Пилявської сільської ради тиврівського району вінницької області

Номенклатура справ

На 2013 рік

с. Пилява

Передмова

Номенклатура справ виконкому Пилявської сільської розроблена у зв’язку із набранням чинності з 01 січня 2013 року наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5 « Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. При складанні номенклатури справ та при визначенні строків зберігання документів використовувались:

- штатний розпис сільської ради;

- плани робіт;

- звіти;

- описи на документи постійного строку зберігання;

- номенклатура справ попередніх років.

Для визначення строків зберігання справ використано:

- Перелік типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання (Київ-2012 р.);

- Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (Додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства у редакції наказу Міністерства юстиції України від 20 грудня 2012 року № 1909/5);

- Перелік документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України № 94/5 від 4 листопада 2002 року.

Номенклатура справ Краснянківської сільськоїради складена згідно з вимогами Наказу Державного комітету архівів України від 19 вересня 2008 року № 188 “Про затвердження Змін до Правил роботи архівних підрозділів, установ і організацій”, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.

Відальний за діловодство,

секретар сільської рада _____________ І.О.Довгалюк

З М І С Т

стор.

	Документи ради .............................................................................
	Документи голови та виконавчого комітету ради ......................	5-6
	Документи з питань безпосереднього здійснення місцевого самоврядування ...........................................................
	Документи з кадрових питань ......................................................
	Документи нотаріальних дій ........................................................
	Документи реєстрації актів цивільного стану ...........................	8-10
	Документи обліку військовозобов’язаних ..................................
	Документи з питань земелекористування ...................... .........
	Бюджетно-фінансові документи та бухгалтерський облік .......	12-13
	Документи експертної комісії ......................................................
	Документи архіву ..........................................................................

Пилявська сільська рада Тиврівського району Вінницької області

ЗАТВЕРДЖУЮ Пилявський сільський голова _____________ В.В.Герасімов ___ ___________ 2013 р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________ № ________

На 2013 рік

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ	Строк зберігання справи, номери статей за переліком	Примітка

01 - Документи ради
01-1	Регламент ради		Постійно, ст.20 а
01-2	Протоколи сесій ради та документи до них (рішення, листи, довідки, тощо)		Постійно, ст.7 а
01-3	Документи (порядок денний, проекти рішень) з організації засідань сесій ради		Постійно, ст.7 а
01-4	Протоколи засідань постійних комісій та документи до них (рішення, довідки, списки тощо)		Постійно, ст.14 а
01-5	Плани роботи ради		Постійно¹, ст.157 а	¹За наявністю відповідних звітів – 5р.
01-6	Довідки, інформації звіти про роботу депутатів перед виборцями		Постійно, ст.19
01-7	Списки депутатів сільської ради		75 років, ст.1238
01-8	Журнал реєстрації рішень сесії сільської ради		Постійно, ст.121 а









02 - Документи сільського голови та виконавчого комітету ради
02-1	Закони, постанови, рішення, розпорядження вищих органів влади та місцевого самоврядування, що стосуються діяльності ради, сільського голови та виконкому		Доки не мине потреба¹, ст.з б	¹Що стосуються діяльності організації – постійно
02-2	Протоколи засідань виконкому та документи до них (рішення, інформації, тощо)		Постійно, ст.7 а
02-3	Документи (порядок денний, проекти рішень) з організації засідань виконкому		Постійно, ст.7 а
02-4	Розпорядження сільського голови по основній діяльності.		Постійно, ст.16 а
02-5	Плани роботи виконкому. Копії.		Доки не мине потреба, ст.157	Оригінали зберігаються у справі з протоколами
02-6	Депутатські запити, звернення та документи(інформації, довідки, листи, тощо) з їх виконання		5 років, ЕПК ст.8
02-7	Документи (інформації, довідки, листи) з питань соціально-економічного та культурного розвитку		Постійно, ст.148 а
02-8	Документи(акти обстежень, висновки, довідки) з питань опіки та піклування		Постійно, ст.11
02-9	Документи (протоколи засідань, постанови) адмінкомісії		Постійно, ст.14 а
02-10	Документи (розпорядження, постанови, рішення, довідки, контрольні листи) виконання документів, що знаходяться на контролі.		3 роки, ст.123
02-11	Колективні договора, зміни та доповнення до них		Постійно, ст.395 а
02-12	Статистичні відомості з усіх видів основної діяльності, що подаються виконавчим комітетом в статистичні органи.		Постійно, ст.302 б
02-13	Листування з органами вищого рівня, організаціями, установами та підприємствами з питань діяльності рад.		5 років ЕПК, ст.22
02-14	Листування з питань соціально-економічного розвитку		5 років ЕПК, ст.151
02-15	Листування з правових та адміністративно-судових питань		3 роки, ст.96, ст.100
02-16	Погосподарські книги.		Постійно, ст.786
02-17	Домові книги.		Постійно, ст.786
02-18	Запити на інформацію		5 років, ст.82 б

02-19	Заяви і скарги громадян з особистих питань та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду.		5 років, ст.82 б
02-20	Статути установ та організацій територіальної громади		3 роки, ст.28 б	Після заміни новими
02-21	Журнал реєстрації рішень виконавчого комітету		Постійно, ст.121 а
02-22	Журнал реєстрації розпоряджень голови з основної діяльності.		Постійно, ст.121 а
02-23	Журнал реєстрації вхідних документів.		3 роки, ст.122
02-24	Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів.		3 роки, ст.122
02-25	Журнал реєстрації документів розпорядника інформації		Постійно, ст.121 а
02-26	Журнал реєстрації колективних договорів		Постійно, ст.121 а
02-27	Журнал обліку перевірок		3 роки, ст.26
02-28	Журнал реєстрації статутів установ та організації територіальної громади		3 роки, ст.122
02-29	Журнал реєстрації громадських організацій району		3 роки, ст.122
02-30	Журнал реєстрації запитів на інформацію		5 років, ст. 124
02-31	Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян.		5 років, ст. 124
02-32	Журнал реєстрації прийому громадян		3 роки, ст.125
02-33	Журнал обліку врученої кореспонденції		1 рік, ст.127 г
02-34	Документи (рішення, аналізи регуляторного впливу) робочої комісії з питань перегляду регуляторних актів		До заміни новими
02-35


03 - Документація з питань безпосереднього здійснення місцевого самоврядування
03-1	Статут територіальної громади		Постійно, ст.28
03-2	Протоколи зборів громадян за місцем проживання.		Постійно, ст.12 а
03-3	Документи (відомості, довідки) органів самоорганізації населення (сільських, вуличних, домових комітетів)		5 років ЕПК





04 - Документи з кадрових питань
04-1	Розпорядження сільського голови з особового складу		75 років, ст.16 6
04-2	Розпорядження сільського голови про надання відпусток		5 років, ст. 16 в
04-3	Розпорядження сільського голови про відрядження		5 років, ст. 16 в
04-4	Штатний розпис		Постійно, ст. 37 а
04-5	Документи (протоколи, білети, заяви, копії документів, тощо) конкурсної комісії		75 років ЕПК, ст.505
04-6	Особові (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, звільнення, копії особистих документів, декларації держслужбовців, документи спецперевірок характеристики, атестаційні листи, бланки щорічної оцінки, тощо) справи посадових осіб місцевого самоврядування.		75 років, ст. 493 в
04-7	Листування з органами вищого рівня з кадрових питань.		5 років ЕПК, ст. 520
04-8	Розподіл обов’язків працівників сільської ради		5 роки, ст.43	Після заміни новими
04-9	Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови з особового складу		75 років, ст.121 б
04-10	Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови про відпустки		5 років, ст.121 в
04-11	Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови про відрядження		5 років, ст.121 в


05 – Документи нотаріальних дій
05-1	Документи (методичні рекомендації, зразки з питань здійснення нотаріальних дій).		До заміни новими, ст.20 б
05-2	Заповіти, в тому числі прирівняні до нотаріальних засвідчень та заяви про відмови від спадщини		75 років ЕПК (НК)
05-3	Витяги про реєстрацію заповітів у спадковому реєстрі		75 років ЕПК (НК)
05-4	Довіреності із зазначенням строку дії		3 роки (НК)
05-5	Листування з нотаріальних питань		3 роки, ст.24
05-6	Алфавітна книга обліку заповітів		75 років ЕПК (НК)
05-7	Журнал реєстрації нотаріальних дій.		75 років ЕПК (НК)



06 – Документи реєстрації актів цивільного стану
06-1	Копії нормативно-правових актів з питань діяльності державних органів реєстрації актів цивільного стану, актів органів місцевого самоврядування , які стосуються безпосередньої діяльності державних органів реєстрації актів цивільного стану		Доки не мине потреба, ст.1 (ПР)
06-2	Документи (правила, інструкції, методичні рекомендації, вказівки, зразки документів) Головного управління юстиції та районного управління юстиції з питань реєстрації актів цивільного стану		До заміни новими, ст.3 (ПР)
06-3	Документи (довідки, доповідні записки, тощо) перевірок роботи виконкому ради з питань реєстрації актів цивільного стану		Постійно, ст.5 (ПР)
06-4	Місячні звіти про реєстрацію актів цивільного стану		5 років, ст.10 (ПР)
06-5	Квартальні та місячні звіти про витрачання бланків свідоцтв, реєстри, копії накладних на отримання бланків свідоцтв, підтвердження про отримання бланків свідоцтв, акти передачі		Постійно, ст.11(ПР)
06-6	Документи (плани, довідки, відомості) про підвищення кваліфікації посадових осіб виконкомів місцевих рад, відповідальних за реєстрацію актів цивільного стану		5 років, ст.13 (ПР)
06-7	Записи актів про реєстрацію народження дітей ( медичні довідки)		Протягом поточного місяця, ст.21 (ПР)	До передачі у РАЦС
06-8	Заяви матерів, які не перебувають у шлюбі, щодо внесення відомостей про батька до актового запису про народження дитини		Протягом поточного місяця, ст.23 (ПР)
06-9	Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв’язку з народженням дитини		3 роки, ст.26 (ПР)
06-10	Корінці довідок про реєстрацію народження дитини для одержання щомісячної допомоги		3 роки, ст.27 (ПР)
06-11	Записи актів про реєстрацію смерті (лікарські свідоцтва)		Протягом поточного місяця, ст.28(ПР)	До передачі у РАЦС
06-12	Копії списків дітей, померлих у віці до одного року. Копії повідомлень про померлих дітей у віці до 16 років.		3 роки, ст.29,30 (ПР)

06-13	Копії повідомлень про громадян, які померли, для зняття з обліку в Державному реєстрі фізичних осіб платників податків		3 роки, ст.31(ПР)
06-14	Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв’язку з і смертю.		3 роки, ст.33 (ПР)
06-15	Копії списків паспортів, паспортних документів, пільгових посвідчень, військово - облікових документів, зданих у зв’язку з реєстрацією смерті померлих громадян		3 роки, ст.34 (ПР)
06-16	Записи актів про реєстрацію шлюбу		Протягом поточного місяця, ст.35 (ПР)	До передачі у РАЦС
06-17	Заяви про реєстрацію шлюбу		Протягом поточного місяця, ст.36(ПР)
06-18	Заяви про реєстрацію шлюбу осіб, які не з'явилися на призначений день		Протягом 3 місяців ст.37 (ПР)
06-19	Журнал реєстрації заяв про шлюб		3 роки, ст.38 (ПР)
06-20	Заяви про визнання батьківства при одночасній реєстрації народження та документи, пов’язані з унесенням зміни до актового запису про народження		Протягом поточного місяця, ст.48(ПР)
06-21	Заяви чоловіка та жінки про невизнання чоловіка батьком дитини		Протягом поточного місяця, ст.48 (ПР)
06-22	Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства		3 роки, ст.49 (ПР)
06-23	Журнал реєстрації заяв матерів, які не перебувають у шлюбі, щодо внесення відомостей про батька до актового запису про народження дитини		3 роки, ст.49 (ПР)
06-24	Копії повідомлень про зміну військовозобов’язаним і призовниками прізвища в зв’язку з реєстрацією шлюбу		3 роки, ст.60 (ПР)
06-25	Журнал реєстрації складених адмінпротоколів про порушення терміну реєстрації народження		Доки не мине потреба, ст.65 (П)
06-26	Копії адміністративних протоколів про порушення терміну реєстрації народження		Протягом поточного місяця, ст.66 (ПР)
06-27	Журнал обліку виданих довідок про проведену реєстрацію актів цивільного стану		3 роки, ст.70 (ПР)

06-28	Книга обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про народження, смерть		До заміни і передачі у РАЦС, ст.75 (ПР)
06-29	Книга обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про шлюб		До заміни і передачі у відділ РАЦС, ст.75 (ПР)
06-30	Журнал реєстрації вихідної документації з питань реєстрації актів цивільного стану		3 роки, ст.88 (ПР)
06-31	Зразки заповнення заяв про реєстрацію шлюбу, визнання батьківства та ін.		До заміни новими



07 - Документи обліку військовозобов’язаних
07-1	Документи (плани заходів, звіти) по створенню оповіщення збору і відправки мобілізаційних ресурсів та забезпечення проведення мобілізації людських і транспортних ресурсів		5 років, ст.661
07-2	Листування по обліку і відстрочку від призову військовозобов’язаних		1 рік, ст.668
07-3	Книга обліку призовників		3 роки, ст.670	Після звільнення
07-4	Книга обліку військовозобов’язаних		3 роки, ст.670	Після звільнення
07-5	Картки обліку офіцерів, прапорщиків, старшин, сержантів, солдатів, матросів запасу		3 роки, ст.670	Після звільнення
07-5	Книга обліку допризовників		3 роки, ст.670	Після звільнення











08 - Документи з питань землекористування
08-1	Документи(правила, інструкції, методичні вказівки та рекомендації) Держкомзему та інших вищих органів з земельних питань		До заміни новими ст.20 б
08-2	Документи (акти, довідки) перевірок з дотримання земельного законодавства		5 років ЕПК, ст.77
08-3	Другі примірники рішень сесій ради з земельних питань		Доки не мине потреба, ст.7 а
08-4	Земельно-кадастрова книга на присадибні земельні ділянки.		Постійно, ст. 2113
08-5	Проектна документація щодо встановлення і зміни меж сільської ради		Постійно, ст. 2114
08-6	Проекти землеустрою щодо формування земель державної і комунальної власності		Постійно, ст. 2116
08-7	Договори оренди (ставки, землі запасу, резервного фонду) на території сільської ради.		50 років, Ст.2130
08-8	Заяви громадян з земельних питань		Постійно, ЕПК
08-9	Звіти з питань регулювання земельних відносин		5 років, ст.303
08-10	Журнал реєстрації заяв громадян з земельних питань		Постійно, ЕПК
08-11	Книга реєстрації громадян, яким безкоштовно передано земельні ділянки у приватну власність		Постійно, ЕПК




09 - Документи з питань цивільної оборони
09-1	Документи (протоколи, рішеня, плани) комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій		Постійно, ст.14 а
09-2	Документи (накази, інструкції, плани проведення заходів, відомості) начальника цивільної оборони		5 років, ст.1190 ст.1192 ст.1196
09-3	Документи (накази, інструкції, плани проведення заходів, відомості) начальника штабу цивільної оборони		5 років, ст.1190 ст.1192 ст.1196





10 - Бюджетно-фінансові документи та бухгалтерський облік
10-1	Річний бюджет сільської ради(копія)		Доки не мине потреба, ст.173	Оригінал у справі 01-1
10-2	Кошториси адміністративно-господарських та управлінських видатків ради і підпорядкованих установ		5 років, ст. 194 а
10-3	Річний бухгалтерський звіт і пояснювальні записки до нього.		Постійно, ст.311 а
10-4	Квартальні бухгалтерські звіти про виконання кошторису видатків установ, що фінансуються з сільського бюджету.		3 роки, ст.311 в
10-5	Квартальні і місячні статистичні звіти й таблиці з фінансової діяльності ради		3 роки, ст.302 г
10-6	Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей		5 років, ст.319
10-7	Документи (протоколи комісії соціального страхування, висновки, заяви, довідки, списки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування		3 роки, ст.320
10-8	Квартальні звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю)		3 роки, ст.322 г
10-9	Документи (акти, довідки, листи) про приймання-передавання об’єктів		Постійно, ст. 1046
10-10	Договори про матеріальну відповідальність		3 роки, ст.332
10-11	Реєстри фінансових та юридичних зобов’язань		5 років, ст.337
10-12	Документи (копії рішень, розпоряджень, пропозиції, листи) про встановленняпосадових окладів, надбавок, нарахування премій		10 років, ст.419
10-13	Документи (протоколи засідань інвентаризаційної комісії, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, відомості) про інвнтаризацію основних засобів, неметеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей виконкому та підпорядкованих установ		5 років, ст.345

10-14	Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операції і стали підставоюдля записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти, договори, угоди(господарські), тощо)		5 років, ст.330 ст.336
10-15	Документи (звіти, розрахунки, довідки, листи) про податки і збори		5 років, ст.270
10-16	Договори і угоди (господарські)		5 років, ст.330	Після закінчення строку дії
10-17	Листування про фінансово-господарську діяльність		3 роки, ст.349
10-18	Особові рахунки працівників сільської ради та підпорядкованих установ		75 років, ст.317 а
10-19	Акти документальних ревізій і перевірок бюджетно-фінансової діяльності сільської ради.		5 років, ст.341
10-20	Колективний договір		Дозаміни новим ст.395
10-21	Паспорти будівель, споруд, обладнання		5 років, ст.1038
10-22	Головна книга		5 років, ст.351
10-23	Оборотні відомості.		5 років, ст.351
10-24	Картки обліку майна та основних засобів, що знаходяться на балансі ради		Постійно, ст.1045
10-25	Інвентарні картки		5 років, ст.351
10-26	Листки непрацездатності.		3 роки, ст.716
10-27	Журнал реєстрації фінансових документів, які подаються до УДКГУДКУ		5 років, ст.121 в
10-28	Журнал реєстрації довіреностей на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей		5 років, ст.352 г







11 – Документи експертної комісії
11-01	Положення про експертну комісію		Постійно, ст.39
11-02	Протоколи засідань експертної комісії		Постійно, ст.14 а
11-03	План роботи експертної комісії на 2013 рік		5 років, ст.157 б


12 – Документи архіву
12-01	Положення про архівний підрозділ		Постійно, ст.39
12-02	Справи фондів (історичні довідки, акти прймання-передавання документів на державне зберігання, акти перевірки наявності і стану справ,акти про виділення документів до знищення)		Постійно, ст.130
12-03	Описи справ постійного зберігання		Постійно, ст.137 а
12-04	Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу		3 роки¹, ст.137 б	¹ Після знищення справ
12-05	План роботи архівного підрозділу на 2013 рік		5 років, ст.157 б
12-06	Паспорт архівного архівного підрозділу		3 роки, ст.131
12-07	Заяви, запити громадян і організацій про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи-відмови) з їх виконання		5 років, ст.132
12-08	Номенклатура справ		5 років, ст.112 а
12-09	Документи (доповідні записки, акти, довідки) про стан діловодства та архівної справи у виконкомі ради		5 років ЕПК, ст.113
12-10	Журнал реєстрації архівних довідок, копій, та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій		5 років, ст.141
12-11	Журнал реєстрації видачі документів з архіву		1 рік ¹, ст.140	¹Після закінчення журналу