Теоретические основы управления запасами на предприятии торговли и оценка их состояния

ВВЕДЕНИЕ

Товарно-материальные запасы составляют значительную часть активов фирмы. Кроме того, доход от инвестирования в товарно-материальные ценности должен быть выше, чем доход от инвестирования в более ликвидные активы (денежные средства, ценные бумаги).

До недавнего времени считалось, что чем больше у предприятия запасов, тем лучше. Это справедливо, когда у предприятия существуют проблемы с материально – техническим снабжением, в условиях, когда необходимо создавать значительные страховые запасы. Однако, в современных условиях, когда проблема дефицита гораздо меньше стоит, предприятия могут осуществлять самые разнообразные инвестиции. Поэтому, прежде чем инвестировать денежные средства в товарно-материальные запасы, необходимо понимать, что тем самым предприятие отказывается от альтернативных вариантов инвестиций.

Контроль за эффективным использованием средств в товарно-материальных запасах является необходимым условием успешной работы фирмы. Для быстрорастущих компаний это особенно важно, так как вложения в активы такого вида могут быстро выйти из-под контроля.

На уровне фирм запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому являют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. Однако, многие фирмы не уделяют этому должного внимания и постоянно недооценивают свои будущие потребности в наличных запасах. В результате этого фирмы обычно сталкиваются с тем, что им приходится вкладывать в запасы больший капитал, чем предполагалось.

Изменения объемов товарно-материальных запасов в значитель­ной степени зависят от превалирующего на данный момент отноше­ния к ним предпринимателей, которое, безусловно, определяется конъюнктурой рынка. Когда большое число предпринимателей на­строено оптимистично относительно возможностей экономического роста, они расширяют свои операции, увеличивают объемы инвес­тиций в создание запасов. Тем не менее колебания уровней послед­них не вызываются одним лишь инвестированием. Важными факто­рами выступают здесь качество принимаемых решений, а также то, какая конкретно технология управления запасами используется.

Оптимизация использования товарно-материальных ресурсов- одна из важнейших задач совершенствования системы управления предприятием. Опыт многих фирм показывает, что даже небольшое снижение уровня сверхнормативных запасов и ускорение оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться существенного увеличения рентабельности. Для решения этих задач требуется оперативная, полная и достоверная информация о текущем состоянии складских запасов, оборачиваемости товаров, перспективных потребностях в различных видах товарно-материальных ценностей, позволяющая принимать экономически обоснованные решения о частоте и объемах поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок.

В современных условиях возрастает роль материальных ресурсов, которые служат одним из показателей уровня развития средств производства. Эффективное использование средств производства предполагает к наиболее полному удовлетворению материальных и духовных потребностей потребителей.

Важным показателем эффективности использования материальных ресурсов является величина запасов в расчете на единицу выпуска продукции. Интенсификация общественного производства предполагает, что при абсолютном росте величины материальных затрат величина их на единицу продукции должна снижаться за счет сокращения материалоемкости производства, ускорение и транспортировки продукции, улучшения структуры запасов, ликвидации ненужных предприятию запасов.

Многообразие форм собственности в период рыночной экономики, расширение прав предприятий в управлении экономикой, отраслевые особенности производства требуют альтернативных, а подчас и многовариантных подходов при решении конкретных вопросов методики и техники ведения учета производственных запасов.

Цель выпускной квалификационной работы заключается в оценке и анализе состояния товарных запасов на предприятии торговли, а также разработки основных предложений, направленных на их нормализацию.

Исходя из поставленной цели, в работе сформулированы и решены следующие задачи:

- выявление и рассмотрение теоретических основ управления запасами продукции;

- применение основ управления запасами продукции на практике в ООО «Тракзапчасть»;

- анализ управления запасами продукции в ООО «Тракзапчасть»;

- выявление путей совершенствования системы управления материальными запасами.

Предметом исследования являются влияние состава и структуры товарных запасов на экономические показатели предприятия и их оптимизация.

Объектом исследования представленной работы выступили материальные запасы на предприятии, процессы их перемещения и хранения.

Теоретические и методологические основы работы составили научные труды отечественных и зарубежных экономистов по проблемам управления запасами.

Структура работы: введение, основная часть – три главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

Для написания работы использовалась специальная литература по экономике, менеджменту, маркетингу, организации предприятия: учебники, учебные пособия, справочная информация.

Теоретические основы управления запасами на предприятии торговли и оценка их состояния

Сущность товарных запасов

Прежде чем готовая продукция попадет конечному потребителю, она проходит производственный цикл. Учитывая, что ситуация на рынке носит непредсказуемый характер это отражается на производственном процессе. Назвать точную цифру, сколько будет продано готовой продукции в следующем месяце, не берется ни один специалист. Нельзя чтобы производство остановилось из-за отсутствия запасов сырья, по причине увеличения резкого спроса или перебоев в снабжении, то на производстве создаются запасы. Если бы производственный процесс функционировал как единый конвейер, то потребности в запасах сводились бы к нулю. В реальной жизни этого не происходит.

От объема и уровня товарного запаса в существенной степени зависит эффективность коммерческой деятельности фирмы. Они остро реагируют на всякие изменения рыночной конъюнктуры, прежде всего на отношение спроса и предложения. Сам факт их наличия не приносит их собственникам ничего, кроме расходов и убытков. Тем не менее, без них не может работать и функционировать ни одно торговое предприятие. Это товарные запасы.[47]

Товарные запасы представляют собой предметы потребления, находящиеся в сфере товарного обращения. Это товар, ожидающий часа своей продажи. Как только товар оказывается проданным, он переходит в сферу потребления и уже не является товарным запасом.

Товарный запас – это количество товаров определенного вида, сорта, находящихся на данный момент в сфере товарного обращения, в перевозке и на складах, в хранилищах, на витринах магазина.

Создание запасов всегда сопряжено с дополнительными финансовыми расходами.

Затраты, связанные с созданием и содержанием запасов можно разбить на несколько групп:

- отвлечение части финансовых средств на поддержание запасов;

- расходы на содержание специально оборудованных помещений (складов);

- оплата труда специального персонала;

- дополнительные налоги;

- постоянный риск порчи, хищения товара.

В свою очередь отсутствие необходимого объема запасов приводит также к расходам, которые можно определить в следующей форме потерь:

- потери от простоя производства,

- потеря от упущенной прибыли из-за отсутствия товара на складе в момент возникновения повышенного спроса,

- потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам;

- потеря потенциальных покупателей и др.

Кроме финансовых расходов, связанных с формированием запасов, предприниматель должен руководствоваться конъюнктурой рынка, где действуют побудительные мотивы.

Перечислим основные мотивы, которыми руководствуется предприниматель, создавая материальные запасы:

- возможность колебания спроса;

- сезонные колебания спроса на некоторые виды товаров;

- скидки за покупку крупной партии товаров;

- спекуляции на росте цен;

- снижение издержек, связанных с размещением и доставкой заказа;

- снижение издержек, связанных с производством единицы изделия;

- возможность равномерного осуществления операций по производству и распределению;

- возможность немедленного обслуживания покупателей;

- сведение к минимуму простоев производства из-за отсутствия запасных частей;

- упрощение процесса управления производством.

По перечисленным выше причинам предприниматели, как в торговле, так и в промышленности, отдают предпочтение созданию запасов, так как в противном случае увеличиваются издержки обращения, т.е. уменьшается прибыль. [36]

По тем же самым причинам вместо запасов можно создавать логистические технологии быстрого ответа, позволяющие достигать те же производственные или торговые результаты. Например, если срок оформления или доставки заказа для торговой точки сократить с трех дней до трех часов, то на случай непредвиденно большого покупательского спроса потребуется гораздо меньший страховой запас.

По назначению запасы делятся на два основных вида: производственные и товарные, которые в свою очередь делятся на три подвида: текущие, страховые, сезонные.

Рис.1.1.1. Общая классификация запасов (стандартная) [28]

Рассмотрим каждый из этих видов запасов.

Производственные запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей, предназначены для производственного потребления. Цель создания производственных запасов - обеспечить ритмичное функционирование производственного процесса.

Товарные запасы, представляют собой уже готовую продукцию, предназначенную для конечного потребителя, а также запасы, находящиеся на пути следования товара от поставщика к потребителю, т.е. на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.

Товарные запасы, в свою очередь, подразделяются на товарные средства производства и товарные предметы потребления.

Как уже отмечалось, производственные и товарные запасы делятся на:

Текущие запасы - главная часть всех запасов. Обеспечивает непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками.

Страховые запасы - обеспечивают материалами или товарами производственный или торговый процесс в случае непредвиденных обстоятельств.

Страховой запас, является своеобразным амортизатором, который позволяет предпринимателю чувствовать себя комфортно. Однако за пользование комфортом положено платить.

При нормальном ходе производственного или торгового процесса объем страхового запаса, в отличие от текущего, не меняется.

Сезонные запасы - появляются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки.

По отношению к производству или торговле материальные запасы разделяют на следующие виды:

- переходящие;

- подготовительные;

- неликвидные;

- запасы в пути и др.

К переходящим запасам относятся остатки материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность производственного или торгового процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента поставки очередной партии товара.

Подготовительные запасы - это часть текущих запасов, которые требуют дополнительной подготовки перед использованием их в производственном или торговом процессе.

Неликвидные запасы - это неиспользуемые длительное время производственные или товарные запасы.

Запасы в пути - запасы находящиеся на момент учета в процессе транспортировки. [18]

В любой момент времени в системе материально-технического снабжения обычно имеются определенные запасы, движущиеся из одной части этой системы в другую. При больших временных интервалах между моментом выхода товара со склада и моментом его получения заказчиком будет накапливаться большое количество переходных запасов. Например, при среднем уровне спроса на данный товар, равном 200 изделий в неделю, и сроке его поставки заказчику, равном двум неделям, общий объем переходных запасов этого товара составит в среднем 400 изделий.

Для определения (оценки) среднего количества технологических или переходных товарно-материальных запасов в данной системе материально-технического обеспечения в целом используется следующая формула:

J= ST, (1.1.1)

где J - общий объем технологических или переходных (находящихся в процессе транспортировки) товарно-материальных запасов, ; S - средняя норма продаж этих запасов на тот или иной период времени, руб./ч.; Т - среднее время транспортировки, ч..

Страховые запасы служат своего рода «аварийным» источником снабжения в тех случаях, когда спрос на данный товар превышает ожидания. На практике спрос на товары удается точно спрогнозировать чрезвычайно редко. Это же относится и к точности предсказания сроков реализации заказов. Отсюда и необходимость в создании страховых товарно-материальных запасов.

Можно выделить несколько причин по которым предприниматели заказывают больший объем товаров, чем требуется на данный момент. Во-первых, это связано с задержкой получения заказанных товаров. Во-вторых, возможность получить товар в неполном объеме, что вынуждает заказчиков (в особенности посредников) хранить какое-то время те или иные товары на складе. В-третьих, предоставление скидок, получаемые заказчиком при покупке им крупной партии товаров. В-четвертых, транспортные, накладные и др. расходы остаются одинаковыми независимо от объема партии. Например, стоимость одного контейнера будет одна и та же независимо от того, загружен полностью контейнер или нет. [21]

Создание запасов требует дополнительных финансовых затрат. Поэтому возникает необходимость в сокращении этих финансовых затрат с помощью достижения оптимального баланса между объемом запаса, с одной стороны, а с другой - финансовыми затратами.

Этот баланс достигается выбором оптимального объема партий заказанных товаров, или определением экономического (оптимального) размера заказа - EOQ (economic order quantity), который вычисляется по формуле:

EOQ = 2AD/vr (1.1.2)

где А - затраты на производство, руб.; D - средний уровень спроса, безразмерная величина; v - удельные затраты на производство, руб./мин.; r - затраты на хранение, ч./руб..

Предлагаемые компанией услуги в той или иной степени, представляют собой функцию ее резервных запасов, и наоборот, резервные запасы компании являются функцией ее услуг. Ясно, что компания будет пытаться минимизировать уровень своих резервных запасов всоответствии с декларированной ею стратегией обслуживания заказчиков. И здесь опять возникает необходимость компромисса - на этот раз между издержками хранения резервных запасов, предназначенных для приспособления к неожиданным колебаниям спроса, и выгодами, получаемыми компанией при поддержании такого уровня обслуживания своих клиентов.

Следовательно, определение точного уровня необходимых резервных запасов зависит от трех факторов, а именно:

- возможного колебания сроков восстановления уровня запасов;

- колебания спроса на соответствующие товары на протяжении срока реализации заказа;

- осуществляемой данной компанией стратегии обслуживания заказчиков.

Определить точный уровень необходимых резервных запасов в условиях нестабильности сроков реализации заказов, изменчивого спроса на товары и материалы достаточно сложно. Для нахождения удовлетворительных решений проблем, связанных с резервными товарно-материальными запасами, необходимо использовать моделирование или имитацию различных сценариев. [15]

Поскольку на предприятиях различных отраслей создание товарно-материальных запасов определяется той специфической ролью, которую они играют в процессе выпуска продукции, то объяснимы и различия в подходах к политике капиталовложений в данной области и к определению приоритетности задач, решаемых в ходе производства. Например, на некоторых производственных предприятиях основной задачей является контроль за сырьем, в других - за готовой продукцией, а на предприятиях отраслей, производящих инвестиционные товары, большая часть организационных усилий концентрируется на контроле за незавершенным производством.

Отсутствие нужного ассортимента товаров может вызвать сокращение объема продаж и разочарование потребителей. Нехватка сырья может повлечь за собой закрытие предприятия либо изменение производственного графика, что, в свою очередь, может обернуться дополнительными расходами или дефицитом готовой продукции. Если дефицит продукции грозит срывом производственных и маркетинговых планов, то избыточный объем запасов тоже чреват проблемами. Из-за чрезмерных запасов растет потребность в складских площадях, в оборотном капитале, в расходах на страховку и выплату налогов, к тому же хранящаяся на складе продукция может устареть и утратить часть стоимости; словом, расходы растут, а прибыльность падает. Управление складскими запасами актуальная, но, несмотря на кажущуюся простоту, сложная задача. Различные факторы, влияющие на спрос, динамику продаж, рентабельность и качество обслуживания трудно формализуемы. [11]

Современные Российские производственные предприятия работают в динамичных социальных и экономических условиях. Тенденция развития современного управления производством состоит в том, что все больше задач перекладывается на плечи специалистов среднего звена управления, которые и определяют сейчас политику предприятия. На крупном предприятии таких специалистов сотни, они принимают в день тысячи решений, от качества которых сейчас зависит ускорение цикла производства, сокращение убытков предприятия, сокращение сроков выпуска, повышение качества продукции, снижение издержек и, как результат, повышение эффективности работы предприятия в целом, его конкурентоспособности.

К причинам возникновения излишних запасов можно отнести нестабильность планов выпуска продукции (уменьшение планируемого выпуска до нескольких раз в значительной степени влияет на потребление, использование запасов), излишние страховые запасы, недостаточно эффективные методы контроля уровня запасов, ошибки в учете, брак, дискретность объема закупок и т.д.

Прежде всего, следует отметить, что излишний запас, хранимый на складе, приносит убытки предприятию в виде издержек на хранение, учет, замораживания оборотных средств и т.п. Также происходит моральное и физическое устаревание, что влечет понижение его стоимости, и, соответственно, упущенную выгоду. Сгладить эти издержки можно за счет альтернативных способов использования ресурса: продажи, использования в качестве замены для других материалов, утилизации и др. В этом случае частично удастся погасить издержки или даже получить выгоду от реализации. Полностью избежать появления излишних запасов невозможно. Их появление - объективный процесс. Снижение убытков предприятия от хранения излишних запасов является одной из главных задач системы управления запасами.

Проблема снижения неликвидов заключается также в сложности реализации этих запасов по причине отсутствия механизмов их продажи. На современном этапе отсутствуют структуры, обеспечивающие обмен информацией о неликвидах между предприятиями. Раньше такой проблемой на уровне министерства занимался специальный отдел, который накапливал информацию о неликвидах и предоставлял ее предприятиям, что позволяло найти им применение на других заводах. Сейчас, даже при наличии возможности публиковать информацию в Интернет, продажа неликвидов является проблемой. [7]

Задача продажи неликвидных запасов дополняется рядом организационных задач внутри предприятия. Необходимо всегда иметь объективную информацию о неликвидах, чтобы не вводить в заблуждение потенциального покупателя. Необходимо разработать методики формирования цены продажи, позволяющие не продешевить, и в то же время, не завышать цены на неликвидную продукцию. Необходимо также учитывать географическое распределение потенциальных потребителей. Все это требует пересмотра старых и создания новых стандартов предприятия, регулирующих эти вопросы.

Неликвидными запасами считаются те, которые были выявлены персоналом из всего объема запасов. Существуют еще не выявленные излишние запасы, выявить которые среди огромного количества материалов, применяя существующие методы и модели управления запасам, невозможно. В существующих методиках в большей степени эти недостатки обусловлены неточностью информации о хранимых ресурсах и их передвижении, недостаточной проработкой методов и методик их выявления.

Неликвидные запасы предприятия мертвым грузом лежат на складах предприятия, принося убытки в виде упущенной выгоды (замораживание оборотных средств), затрат на хранение, потери стоимости в результате морального и физического устаревания. Именно поэтому методики выявления излишних запасов, основанные на анализе времени пролеживания запасов, неэффективны. Проблемы управления запасами крупных предприятий определяются также рядом особенностей, которые предопределяют жесточайшие требования к применяемым на практике моделям управления запасами. К таким особенностям можно отнести размерность во всех аспектах:

1. огромная номенклатура используемых материальных ресурсов;

2. необходимость использования различных моделей при управлении запасами различных типов ресурсов;

3. огромное количество проводимых операций;

4. множество складов различного типа и назначения;

5. огромное количество операторов - пользователей информационной системы предприятия, использующих и вводящих информацию;

6. достаточно сложные логистические цепочки перемещения материальных ресурсов как внутри предприятия, так и вне него и т.д. [4]

Система снабжения крупного промышленного предприятия относится к числу многономенклатурных. Многономенклатурность является основным фактором, усложняющим систему управления запасами, что отражается и на остальных элементах системы. В частности, спрос на некоторые виды номенклатуры может быть комплектным и коррелированным. Поставки могут быть совмещаемыми и раздельными. Стратегии управления для разных номенклатур и групп складов могут отличаться, что влечет необходимость применения различных методик управления для каждой группы материалов.

Для обеспечения производства необходимыми материалами на предприятии существует множество складов различного назначения и уровня: центральные, цеховые, закупочные, сбытовые и т.д. Закупками материальных ресурсов (МР) занимаются десятки специалистов службы снабжения. Система снабжения может быть построена по смешанному принципу: эшелонированному, линейному и децентрализованному. На предприятии, как правило, выбирается один из принципов, который оптимален для основной массы запасов. Управление другой частью запасов по иному принципу могло бы дать положительный результат.

Учет и анализ движения ресурсов на таких предприятиях невозможен без использования мощной информационной системы. Даже сейчас в начавшийся для России век автоматизации состояние информационного обеспечения, как показывает аналитический обзор, характеризуется:

1. низким уровнем автоматизации и информатизации информационных потоков;

2. большой избыточностью информации в бухгалтерских и статистических отчетах;

3. практической невозможностью получения оперативных данных о текущем состоянии запасов;

4. несовершенством информационных связей между отделами и службами предприятий, самими предприятиями;

5. большой трудоемкостью ведения документооборота и т.п.

Внедрение такой сложной информационной системы требует огромных финансовых, временных, трудовых и интеллектуальных ресурсов. Многие внедрения систем класса MRP, ERP в последние годы потерпели фиаско или фактически не оправдали возложенных на них надежд. По мнению автора, одной из важнейших причин является необходимость реинжиниринга бизнес процессов, а не прямая автоматизация существующих. Реинжиниринг должен охватывать все элементы системы управления предприятием, одной из основных таких частей является система управления запасами.

Непрерывные и довольно существенные изменения в технологиях, рынках сбыта и потребностях клиентов стали обычным явлением, и компании, стремясь выжить и сохранить конкурентоспособность, вынуждены непрерывно перестраивать свою стратегию и тактику. Этот факт также доказывает необходимость реинжиниринга бизнес процессов предприятий. [14]