Внутрішнє середовище організації

Внутрішніми змінними підприємства, ситуаційними факторами в організації , що потребують уваги керівництва є: 1 – цілі; 2 – структура; 3 задачі; 4 – технологія; 5 – люди.

Значні зміни будь-якої з п’яти змінних в певному ступені впливають на інші. Взаємозв’язок внутрішніх змінних організації можна представити наступним чином (рис.3.4.)

Рис.3.4. Зв'язок внутрішніх змінних організації

Цілі – це кінцевий стан організації. Організацію можна розглядати як засіб досягнення цілей , що дозволяє людям виконати колективно те, що вони б не змогли виконати індивідуально.

Організація має багато цілей, які поділяються за терміном виконання та локалізацією. Цілі підрозділів мають бути узгоджені з цілями організації та направлені на досягнення останніх.

Структура організації – це логічна взаємодія рівнів управління та функціональних областей, що побудовані в такій формі, яка дозволяє ефективно досягнути цілей організації.

Спеціалізований розділ праці – закріплення конкретної роботи за спеціалістами, які можуть виконувати її краще інших.

Горизонтальний розділ праці – диференціація по спеціалізованим лініям.

Вертикальний розділ праці – це відділення роботи по координації безпосередньо від виконання завдань. Центральною характеристикою цієї ієрархії є формальна підлеглість осіб на кожному рівні. Особа вищого рівня може мати в своєму управління декілька осіб нижчої ланки.

Кількість осіб, підлеглих одному керівнику, являє собою середовище контролю.

Якщо одному керівникові підлеглі забагато осіб (пласка структура управління) йому важко здійснювати ефективний контроль їх діяльності (широка сфера контролю).

Якщо система контролю вузька (керівникові підлеглі мало осіб) – маємо справу з багаторівневою структурою.

Виникають питання щодо обсягу управління. Коли робота в організації чітко розділена по вертикалі або по горизонталі, виникає необхідність створення механізмів координації, які мають примушувати людей працювати разом.

Задачі – передбачена робота, яка має бути виконана встановленим способом та у визначені терміни.

З технічної точки зору, задачі ставляться не конкретному робітнику, а його посаді (за посадовою інструкцією), під яку підбирають конкретного виконавця.

Виділять три категорії задач організації:

- робота з людьми;

- робота з предметами (обладнанням сировиною, устаткуванням);

- робота з інформацією.

Технологія, в найбільш широкому розумінні, це сполучення кваліфікаційних навичок, обладнання, інфраструктури, устаткування та відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень в матеріалах, інформації або людях.

Задачі та технології тісно взаємопов’язані. Виконання задач включає використання конкретної технології як засобу перетворення.

Вплив цієї змінної (технології) на управління значною мірою визначається такими факторами як:

- стандартизація та уніфікація;

- механізація;

- поточність.

Томпсон класифікує технології наступним чином:

- багатоланкові технології, які характеризуються серією взаємопов’язаних задач, які мають виконуватися послідовно (збірні лінії машинобудівельного заводу);

- посередницькі технології характеризуються наявність груп людей, які спілкуються та бажають бути взаємозалежними (банківське діло - посередницька технологія, що пов’язує вкладників та користувачів кредитами; телефонні компанії, які поєднують тих, хто бажає подзвонити з тими, яким необхідний це дзвінок; бюро з працевлаштування поєднує робочу силу з її покупцями);

- інтенсивна технологія характеризується застосуванням спеціальних прийомів, навичок або послуг для того, щоб призвести до виконання високовиробничих змін в конкретному матеріалі, що поступає на виробництво.

Усі управлінські рішення приймаються конкретними людьми, а не абстрактними керівниками. Проекцію низької якості випускають не робітники взагалі, а конкретний робітник або бригада, які недостатньо кваліфіковані або навчені. Окремі менеджери мають признавати в кожному конкретному робітникові особистість з її індивідуальними вадами, переживаннями та запитами. Якщо не враховувати це, то спроможність організації досягнути поставлених цілей буде поставлена під загрозу, так як керівництво досягає цілей організації через людей – робітників цієї організації.

Отож, люди є центральним фактором будь-якої моделі управління.

Існують три основні аспекти людської змінної при ситуаційному підході до управління:

- поведінка окремих людей;

- поведінка людей в групах;

- характер поведінки керівника: функціонування менеджеру в ролі лідера та його вплив на поведінку окремих людей та груп.

Людина являє собою з одного боку продукт природи, з іншого - продукт суспільства. Тобто, поведінка людини в суспільстві та на роботі є наслідком складного поєднання індивідуальних характеристик особистості та зовнішнього середовища. В кожній конкретній ситуації різні люди ведуть себе по-різному.

У одних здатності тільки виконавців: вони добре можуть виконувати роботу, але неспроможні керувати іншими. Інші – гарні організатори, але, в той же час, погані виконавці.

Організація завжди має намагатися користуватися різними здатностями людей при розстановці кадрів. Відбір людини, яка краще інших може виконувати конкретну роботу – прямий шлях до збільшення прибутку організації.

Схильність та обдарованість – це потенціал людини, щодо відношення до конкретної роботи – талант в певній області.

Керівникові важливо правильно оцінити схильність виконавця до конкретної роботи, в протилежному випадку – всі витрати на його навчання та підвищення кваліфікації будуть неефективними.

Потреби людини – це внутрішній стан психологічного або фізіологічного відчуття недостатності чогось.

Базовими потребами є фізіологічні (харчування, тепло, житло). Доки вони не будуть задоволені, людина підсвідомо буде сягати до їх першочергового задоволення.

З точки зору управління, підхід до людських потреб має бути чітко визначений: організація має намагатися створити таку ситуацію, за якої задоволення робітників призвело б до реалізації цілей організації. Саме тому, добрий капіталіст не жалкує грошей на соціальні програми.

Базуючись на попередньому досвіді та оцінці поточної ситуації, люди формують очікування відносно результату своєї поведінки. Ці очікування мають знаний вплив на їх теперішню поведінку. Якщо очікування не досягнуті, наступає резонування та спад продуктивності – «опускаються руки». Якщо очікується користь від дисциплін, що вивчаються, то відношення до них більш уважне.

Сприйняття – це інтелектуальне усвідомлення стимулів, які надходять від відчуття. Люди реагують не на те, що дійсно відбувається у навколишньому середовищі, а на те, що вони сприймають за дійсність відповідно до власної точки зору. Наприклад, реакція людини під час відпочинку на появу вужа: він не небезпечний, проте сприймається як представник змій, які являють загрозу, а тому він сприймається як змія. Тому керівник у вчинках своїх підлеглих має відрізняти причину від наслідку та чітко їх розділяти. Негативне або невірне сприйняття керівництва є причиною виникнення труднощів на виробництві.

Люди по-різному відносяться до однакових речей та явищ. Відношення формулює необ’єктивне (суб’єктивне) сприйняття оточуючого середовища та впливає на поведінку кожної конкретної особи.

Соціальні установки – засвоюються під впливом людей, з якими відбувається взаємодія. Той, що дає установку, має бути сильною особистістю.

Цінності – це впевненість в тому, що є добрим, а що поганим.

Для одних цінність – відпочинок на дачі, для інших – на узбережжі моря. Одні вважають, що працювати на городі важлива та корисна праця, інші не люблять фізичну працю.

Цінності керівників часто відчуваються у всій організації та відображуються в її цілях та політиці. Керівництво підбирає під себе і підлеглих. Кожна організація свідомо чи несвідомо, встановлює свою власну систему цінностей, які складають організаційну культуру або моральний облік організації.

Взагалі-то сама організація та її підрозділи є групами. Групи формуються вільно завдяки можливостям соціальної взаємодії. Проте, групи у підрозділах – опозиція керівництву або його підтримка. Члени груп формують установки, погляди, цінності та очікування у питаннях, що пов’язані з нормами поведінки, що розділюються ними.

Норма поведінки – стандарт поведінки, що признається прийнятним для даних умов. Чим більше людина цінує свою належність до групи, тим в більшому ступені його поведінка буде співпадати с груповими нормами. Групові норми можуть сприяти або заважати досягненню формальних цілей організації.

Щоб бути ефективним менеджером, слід бути і ефективним лідером.

Лідерство – це засіб, за допомогою якого керівник впливає на поведінку людей, примушує їх вести себе певним чином.

Цінності та погляди менеджера, його відношення до підлеглих, його самооцінку, та, врешті-решт, особистість відображає стиль керівництва (лідерства).

В психології управління розрізняють основні стиля роботи керівника:

1. Демократичний стиль. Характеризується тим, що керівник в процесі своєї діяльності спирається на підлеглих, радиться з ними та прислуховується до їхньої думки. Він дає можливість кожному проявити творчу ініціативу та активність при обговоренні проблеми. Проте, залишає за собою одноосібне розв’язання основних питань.

2. Автократичний стиль. Керівник всю відповідальність за діяльність підлеглих бере на себе. В момент виконання своїх обов’язків керівник має необмежену владу. Він сам визначає способи та засоби досягнення групової цілі. Всю інформацію, що надходить до організації, він намагається пропустити крізь себе, обмежує безпосереднє спілкування з колективом, не припускає критику власних недоліків, різко критикує недоліки та вчинки підлеглих. Він є лаконічним у бесідах з підлеглими, застосовує командний тон.

3. Ліберальний (номінальний). Характеризується тим, що керівник не виявляє власної активності, є номінальним керівником. Обговорення виробничих питань в його присутності має штучний характер. Відсутня самокритичність роботи. Будь-який конфлікт керівник розглядає як негативне відношення до роботи. Такий керівник легко піддається сторонньому впливу. Такий стиль керівництва активно не впливає на підлеглих та на стан справ в колективі.

4. Популістський.

5. Бюрократичний.

Ефективність конкретного стиля залежить від ситуації, яка включає зміст робіт, що виконуються та індивідуальні характеристики підлеглих.

Ефективність стиля керівника визначає:

- наскільки добре менеджер зможе підібрати колектив для спільної роботи;

- наскільки добре менеджер зможе направити зусилля робітників на досягнення цілей;

- наскільки добре він зможе розв’язати конфліктну ситуацію;

- управляти стресовими ситуаціями.

Добрим є не той керівник, який сам все вирішує, а той, у відсутність якого організація повноцінно функціонує.

Таблиця 2.1 Основні розходження між організаціями, що орієнтовані на виробництво та на маркетинг

Орієнтованість організації
На виробництво	На маркетинг
1. Загальне керівництво
Керівник є фахівцем в області виробництва та може і не бути гарним стратегом.	Керівник-фахівець в області маркетингу (бізнесу) або економіст. Головне в роботі керівника – вибрати правильну стратегію.
2. Цілі
Виконання планових завдань, що можуть не відповідати потребам ринку. При визначенні цілей вирішальну роль грають внутрішні виробничі можливості	Максимальне задоволення потреб ринку в товарах і послугах.   Вирішальну роль грають зовнішні ринкові можливості
3. Задачі
Ув'язування загальних ресурсів підприємства з вимогами виробництва. Особлива увага приділяється питанням технологічної ефективності і продуктивності. Підприємство прагне завоювати престиж завдяки досягненням у сфері виробництва та упровадження досягнень НТП	Ув'язування загальних ресурсів підприємства з вимогами і можливостями ринку. Особлива увага приділяється ринковій стратегії і плануванню. Підприємство прагне завоювати репутацію лідера у формуванні моди і ринку і досягти кінцевого результату – максимальний прибуток за рахунок задоволення потреб ринку.
4. Виробництво
Недостатньо гнучке. Підприємство випускає і продає ту продукцію, що може виготовити у своїх виробничих умовах. Основна мета при цьому – максимально завантажити наявні виробничі потужності.	Досить гнучке і може пристосовуватися до можливостей реалізації продукції. Підприємство випускає тільки ту продукцію, що може продати з прибутком.
5. Маркетингова діяльність
Підприємство прагне задовольняти потреби існуючих замовників і розробляє відповідну продукцію. Підприємство працює на ринку, що сформувався, і не прагне розширити його границі. Маркетингова діяльність відноситься до другорядної. Виробництво на першому місці.	Підприємство прагне формувати нові ринки і розробляє нову продукцію, розраховану на розширений попит. Маркетингова служба ставиться в один ранг з виробництвом, фінансовою службою й ін. Маркетинг – один з основних видів діяльності підприємств в умовах ринкової економіки.
6. Фінанси
Бюджет підприємства ґрунтується на фінансових і виробничих розуміннях, а не на вимогах маркетингу. Основна увага приділяється собівартості продукції, а не її ціні, і питанням зниження собівартості.	Засоби асигнуються на основі задач у сфері маркетингу. Основна увага приділяється тому, яку ціну готовий сплатити покупець за продукцію, як можна використовувати політику цін для завоювання позицій на ринку і яку реакцію при цьому можна чекати з боку конкурентів
7. Науково-дослідна робота
Науково-технічні дослідження і розробки займають ведуче місце. Служба вивчення ринку розвинена дуже слабко.	Ведуче місце належить аналітичним розробкам і дослідженням маркетингу. Служба вивчення ринку розвинена добре.
8. Планування
План носить директивно-розподільний характер, є законом, що підлягає безумовному виконанню.   Враховуючи, що планування завжди обмежене рамками власності на засоби виробництва і результати праці, держава в ролі власника здійснює планування в масштабах усього народного господарства.   Планове завдання спускається підприємству у виді контрольних цифр, на базі яких розробляються всі параметри роботи підприємства.     Максимальне завантаження виробничих потужностей є важливим вихідним моментом планування.   План виробництва первинний, до нього прив'язується план постачання сировини і матеріалів. Виробництво планується на перспективу.   Пропозиції про виробництво нових виробів пов'язані з прагненням поліпшити їхні функціональні якості і знизити собівартість.   Лабораторним іспитам приділяється більше уваги, ніж випробному продажу товарів на ринку.	План носить індикативний характер. Держава розробляє економічний механізм, що стимулює випуск продукції з застосуванням екологічно безпечних та енергозберігаючих технологій. Різноманіття форм власності дозволяє планувати кожному підприємству свою діяльність самостійно. Особлива увага приділяється розробці бізнес-планів. Планування полягає в приведенні можливостей підприємства у відповідність з вимогами і можливостями ринку. План може гнучко реагувати на зміни зовнішнього середовища. Держава як замовник ставиться в одні ряди з іншими суб'єктами господарювання. Вихідним моментом планування є потреба ринку в конкретному товарі або послузі і можливість їхньої реалізації за бажаними цінами. Але при випуску конкретної продукції, що користується попитом, виробник прагне максимально завантажити свої виробничі потужності. Пропозиції щодо виробництва нових виробів зароджуються в результаті виявлення потреб покупців. Спробний продаж товару на ринку є невід'ємною частиною планування асортименту продукції.
9. Ціноутворення
Ціни встановлюються за чітко регламентованих нормативах планових накопичень. Ціни давлять на споживачів	Ринкова ціна визначається попитом та пропозицією товару на ринку. Ціни давлять на виробників.
10. Якість продукції
Критерієм оцінки якості продукції є відповідність стандартам та технічним умовам на виробництво.   Здійснюється технічний контроль якості виготовлення.	Критерії оцінки якості продукції є відповідність показникам споживчої якості, необхідним конкретним покупцям (цільовим ринкам). Здійснюється керування якістю, що містить у собі виявлення цих показників якості, та їх забезпечення у продукції, що випускається. Встановлюється відповідність між показниками якості і ціною.
11. Організація збуту
Збут залежить від виконання планових завдань виробництвом. Реалізація продукції чітко за планами розподілу, Упакування розглядається тільки як засіб для транспортування та збереження товару. Співробітники відділу збуту є приймальниками замовлень для підприємства й організує відвантаження покупцям. Вони не мають досить високого службового статусу, їхнє просування по службі обмежено, їм не надається можливість підвищувати кваліфікацію. Стимулювання їхньої праці мінімальне.	Виробництво підлегле збутові і регулюється в залежності від можливостей реалізації продукції. Вільне укладення договорів і реалізація продукції на взаємовигідних умовах. Керівникам підприємств дозволено здійснювати будь-які дії, не заборонені законом, що націлені на одержання підприємством економічної вигоди. Упакування товару виконує функцію стимулювання збуту. Адміністратор, що відає збутом, забезпечує безперебійну роботу підприємства та зайнятість виробничого персоналу. Він користується високим службовим статусом і має переваги в просуванні на вищі керівні посади фірми, йому надається можливість постійно підвищувати кваліфікацію. Стимулюванню працівників відділу збуту надається першорядне значення, Керівник служби збуту входить до складу вищого керівництва фірми.
12. Реклама і стимулювання
Робиться наголос на вартість реклами, а не на її внесок у загальну збутову діяльність. Витрати на рекламу і стимулювання збуту розглядаються як додаткові витрати. Досягнення в області реклами не розглядаються як необхідні для успішного функціонування підприємства. Реклама і стимулювання збуту не розглядається як важливий інструмент підвищення конкурентоздатності товарів.	Реклама і стимулювання збуту є невід'ємною частиною всієї збутової діяльності фірми і включаються в собівартість продукції. Досягнення в області реклами вважаються таким же важливим для успішного функціонування фірми, як рівень технологій. Розглядається як потенційне джерело підвищення конкурентоздатності товарів.
13. Фактори навколишнього середовища
До основних факторів навколишнього середовища, що робить вплив на виробничо-господарську діяльність підприємства відносилися: - постачання матеріально-сировинних ресурсів; - набір трудових ресурсів; - капітальне будівництво (введення в дію виробничих потужностей).	Приймається до увагу, більш широкий діапазон зовнішніх факторів, що впливають на кінцеві результати діяльності підприємства: - демографічні, - економічні, - політичні, - природні, - науково-технічні, - чинники культурного оточення.
14. Соціальні питання
Інтереси підприємства вище інтересів працюючих. Протиставляються першочергові інтереси працюючим їхнім природним нестаткам	Інтереси підприємства тісно пов'язані з інтересами працівників. Першочергові – інтереси працівників.
15. Антимонопольна політика
Держава монополізувала власність на засоби виробництва і результати праці, що цілком виключило конкуренцію.	Різноманіття форм власності на засоби виробництва і результати праці. Держава повинна забезпечити всім підприємствам незалежно від форм власності однакові економічні умови для функціонування.