Загальні підходи до організації економічного аналізу

Умовою успішного проведення економічного аналізу є чітка організація аналітичного процесу.

Визначальним при цьому є здатність аналітика логічно відтворювати господарські операції, які знайшли відображення в обліку та звітності, реконструювати роботу бухгалтера (див. рис. 7.1).

При цьому завдання аналітика -передати, наскільки це можливо, дійсність, яка інтерпретується в інформації, що вивчається; відтворити в загальному вигляді всі або окремі елементи інформації. Для цього необхідно розуміти взаємозв'язок економічної теорії, бухгалтерського обліку, економіки, фінансів, банківської справи і т. ін.; знати методику ведення бухгалтерського обліку, порядок складання фінансової звітності, вміти її інтерпретувати; мати навички аналітичної роботи (тобто вміти знаходити інформацію, обробляти її, узагальнювати і робити відповідні висновки).

Будь-який аналітичний процес може бути виражений окремими елементами трьох рівнів складності: етапами, операціями та процедурами.

Зміст етапу полягає в логіко-математичному перетворенні аналізованого показника, а також у кількісній та якісній його оцінці щодо обраної бази або кількох баз порівняння.

Процедура є частиною етапу, зміст якої полягає у підготовці, обчисленні та інтерпретації аналітичних величин, які характеризують зміну показника, що вивчається. Процедура складається з послідовно повторюваних операцій. Зміна виду повторюваних операцій визначає перехід до іншої процедури.

Організація економічного аналізу - це система раціональних, скоординованих дій вивчення об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. Організація економічного аналізу розглядається як технологічний процес, розподілений на окремі етапи. Перелік етапів в різних літературних джерелах неоднаковий. На їх кількість та послідовність впливають різноманітні чинники: наявність технічних і економічних засобів досягнення поставлених цілей, структура управління, система обліку тощо.

Найбільш поширеними етапами аналітичної роботи є підготовчий, основний (аналітичний), завершальний (підсумковий) (див. рис. 7.2).

Якщо аналітичне дослідження умовно поділити на три основних етапи (підготовчий, аналітичний та підсумковий), то всю сукупність методичних прийомів відповідно до вказаних етапів можна згрупувати наступним чином (табл. 7.1).

При проведенні економічного аналізу на різних його етапах застосовуються різноманітні прийоми в тій чи іншій комбінації. Так, при попередньому аналізі будь-якого явища загальні економічні показники розкладаються (деталізуються) на частини, порівнюються, групуються. Як правило, економіст не зупиняється на попередньому аналізі. Аналітику важливо знати причини відхилень, виявити фактори, що їх зумовили, оцінити їх кількісний вплив на загальний результат роботи. Це дозволить попередити негативні зміни в майбутньому. Для кількісного виміру впливу окремих факторів використовують спосіб ланцюгових підстановок, балансовий метод, сучасні економіко-математичні методи та ін. На завершальному (підсумковому) етапі економічного аналізу, при узагальненні результатів, першочергового значення знову набувають прийоми порівняння та групування, які дозволяють систематизувати окремо виявлені резерви, за кожним видом або групою ресурсів.

Розглянемо детальніше особливості та зміст кожного з наведених етапів аналітичної роботи.

Підготовчий етап.

Підготовчий етап передбачає визначення мети й об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу та графіку його проведення, розробку програми та всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т.д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу та попереднє ознайомлення з нею.

Щодо мети та завдань економічного аналізу, то це питання детально розглядається в першій темі посібника, а об'єкти економічного аналізу відбирають виходячи із визначеної мети дослідження.

Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за визначеною програмою або об'єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки та недоліки.

Організація аналітичної роботи не має жорсткої реї ламентації системою нормативних актів, як, наприклад, організація облікового процесу. В зв'язку з цим упорядкованість досягається шляхом створення внутрішнього документу (зокрема, ним може бути наказ про облікову політику).

При цьому основою організації економічного аналізу є його планування, яке проводиться на підготовчому етапі. Для цього складаються план аналітичної роботи та програми аналізу.

План проведення аналітичної роботи складається на рік, півріччя або квартал.

У плані аналітичної роботи висвітлюються:

Ø тема аналізу та напрями використання його результатів;

Ø програма та календарний графік проведення, розподіл окремих ділянок роботи між виконавцями, а також строк (термін) проведення аналізу. Графік виконання аналітичних робіт має передбачити найстисліші терміни, оскільки чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом;

Ø перелік джерел аналізу та способи отримання інформації, якої не вистачає.

Ø розробка макетів аналітичних таблиць і вказівок про їх заповнення, а також пропозиції щодо графічного оформлення матеріалів і результатів аналізу; загальне методологічне забезпечення.

У комплексному плані аналітичної роботи доречно використати сітьові графіки для зв'язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами підприємства з метою фіксування того, хто, коли та куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу.

В плані організації та проведення аналізу в цілому по підприємству повинні бути передбачені заходи, пов'язані з методичним управлінням аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівками та інструктивними матеріалами), а також з контролем за її ефективністю.

У програмі проведення аналізу з конкретної теми відображаються: мета, об'єкт, джерела інформації, терміни, ступінь деталізації та глибина вивчення окремих аспектів діяльності, виконавці та розподіл обов'язків між ними, методика аналізу (типова або із врахуванням специфіки об'єкта, що вивчається), розробка макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення.

Програма проведення економічного аналізу може бути розроблена за наступною схемою (табл. 7.2).

Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу та від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки та вручну без участі найкваліфікованіших працівників. Інша частина робіт - безпосередньо аналітична обробка згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі добре підготовлених теоретично та практично фахівців.

Розробка програми, вибір методики аналізу - важливі процедури підготовчого періоду, що значною мірою визначають кількість та ефективність всієї аналітичної роботи. Відображення у програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від напряму аналізу, періоду (місяць, квартал, рік), рівня управління (підприємство чи його підрозділ), суб'єкта аналізу тощо.

Аналітичний етап.

Другий - безпосередньо аналітичний - етап роботи включає:

Ø збір (із залученням статистичної звітності, даних синтетичного та аналітичного обліку, планової документації, результатів спеціальних спостережень тощо) і перевірку достовірності інформації, що використовується (достатня та достовірна інформація - головна умова ефективності аналітичної роботи). Обсяг інформації, що використовується при економічному аналізі, повинен бути необхідним та достатнім. Збір інформації - процес трудомісткий, тому отримання зайвої, такої, що не відповідає завданням дослідження, інформації призводить до підвищення вартості робіт;

Ø систематизацію накопичених матеріалів;

Ø забезпечення зіставленості показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.);

Ø статистичну обробку отриманих даних (вираховування середніх, відносних величин, групування показників і т. ін.), заповнення аналітичних таблиць;

Ø розробку аналітичних показників, необхідних для вирішення поставлених перед аналізом завдань, визначення факторів і ступеню їх впливу на відповідні показники діяльності підприємства, виявлення причинних зв'язків між цими показниками та відповідними господарськими процесами;

Ø визначення резервів збільшення ефективності виробництва тощо.

На аналітичному етапі для обробки та вивчення показників діяльності підприємств використовують весь арсенал методичних прийомів економічного аналізу.

Підсумковий етап.

На третьому (підсумковому) етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів господарювання, визначають заходи їх реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у відповідних документах. Обов'язковим елементом даного етапу є систематичний контроль за виконанням рішень, прийнятих відповідно до результатів аналізу.