Тема 6. Деловая корреспонденция.

1. К какому виду ОРД относится деловое письмо?

2. Охарактеризуйте бланк для письма.

3. Каковы особенности официально-делового стиля письма?

4. Объясните назначение реквизита «резолюция» и «виза» на деловых письмах. Какое должностное лицо имеет право их ставить?

5. Составные элементы реквизитов «адресант», «адресат».

6. Какие отметки проставляются на входящих письмах, на исходящих (отправляемых)?

7. На каком экземпляре проставляются визы?

8. На каких письмах проставляется реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа»? Его назначение.

9. Основные элементы делового письма. Назовите отличительные признаки делового письма от личного.

Тема 7. Документы личного происхождения.

1. Какие виды документов относятся к документации личного происхождения?

2. Основные требования к оформлению приказов по личному составу. Его реквизиты.

3. Чем отличается приказ по основной деятельности и приказ по личному составу (назначение, оформление)?

4. Какую функцию выполняет заявление?

5. Когда приказ вступает в силу? Как доводится до сведения исполнителей?

6. Как нумеруются приказы? Что такое выписка из приказа?

7. Назовите первичные документы трудоустройства.

8. Как оформить визу руководителя структурного подразделения?

9. Как оформить резолюцию руководителя на заявлении о предоставлении отпуска?

Тема 8. Систематизация документов на предприятии.

1. Что такое номенклатура дел?

2. Каков порядок регистрации дел?

3. В чем заключается сущность документооборота?

4. Каковы основные этапы документооборота? Охарактеризуйте их.

5. Что такое «формирование дел», «дело»?

6. По какому признаку происходит отбор документов на архивное хранение или уничтожение?

7. Перечислите основные средства составления и изготовления документов.

8. Назовите программы, необходимые для подготовки текстовых и табличных документов.

3. УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ контрольных РАБОТ студентами заочной формы обучения

Основная форма работы студента-заочника – самостоятельное изучение учебного материала, на основе которого выполняется контрольная работа. Целью ее выполнения является закрепление студентами теоретических знаний и развитие практических навыков работы с управленческой документацией.

Контрольная работа по курсу «Документационное обеспечение экономической деятельности» состоит из двух частей: теоретический вопрос и практическое задание.

Теоретическая и практическая части работы выполняются студентами в соответствии с вариантом, выбранным по последней цифре в номере зачетной книжки студента-заочника (номер вопроса соответствует номеру варианта).

Тематика контрольных работ

Теоретические вопросы:

1. Организация делопроизводства на предприятии.

2. Основные правила составления документов. Классификация документов.

3. Виды бланков служебных документов. Требования к реквизитам различных видов бланков.

4. Основные реквизиты служебных документов.

5. Оформление организационной управленческой документации.

6. Оформление информационно-справочной документации.

7. Оформление распорядительной документации (приказы, распоряжения, указания).

8. Служебная переписка. Общие правила составления деловых писем. Порядок их адресования.

9. Основные виды писем.

10.Основные требования к оформлению документации по личному составу.

Практические задания выполняются всеми студентами в соответствии с выбранным вариантом. При выполнении первого вопроса документ составляется с учетом требований стандартов (ГОСТа Р 6.30- 2003) по составу и размещению реквизитов управленческих документов. При выполнении второго вопроса по анализу предложенных документов необходимо: а) проверить на соответствие требованиям ГОСТа правильность оформления каждого реквизита по содержанию;

б) составить и привести в работе в компьютерном варианте правильно оформленный документ.

Практические задания для контрольных работ

1 вариант

1. Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ОАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.00 по 00.00.00.

2. Найдите ошибки в оформлении документа

Наименование организации

ПРИКАЗ

_____№_____

Об итогах работы комиссии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. __________________________________________________________

2. __________________________________________________________

3. __________________________________________________________

Директор Подпись Григорьев П. П.

Визы

2 вариант

1. Составьте гарантийное письмо АО «Кедр» ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычислительного центра.

2. Найдите ошибки в оформлении документа

Наименование организации

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 4000 рублей.

Директор Сидоров И.Н

3 вариант

1. Составьте сопроводительное письмо о направлении подписанного договора ОАО «Алекс» ОАО «Горизонт» № 00 от 00.00.00.

3. Найдите ошибки в оформлении документа

Герб

Наименование организации I. УТВЕРЖДЕНО

АКТ Должность________________ инициалы,

_____ №________ (Подпись) фамилия

_______________

(Заголовок акта)

Составлен комиссией:_____________________________________________________ Председатель:__________________________________________________

(Должность, фамилия, инициалы)

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(Текст)

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр:

2-й экземпляр:

3-й экземпляр:

4 вариант

1. Составьте письмо-ответ ОАО «Вымпел» ОАО «Партнер» о разработке проекта на строительство жилого дома.

2. Выделите реквизиты служебного письма. Оформите его в соответствии с ГОСТом Р 6.30 - 2003.

127572, Москва, ул. Новгородская, д.' 14, к. 2, тел. 000 00 00, ОАО «Логос М», 00.00.00, № оо/оо/оо, директору ЗАО «Тайдекс» г-ну Прищепову Ф.И., на № оо/оо/оо от 00.00.00., вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Директор АО «Логос М» С.И. Дорохов.

5 вариант

1. Составьте письмо АО «Квант» Выставочному центру «Экспо - Бизнес» с просьбой включить предприятие в число участников выставки и выделить для оформления стендов с образцами продукции площадь в 45 кв. м.

2. Найдите ошибки в оформлении документа

Герб

Наименование организации

a) ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель - Смирнов С. С.

Секретарь - Антонова М. И.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад Иванова П. И.

1. Слушали:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров II.И. - я в своем выступлении...

Председатель Подпись С.С. Смирнов

Секретарь Подпись М.И. Антонова

6 вариант

1. Составьте сопроводительное письмо генеральному директору ЗАО «Интерком» г-ну Пахомову Н.Н. с просьбой рассмотреть претензию на полученные (в соответствии с контрактом №__ от 00.00.00, транс №_, по железнодорожной накладной №_) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты производственного характера.

2. Найдите ошибки в оформлении служебного письма

Г-ну Журавлеву О.С.

Руководителю Выставочного центра

«Экспо-Бизнес»

00.00.0. № 00/00/00

На № 00 от 00.00.00

Об аренде выставочной площади.

Сообщаем, что наша заявка на участие в осенней экспозиции центра утверждена отборочной комиссией.

Просим предоставить в аренду 200 кв. метров выставочной площади в павильоне № 2 с 00.00.00 по 00.00.00.

Оплату гарантируем. Наш р/с..........

Генеральный директор Т.В. Грачев

7 вариант

1. Напишите проект приказа по АО «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаны следующие недостатки:

а) В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы.

б) В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности.

в) В бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ.

2. Правильно оформите реквизиты адресата

Адресуйте письмо во Внешнеэкономическое объединение «Техмаш - экспорт».

8 вариант

1. Составьте проект указания об организации дежурства в праздничные дни в Рождественские праздники с 31 декабря по 10 января. Предложить замдиректора по АХЧ организовать дежурство сотрудников на время праздников. 31.12.01 до 17.00 проверить и опечатать все служебные помещения. Представить на утверждение график дежурства до 31 декабря.

2. Правильно оформите реквизиты адресата

Адресуйте письмо на имя директора института Матвеевой Т.А.

9 вариант

1. Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 00.00.00 № _ «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей». В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименованные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета.

2. Правильно оформите реквизиты адресата

Адресуйте письмо на имя начальника отдела кадров ОАО «Маяк» Н.В. Бедровой.

10 вариант

1. Напишите докладную записку на имя руководителя ОАО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инженера планово-экономического отдела Добролюбова П.В. с 00.00.00 сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров».

2. Правильно оформите реквизиты адресата

Адресуйте письмо в структурное подразделение (центральную бухгалтерию) ОАО «ТД ГУМ».

3.2. Требования к оформлению контрольных работ студентов заочной формы обучения

Контрольная работа оформляется в соответствии с методическими указаниями по оформлению студенческих работ на листах формата А4 в печатном виде с соответствующим образом оформленным титульным листом. Объем контрольной работы должен составлять 15-20 страниц, изложенных аккуратно, без сокращений. В конце работы должен быть представлен список используемой литературы, отражающий фамилию, инициалы авторов, название источника, место издания (город), название издательства, а также год издания.

РЕЙТИНГОВАЯ СИСТЕМА ОЦЕНКИ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

Распределение оценки знаний студентов по срокам промежуточной аттестации в процессе текущего контроля изучения в 1 и 2-ом семестрах приведено в таблице 5.

Таблица 5

Рейтинговая система оценки

по курсу ««Документационное обеспечение экономической деятельности»

для студентов 1 курса направления «Экономика» (1,2 семестр)

Максимальное количество баллов за каждую текущую аттестацию

1 срок предоставления результатов текущего контроля	2 срок предоставления результатов текущего контроля	3 срок предоставления результатов текущего контроля	Итоговый тест	Поощрения	Итого
0-15	0-30	0-50

Перечень контрольных мероприятий для оценки знаний студентов, формирующейся в ходе текущего контроля, по разделам и темам курса приведено в таблице 6.

Таблица 6

Оценка знаний студентов по видам контрольных мероприятий

№	Виды контрольных мероприятий (1-ый семестр)	Баллы	№ недели
	Защита задания «Значение делопроизводства в управленческой деятельности предприятия»	0-1	1,2
	Защита темы «Основные понятия и определения»	0-2
	Защита темы» Документы и их классификация»	0-2	4,5
	Опрос и тест по темам 1,2,3,4	0-10
ИТОГО(за раздел, тему, ДЕ)	0-15
	Защита темы «Организация работы с документами»	0-2
	Защита темы «Основные реквизиты документов и правила их оформления»	0-2	8,9
	Составление схем по темам 5,7	0-1	10-11
	Опрос и тест по темам 5 - 7	0-10
ИТОГО(за раздел, тему, ДЕ)	0-15
	Решение практических задач, ситуаций	0-2	13-14
	Составление документов по ситуациям по теме 9,10	0-3
	Защита презентаций по темам курса	0-10	16-17
	Опрос и тест по темам 8-10	0-5
ИТОГО(за раздел, тему, ДЕ)	0-20
Итоговый тест
Поощрения
ВСЕГО	0-100

Таблица 7

№	Виды контрольных мероприятий (2-ой семестр)	Баллы	№ недели
	Защита практического задания по подготовке инициативного и ответного писем	0-1	1,2
	Защита темы «Классификация писем»	0-1
	Защита темы «Информационно-справочная документация»	0-1
	Составление документов по ситуациям по темам 12,13	0-2
	Опрос и тест по темам 11 - 13	0-10
ИТОГО(за раздел, тему, ДЕ)	0-15
	Защита темы «Документирование процессов движения кадров»	0-2
	Составление документов по ситуациям по темам 14,15	0-3	8-10
	Опрос и тест по темам 14 - 16	0-10
ИТОГО(за раздел, тему, ДЕ)	0-15
	Решение практических задач, ситуаций	0-2	12-13
	Составление документов по ситуациям по теме 17	0-2
	Защита презентаций по темам курса	0-10	15-16
	Опрос и тест по темам 17 - 19	0-6
ИТОГО(за раздел, тему, ДЕ)	0-20
Итоговый тест
Поощрения
ВСЕГО	0-100

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

Основная литература

1. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности [Текст]: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 "Экономика и управление на предприятии (по отраслям) / Н. П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 268 с.

2. Быкова Т.А. Делопроизводство [Текст] : учебник для студентов вузов, обучающихся по направлению "Документоведение и архивоведение" и специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Инфра-М, 2012. – 363 с.

3. Лавров Г.И. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс] : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 "Экономика и управление на предприятии транспорта" / Г.И. Лавров, Р.Н. Ога, Н.В. Овсянкина. ТюмГНГУ. - Электрон. учебник.- Тюмень: ТюмГНГУ, 2010.

4. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Менеджмент" / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов; Новосибир. гос. ун-т экономики и управления. - 6-е изд., испр. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2011. - 366 с.

5. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): 100 экзаменационных ответов: справочное издание / М.И. Басаков. -2-ое изд., испр. и доп. –Ростов н/Д: Феникс: МарТ, 2010. – 286 с.

Дополнительная литература

6. Документирование управленческой деятельности: практикум. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 "Экономика и управление на предприятии (по отраслям)" / И. М. Филинова. - М. : Аспект Пресс, 2010. - 127 с.

7. Делопроизводство : образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" / ред. И. К. Корнеев, В. А. Кудряев. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2012. - 480 с.

8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003.

ПРИЛОЖЕНИЕ

ОФОРМЛЕНИЕ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ и науки РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Тюменский государственный нефтегазовый университет»