Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреж­дения (организации, предприятия), вид документа (про­токол), места для проставления даты, индекса доку­мента, место составления протокола, место для заго­ловка к тексту.

Датой протокола является дата заседания. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата про­токола включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2003

Номером (индексом) протокола является порядко­вый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий кол­легиального органа.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отража­ет вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Например: Протокол (чего?) заседания коллегии

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приво­дятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют фамилии, инициалы постоянных чле­нов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание.

Повесткаднявключается в вводнуючасть протоко­ла.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование фор­мулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пун­кту указывается докладчик (должностное лицо, гото­вившее данный вопрос).

Текстосновнойчасти протокола составляется в со­ответствии с последовательностью вопросов, установ­ленных повесткой дня.

Основнаячастьтекста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждыйразделсостоитиз трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУ­ПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), которые печатаются от левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" излагается текст выступле­ния. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии де­фисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фами­лии, вопроса и ответа на него.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отра­жают принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

В зависимости от вида заседания и статуса коллеги­ального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подпи­сывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, послед­няя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Изучите схему составления протокола (Приложение 9) и образец протокола (Приложение 10).

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относяще­гося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто дово­дятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, ввод­ную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из сло­ва "Верно", указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициа­лов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью служ­бы делопроизводства.

Изучите схему составления выписки из протокола (Приложение 11) и образец выписки из протокола (Приложение 12).

ЗАДАНИЕ

1. Создать в своей папке папку «Лабораторная работа 3». Открыть в папке «Лабораторная работа 1» файл «Бланк приказа» и сохранить его в папке «Лабораторная работа 3» под названием «Приказ по основной деятельности».

2. На бланке «Приказ по основной деятельности» оформите приказ о проведении инвентаризации во всех структурных подразделениях выбранной вами организации. Укажите сроки проведения инвентаризации (произвольно) и лиц, на которых возлагается контроль над проведением (вымышленные). Сохраните изменения в документе.

3. Еще раз сохраните файл «Бланк приказа» в папке «Лабораторная работа 3», теперь уже под названием «Приказ по личному составу».

4. На бланке «Приказ по личному составу» оформите приказ по личному составу по организации Вашего варианта, в котором нужно уволить 1 человека, принять на работу 2-х человек (фамилии вымышленные, укажите должности).

5. Сохраните файл «Общий бланк. п.doc» из папки «Лабораторная работа 1» в папке «Лабораторная работа 3» под именем «Полный протокол» и создайте на нем полный протокол проведения заседания (собрания) структурного подразделения предприятия Вашего варианта. Фамилии выступавших (1-2 чел), слушаемых (1-2 чел.), председателя, секретаря вымышленные.

6. Оформите выписку п.2 полного протокола, и сохраните его в папке «Лабораторная работа 3» под именем «Выписка из протокола».

7. При оформлении документов используйте схемы и образцы документов и знания, полученные на лекциях.

8. Отчитайтесь преподавателю о проделанной работе.

Приложение 6
Схема приказа

Герб (эмблема организации) Автор документа (Наименование организации)   ________________ № _______________   Приказ   Москва   Заголовок к тексту (18)   Констатирующая часть ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть   Подпись руководителя (22) Расшифровка подписи   Отметка об исполнителе (27)

Приложение 7
Приказ по основной деятельности

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ПРИКАЗ

________________ № _______________

г. Минск

О проведении работ по информатизации системы управления архивами

С целью совершенствования организации управления архивными фондами Республики Беларусь на базе новой информационной технологии НПО «Центрсистем» начаты работы по информатизации архивных учреждений Республики. Для своевременного выполнения работ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести предпроектное обследование, разработать и представить заказчику «Концепцию создания интегрированной системы автоматизированного управления архивными фондами документной информации».

Срок представления – 10.03.2010.

2. Заместителю Председателя Госкомархива Логацкому Б. С. и заместителю генерального директора НПО «Центрсистем» Павлову М. И. представить предложения по объему и источникам финансирования указанных в приказе работ.

Срок представления – 10.03.2010.

Председатель А. Н. Коваленко

В.В. Петрова 23423234

Приложение 8
Приказа по личному составу

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(БелНИИДАД)

ПРИКАЗ

________________ № _______________

г. Минск

По личному составу

УВОЛИТЬ:

1. РАЙКИНУ Евгению Ивановну, главного бухгалтера, 25.02.2010 по собственному желанию в соответствии со ст. 31 КЗоТ Республики Беларусь.

Очередной отпуск использован полностью.

Основание: заявление Райкиной Е. И.

2. ШУМСКОГО Валерия Ивановича, научного сотрудника отдела архивоведения, 24.02.2010 в связи с сокращением численности работников в соответствии со ст. 33 КЗоТ Республики Беларусь.

Очередной отпуск использован полностью.

Основание: приказ директора института от 03.01.2010 №24 «О сокращении численности работников».

Директор В. Н. Митин

С приказом ознакомлены: Е. И. Райкина

«___» ________ 201_ г.

В. И. Шумский

«___» ________ 201_ г.

В.В. Петрова 23423234

Приложение 9
Схема протокола

Герб (эмблема организации) Автор документа (Наименование организации)   ________________ № _______________   ПРОТОКОЛ   Москва   Заголовок к тексту (18) Председатель – Секретарь – Присутствовали: Повестка дня: 1. 2. ……   1.1. Слушали 1.2. Выступили 1.3. Постановили 2.1. Слушали 2.2. Выступили 2.3. Постановили ……   Председатель Расшифровка подписи Секретарь Расшифровка подписи

Приложение 10
Протокол (полная форма)

БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(БелНИИДАД)

ПРОТОКОЛ

27.02.2010 № 45

г. Минск

заседания Ученого Совета

Председатель –Митин В. Н.

Секретарь –Рыбиков А. Е.

Присутствовали – 17 человек

Повестка дня:

1. О ходе разработки «Методических рекомендаций по применению СТБ «Требования к оформлению документов».

Информация заведующей отделом документоведения Шумской Е. А.

2. О ходе разработки «Автоматизированной системы для ведения списков источников комплектования архивов».

Сообщение заведующего отделом ААТ Горбункова Г. Л.

1.1. СЛУШАЛИ:

Шумская Е. А. – Изложила цель методических рекомендаций, их состав.

1.2. ВЫСТУПИЛИ:

Данилова Э. Н. – Считаю целесообразным заменить названия «Методические рекомендации» на «Указания».

Шумская Е. А.– Название будет изменено при подготовке окончательного варианта проекта.

1.3. РЕШИЛИ:

1. Считать плановую тему «Методических рекомендаций по применению СТБ «Требования к оформлению документов»» в основном выполненной.

2. Представить окончательный вариант «Методических рекомендаций» в Госкомархив.

Срок представления – 01.05.2010.

2.1. СЛУШАЛИ:

Горбунков Г. Л. – Разработаны техническое задание и технический проект. Следующий этап – обучение заказчика.

2.2. ВЫСТУПИЛИ:

Данилова Э. Н. – Каковы сроки введения системы в действие?

Горбунков Г. Л. – Завершение работы и обучение заказчика планируется на IV квартал 2010 г.

2.3. РЕШИЛИ:

1. Одобрить ход разработки автоматизированной системы.

2. Завершить разработку темы к 26.12 2010.

Председатель В. Н. Митин

Секретарь А. Е. Рыбиков

Приложение 11
Схема выписки из протокола

Герб (эмблема организации Автор документа (Наименование организации)   ________________ № _______________   ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА   Москва   Заголовок к тексту (18) Председатель – Секретарь – Присутствовали:   Повестка дня: 27.   27.1. Слушали 27.2. Выступили 27.3. Постановили   Верно Секретарь Расшифровка подписи «___» ________ 201_ г.

Приложение 12
Выписка из протокола

БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(БелНИИДАД)

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

27.02.2010 № 45

г. Минск

заседания Ученого Совета

Председатель –Митин В. Н.

Секретарь –Рыбиков А. Е.

Присутствовали – 17 человек

Повестка дня:

2. О ходе разработки «Автоматизированной системы для ведения списков источников комплектования архивов».

Сообщение заведующего отделом ААТ Горбункова Г. Л.

2.1. СЛУШАЛИ:

Горбунков Г. Л. – Разработаны техническое задание и технический проект. Следующий этап – обучение заказчика.

2.2. ВЫСТУПИЛИ:

Данилова Э. Н. – Каковы сроки введения системы в действие?

Горбунков Г. Л. – Завершение работы и обучение заказчика планируется на IV квартал 2010 г.

2.3. РЕШИЛИ:

1. Одобрить ход разработки автоматизированной системы.

2. Завершить разработку темы к 26.12 2010.

Верно

Секретарь А. Е. Рыбиков

«___» __________ 201_ г.

Лабораторная работа №4
Оформление информационно-справочной документации

ТЕОРИЯ

К справочно - информационным документам отно­сят письма, докладные (служебные) и объяснитель­ные записки, справки, акты, телеграммы и телефоно­граммы.

Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (пре­имущественно комиссией), подтверждающий установ­ленные ими факты или событий.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

· при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

· при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения – акты по результатам обследования или ревизии;

· составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

· акты об испытаниях новых изделий,

· акты о выделении к уничтожению документов и т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты (кроме реквизитов, расположенных на бланке):

· гриф утверждения;

· наименование вида документа (АКТ);

· дата; порядковый номер акта;

· место составления;

· индекс документа;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (если есть приложение);

· подписи председателя и членов комиссии.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта – указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта – присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом в акте указывается, кому передан каждый экземпляр акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

Необходимо подчеркнуть, что все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознаком­лены с его содержанием под расписку, а так же, что акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не соглас­ный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись.

Справки