Задачи, функции и направления деятельности кадровой службы

Введение

В современных условиях стратегия функционирования и развития любого предприятия (организации) немыслима без обращения к персоналу. Для того чтобы обеспечить эффективное функционирование предприятия, на нем должна быть сформирована сильная команда, способная поддерживать его высокий профессиональный авторитет.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему, отбору, оценке и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

Службы управления персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус, являются слабыми в профессиональном отношении, а значит система менеджмента в процессе найма, отбора и оценки персонала на многих предприятиях сферы производства, сферы услуг, торговли и пр., далека от совершенства и требует постоянного пересмотра и корректировок. Этим и объясняется актуальность темы исследования. В силу этого они не выполняют целый ряд задач оценки кандидатов при приеме на работу.

Целью курсовой работы является изучение работы кадровой службы по основным ее направлениям.

В курсовой работе, исходя из сформулированной цели, поставлены следующие задачи:

- раскрыть задачи, функции, направления деятельности кадровой службы организации;

- раскрыть роль кадровых служб в управлении человеческими ресурсами;

В работе использованы учебные материалы по управлению персоналом, организации работы кадровых служб, а также публикации в периодических изданиях по исследуемой теме.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу кадровой службы

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Республики Беларусь. На основании ТК РБ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании закона "Об информации, информатизации и защите информации" (Принят Палатой представителей 9 октября 2008 года,
Одобрен Советом Республики 22 октября 2008 года) строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с законом "О коммерческой тайне" принятый Советом Министров Республики Беларусь от 06.11.1992 № 670.[2]

Положения закона "Об основах охраны труда в Республики Беларусь" от 22.06.2008 № 356-З, позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В Республике Беларусь организационная структура, задачи и функции всех структурных подразделений, в том числе и отделов кадров, определяются непосредственно руководством предприятия, но с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь: СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы Документации. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме того, разработано Положение об отделе кадров, имеющее рекомендательный характер.[1]

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»,
которая является основным организационно-правовыми документам, определяющим задачи, функции, основные обязанности и ответственность кадровой службы. Целью составления должностной инструкции является необходимость регламентации работы каждого работника организации в отдельности, повышение его ответственности и обеспечение объективности при проведении его аттестации, поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания. Основными документами, используемыми при составлении должностных инструкций и регламентирующими труд работников, являются соответствующие квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, утвержденных в установленном порядке. Четкая определенность трудовой функции в должностной инструкции повышает личную ответственность работника и позволяет избежать трудовых споров по поводу применения ст.30 (перевод), ст.31(перемещение), ст.32 (изменение существенных условий труда) ТК, а также вследствие расторжения нанимателем трудового договора по ст.29 и п.3 ст.42 ТК.[3]

Кадровой службе необходимы также Постановление "О трудовых книжках" от 10 декабря 1997 г. № 1635 и Постановление "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" от 9 марта 1998 г. № 30, которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.[5]

Численность работников кадровых служб коммерческих организаций в Республике Беларусь определяется «Межотраслевыми нормативами численности работников кадровых служб коммерческих организаций», утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005 г. № 187. В них содержится порядок расчета нормативной численности работников кадровых служб.

Полномочия работников кадровых служб разрабатываются на основе Единого квалификационного справочника «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159. Указанные полномочия закрепляются в должностных инструкциях, которые содержат перечень обязанностей и прав с учетом особенностей труда и управления в данной организации.

Устав организации, положение о структурных подразделениях являются организационными документами, имеющими статус локальных нормативных правовых актов, поэтому при их оформлении следует руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Формы устава организации и положения о структурном подразделении унифицированы и включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.
При оформлении стандарта предприятия следует руководствоваться нормами Технического кодекса установившейся практики ТКП 1.5-2004 (04100) "Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов". Согласно разделу 1 "Область применения" ТКП 1.5-2004 положениями этого Технического кодекса могут руководствоваться разработчики стандартов организаций.[4]

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь.14 декабря 2006 г. № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения».[3]

В целях совершенствования организации работы с документами и

повышения уровня документационного обеспечения управления в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, а также в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности. Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности.

Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.[2] Кадровая служба в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь ,распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Задачи, функции и направления деятельности кадровой службы

Кадровые службы являются функциональными подразделениями в организационной структуре управления организацией и, как правило, решают главные задачи и выполняют основные функции в управлении персоналом. Конкретные задачи кадровых служб организаций определяются исходя из цели управления персоналом конкретной организации.

Выбор цели, а значит, и определение задач организации зависят от ряда причин: численности персонала; этапа (стадии) развития организации (становление, рост, зрелость, реорганизация); общей стратегии организации - инновационной, стратегии сокращения издержек, стратегии улучшения качества продукции; ряда внешних факторов (состояние рынка труда, экономическая и политическая ситуации и др.).

Тем не менее, можно выделить следующие основные задачи кадровых служб, которые они призваны решать независимо от перечисленных факторов:

- обеспечение текущих потребностей организации в рабочей силе в необходимом количестве и качестве;[5]

- определение и обеспечение перспективных потребностей организации в персонале в соответствии со стратегией ее развития и учетом других факторов;

- обеспечение стабильности трудовых коллективов, благоприятного социально-психологического климата;

- ведение кадрового делопроизводства в соответствии с установленными требованиями;

- осуществление постоянного и эффективного контроля за соблюдением трудового законодательства;

- обеспечение руководства предприятия оперативной, достоверной и полной информацией о формировании, движении, распределении, использовании персонала;

- разработка и реализация кадровой политики организации. Функции кадровых служб организации, т. е. круг их деятельности,[3]

- обязанности, направления деятельности, являются производными от поставленных задач с учетом их приоритетности. Некоторые функции призваны обеспечить решение определенной задачи, но большинство способствуют решению одновременно нескольких.

Как правило, выделяют следующие основные функции кадровых служб организации:

- комплектование организаций кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей, квалификации в соответствии с текущими потребностями (оформление приема, переводов, увольнений, пенсий);

- разработка прогнозов перспективной потребности в кадрах и определение источников ее удовлетворения;

- анализ сложившегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников;

- подбор, отбор и расстановка кадров;

- деловая оценка, аттестация кадров;

- анализ движения и причин текучести кадров, разработка предложений по стабилизации коллектива;

- анализ использования рабочего времени и разработка предложений по его улучшению;

- организация профессионального обучения, переобучения, повышения квалификации персонала; участие в разработке и реализации системы мотивации и стимулирования трудовой деятельности работников;

- организация и проведение контроля за соблюдением трудового законодательства, исполнения решений и распоряжений по вопросам кадровой работы в организации;

- оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранности;

- подготовка информации для руководства организации по всем вопросам кадровой работы и кадровой политики и др.

В составе отдельных функций кадровых служб организаций можно выделить конкретные направления деятельности. Например, ведение табельного учета, подготовка различных приказов, ведение карточек на военнослужащих и переписка с райвоенкоматом, переписка с райсобесом, оформление больничных листков, ведение личных дел работников, составление годовых отчетов и т. п.[1]

Организационная структура кадровых служб определяется ее задачами и функциями. Кадровая служба в зависимости от различных причин может быть представлена в виде отдельного или нескольких структурных подразделений, подчиненных одному из заместителей руководителя организации.

Кадровые службы организации могут иметь различные наименования, но чаще всего их основные функции сосредоточены в одном структурном подразделении - отделе кадров. Нередко в организациях (особенно крупных) выделяются самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняются тому же руководителю, что и отдел кадров. Чаще всего это подразделения, выполняющие функции по развитию персонала (обучение и т. п.). На больших предприятиях данная и другие структуры наряду с отделом кадров включаются в общую кадровую службу или в службу управления персоналом (человеческими ресурсами). Если эти подразделения самостоятельны, то отдел кадров подготавливает и направляет в отдел обучения расчеты потребностей организации в квалифицированных кадрах, сведения о профессионально-квалификационном уровне, качественном составе работников и др. И наоборот, отдел кадров получает от отдела обучения текущие и перспективные планы подготовки и повышения квалификации работников, учебно-методическую документацию.

Отдел кадров тесно взаимодействует с такими службами, как отдел организации труда и зарплаты (ООТиЗ), бухгалтерией, юридическим отделом, линейными структурными подразделениями и руководителями. С отделом организации труда и заработной платы согласовываются проект штатного расписания, изменения в штатном расписании. В свою очередь, отдел кадров предоставляет этому отделу сведения об изменении численности персонала, причинах текучести кадров, предложения о разработке положения об оплате труда, системе премирования. В результате разрабатываются и утверждаются такие документы, как штатное расписание, расчеты потребности в персонале, схемы должностных окладов, доплаты и надбавки к заработной плате, различные положения.

Отдел кадров в той или иной степени взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации, предоставляя им информацию о вакантных рабочих местах, поощрениях и наказаниях работников, об изменениях и дополнениях в трудовых договорах, графиках отпусков и др.[1]

На крупных предприятиях в состав единого подразделения кадровой службы (отдел кадров, кадровый центр, отдел персонала и т. д.) могут быть включены и другие службы, например, занимающиеся организацией заработной платы, социально-трудовыми отношениями и др. Если предприятие немногочисленное, то функции кадровых служб обычно распределяются между работниками отдела кадров. Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) Республики Беларусь предусматривает следующие должности для отдела кадров: начальник; менеджер по персоналу; специалист по кадрам; инспектор по кадрам. Распределение ответственности и закрепление полномочий между отдельными работниками регламентированы должностными инструкциями.

В Республике Беларусь организационная структура, задачи и функции всех структурных подразделений, в том числе и отделов кадров, определяются непосредственно руководством предприятия, но с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь: СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы Документации. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме того, разработано Положение об отделе кадров, имеющее рекомендательный характер.[4]

Численность работников кадровых служб коммерческих организаций в Республике Беларусь определяется «Межотраслевыми нормативами численности работников кадровых служб коммерческих организаций», утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005 г. № 187. В них содержится порядок расчета нормативной численности работников кадровых служб.

Полномочия кадровых служб организации - совокупность служебных обязанностей и прав должностных лиц и подразделений, входящих в их состав. Они направлены на решение задач и реализацию функций кадровых служб. Их объем зависит от организационной структуры системы управления персоналом предприятия в целом и кадровых служб в частности.

Полномочия работников кадровых служб разрабатываются на основе Единого квалификационного справочника «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159. Указанные полномочия закрепляются в должностных инструкциях, которые содержат перечень обязанностей и прав с учетом особенностей труда и управления в данной организации.

Основные полномочия начальника отдела кадров:

- организация работы по обеспечению предприятия кадрами в необходимом количестве и качестве;

- организация разработки прогнозов перспективной потребности в кадрах в необходимом количестве и качестве;

- участие в разработке кадровой стратегии и кадровой политики предприятия;

- организация оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

- организация планомерной и эффективной деятельности работников отдела кадров по подбору, оценке, расстановке кадров, развитию, мотивации, аттестации и адаптации принятых работников;

- организация эффективного табельного учета рабочего времени и его использования;[4]

- методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам, контроль исполнения ими своих обязанностей и др.

Основные полномочия инспектора по кадрам:

- ведение учета личного состава организации и ее структурных подразделений;

- изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;

- оформление соответствующей документации по кадрам;

- обеспечение соблюдения графиков очередных отпусков;

- осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации;

- ведение и представление установленной отчетности.

Основные полномочия специалиста по кадрам:

- выполнение работ по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

- изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений, другой информации, связанной с кадровой политикой организации;

- участие в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров;

- взаимодействие с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию;

- осуществление работы с документами по кадрам;

- ведение и представление установленной отчетности.

Основные полномочия менеджера по кадрам:

- организация работы по формированию, использованию и развитию персонала;

- участие в формировании кадровой политики организации, планировании социального развития;

- организация обучения персонала, повышения квалификации сотрудников;

- контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом;

- оказание методической помощи и консультационных услуг руководителям подразделений по вопросам, связанным с управлением персоналом;

- ведение кадровой документации.

Для занятия должностей «специалист по кадрам» и «менеджер по персоналу» необходимо иметь профессиональное образование.

В Республике Беларусь на современном этапе подготовка специалистов по управлению персоналом осуществляется в Белорусском государственном университете. Однако потребности в таких специалистах пока не удовлетворяются. Поэтому спрос обеспечивается также за счет переквалификации других специалистов, имеющих, как правило, высшее образование, внутри самих организаций.[3]

Кадровое планирование - целенаправленная деятельность по обеспечению потребностей организации в персонале в необходимом количестве и качестве с учетом интересов организации и работников.

Кадровое планирование является составной частью общего плана работы организации, но имеет свои объекты и задачи. Они могут различаться в зависимости от численности работающих в организации, отраслевых особенностей, состояния рынка труда, кадровой стратегии, ситуации, других внешних и внутренних факторов.

Главными объектами кадрового планирования являются виды работ кадровых служб, соответствующие их функциональным обязанностям. Выбор основных задач и объектов кадрового планирования определяет структуру (разделы) плана работы с персоналом организации. В самом общем виде главную задачу кадрового планирования можно определить как обеспечение текущих и перспективных потребностей организации в персонале в количественном и качественном аспектах.[3]

Содержание любого плана работы с кадрами составляют мероприятия как общего характера, так и в составе отдельных функциональных направлений кадровой работы (подбор, отбор, оценка, мотивация, развитие и т. д.). В такие планы могут включаться самостоятельные разделы, содержащие мероприятия для решения наиболее важных для организации проблем. Например, мероприятия по оптимизации движения кадров, высвобождения персонала, использования трудовых ресурсов, обеспечению трудовой дисциплины и др.

Мероприятия общего характера разрабатываются по таким направлениям, как подведение итогов работы с кадрами за год, разработка проектов договоров на обучение рабочих и специалистов, подготовка графиков предоставления отпусков работникам, проведение различных проверок состояния кадровой работы и т. д. Принципиальной задачей кадрового планирования является учет интересов организации и всех работников. Обязательно определяются затраты на реализацию мероприятий, включенных в план.

Планы кадровой работы могут быть оперативными (составляются, как правило, на год) и перспективными. Они разрабатываются руководителями подразделений кадровых служб и утверждаются руководителем, которому подчиняются кадровые службы.