Организационные структуры торговых предприятий, их функции
В настоящее время в сфере товарного обращения функционирует большое разнообразие юридических и физических лиц, осуществляющих торговые операции — оптовую и/или розничную торговлю, закупочную, закупочно-сбытовую деятельность, оказывающих различные виды услуг, предлагающих предметы аренды, лизинга и т. д.
Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и отвечать в суде. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету.
Юридическое лицо подлежит государственной регистрации в органах юстиции в порядке, определяемом законом о регистрации юридических лиц.
Юридическими лицами могут быть организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности (коммерческие организации) либо не имеющие извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками (некоммерческие организации).
Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий. Гражданским кодексом РФ допускается создание объединений коммерческих и (или) некоммерческих организаций в ассоциации, союзы. Ниже будут кратко рассмотрены организационно-правовые формы коммерческих организаций, в рамках которых они могут функционировать на рынке товаров и услуг.
Государственное регулирование торговли и организации торгового обслуживания населения в стране возложено на Министерство экономического развития и торговли РФ, а также на органы исполнительной власти субъектов РФ (в лице управлений, комитетов, департаментов по торговле и услугам мэрий и муниципалитетов).
С момента ввода в действие части первой ГК РФ (январь 1995 г.) коммерческие организации могут создаваться исключительно в тех организационно-правовых формах, которые предусмотрены для них гл. 4.
Как было указано ранее, юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий. К юридическим лицам коммерческого типа относятся организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.
Юридические лица коммерческого типа, так же как и некоммерческие организации, подлежат государственной регистрации в органах юстиции в порядке, определенном Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц”. Коммерческая организация как юридическое лицо считается созданной с момента ее государственной регистрации.
Хозяйственные товарищества и общества. К ним относятся коммерческие организации с разделенным на доли (вклады) учредителей (участников) уставным (складочным) капиталом. Имущество, созданное за счет вкладов учредителей (участников), а также произведенное и приобретенное хозяйственным товариществом или обществом в процессе его деятельности, принадлежит ему на праве собственности. В случаях, предусмотренных ГК РФ, хозяйственное общество может быть создана одним лицом, которое становится его единственным участником.
Хозяйственные товарищества могут создаваться в форме полного товарищества и товарищества на вере (коммандитного товарищества). Хозяйственные общества могут создаваться в форме акционерного общества, общества с ограниченной или с дополнительной ответственностью.
Полным товариществом признается товарищество, участники которого (полные товарищи) в соответствии с заключенным между ними договором занимаются предпринимательской деятельностью от имени товарищества и несут ответственность по его обязательствам принадлежащим им имуществом.
Участниками полных товариществ могут быть индивидуальные предприниматели и (или) коммерческие организации.
Лицо может быть участником только одного полного товарищества. Фирменное наименование полного товарищества должно содержать либо имена (наименования) всех его участников и слова “полное товарищество”, либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов “и компания” или слова “полное товарищество”.
Полное товарищество создается и действует на основании учредительного договора. Учредительный договор подписывается всеми его участниками. Управление деятельностью полного товарищества осуществляется по общему согласию всех участников. Учредительным договором товарищества могут быть предусмотрены случаи, когда решение принимается большинством голосов участников.
Каждый участник полного товарищества имеет один голос, если учредительным договором не предусмотрен иной порядок определения количества голосов его участников.
Каждый участник полного товарищества вправе действовать от имени товарищества, если учредительным договором не установлено, что все его участники ведут дела совместно, либо ведение дел поручено отдельным участникам. При совместном ведении дел товарищества его участниками для совершения каждой сделки требуется согласие всех участников товарищества.
Каждый участник товарищества независимо от того, уполномочен ли он вести дела товарищества, вправе знакомиться со всей документацией по ведению дел.
Участник полного товарищества обязан участвовать в его деятельности в соответствии с условием учредительного договора. Он обязан внести не менее половины своего вклада в складочный капитал товарищества к моменту его регистрации. Остальная часть должна быть внесена участником в сроки, установленные учредительным договором.
Прибыль и убытки полного товарищества распределяются между его участниками пропорционально их долям в складочном капитале, если иное не предусмотрено учредительным договором или иным соглашением участников. Не допускается соглашение об устранении кого-либо из участников товарищества от участия в прибыли или убытках.
Если вследствие понесенных товариществом убытков стоимость его чистых активов станет меньше размера его складочного капитала, полученная товариществом прибыль не распределяется между участниками до тех пор, пока стоимость чистых активов не превысит размер складочного капитала.
Участники полного товарищества солидарно несут субсидиарную ответственность своим имуществом по обязательствам товарищества.
Товариществом на вере (коммандитным товариществом) признается товарищество, в котором наряду с участниками, осуществляющими от имени товарищества предпринимательскую деятельность и отвечающими по обязательствам товарищества своим имуществом (полными товарищами), имеется один или несколько участников-вкладчиков (коммандистов), которые несут риск убытков, связанных с деятельностью товарищества, в пределах сумм внесенных ими вкладов и не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельности. Статус полных товарищей, участвующих в товариществе на вере, и их ответственность по обязательствам товарищества аналогичен положению участников полного товарищества. Лицо может быть полным товарищем только в одном товариществе на вере.
Товарищество на вере создается и действует на основании учредительного договора.
Управление деятельностью товарищества на вере осуществляется полными товарищами. Вкладчики не вправе участвовать в управлении и ведении дел товарищества на вере, выступать от его имени иначе как по доверенности. Они не вправе оспаривать действия полных товарищей по управлению и ведению дел товарищества.
Вкладчик товарищества на вере имеет право:
● получать часть прибыли товарищества, причитающуюся на его долю в складочном капитале, в порядке, предусмотренном учредительным договором;
● знакомиться с годовыми отчетами и балансами товарищества;
● по окончании финансового года выйти из товарищества и получить свой вклад в порядке, предусмотренном учредительным договором;
● передать свою долю в складочном капитале или ее часть другому вкладчику или третьему лицу. Передача всей доли иному лицу вкладчиком прекращает его участие в товариществе.
Обществом с ограниченной ответственностью признается общество, учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.
Правовое положение общества с ограниченной ответственностью и права и обязанности его участников определяются Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Число участников общества с ограниченной ответственностью не должно превышать предела, установленного вышеприведенным Федеральным законом. В противном случае оно подлежит преобразованию в акционерное общество в течение года, а по истечении этого срока — ликвидации в судебном порядке, если число его участников не уменьшится до установленного законом предела.
Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должно содержать наименование общества и слова “с ограниченной ответственностью”.
Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью составляется из стоимости вкладов его участников.
Высшим органом управления общества с ограниченной ответственностью является общее собрание его участников. В обществе с ограниченной ответственностью создается исполнительный орган (коллегиальный или единоличный), осуществляющий текущее руководство его деятельностью и подотчетный общему собранию его участников.
К исключительной компетенции общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью относятся:
● изменение устава общества, изменение размера его уставного капитала;
● образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий;
● утверждение годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и распределение его прибылей и убытков;
● решение о реорганизации или ликвидации общества;
● избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества.
К исключительной компетенции общего собрания может быть также отнесено решение иных вопросов.
Вопросы, отнесенные к исключительной компетенции общего собрания участников общества, не могут быть переданы им на решение исполнительного органа общества.
Общество с ограниченной ответственностью может быть реорганизовано или ликвидировано добровольно по единогласному решению его участников. Оно может быть преобразовано в акционерное общество или в производственный кооператив. Участник общества с ограниченной ответственностью вправе в любое время выйти из общества независимо от согласия других его участников. При этом ему должна быть выплачена стоимость части имущества, соответствующей его доле в уставном капитале общества.
Обществом с дополнительной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники такого общества солидарно несут субсидиарную ответственность по его обязательствам своим имуществом в одинаковом для всех кратном размере к стоимости их вкладов.
При банкротстве одного из участников его ответственность по обязательствам общества распределяется между остальными участниками пропорционально их вкладам, если иной порядок не предусмотрен учредительными документами общества.
Фирменное наименование общества с дополнительной ответственностью должно содержать наименование общества и слова “с дополнительной ответственностью”.
Акционерным обществом признается общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций. Участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.
Акционеры, не полностью оплатившие акции, несут солидарную ответственность по обязательствам акционерного общества в пределах неоплаченной части стоимости принадлежащих им акций.
Фирменное наименование акционерного общества должно содержать его наименование и указание на то, что общество является акционерным.
Акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров, признается открытым акционерным обществом. Такое акционерное общество вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции и их свободную продажу на условиях, устанавливаемых законом и другими правовыми актами.
Открытое акционерное общество обязано ежегодно публиковать для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков.
Акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц, признается закрытым акционерным обществом. Такое общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц.
Акционеры закрытого акционерного общества имеют преимущественное право приобретения акций, продаваемых другими акционерами этого общества. Число участников закрытого акционерного общества не должно превышать числа, установленного Законом об акционерных обществах, в противном случае оно подлежит преобразованию в открытое акционерное общество в течение года, а по истечении этого срока — ликвидации в судебном порядке, если число участников не уменьшится до установленного законом предела.
Высшим органом управления акционерным обществом является общее собрание его акционеров.
К исключительной компетенции общего собрания акционеров относятся:
● изменение устава общества, в том числе изменение размера его уставного капитала;
● избрание членов совета директоров (наблюдательного совета) и ревизионной комиссии (ревизора) общества и досрочное прекращение их полномочий;
● образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, если уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета);
● утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счетов прибылей и убытков общества и распределение его прибылей и убытков;
● решение о реорганизации или ликвидации общества.
Вопросы, отнесенные законом к исключительной компетенции общего собрания акционеров, не могут быть переданы им на решение исполнительных органов общества.
В обществе с числом акционеров более пятидесяти создается совет директоров (наблюдательный совет).
Исполнительный орган общества может быть коллегиальным (правление, дирекция) или единоличным (директор, генеральный директор). Он осуществляет текущее руководство деятельностью общества и подотчетен совету директоров (наблюдательному совету) и общему собранию акционеров.
Дочерние и зависимые общества. В хозяйственной практике могут создаваться так называемые дочерние и зависимые общества.
Дочерним обществом является такое, когда в его уставном капитале преобладает другое (основное) хозяйственное общество или товарищество, имеющее таким образом возможность влиять на принятие решений в дочернем обществе. Дочернее общество не отвечает по долгам основного общества.
Хозяйственное общество признается зависимым, если другое (преобладающее, участвующее) общество имеет более 20% голосующих акций акционерного общества или 20% уставного капитала общества с ограниченной ответственностью.
Коммерческой организацией, согласно Гражданскому кодексу РФ, является производственный кооператив. Производственным кооперативом (артелью) признаются добровольные объединения граждан на основе членства для совместной производственной или иной хозяйственной деятельности, в том числе сбытовой и торговой деятельности, бытового обслуживания, оказания услуг и др. Эта деятельность основывается на личном и ином участии его членов и объединении их имущественных паевых взносов. В деятельности производственного кооператива могут участвовать юридические лица.
Учредительным документом производственного кооператива является его устав, утверждаемый общим собранием его членов. Устав кооператива должен содержать, в частности, сведения о размере паевых взносов членов кооператива, о составе и порядке внесения паевых взносов членами кооператива и их ответственности за нарушение обязательства по внесению паевых взносов, о характере и порядке трудового участия его членов в деятельности кооператива и их ответственности за нарушение обязательства по личному трудовому участию, о порядке распределения прибыли и убытков кооператива, о составе и компетенции органов управления кооперативом и порядке принятия ими решений и др.
Число членов кооператива не должно быть менее пяти. Прибыль кооператива распределяется между его членами в соответствии с их трудовым участием, если иной порядок не предусмотрен законом и уставом кооператива.
Высшим органом управления кооперативом является общее собрание его членов. В кооперативе с числом членов более пятидесяти может быть создан наблюдательный совет, который осуществляет контроль за деятельностью исполнительных органов кооператива.
Исполнительными органами кооператива являются правление и его председатель.
Компетенция органов управления кооперативом и порядок принятия ими решений определяются законом и уставом кооператива.
Коммерческие организации могут представлять собой государственные и муниципальные унитарные предприятия.
Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Имущество унитарного предприятия является неделимым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям), в том числе между работниками предприятия. Имущество государственного или муниципального унитарного предприятия находится соответственно в государственной или муниципальной собственности и принадлежит такому предприятию на праве хозяйственного ведения или оперативного управления. Органом управления унитарного предприятия является руководитель, который назначается собственником либо уполномоченным собственником органом и им подотчетен.
Коммерческие организации в целях координации их предпринимательской деятельности, а также представления и защиты общих имущественных интересов могут по договору между собой создавать объединения в форме ассоциаций или союзов, являющихся некоммерческими организациями. Члены ассоциации (союза) сохраняют свою самостоятельность и права юридического лица.
Ассоциация (союз) не отвечает по обязательствам своих членов. Члены ассоциации (союза) вправе безвозмездно пользоваться ее услугами.
По Гражданскому кодексу РФ к некоммерческим организациям отнесен потребительский кооператив, так как основной целью его деятельности является не извлечение прибыли, а организация хозяйственной и другой деятельности с целью удовлетворения материальных и иных потребностей его членов.
Согласно ст. 116 ГК РФ потребительским кооперативом признается добровольное объединение граждан и юридических лиц на основе членства с целью удовлетворения материальных и иных потребностей участников, осуществляемое путем объединения его членами имущественных паевых взносов.
Доходы, полученные потребительским кооперативом от предпринимательской деятельности, осуществляемой кооперативом в соответствии с законом и уставом, распределяются между его членами. Члены потребительского кооператива обязаны в течение трех месяцев после утверждения ежегодного баланса покрыть образовавшиеся убытки путем дополнительных взносов. В случае невыполнения этой обязанности кооператив может быть ликвидирован в судебном порядке по требованию кредиторов. Хотя потребительский кооператив по выполняемой цели отнесен Гражданским кодексом РФ к некоммерческой организации, следует указать, что потребительские кооперативы занимаются коммерческой деятельностью (торговое обслуживание населения, организация общественного питания, транспортные услуги, заготовки и закупки сельскохозяйственных продуктов и сырья и др.), и получают необходимую прибыль для безубыточной работы (самофинансирования), и за счет этой прибыли улучшают материальное положение своих членов. Не имея необходимой прибыли, потребительский кооператив не сможет выполнить и свою основную цель. Поэтому потребительские кооперативы, входящие в систему потребительской кооперации, было бы правильнее отнести к полукоммерческим организациям.
Организационная структура аппарата коммерческих организаций в зависимости от выполняемых функций, объема коммерческой работы, количества сотрудников весьма различна. Однако во всех коммерческих (торговых) предприятиях независимо от их организационно-правового статуса коммерческим службам отводится важная роль. Руководство торговой организацией при частной форме собственности и унитарных торговых предприятиях осуществляется директором (генеральным директором, управляющим) по принципу единоначалия. В крупных торговых организациях может вводиться должность коммерческого директора, которому генеральный директор передает свои функции по руководству коммерческой деятельностью (коммерческий аппарат). Ведущее место в аппарате торговых организаций занимает коммерческая служба. На нее возлагается изучение спроса населения на товары (может создаваться маркетинговый отдел), организация закупки товаров и снабжение ими предприятий розничной сети, руководство работой торговых предприятий и другие функции, связанные с организацией торгово-оперативного процесса. Аппарат коммерческой службы состоит из торгового отдела, сейчас в крупных торговых организациях могут создаваться отделы логистики, маркетинговые отделы, которые подчинены коммерческому директору. Аппарат коммерческой службы (коммерческого отдела) состоит из начальника отдела, товароведов, менеджеров по закупке и сбыту товаров, коммерсантов, заведующих товарными секциями, продавцов (для магазина), транспортно-экспедиционных работников (логистики и т. д.). Помимо аппарата коммерческой службы, выполняющей оперативные функции, создаются функциональные структурные части: планово-экономический отдел, бухгалтерия, отдел кадров, инспекция; обслуживающая часть, к которой относятся административно-хозяйственный отдел, транспортный отдел; строительно-ремонтная часть.
Планово-экономический отдел является одним из основных функциональных отделов коммерческой организации. Основная задача планово-экономического отдела заключается в планировании всей хозяйственной деятельности организации, разработке бизнес-планов организации, анализе результатов деятельности и др.
В небольших торговых организациях планово-экономическую работу объединяют с финансовой в едином финансово-экономическом отделе. В некоторых случаях финансовую работу возлагают на бухгалтера. В крупных торговых организациях с большим объемом кредитно-финансовых операций организуют финансовые отделы.
Бухгалтерия организации ведет учет и отчетность, разрабатывает баланс доходов и расходов, производит ревизии и инвентаризации, контролирует соблюдение финансово-сметной и штатной дисциплины и др.
В различных коммерческих организациях (предприятиях) существуют свои особенности в построении аппарата управления. Например, структура аппарата оптовых фирм существенно отличается от аппарата розничных организаций. На производственных предприятиях структура иная, чем в торговых организациях; в производственных предприятиях превалируют функции производственной деятельности и т. д.
В универмаге существует кооперация работников, занятых обслуживанием покупателей и продажей товаров (продавцы, контролеры-кассиры), применяется товарно-отраслевая специализация работников на продаже определенных групп товаров. В универмаге указанная специализация применяется в каждом торговом отделе, есть товароведы, занимающиеся определенной товарной группой (товаровед по игрушкам, трикотажу, парфюмерии, спортивным товарам и т. д.), в секциях работают квалифицированные продавцы, которые дают достаточно подробные консультации покупателям при выборе товаров в секции торгового зала. Разделение труда способствует рациональному использованию квалифицированных кадров и повышению уровня обслуживания покупателей.
Кооперация труда внутри универмага осуществляется путем объединения работников товарной секции в бригаду.
Эффективным средством ликвидации хищений и сокращения потерь в универмаге является установление бригадной материальной ответственности.
Приведенная схема построения аппарата управления по существу является двухзвенной структурой. При этой структуре руководителю торгового предприятия “Антей” непосредственно подчиняются заведующие отделами и ответственные исполнители. В аппарате этого розничного предприятия можно выделить оперативную часть (товароведы-менеджеры, заведующие товарными секциями, продавцы); функциональную часть, которая включает бухгалтерию, кассиров расчетных операций; обслуживающую часть, к которой относятся старший администратор, служба главного инженера, грузчики, завхоз, уборщица, подсобные рабочие.
В России в соответствии с Гражданским кодексом предпринимательство развивается по двум направлениям: предпринимательство с образованием и без образования юридического лица, участниками которых являются граждане, физические лица зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей по торговле или руководителей крестьянских, фермерских хозяйств с момента их регистрации в государственных органах. В отличие от юридических лиц индивидуальные предприниматели не обязаны (но имеют право) открывать расчетный или валютный счет в банке и не состоять на учебе в органах государственной статистики. Предприниматель без образования юридического лица, привлекающий наемный труд, обязан оформлять трудовые отношения с привлекаемыми работниками, договорами гражданско-правового характера (авторский договор, договор подряда, поручения, найма и др.).
Структура построения аппарата управления для предпринимателя без образования юридического лица (ПБОЮЛ) “Иванов” является еще более простой (рис. 17.3).
В этой схеме аппарата управления просматривается две части — коммерческая (оперативная) и обслуживающая (бухгалтерия). Более сложной является схема построения аппарата управления оптовой фирмы, которая включает в свой состав коммерческую службу. Коммерческие фирмы, выполняющие оптовые посреднические функции с выходом на внутренний и внешний рынки, в основном создаются в форме либо обществ с ограниченной ответственностью, либо закрытых или открытых акционерных обществ.
Высшим руководящим органом фирмы, организованной в форме акционерного общества (общества с ограниченной ответственностью), является общее собрание акционеров (пайщиков), которое наделено следующими основными полномочиями:
● утверждать устав фирмы;
● определить величину уставного капитала и порядок внесения средств в него;
● принимать решения по выпуску акций;
● избирать генерального директора и директоров фирмы, определять пределы их полномочий;
● утверждать состав совета директоров и определять его полномочия;
● заслушивать отчеты руководства и утверждать планы работы фирмы на год и на перспективу.
Проекты планов работы фирмы разрабатываются отделом маркетинга, планово-аналитическим отделом и отделом координации закупок и продаж. Они анализируются соответствующими директорами, согласовываются и представляются генеральному директору. Генеральный директор докладывает планы совету директоров, и в случае одобрения они утверждаются общим собранием акционеров (пайщиков).
Решение общего собрания передается совету директоров, который направляет его в планово-аналитический отдел для разработки комплексного плана фирмы с указанием сроков мероприятий и ответственных лиц. Комплексный план, утвержденный советом директоров, доводят до начальников отделов, а те, в свою очередь, до исполнителей. В процессе работы начальники отделов контролируют исполнение плановых заданий подчиненными им работниками и оперативно-коммерческими группами. Как видно из приведенного описания, это обычная иерархическая система управления. Однако необходимо указать на некоторые особенности ее функционирования в коммерческих фирмах.
В практике зарубежных фирм все большее развитие получает тенденция создания единых аппаратов помощников генерального директора (президента) и директоров для их освобождения от значительного объема рутинной работы. Такие аппараты комплектуются из опытных высокооплачиваемых работников, которым можно доверить принятие самостоятельных решений в части первичной обработки и распределения поступившей информации. Рассмотрим несколько типичных примеров.
От постоянного покупателя на имя коммерческой фирмы получено письмо с уведомлением о том, что он испытывает временные финансовые трудности и просит поставить ему товар не против аккредитива, как предусмотрено договором, а с предоставлением ему полугодового коммерческого кредита под гарантию одного из региональных банков. Прежде чем передать письмо генеральному директору, помощники через финансового директора дают поручения валютно-финансовому и юридическому отделам проверить действительное финансовое положение покупателя, надежность банка-гаранта и свои права по договору. Если проверка показывает, что финансовое положение покупателя действительно временно ухудшилось из-за непредвиденных обстоятельств и что банк-гарант достаточно надежен, помощники готовят положительный ответ за подписью финансового директора. Генеральному директору устно докладывают обстоятельства дела и рекомендуемое решение.
Другой пример. Поставщик извещает, что по вине субпоставщиков комплектующих деталей он вынужден задержать поставку товара на месяц против установленных в договоре сроков, в связи с чем просит фирму продлить действие аккредитива и готов оплатить стоимость его продления. Помощники в этом случае могут подготовить поручение коммерческого директора отделу координации закупок и продаж проверить, не вызовет ли такое опоздание нарушения обязательств самой коммерческой фирмы перед покупателями или не приведет ли оно к упущенной выгоде, а затем подготовить проект ответа за подписью финансового директора.
Однако, если, например, на фирму поступит информация об отказе банка в предоставлении значительного кредита для финансирования крупной коммерческой операции, об этом будет немедленно информирован генеральный директор, который, вероятнее всего, соберет внеочередное совещание совета директоров.
В Германии, например, помощники генерального директора и других директоров не имеют строгой привязки к конкретным руководителям, а работают единым слаженным коллективом, в котором нет официального лидера. Каждый работник знает все о работе других, и они как бы несут солидарную ответственность за свои действия. Это повышает оперативность, обоснованность принимаемых решений, упрощает ротацию работников и снимает вопросы замещения на периоды командировок и отпусков. В контакте с помощниками работает и секретариат руководства.
Приведенные примеры не должны рассматриваться как образцы должностных инструкций, поскольку на каждой фирме руководством устанавливается свой, более жесткий или более либеральный стиль деловых связей. Если компетентность среднего руководящего звена и оперативных коммерческих работников достаточно высока, а высшее руководство доверяет своим подчиненным, то информация доходит до исполнителей быстрее и с меньшим числом резолюций.
Безусловно, важную роль играет стиль работы руководителей. Если руководитель не может доверять своим работникам из-за их низкой квалификации, то он должен планомерно вести их обучение. Если руководитель по своему менталитету не способен оптимально делегировать решение вопросов на низшие уровни управления, то фирма обречена на обюрокрачивание в ущерб развитию самостоятельности работников и оперативному решению главных вопросов. Работники таких фирм, как правило, менее восприимчивы к повышению профессионального уровня.
Рассмотрим более подробно работу отдельных подразделений коммерческих служб предприятий.
Оперативные коммерческие группы. Количество и специализация оперативных коммерческих групп во многом зависят от сегментации рынка, но в большинстве случаев учитываются и некоторые другие соображения. Если, например, коммерческая фирма занимается закупкой и сбытом ограниченного числа видов однородных товаров, то оперативные коммерческие группы обычно специализируются по регионам. Если номенклатура товаров фирмы достаточно широка, то коммерческие группы специализируются по видам товаров на все регионы, входящие в круг интересов фирмы или определенные посредническими соглашениями с поставщиками. Если закупки или сбыт осуществляются через крупные оптовые фирмы, то зачастую целесообразно выделять специальные группы по работе с такими контрагентами. Такая же целесообразность может возникнуть при исполнении сбытовых кооперационных соглашений с другими коммерческими фирмами.
Каждая коммерческая группа, как правило, включает 2—4 человека. В ней не назначается официального руководителя. Группа работает коллективно, каждый работник знает все о работе группы, и вся группа несет как бы солидарную ответственность за результаты своей деятельности. На первый взгляд такая организация ведет к увеличению штатов, но на самом деле увеличивает отдачу каждого работника, обеспечивает непрерывность рабочего цикла, повышает оперативность, взаимозаменяемость, создает условия для обучения вновь принятых сотрудников и позволяет осуществлять ротацию работников по другим подразделениям фирмы.
В среде такой группы возможно появление неформального лидера — более образованного, опытного и инициативного работника, который может своим примером содействовать ускоренному профессиональному росту других членов группы. Он может быть повышен не в должности, а в звании с соответствующим материальным поощрением. Если появление такого лидера вызывает в группе конфликтную ситуацию, то руководству соответствующего отдела, возможно, через помощника руководства фирмы по кадрам, следует найти наиболее подходящее для него место в порядке ротации кадров в другой группе или другом отделе.
В работе оперативных коммерческих групп должно соблюдаться несколько непреложных правил:
● в течение рабочего дня в группе не должно быть неотвечающего телефона;
● любой член группы не может сослаться на незнание вопроса, входящего в круг обязанностей группы;
● если заданный вопрос выходит за пределы компетенции группы, клиент должен быть переключен на другое подразделение фирмы, занимающееся соответствующей проблемой;
● члены группы должны самостоятельно договариваться между собой об очередности ухода на обед и о взаимозамещении на период командировок и отпусков. Конфликтные ситуации передаются на решение руководства отдела координации закупок и продаж.
Идеальным решением было бы размещение коммерческих групп в едином операционном зале с разделением групп звукоизолирующими экранами. Все работники оперативных групп должны быть оснащены телефонами с возможностью поддержания связи с абонентом на период переключения его в другое подразделение фирмы. Каждый работник оперативно-коммерческой группы должен иметь свой монитор, подключенный к общей компьютерной сети.
Отдел координации закупок и продаж. Важнейшая роль в организации коммерческой деятельности принадлежит отделу координации закупок и продаж, который, с одной стороны, работает в тесной связи со всеми другими специализированными отделами, с другой — с оперативными коммерческими группами.
Отдел координации закупок и продаж распределяет и контролирует выполнение заданий оперативными коммерческими группами, оперативно отслеживает своевременность закупок и поставок товаров для обеспечения обязательств фирмы перед ее покупателями или поддержания определенного резерва товаров на промежуточных складах, контролирует единство условий кредитной политики оперативных групп по регионам, выходит к коммерческому директору с обоснованными предложениями по изменению номенклатуры товаров или регионов работы оперативных коммерческих групп, а также о создании специализированных коммерческих групп для работы с наиболее перспективными поставщиками и покупателями.
Отдел транспорта и таможенных операций, как правило, работает в подчинении коммерческого директора. В основные задачи отдела транспортных и таможенных операций входят следующие:
● разработка наиболее экономичных условий транспортировки закупаемых и сбываемых фирмой товаров по непосредственным обращениям оперативных коммерческих групп или через отдел координации закупок и продаж;
● таможенное оформление товаров, в том числе заполнение паспортов сделок при экспортных и импортных операциях;
● при необходимости организация сопровождения транспортируемых товаров;
● обоснование предложений по созданию таможенных зон и складов для импортируемых или экспортируемых товаров и управление ими;
● заказ транспортных средств и фрахт морских, речных и воздушных судов;
● обеспечение своевременности выполнения транспортных операций и получения транспортных документов;
● осуществление страхования грузов во время их транспортирования.
Под управлением маркетинг-директора находятся отделы маркетинга и цен, рекламы, координации работы с посредниками, кооперации. Отметим некоторые основные функции этих отделов.
Отдел маркетинга и цен ведет непрерывное изучение как рынка покупателей, так и рынка поставщиков товаров. На основании полученных данных руководство отдела готовит маркетинг-директору предложения, среди которых могут быть:
● основанные на прогнозах развития рынка предложения по изменению номенклатуры товаров фирмы;
● предложения по замене одних поставщиков другими, предлагающими более конкурентоспособные и эффективные товары;
● предложения по замене сбытовых посредников и совершенствованию сбытовой сети;
● предложения по финансированию изготовителей с целью совершенствования впускаемых ими или разработки новых, более конкурентоспособных товаров;
● предложения по выходу фирмы на новые перспективные рынки.
Отдел маркетинга и цен ведет досье конкурентных материалов на закупаемые и сбываемые фирмой товары. Он устанавливает связи с организациями, обладающими источниками цен и их индексов, подключается по возможности к компьютерным информационным сетям для получения ценовой информации, занимается сбором сведений о фирмах продавцов и покупателей, банках и страховых компаниях. Одновременно отдел маркетинга и цен ведет собственное досье справочных материалов на фирмы, с которыми заключались и исполнялись договоры или велись переговоры.
Ценовая группа отдела оказывает оперативным коммерческим группам методические консультации по определению закупочных (импортных) и сбытовых (экспортных) цен, проверяет выполненные оперативными коммерческими группами обоснования или расчеты цен и рекомендует их для утверждения руководству.
Перед сложными переговорами отдел маркетинга и цен обосновывает необходимость созыва конъюнктурных совещаний по анализу рынка, определению цен, содержанию проектов договоров и тактике ведения переговоров.
Отдел рекламы выполняет следующие функции:
● ведет учет насыщенности и реактивности рекламы отдельных товаров и фирмы в целом;
● разрабатывает план рекламных мероприятий с обоснованием их необходимой насыщенности по времени и группам сбываемых товаров, а также с определением затрат на то или иное мероприятие;
● реализует утвержденный план рекламных мероприятий путем заключения договоров с рекламными компаниями;
● ведет самостоятельную рассылку рекламных материалов;
● подает заявки на участие во внутрироссийских и зарубежных выставках и ярмарках, подписывает соответствующие договоры с их оргкомитетами или представительствами, обеспечивает поставки экспонатов на выставки, а также проспектов и каталогов.
На средних по обороту фирмах возможно создание единого отдела маркетинга и рекламы.
Отдел работы с посредниками разрабатывает стратегию и схему построения закупочных и сбытовых (экспортных) сетей. К этой работе привлекаются:
● отдел маркетинга и цен;
● отдел транспортных и таможенных операций;
● отдел организации технического обслуживания (если речь идет о торговле машинно-технической продукцией);
● отдел координации закупок и продаж и привлеченные им оперативные коммерческие группы по той номенклатуре товаров и региону, в котором запланировано создание сбытовой сети. При необходимости к этой работе привлекаются юридический и другие отделы.
Разработанные предложения, как правило, выносятся на рассмотрение очередного совета директоров фирмы и после их одобрения оформляются в виде целевого комплексного плана с назначением ответственных и сроков исполнения.
Отделу работы с посредниками поручается подбор фирм на роль коммерческих посредников, подготовка условий посреднических соглашений и их согласование с заинтересованными подразделениями фирмы. Отдел следит за выполнением взаимных обязательств посредниками, оперативными коммерческими группами и другими отделами фирмы.
Как правило, переговоры по заключению посреднических соглашений ведет маркетинг-директор. Оригиналы подписанных соглашений хранятся в отделе работы с посредниками.
Опыт зарубежных коммерческих организаций показывает целесообразность подчинения одному лицу (в нашем примере — коммерческому директору) операций как по закупке, так и по реализации товаров, если коммерческий процесс связан с перепродажей одних и тех же товаров. Разделение закупки и реализации между разными руководителями целесообразно, если они представляют собой отдельные функции снабжения и сбыта производственного предприятия, выпускающего из закупленных материалов принципиально иную продукцию.
Приведенные примеры структуры коммерческих служб не следует рассматривать как инструктивный материал. Реальная ситуация на рынках, финансовые возможности фирмы, ее особые отношения с поставщиками и покупателями могут внести коррективы в организационное построение коммерческих служб.
На производственных предприятиях, осуществляющих выпуск какой-либо продукции, создается коммерческая служба в виде структурного подразделения данного предприятия. На такие службы возлагаются как закупочные, так и сбытовые функции.
Деятельность коммерческой службы подчинена руководству создавших их предприятий. В некоторых случаях ей предоставляется относительная самостоятельность в учете доходов и расходов, но результаты ее деятельности отражаются в общем балансе предприятия. Она не является самостоятельным юридическим лицом, ее также нельзя рассматривать в качестве посредника.
Отношения коммерческих служб с предприятиями не оформляются договорами, а строятся на непосредственно административном подчинении. За результаты деятельности коммерческих служб отвечает своим капиталом создавшее их производственное предприятие. Иногда эти структуры носят специальные фирменные названия, как правило, с включением элементов названия своего предприятия. Такую практику применяют, например, возрождающиеся текстильные и швейные предприятия России, создавая собственные специализированные магазины.
Коммерческая закупочно-сбытовая служба возглавляется, как правило, одним лицом, имеющим двух заместителей: отдельно по закупке и отдельно по сбыту. Заместителям подчинены оперативные работники, численность которых определяется исходя из объема работы, связанной соответственно со снабжением предприятия необходимыми материалами и сбытом выпускаемой продукции.
В обязанности оперативных работников входит изучение рынков поставщиков и потребителей, разработка предложений по оптимизации схем закупки и сбыта товаров на основе принципов логистики, обработка полученных коммерческих предложений по оптимизации схем закупки и сбыта товаров на основе принципов логистики, обработка полученных коммерческих предложений поставщиков, а также работа с традиционными и перспективными потребителями продукции предприятия. В обязанности коммерческих работников сбытовых групп кроме изучения рынков входит разработка контрактов с определением цен, способов расчетов, гарантий платежа и других коммерческих условий. Иногда в сбытовую группу включают специализированную транспортную группу. В этих случаях она участвует в оптимизации схем перевозок грузов, определении объемов и мест расположения складов.
Важным моментом в определении структуры коммерческой закупочно-сбытовой службы является оптимальная специализация оперативных коммерческих работников и их групп. Если предприятие выпускает однородные товары, например холодильники, морозильники, кондиционеры и т. д., а рынок сбыта по охвату территории достаточно обширен, но однороден по условиям продаж, то целесообразно специализировать оперативные группы по региональному принципу, ориентируя их на установление связей с оптовыми посредниками и розничными продавцами.
Если предприятие выпускает неоднородные товары, например бытовую и офисную мебель, двери и оконные рамы, группы сотрудников целесообразно специализировать и по характеру потребителей. В приведенном случае это могут быть сотрудники, занимающиеся оптовой продажей бытовой мебели, либо специализирующиеся на оптовых продажах мебели для офисных помещений, либо торгующие строительными материалами, возможно выделение и группы сотрудников, занятых организацией розничной продажи. Такая специализация позволяет оперативным коммерческим работникам лучше освоить специфику товара, глубже изучить свой сегмент рынка, следить за динамикой спроса и предложения на нее, установить тесные деловые контакты с перспективными посредниками. Это создает условия для эффективной обратной связи с рынком, посредством которой сбытовые структуры информируют руководителей производства о текущей и ожидаемой потребности рынка по видам, качеству и количеству наиболее перспективной для сбыта продукции. В то же время закупочные и сбытовые структуры разрабатывают предложения по совершенствованию закупочных и сбытовых сетей, рекламной и ценовой политике предприятия.
Подготовленные оперативными работниками предложения по работе на рынке, схемам закупки и сбыта товаров, проведению рекламных мероприятий оцениваются руководством коммерческой службы. Расходы на воплощение в жизнь данных предложений включаются в общий финансовый план предприятия. Разработанные проекты договоров на закупку материалов и реализацию продукции после одобрения руководством коммерческой службы передаются дирекции предприятия или уполномоченным лицам для ведения переговоров и заключения контрактов. Оперативные же работники, готовившие проекты договоров, ведут их исполнение и несут ответственность за результаты коммерческих операций. Применяемое на некоторых российских предприятиях разделение работников на готовящих и исполняющих договоры ведет, как правило, к снижению эффективности коммерческой работы.
Число и состав оперативных коммерческих групп, обеспечивающих предприятие необходимым сырьем и материалами, зависит от номенклатуры закупаемых товаров, количества и географического расположения поставщиков и надежности их как партнеров. При работе с поставщиками в условиях рынка следует придерживаться следующих основных принципов:
● стремиться устанавливать с поставщиками длительные партнерские связи в форме долгосрочных договоров. Однако при этом необходимо оговаривать свое право на досрочное их расторжение в случае существенных нарушений поставщиком обязательств или резкого изменения цен и других коммерческих условий;
● стремиться иметь такие договоры не менее чем с двумя-тремя поставщиками однотипной продукции, неравномерно распределяя между ними заказы и отдавая преимущество тому, кто поставляет товары лучшего качества на более выгодных условиях, т. е. используя принципы рыночной конкуренции;
● внимательно следить за тем, чтобы сотрудничающие с предприятием поставщики не договорились между собой по ценам, платежам и другим коммерческим условиям. Первым признаком подобного картельного соглашения поставщиков, как правило, является попытка переложить на покупателя разницу в стоимости транспортировки поставляемых ими товаров в зависимости от мест нахождения их предприятий;
● постоянно с учетом неритмичности потребления сырья и материалов в производстве и реальных сроков их поставок оптимизировать объемы запасов на складах предприятия.
Если предприятие ведет торговлю на внешнем рынке или даже только готовится к работе с иностранными партнерами, целесообразно создать внешнеторговые группы из специально обученных работников с включением в их состав юриста, специалиста по транспорту, знающего таможенные операции, и специалиста по валютным расчетам.
Закупая сырье, материалы, комплектующие изделия и т. д. за границей, необходимо стремиться к экономии оборотных средств на растаможивание грузов, применяя наиболее выгодные таможенные режимы.