Економічна сутність поняття «кредиторська заборгованість» та її класифікація

У ринкових умовах господарювання взаємовідносини між підприємствами мають характер грошових розрахунків. Розрахунки між підприємствами і організаціями – це одна з необхідних складових розширеного відтворення. Вони опосередковують розподіл і перерозподіл суспільного продукту, перехід його з товарної форми в грошову, і навпаки. Розрахунки ґрунтуються на економічній базі кругообігу коштів в процесі виробництва і є суспільним визнанням того, що підприємство-виробник тієї чи іншої продукції виконало свої виробничі зобов’язання і поставлені цілі.

Значна питома вага в складі джерел коштів підприємства належить позиковим коштам, у тому числі й кредиторській заборгованості.

Кредиторська заборгованість — це заборгованість підприємства іншим юридичним і фізичним особам, що виникла в результаті здійснених раніше дій (подій), оцінена в гривнях і щодо якої в підприємства існують зобов'язання її погашення в певний строк.

У процесі здійснення підприємницької діяльності суб’єкт господарювання взаємодіє з іншими підприємствами, організаціями, які поставляють матеріальні цінності, включаючи виробничі запаси, обладнання, інші активи, надають послуги, виконують роботи, необхідні для забезпечення звичайної діяльності підприємства. У результаті виникає поточна кредиторська заборгованість перед вітчизняними та іноземними постачальниками та підрядниками.

Розрахунки з постачальниками та підрядниками проводяться в готівковій, безготівковій формі або зарахуванням взаємних вимог на підставі первинних документів (накладних, товарно-транспортних накладних, актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), податкових накладних, виписок банку).

Постачальники — це юридичні та фізичні особи, які здійснили для підприємства поставку виробничих запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, необоротних активів чи інших цінностей. За поставку виникли зобов’язання, які підлягають оплаті.

Підрядники — це юридичні та фізичні особи, які виконали для підприємства будівельні, ремонтні чи інші роботи.

Незважаючи на давню історію існування кредиторської заборгованості та стан її вивчення, в сучасній науковій літературі немає єдиної думки щодо трактування цього поняття.

Так, А.Б. Борисов, визначає кредиторську заборгованість як грошові кошти, які тимчасово підпорядковані підприємству, фірмі, які підлягають поверненню юридичній або фізичній особі, у яких вони позичені і яким вони не виплачені [3, с. 437].

Бутинець Ф.Ф., Горецька Л.Л. розглядають кредиторську заборгованість як форму розрахунку за товари і послуги, які придбаються у ході операцій компанії, що періодично повторюються і використовуються у виробництві (в якості сировини) чи для перепродажу (інакше її називають рахунками до сплати чи торговими рахунками до сплати) [4, с. 387].

У свою чергу С.Ф. Голов та В.М. Костюченко зазначають, що кредиторська заборгованість, рахунки до оплати (Accounts Payable) – це суми, які нараховуються постачальникам за купівлю у них товарів або послуг в кредит [8, с. 320].

Партин Г.О. та Загородній А.Г. наголошують, що кредиторська заборгованість – це заборгованість підприємства іншим юридичним і фізичним особам, що виникла в результаті здійснених раніше дій (подій), оцінена в гривнях і щодо якої в підприємства існують зобов’язання її погашення в певний строк [11, с. 112].

Цал-Цалко Ю.С. ідентифікує кредиторську заборгованість як тимчасове залучення активів у господарську діяльність підприємства за рахунок тимчасово безоплатного одержання майна інших суб’єктів господарювання [18, с. 260].

У великому економічному словнику під кредиторською заборгованістю розуміється заборгованість даної організації іншим організаціям, робітникам і особам, які називаються кредиторами [2, с. 247].

Ткаченко Н.М. стверджує, що кредиторська заборгованість – це тимчасово залучені суб’єктом у власне користування грошові кошти, які підлягають поверненню юридичній або фізичній особі [15, с. 683].

Як правова категорія, – пише Н.В. Чабанова та Ю.А. Василенко, – кредиторська заборгованість – це особлива частина майна організації, що є предметом обов’язкових правовідносин між організацією і її кредиторами. Організація володіє і користується кредиторською заборгованістю, але вона зобов’язана повернути чи виплатити дану частину майна кредиторам, що мають права вимоги на неї. Дана частина майна – це борги організації, чуже майно, чужі кошти, що знаходяться у володінні організації-боржника [20, с. 413].

Кредиторська заборгованість, на думку І.А. Бланк, – це поточні зобов’язання підприємства, що відображають його заборгованість перед господарськими партнерами з комерційних операцій; з розрахунків, нарахованих до оплати тощо [17, с. 162].

Черкав Д.І. вважає, що кредиторська заборгованість виникає (або погашається) при здійсненні організацією будь-яких операцій, пов’язаних з рухом грошових засобів, матеріальних ресурсів або прийняттям на себе відповідних зобов’язань [33, с. 453].

Отже, як бачимо, наведені трактування поняття “кредиторська заборгованість” підтверджують те, що існують певні розбіжності у визначені даного поняття. В основному вчені розглядають кредиторську заборгованість, як грошові кошти, деякі як частину майна або форму розрахунків за товари та послуги, але ніхто не наголошує на тому, що кредиторська заборгованість є складовою кругообігу капіталу. Адже елементи кругообігу капіталу є частиною безперервного потоку господарських операцій. Закупівлі призводять до збільшення виробничих запасів і кредиторської заборгованості, виробництво – до збільшення готової продукції, реалізація – до зростання дебіторської заборгованості і грошових коштів. Цей цикл операцій багаторазово повторюється і в результаті зводиться до грошових надходжень і платежів. Тому, вважаємо, що кредиторська заборгованість – це складова кругообігу капіталу, котра виступає предметом обов’язкових правовідносин між боржником і його кредитором, що виникли на стадії постачання і мають гривневий еквівалент.

З метою бухгалтерського обліку П(С)БО 11 класифікує зобов’язання наступним чином (рис. 1. 6).

Отже, як бачимо, П(С)БО 11 пропонує загальну класифікацію, яка є універсальною для будь якого підприємства. Колектив авторів, Н.І. Верхоглядова, В.П. Шило, С.Б. Ільїна, погоджуються з даною класифікацією, але зазначають що для правильної організації бухгалтерського обліку зобов’язань важливим є визначення моменту виникнення зобов’язання, оскільки юридичні та економічні аспекти цього питання не збігаються. Так, у момент підписання договору на одержання кредиту між підприємством і банком виникає юридичне зобов’язання, суть якого полягає в тому, що воно підлягає виконанню в майбутньому. В бухгалтерському обліку підприємства зобов’язання знаходить своє відображення лише тоді, коли на його поточний рахунок банк зарахує грошові кошти [23, с. 323].

довгострокові

поточні

забезпечення

непередбачені зобов’язання

доходи майбутніх періодів

Рисунок 1. 6 – Класифікація зобов’язань за П(С)БО 11

Тому пропонують поділяти зобов’язання залежно від порядку визначення суми до погашення зобов’язання на реальні та потенційні. Реальні зобов’язання виникають на підставі договору, контракту, одержаного рахунку (як правило, сума заборгованості та строк погашення по них є конкретними і вказуються у відповідних документах).

Залежно від строку погашення реальні зобов’язання поділяють на поточні та довгострокові. Потенційні зобов’язання характеризуються тим, що сума і термін платежу за ними не визначені і залежать від подальших подій у майбутньому. Потенційні зобов’язання поділяються на забезпечення, непередбачені зобов’язання та доходи майбутніх періодів.

Фактичні зобов’язання виникають на основі договору, контракту, одержаного рахунку, сума заборгованості за якими відома.

За умовними зобов’язаннями, навпаки, точна сума не може бути визначена до настання певної дати. Це заборгованість зі сплати податків, відпусток тощо.

Короткострокові (поточні) зобов’язання мають бути погашені в процесі одного операційного циклу діяльності підприємства або протягом одного фінансового року після дати складання балансу.

Термін оплати довгострокових зобов’язань перевищує фінансовий рік [25, c. 294].

Досить дискусійним є підхід І.А. Бланк щодо визначення сутності та видів кредиторської заборгованості. Автор зазначає, що кредиторська заборгованість – це поточні зобов’язання підприємства, при цьому не уточнює сутності поняття “поточні зобов’язання”. Але якщо поточними зобов’язаннями вважати короткострокову заборгованість, тоді як у звітності відображати заборгованість по довготривалих операціях?Адже виконання інвестиційних програм, розробка перспективних проектів розвитку підрядниками ініціатора і навіть залучення підприємством позикових коштів фінансово-кредитних установ на дані цілі сприятиме утворенню довгострокової заборгованості. Так як короткостроковий період призводитиме до уповільнення кругообігу засобів підприємства, породжуватиме проблеми, що будуть пов’язані з дефіцитом грошової маси для обслуговування кругообігу засобів виробництва.

Автор наголошує, що у сучасній фінансовій практиці виділяють наступні основні види кредиторської заборгованості (рис. 1.7).

Види кредиторської заборгованості підприємства
	кредиторська заборгованість за товари, роботи та послуги, термін оплати за якими не настав
	кредиторська заборгованість за товари, роботи та послуги, котрі вчасно не оплачені
	кредиторська заборгованість за виданими векселями
	кредиторська заборгованість за отриманими авансами
	кредиторська заборгованість за розрахунками з бюджетом і позабюджетними платежами
	кредиторська заборгованість зі страхування
	кредиторська заборгованість з оплати праці
	інші види кредиторської заборгованості

Рисунок 1.7 – Види кредиторської заборгованості за І.А. Бланком [1, с. 163]

Отже, як бачимо, автор розглядає досить розгорнуту класифікацію, але, на жаль, не приділяє уваги довгостроковим зобов’язанням. Виходячи із практичної доцільності, дана класифікація актуальна для підприємств малого та середнього бізнесу, адже великий бізнес потребує забезпечення реалізації довгострокових стратегій підприємства, що у свою чергу вимагатиме довготривалих розрахунків з контрагентами.

Найбільш розгалужену класифікацію зобов’язань за різними ознаками пропонує колектив Житомирської наукової бухгалтерської школи на чолі з Ф.Ф. Бутинцем, а саме:

– за складністю: прості, складні;

– за визначеністю у часі: обмежені у часі, безстрокові;

– за забезпеченістю виконання зобов’язань: забезпечені, незабезпечені;

– залежно від підстави виникнення зобов’язання: договірні, позадоговірні;

– за способом погашення: монетарні, немонетарні;

– за часом виникнення: теперішні, майбутні;

– за терміном погашення: довгострокові, короткострокові;

– за можливістю оцінки: фактичні, оціночні, умовні [22, с. 461].

Цієї ж думки дотримується І.В. Орлов і зазначає, що класифікація зобов’язань у бухгалтерському обліку створена на основі господарських процесів, а тому зводиться до простого переліку, який регулює П(С)БО. Через це доцільно розглядати класифікацію бухгалтерських зобов’язань за різними ознаками. Автор наголошує, що П(С)БО 11 “Зобов’язання” не дає деталізованої характеристики класифікаційних ознак конкретних видів зобов’язань, порівняно з ознаками, які наводяться у Цивільному та Господарському кодексах. Така характеристика класифікаційних ознак дасть змогу чітко коментувати загальні положення бухгалтерського обліку зобов’язань [26].

Звичайно в бухгалтерському обліку відображаються не всі господарські зобов’язання, а лише ті, що випливають з виконання укладених підприємством договорів чи здійснених дій. Тому в умовах МСФЗ-трансформації для потреб бухгалтерського обліку достатнім буде поділ зобов’язань на поточні (короткострокові) та довгострокові. Така класифікація полегшить і, в свою чергу, актуалізує роботу бухгалтерської служби. Також, виходячи з практичної необхідності, для потреб управління (акціонерів, керівництва) доречно було б виділяти із загальної класифікації суми простроченої кредиторської заборгованості, що утворюється в результаті порушення покупцями порядку і термінів оплати розрахункових документів.

Виокремлення даного виду зобов’язань є необхідним для контролю сум простроченої кредиторської заборгованості, встановлення реальності її погашення, розрахунку часткових показників фінансової стійкості та платоспроможності підприємства, а по заборгованості, термін позовної давності якої минув, – вчасного відображення в декларації про прибутки та збитки підприємства.

Отже, на основі проведеного дослідження визначено, що належна організація обліку кредиторської заборгованості на підприємстві будь-якої форми власності має важливе значення, оскільки сприяє упорядкуванню інформації, прозорості та достовірності даних розрахункових операцій за борговими зобов’язаннями (з кредиторами).

Досягнення і належна підтримка стійкого фінансового положення підприємством є запорукою його подальшого економічного і фінансового зростання. Адже при недостатній платоспроможності підприємство буде змушене поставити основною метою діяльності не власну капіталізацію і зростання добробуту його власників, а позицію щодо утримання на конкурентному ринку. Передовий досвід свідчить, що одним із показників стійкого фінансового становища в умовах конкурентоспроможності є позитивна кредиторська заборгованість та належно організована робота з її управління.

1.4 Охорона праці на ТзОВ «Дарсі» ……………………………

Розділ 2 Організація облік розрахунків із кредиторами на ТзОВ «Дарсі»

2.1 Організаційні аспекти обліку розрахунків з кредиторами ТзОВ «Дарсі»

Етапи організації бухгалтерського обліку тісно пов'язані між собою та повністю залежать від якості первинних даних, відображених в документах.

Облік розрахунків з постачальниками є важливим елементом у системі бухгалтерського обліку на даному підприємстві. До основних завдань цього обліку відносять:

- формування повної й достовірної інформації про стан розрахунків з постачальниками за товари, виконані роботи, надані послуги, необхідної користувачам бухгалтерської звітності;

- забезпечення інформацією, необхідної користувачам бухгалтерської звітності для контролю за дотриманням законодавства України при здійсненні організацією господарських операцій і їхньою доцільністю, наявністю й рухом майна й зобов'язань, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами й кошторисами;

- контроль за дотриманням форм розрахунків, установлених у договорах з постачальниками й покупцями;

- контроль за станом дебіторської й кредиторської заборгованості;

- своєчасна звірка розрахунків з дебіторами й кредиторами для виключення простроченої заборгованості;

- контроль за виконанням плану надходження товарів;

- контроль виконання договірних зобов'язань постачальниками по кількості (обсягу), асортиментам, якості, строкам поставок товарів.

Слід зазначити, що розрахунки з постачальниками є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умов наступної оплати або іншого погашення зобов'язань.

Початковою стадією облікового процесу, на якій відбувається фіксування господарської операції в первинному документі, її зміна та реєстрація, є організація первинного обліку.

Взаємовідносини підприємства з постачальниками регулюються раніше укладеними договорами. Договором поставки визнається такий договір купівлі-продажу, за яким продавець (постачальник), який здійснює підприємницьку діяльність, зобов'язується передати в обумовлений термін вироблені чи придбані ним товари покупцю. Це правовий документ, що визначає також права та обов’язки сторін. В ньому наводять таку інформацію: адреси сторін, предмет договору (найменування й кількість товару), ціна, умови й строки поставки, порядок розрахунків, відповідальність сторін за порушення умов договірних зобов’язань та ін.

Обов'язковою умовою укладання договорів має бути максимально точне відображення зобов'язань обох сторін.

Договори не є бухгалтерськими документи, але вони є початком подальшої роботи. Бухгалтер підприємства візує всі угоди, одночасно здійснюючи перевірку правильності їх складання: повнота викладення умов угоди, які повинні бути конкретизовані в частині строків виконання зобов'язань; вимоги до якості товару, способу доставки; відповідальність сторін за порушення умов угоди; порядок оформлення виконання зобов'язань, фінансових гарантій, що забезпечують виконання умов угоди.

Зобов'язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення. З метою відображення в обліку зобов'язання повинні бути достовірно оцінені. Відповідно до вимог діючого законодавства на ТзОВ «Дарсі» поточні зобов'язання оцінюються та відображаються в звітності за сумою погашення.

В обліку визнання зобов'язань під час придбання підприємством матеріальних і нематеріальних цінностей, послуг здійснюється з дотриманням принципу відповідності. Для цього використовується метод нарахування, дотримання якого, з погляду визнання зобов'язань стосовно до своїх кредиторів, потребує від ТзОВ «Дарсі» правильного визначення моменту переходу права власності на відповідні цінності або моменту отримання послуг. Саме на момент переказу права власності, який визначається, наприклад: умовами договору, за відсутності одночасного розрахунку у грошовій формі з постачальниками та підрядниками виникають зобов'язання за отримані активи.

Конкретно на ТзОВ «Дарсі» поставка ліків, матеріальних цінностей може здійснюватися: працівником підприємства - довіреною особою; підприємством-постачальником (яке згідно з укладеним договором, доставляє товар на склад покупця); зобов'язання щодо поставки товару на склад покупця бере на себе транспортна організація (перевізник).

Відпускаючи цінності із складу, постачальник виписує накладну-вимогу на відпуск ліків, із зазначенням номеру довіреності, дати її видачі, а також найменування, його кількість. Якщо ТМЦ доставляється автотранспортом, то оформляється товарно-транспортна накладна. Якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й податкову накладну. Податкова накладна є звітним податковим документом і одночасно розрахунковим документом, що підтверджує виникнення податкового обов'язку платника податків у зв'язку з продажем товарів (робіт, послуг) і одночасно підтверджує право на податковий кредит у покупця – платника податків у зв’язку з придбанням. Обов’язкові реквізити: номер, дата виписування та дата отримання, назва юридичної особи, повна назва одержувача, податковий номер платника податку, місцезнаходження юридичної особи або місце податкової адреси фізичної особи, опис (номенклатура) товарів (робіт, послуг) та їх кількість (обсяг, об`єм), ціна продажу без врахування ПДВ, ставка та сума ПДВ, сума з ПДВ. Цей документ засвідчується підписом та печаткою продавця.

Для розрахунків з постачальниками за отримані ліки ТзОВ «Дарсі» переважно використовує платіжне доручення, за яким обслуговуючий банк перераховує кошти на рахунок постачальника, в окремих випадках використовувалась готівкова форма оплати.

Отже, розрахунки з постачальниками і підрядниками відображаються в обліку на підставі таких документів: рахунків-фактур, накладних, рахунків, актів прийняття робіт (послуг), товарно-транспортних накладних, податкових накладних, документів тран-спортних підприємств, розрахункових документів про сплату мита, зборів і податків (при розрахунках з іноземними постачальниками і підрядниками). Крім того, підставою для оприбуткування та оплати придбаних ліків є документи, що підтверджують їхню якість, ліцензії, сертифікати. При виявленні нестачі або дефекту товарів приймання не припиня-ється, а складається рекламаційний акт, у якому зазначається невідповідність якості, комплектності, асортименту та інших характеристик даним супровідних документів.

Заборгованість перед постачальниками може погашатися шляхом:

1) безготівкових розрахунків — за допомогою платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, чеків, акредитивів, векселів, платіжних вимог, інкасових до-ручень (розпоряджень);

2) готівкових розрахунків. Документальним підтвердженням таких розрахунків є: чек ЕККА, квитанція до прибуткового касового ордера, копія чека з відміткою «оплачено».

Взаємні претензії за розрахунками між платниками та одержувачами коштів розглядаються сторонами в претензійно-позовному порядку.

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками ведеться на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», який призначений для обліку поточних зобов’язань з розрахунків з постачальниками, підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи й надані послуги.

За кредитом цього рахунка відображається заборгованість за отримані від постачальників і підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, а за дебетом — її погашення, сплата тощо.

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» має такі субрахунки:

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»;

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками».

На субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за отримані товарно- матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками і підрядниками.

На субрахунку 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за отримані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи та надані послуги.

При розрахунках з постачальниками підприємства можуть використати такі документи для безготівкових розрахунків:

- платіжні доручення;

- платіжні вимоги-доручення;

- чеки;

- акредитиви;

- векселі.

У передбачених чинним законодавством випадках кошти з рахунків підприємств можуть зніматися без їх згоди (безакцептно).

Рахунок 63 кредитують на суму фактично одержаних товарно-матеріальних цінностей, спожитих робіт і послуг в кореспонденції з дебетом матеріальних і затратних рахунків. Запис роблять на підставі товарно-транспортних накладних, накладних, рахунків-фактур, актів приймання виконаних робіт і послуг. Отже, за кредитом рахунку 63 записують суму згідно з розрахунковими документами і відносять у дебет рахунків 15, 20, 21, 22, 23, 25, 91, 92,93, 64. У зв'язку з тим, що товаро-матеріальні цінності оприбутковують за цінами постачальників без суми податку на додану вартість (ПДВ), то за кредитом рахунку 63 записують загальну суму, яку потрібно заплатити згідно з одержаними документами, а за дебетом кореспондуючих рахунків запис роблять без ПДВ, суму якого відносять у дебет субрахунку 641 «Розрахунки за податками».

Якщо ПДВ окремо не виділяється (покупець або продавець не платники ПДВ, звільнені від сплати ПДВ або не отримана податкова накладна тощо), то на вартість придбаних цінностей відносять загальну суму, яка підлягає сплаті постачальникам.

За дебетом рахунку 63 обліковують уплачені суми для погашення заборгованості постачальникам і підрядникам, а також внесення підприємством попередньої оплати або погашення кредиторської заборгованості (табл. 2.1). Запис роблять на підставі виписок банку та інших документів, які підтверджують факт проведення оплати.

Таблиця 2.1 – Типові операції щодо обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
дебет	Кредит
Оплачено постачальникам і підрядникам
з поточного рахунку	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»
через акредитив	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»	313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»
виданими векселями	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»	62 «Короткострокові векселі видані»
за рахунок короткострокової позики банку	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»	60 «Короткострокові позики»
оприбутковано від постачальників матеріальні цінності	20 «Виробничі запаси», 28 «Товари»	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
нараховано підрядникам за виконані роботи і надані послуги згідно зі складеними актами	15 «Капітальні інвестиції», 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут»	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
відображено ПДВ згідно з податковими накладними постачальників	64 «Розрахунки за податками й платежами»	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
відображено залік взаємної заборгованості між постачальниками та покупцями	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»	36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»

На ТзОВ «Дарсі» аналітичний облік ведуть за окремими рахунками постачальників та підрядників, фактами надходження ліків та медичних товарів.

В системі «1С», яка використовується на ТзОВ «Дарсі» , ведеться журнал операцій, який є відображенням бази даних і має вигляд списку господарських операцій, які відбулись на підприємстві. Кожному рядку журналу відповідає одна операція. Бухгалтерські підсумки формуються програмою «1С:Бухгалтерия 8.1» за найрізноманітніші проміжки часу: день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані при будь-яких змінах, викликаних введенням нових проводок і бухгалтерських операцій.

Застосування програми «1 С: Підприємство 8.1» дозволяє ефективно вирішити проблему аналітичного обліку.

У програми «1 С: Підприємство 8.1» аналітичний облік організовується за допомогою спеціального механізму субконто. Субконто називається об’єкт аналітичного обліку. Терміном «субконто» можуть бути позначені будь-які об’єкти аналітичного обліку. Видом субконто, у свою чергу, називається безліч однотипних об’єктів аналітичного обліку.

Конфігуратор програми «1 С: Підприємство 8.1» дозволяє організувати будь-яку кількість видів субконто за будь-яким рахунком або субрахунком, відповідно до вимог повноти аналітичного обліку на підприємстві. Для цього при редагуванні планів рахунків до необхідного рахунку або субрахунку «прикріпляється» потрібний вид субконто. До рахунку або субрахунку можна прикріпити до 5-ти видів різних субконто і, таким чином, організувати ведення аналітичного обліку в будь-яких необхідних розрізах.

Окрім цього, можливості ведення аналітичного обліку в програмі «1С: Підприємство 8.1» дозволяють вести облік одного і того ж об’єкту аналітики в різних розрізах. Так, один і той же довідник може бути призначений для різних видів субконто.

Багаторівнева аналітика дозволяє отримувати бухгалтерські підсумки з різним ступенем деталізації. Якщо для ведення аналітичного обліку використовуються субконто, то для реалізації багаторівневої аналітики необхідно призначати видами субконто довідники. Довідники в програмі «1 С: Підприємство 8.1» можуть мати до 10 рівнів вкладеності, це дозволяє вести облік з необхідним ступенем деталізації.

Властивості програми «1 С: Підприємство 8.1» дозволяють організувати ведення аналітичного обліку з використанням субрахунків або субконто. Проте можливості, які надає ведення аналітичного обліку на субрахунках і з використанням субконто, принципово розрізняються.

Побудова структури субконто для обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками ґрунтується на визначенні змісту кожного виду зобов’язань, який обумовлюється характером операцій з грошовими коштами, що надходять з різних джерел і спричиняють до утворення того чи іншого виду зобов’язань.

Різні види субконто для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками дозволять підприємствам відобразити в обліку інформацію щодо утворення зобов’язань та погашення заборгованості за ними, вартість залучених фінансових ресурсів, дотримання терміну платежу та інше, вирішити задачу відображення в обліку ризиків зобов’язань та справедливої вартості створених джерел фінансування, як цього вимагає Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Отримання такої інформації щодо розрахунків з постачальниками і підрядниками створює умови для здійснення оперативного та ретроспективного аналізу, проведення перспективного аналізу та прогнозування позикового капіталу для підвищення контролю на всіх рівнях і етапах та здійснення гнучкого виробничо-фінансового менеджменту.

Слід відмітити також, що система формує обов’язкові фінансові та статистичні звіти підприємства автоматично, а також існує можливість складати податкову звітність.

Облік розрахунків ТзОВ «Дарсі» з його контрагентами (постачальниками) ведеться в типовій конфігурації в розрізі документів-замовлень.Довіднику Контрагенти міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства (юридичних і фізичних осіб, з якими підприємство спілкується). У програмі цей довідник використовують для виписування різноманітних документів та організації аналітичного обліку на рахунках 63, 68 й ін.

Документом-замовленням в програмі є перший документ, пов’язаній за змістом послідовності документів, які впливали на стан розрахунків з контрагентом (регламентували відносини з ним). Прикладами такої послідовності є:

- рахунок - фактура - видаткова накладна - банківська виписка ;

- договір - рахунок-фактура - видаткова накладна - банківська виписка (замовленням є договір).

Облік взаєморозрахунків з постійними постачальниками підприємство веде в розрізі договорів, а з випадковими постачальниками – в розрізі рахунків/накладних.

При введенні даного документу визначається контрагент, з яким укладається договір, валюта, в якій проводитимуться розрахунки та її курс у гривнях, вид торгівлі, оподаткування ПДВ операцій по договору. Крім того, в договорі визначається термін дії, дата початку та кінця його дії та загальна сума договору.

Слід зазначити, що одному й тому ж замовленню може бути декілька оплат, тому типова конфігурація дозволяє вести облік господарських операцій підприємства за видами розрахунків – готівка, передплата і бартер.

Кожен з них має свої особливості у використанні і по-різному відображається в бухгалтерському обліку. Вибір того чи іншого виду торгівлі здійснюється в кожному прибутковому і видатковому документі.

Інформацію про стан розрахунків з постачальниками, відомості про зміну їхнього стану в часі можна одержати в стандартному звіті «Оборотно-сальдова відомість по рахунку».

Первиннi документи з облiку розрахунків з постачальниками і підрядниками складенi на типових формах. Господарські операції в первинних документах відображаються у вiдповiдностi з нормативними актами про документи та документообіг у бухгалтерському обліку.

В цілому весь процес розрахунків з постачальниками включає два етапи: на першому - ведеться первинний облік надходження товарів, послуг, робіт і облік їх оплати; другий - включає в себе формування звітних документів.