункта, с уведомлением об этом автора обращения;
1.3. решение организации по обращению может быть обжаловано в вышестоящий по отношению к ней в соответствии с ее подчиненностью (подотчетностью) государственный орган, иную организацию (далее - вышестоящий орган). Информация о наименовании, месте нахождения и режиме работы вышестоящих органов должна размещаться в организациях в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом).
При обжаловании решения государственного органа, иной организации, подчиненных (подотчетных) непосредственно Президенту Республики Беларусь, соответствующее обращение может рассматриваться от имени Президента Республики Беларусь Администрацией Президента Республики Беларусь в порядке, установленном подпунктом 1.4 настоящего пункта для вышестоящего органа.
Решение вышестоящего органа по обращению может быть обжаловано в суд;
1.4. вышестоящий орган при поступлении к нему обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) этому вышестоящему органу организацией, проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает соответствующим организациям, указанным в абзацах втором или третьем подпункта 1.1 настоящего пункта, обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, о чем сообщает автору обращения. Организация, получившая данное предписание, должна исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом вышестоящему органу, а также уведомить автора обращения;
1.5. обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, рассматриваются организациями в порядке, установленном законодательством для рассмотрения обращений граждан, за исключением случаев, когда законодательством установлен иной порядок рассмотрения обращений юридических лиц или индивидуальных предпринимателей.
2. Утвердить прилагаемый перечень государственных органов, иных организаций, ответственных за рассмотрение обращений по существу в отдельных сферах жизнедеятельности населения (далее - перечень).
Обращения подлежат рассмотрению по существу в указанных в перечне местных органах, если изложенные в них вопросы относятся к соответствующим сферам жизнедеятельности населения.
При этом решения этих местных органов по обращениям могут быть обжалованы в указанные в перечне соответствующие вышестоящие органы.
3. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, должны соответствовать требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089).
Обращения юридических лиц должны содержать:
наименование и (или) адрес организации, в которую направляется обращение;
полное наименование юридического лица и его юридический адрес;
изложение сути обращения;
фамилию, собственное имя, отчество и подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица.
К обращениям граждан, выступающих в качестве представителей юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и (или) в интересах этих лиц, должны также прилагаться документы, подтверждающие их полномочия.
В обращениях граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц должна содержаться информация о результатах их предыдущего рассмотрения с приложением (при наличии) подтверждающих эту информацию документов.
4. Обращение считается рассмотренным по существу, если в результате его рассмотрения в соответствии с законодательством решены все изложенные в обращении вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов автора обращения и в случае рассмотрения письменного обращения его автору дан письменный ответ.
5. Письменные обращения могут быть оставлены без рассмотрения по существу, если:
обращения не соответствуют требованиям, указанным в частях первой - третьей пункта 3 настоящего Указа;
в обращениях содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
текст обращения не поддается прочтению;
обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.
Решение об оставлении обращения без рассмотрения принимает руководитель организации, в которую поступило обращение, или уполномоченное им должностное лицо.
При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства (юридическом адресе) автора организация в пятидневный срок со дня регистрации обращения письменно, за подписью лица, указанного в части второй настоящего пункта, уведомляет автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению, а в случае, указанном в абзаце пятом части первой настоящего пункта, также разъясняет, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации в организации направляются ими в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
6. В организациях в общедоступных местах должна размещаться информация о времени и месте личного приема их руководителями и иными должностными лицами граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также представителей юридических лиц (далее - личный прием), а при наличии предварительной записи на прием - о порядке ее осуществления.
7. Председатели местных исполнительных комитетов, главы местных администраций районов в городах обязаны осуществлять личный прием, в том числе по следующим единым дням:
председатели областных, Минского городского исполнительных комитетов - в первую среду месяца;
председатели городских (городов областного подчинения), районных исполнительных комитетов - во вторую и четвертую среду месяца;
председатели городских (городов районного подчинения), сельских, поселковых исполнительных комитетов, главы местных администраций районов в городах - в каждую среду месяца.
Продолжительность личного приема в указанные единые дни должна составлять не менее 6 часов. Личный прием в эти дни должен начинаться не позднее 8 часов или завершаться не ранее 20 часов.
В единые дни личного приема запрещено привлечение председателей соответствующих исполнительных комитетов, глав местных администраций районов в городах к другим мероприятиям, если иное не предусмотрено Президентом Республики Беларусь или Премьер-министром Республики Беларусь.
При временном отсутствии в единый день личного приема председателя соответствующего исполнительного комитета, главы местной администрации района в городе личный прием осуществляет лицо, исполняющее его обязанности. При этом председатель исполнительного комитета, глава местной администрации района в городе обязан осуществить личный прием не менее 1 раза в месяц.
Если на единый день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный Президентом Республики Беларусь нерабочим, единый день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.
Персональную ответственность за организацию личного приема в единые дни, установленные в части первой настоящего пункта, несут председатели соответствующих исполнительных комитетов, главы местных администраций районов в городах.
8. Организации в целях постоянного совершенствования работы с обращениями обязаны изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений в этих организациях и принимать меры по устранению указанных в них и выявленных в ходе проверок недостатков.
9. Вышестоящие органы осуществляют проверки соблюдения в подчиненных (подотчетных) им организациях порядка рассмотрения обращений не реже одного раза в год согласно графикам проверок, утверждаемым руководителями вышестоящих органов на соответствующий календарный год.
При этом в отношении:
структурных подразделений областных, Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в определенной отрасли (сфере деятельности), проверки проводятся областными, Минским городским исполнительными комитетами и соответствующими республиканскими органами государственного управления;
структурных подразделений иных местных исполнительных и распорядительных органов, осуществляющих государственно-властные полномочия в определенной отрасли (сфере деятельности), проверки проводятся вышестоящим по отношению к местному исполнительному и распорядительному органу, в структуру которого входят данные структурные подразделения, местным исполнительным и распорядительным органом и самим местным исполнительным и распорядительным органом.
10. При выявлении вышестоящим органом в подчиненных (подотчетных) ему организациях неснижаемого на протяжении трех и более месяцев количества нарушений порядка рассмотрения обращений либо однократного грубого нарушения законодательства об обращениях вышестоящий орган обязан организовать выездную проверку работы с обращениями в соответствующей организации.
11. Вышестоящий орган по каждому случаю ненадлежащего рассмотрения подчиненными (подотчетными) ему организациями обращений направляет их руководителю представление о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности, а при выявлении в течение года повторного нарушения этими должностными лицами порядка рассмотрения обращений - представление о применении к данным лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от занимаемой должности.