Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у 2016 році у Пилявській сільській раді
Виконавчий комітет
Пилявської сільської ради Тиврівського району Вінницької області
Номенклатура справ
На 2016 рік
с. Пилява
Передмова
Номенклатура справ виконкому Пилявської сільської ради розроблена у зв’язку із набранням чинності з 01 січня 2013 року наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». При складанні номенклатури справ та при визначенні строків зберігання документів використовувались:
- штатний розпис сільської ради;
- плани робіт;
- звіти;
- описи на документи постійного строку зберігання;
- номенклатура справ попередніх років.
Для визначення строків зберігання справ використано:
- Перелік типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання (Київ-2012 р.);
- Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (Додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства у редакції наказу Міністерства юстиції України від 20 грудня 2012 року № 1909/5);
- Переліком документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання», затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2013 р. № 2804/5 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 р. за № 2242/24774.
Номенклатура справ Пилявської сільської ради складена згідно з вимогами Наказу Державного комітету архівів України від 19 вересня 2008 року № 188 “Про затвердження Змін до Правил роботи архівних підрозділів, установ і організацій”, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.
Відповідальний за діловодство _____________ О.В.Шеванюк
З М І С Т
стор.
| Документи ради ......................................................................... | ||
| Документи голови та виконавчого комітету ради .................. | 4-6 | |
| Документи з питань безпосереднього здійснення місцевого самоврядування ........................................................... | ||
| Документи з кадрових питань ...................................................... | ||
| Документи нотаріальних дій ........................................................ | ||
| Документи реєстрації актів цивільного стану ........................... | 8-13 | |
| Документи обліку військовозобов’язаних .................................. | ||
| Документи з питань землекористування ...................... ..... | ||
| Документи з питань цивільної оборони …………………… | ||
| Бюджетно-фінансові документи та бухгалтерський облік ....... | 14-16 | |
| Документи експертної комісії ...................................................... | ||
| Документи архіву .......................................................................... | 17-18 |
| Пилявська сільська рада Тиврівського району Вінницької області | ЗАТВЕРДЖУЮ Пилявський сільський голова _______________Г.Н.Савєльєв _______________ 2016 р. |
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ № ________
На 2016 рік
| Індекс справи | Заголовок справи | Кількість справ | Строк зберігання справи, номери статей за переліком | Примітка | |
| 01 - Документи ради | |||||
| 01-1 | Регламент ради | Пост. ст.20 а | |||
| 01-2 | Протоколи сесій ради та документи до них (рішення, листи, довідки, тощо) | Пост. ст.7 а | |||
| 01-3 | Документи (порядок денний, проекти рішень) з організації засідань сесій ради | Пост. ст.7 а | |||
| 01-4 | Протоколи засідань постійних комісій та документи до них (рішення, довідки, списки тощо) | Пост. ст.14 а | |||
| 01-5 | Плани роботи ради | Пост.1 ст.157 а | 1 За наявністю відповідних звітів – 5р. | ||
| 01-6 | Довідки, інформації звіти про роботу депутатів перед виборцями | Пост. ст.19 | |||
| 01-7 | Списки депутатів сільської ради | 75 р. ст.1238 | |||
| 01-8 | Журнал реєстрації рішень сесії сільської ради | Пост. ст.121 а | |||
| 01-9 | |||||
| 02 – Документи сільського голови та виконавчого комітету ради | |||||
| 02-1 | Закони, постанови, рішення, розпорядження вищих органів влади та місцевого самоврядува-ння, що стосуються діяльності ради, сільського голови та виконкому | Доки не мине потреба1, ст.3 б | 1 Що стосуються діяльності організації – постійно | ||
| 02-2 | Протоколи засідань виконкому та документи до них (рішення, інформації, тощо) | Пост. ст.7 а | |||
| 02-3 | Документи (порядок денний, проекти рішень) з організації засідань виконкому | Пост. ст.7 а | |||
| 02-4 | Розпорядження сільського голови з основної діяльності. | Пост.1 ст.16 а | 1 Надіслані до відома – доки не мине потреба | ||
| 02-5 | Плани роботи виконкому. Копії. | Доки не мине потреба ст.162 | Оригінали зберігаються у справі з протоколами | ||
| 02-6 | Депутатські запити, звернення та документи (інформації, довідки, листи, тощо) з їх виконання | 5 р. ЕПК ст.8 | |||
| 02-7 | Документи (інформації, довідки, листи) з питань соціально-економічного та культурного розвитку | Пост. ст.148 а | |||
| 02-8 | Документи (акти обстежень, висновки, довідки) з питань опіки та піклування | Пост. ст.11 | |||
| 02-9 | Документи (протоколи засідань, постанови) адмінкомісії | Пост. ст.14 а | |||
| 02-10 | Документи (розпорядження, постанови, рішення, довідки, контрольні листи) виконання документів, що знаходяться на контролі. | 3 р. ст.123 | |||
| 02-11 | Колективні договора, зміни та доповнення до них | Пост. ст.395 а | |||
| 02-12 | Статистичні відомості з усіх видів основної діяльності, що подаються виконавчим комітетом в статистичні органи. | Пост. ст.302 б | |||
| 02-13 | Листування з органами вищого рівня, організаціями, установами та підприємствами з питань діяльності рад. | 5 років ЕПК, ст.22 | |||
| 02-14 | Листування з питань соціально-економічного розвитку | 5 р. ЕПК, ст.151 | |||
| 02-15 | Листування з правових та адміністративно-судових питань | 3 р. ст.96 | |||
| 02-16 | Погосподарські книги | Пост.1 ст.786 | 1 До держав-ного архіву надходять через 75 років | ||
| 02-17 | Домові книги | Пост.1 ст.786 | 1 До держав-ного архіву надходять через 75 років | ||
| 02-18 | Запити на інформацію | 5 р.1 ст.82 б | 1 У разі неодноразового звернення - 5 років після останнього розгляду | ||
| 02-19 | Заяви і скарги громадян з особистих питань та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду. | 5 р.1 ст.82 б | 1 У разі неодноразово-го звернення –5 років після останнього звернення | ||
| 02-20 | Статути установ та організацій територіальної громади | 3 р.1 ст.28 | 1 Після заміни новими | ||
| 02-21 | Журнал реєстрації рішень виконавчого комітету | Пост. ст.121 а | |||
| 02-22 | Журнал реєстрації розпоряджень голови з основної діяльності. | Пост. ст.121 а | |||
| 02-23 | Журнал реєстрації вхідних документів. | 3 р. ст.122 | |||
| 02-24 | Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів. | 3 р. ст.122 | |||
| 02-25 | Журнал реєстрації документів розпорядника інформації | Пост. ст.121 а | |||
| 02-26 | Журнал реєстрації колективних договорів | Пост. ст.121 а | |||
| 02-27 | Журнал обліку перевірок | 5 р. ст.86 | |||
| 02-28 | Журнал реєстрації статутів установ та організації територіальної громади | 3 р. ст.122 | |||
| 02-29 | Журнал реєстрації запитів на інформацію | 5 р. ст. 124 | |||
| 02-30 | Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян. | 5 р. ст. 124 | |||
| 02-31 | Журнал реєстрації прийому громадян | 3 р. ст.125 | |||
| 02-32 | Журнал обліку врученої кореспонденції | 1 р. ст.127 г | |||
| 02-33 | Документи (рішення, аналізи регуляторного впливу) робочої комісії з питань перегляду регуляторних актів | До заміни новими | |||
| 02-34 | |||||
| 03 – Документація з питань безпосереднього здійснення місцевого самоврядування | |||||
| 03-1 | Статут територіальної громади | Пост. ст.28а | |||
| 03-2 | Протоколи зборів громадян за місцем проживання. | Пост. ст.12 а | |||
| 03-3 | Документи (відомості, довідки) органів самоорганізації населення (сільських, вуличних, домових комітетів) | 5 років ЕПК | |||
| 03-4 | |||||
| 04 - Документи з кадрових питань | |||||
| 04-1 | Розпорядження сільського голови з особового складу | 75 р. ст.16 6 | |||
| 04-2 | Розпорядження сільського голови про надання відпусток | 75 р. 2 ст.16 6 | 2 надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з нав-чанням – 5 р. | ||
| 04-3 | Розпорядження сільського голови про відрядження | 75 р. 2 ст.16 6 | 2 Про коротко-строкові від-рядження в ме-жах України та за кордон – 5 р. | |||
| 04-4 | Штатний розпис | Пост. ст. 37 а | ||||
| 04-5 | Документи (протоколи, білети, заяви, копії документів, тощо) конкурсної комісії | 75 р. ЕПК, ст.505 | ||||
| 04-6 | Особові (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, звільнення, копії особистих документів, декларації держслужбовців, документи перевірок, характеристики, атестаційні листи, бланки щорічної оцінки, тощо) справи посадових осіб місцевого самоврядування. | 75 р. 2 ст. 493 в | 2 Після звільнення | |||
| 04-7 | Листування з органами вищого рівня з кадрових питань. | 5 р. ЕПК ст. 520 | ||||
| 04-8 | Розподіл обов’язків працівників сільської ради | 5 р.1 ст.43 | 1 Після заміни новими | |||
| 04-9 | Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови з особового складу | 75 р. ст.121 б | ||||
| 04-10 | Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови про відпустки | 75 р. 1 ст.121 б | 1 про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з нав-чанням – 5 р | |||
| 04-11 | Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови про відрядження | 75 р. 1 ст.121 б | 1 Про коротко-строкові від-рядження в ме-жах України та за кордон – 5 р | |||
| 04-12 | ||||||
| 05 – Документи нотаріальних дій | ||||||
| 05-1 | Документи (методичні рекомендації, зразки з питань здійснення нотаріальних дій). | До заміни новими, ст.20 б | ||||
| 05-2 | Заповіти, в тому числі прирівняні до нотаріальних засвідчень та заяви про відмови від спадщини | 75 р. ЕПК (НК) | ||||
| 05-3 | Витяги про реєстрацію заповітів у спадковому реєстрі | 75 р. ЕПК (НК) | ||||
| 05-4 | Довіреності із зазначенням строку дії | 3 р. (НК) | ||||
| 05-5 | Листування з нотаріальних питань | 3 р. ст.24 | ||||
| 05-6 | Алфавітна книга обліку заповітів | 75 р. ЕПК (НК) | ||||
| 05-7 | Журнал реєстрації нотаріальних дій. | 75 р. ЕПК (НК) | |||||
| 05-8 | |||||||
| 05-9 | |||||||
| 05-10 | |||||||
| 06 – Документи реєстрації актів цивільного стану | |||||||
| 06.01 - Організація розпорядчої діяльності | |||||||
| 06.01-1 | Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; Укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України | Доки не мине потреба1 ст.ст.1-б, 2-б, 3-б* | 1Що стосуються діяльності організації - постійно | ||||
| 06.01-2 | Накази Міністерства юстиції України, Державної реєстраційної служби України, головних управлінь юстиції та реєстраційних служб головних управлінь юстиції, в областях, реєстраційних служб міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції; розпорядження органів місцевого самоврядування та місцевих державних адміністрацій, які стосуються діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану (копії) | Постійно1 ст. 16-а* | 1Надіслані до відома – доки не мине потреба | ||||
| 06.01-3 | Доручення Міністерства юстиції України, Державної реєстраційної служби України, Головного управління юстиції у Вінницькій області, реєстраційної служби Головного управління юстиції у Вінницькій області, відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Вінницькій області та інших державних органів та документи (довідки, огляди, доповіді, листи) з виконання доручень з основної діяльності | Постійно1 ст. 6-а* | 1 Надіслані до відома - доки не мине потреба | ||||
| 06.01-4 | Правила, положення, інструкції, методичні рекомендації Міністерства юстиції України, Державної реєстраційної служби України, Головного управління юстиції у Вінницькій області (копії) | До заміни новими ст. 20-б* | |||||
| 06.01-5 | Методичні вказівки та рекомендації з питань державної реєстрації актів цивільного стану, розроблені відділом державної реєстрації актів цивільного стану для застосування в роботі виконкомами сільських та селищних рад | До заміни новими ст. 20-б* | |||||
| 06.01-6 | Протоколи спільних нарад, які проводяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану з представниками місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, а також комісій, зборів, робочих груп | 5р. ЕПК ст. 13* | |||||
| 06.01-7 | Листування з виконкомами сільських, селищних рад, яким делеговано повноваження у сфері державної реєстрації актів цивільного стану | 5р. ЕПК ст. 23* | |||||
| 06.01-8 | Листування про розроблення, застосування та роз’яснення правил, положень, інструкцій, методичних вказівок та рекомендацій | 3 р. ст. 26* | |||||
| 06.01-9 | |||||||
| 06.01-10 | |||||||
| 06.02 - Організація контролю | |||||||
| 06.02-1 | Документи (доповідні записки, довідки) комплексних, цільових та контрольних перевірок діяльності відділу державної реєстрації актів цивільного стану | Постійно ст. 76* | |||||
| 06.02-2 | Листування щодо розгляду запитів на публічну інформацію. Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян, про надання запитів на публічну інформацію | 5 р. ст. 85* | |||||
| 06.02-3 | |||||||
| 06.02-4 | |||||||
| 06.03 - Правове забезпечення управління | |||||||
| 06.03-1 | Документи (огляди, довідки, доповідні записки, листи) з правових питань, у тому числі про роз’яснення законодавства | 3 р. ст. 96* | |||||
| 06.03-2 | Документи (навчальні програми, плани, довідки, відомості тощо) з питання підвищення ділової кваліфікації працівників відділу державної реєстрації актів цивільного стану та посадових осіб виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад | 5 р. ЕПК ст. 537* | |||||
| 06.03-3 | Документи (огляди, інформації, довідки, узагальнення, аналізи, звіти тощо) щодо практики роботи органів державної реєстрації актів цивільного стану | Постійно ст. 297* | |||||
| 06.03-4 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з основної діяльності органу державної реєстрації актів цивільного стану | 5 р. ЕПК ст.44-б* | |||||
| 06.03-5 | Листування про адміністративні стягнення (копії протоколів про адміністративні правопорушення за порушення вимог статті 144 Сімейного кодексу України, копії супровідних документів щодо направлення протоколів на адміністративну комісію) | 1 р. ст.101* | |||||
| 06.03-6 | Кодифікаційні картотеки і покажчики (електронні бази даних) законодавчих актів та інших нормативних актів (наказів, інструкцій, правил тощо) | До ліквідації організації ст.104* | |||||
| 06.03-7 | |||||||
| 06.03-8 | |||||||
| 06.04 - Державна реєстрація народження | |||||||
| 06.04-1 | Медичні свідоцтва про народження (форма № 103/о); дублікати медичних свідоцтв про народження (форма № 103/о) та документи відповідних перевірок у разі їх пред’явлення для державної реєстрації народження | 3 р. ст. 5** | |||||
| 06.04-2 | Документи (заява подружжя, заява сурогатної матері про згоду на запис подружжя батьками дитини; довідка про генетичну спорідненість батьків (матері чи батька) з плодом тощо), пред'явлені для державної реєстрації народження дитини при застосуванні репродуктивних технологій | 5 р. ст. 9** | |||||
| 06.04-3 | Документи (висновки медичної консультаційної комісії про підтвердження факту народження дитини поза закладом охорони здоров’я, медичні довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу (форма № 103-1/о), пред’явлені для державної реєстрації народження дитини у разі її народження поза закладом охорони здоров'я | 3 р. ст. 11** | |||||
| 06.04-4 | Заяви про визнання батьківства, про невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини та інші документи, пов’язані з унесенням змін до актового запису про народження у зв’язку з визнанням батьківства; нотаріально посвідчені довіреності, що підтверджують повноваження представника для подання відповідної заяви або їх копії | 5 р. ст. 7** | |||||
| 06.04-5 | Медичні документи іноземних держав, що підтверджують факт народження дітей (довідки, сертифікати, тощо) | 3 р. ст. 12** | |||||
| 06.04-6 | Заяви про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України | 3 р. ст. 13** | |||||
| 06.04-7 | Заяви батьків про згоду на визначення прізвища, власного імені, по батькові дитини; нотаріально посвідчені довіреності, що підтверджують повноваження представника для подання відповідної заяви; копії рішень органів опіки й піклування щодо визначення прізвища, власного імені, по батькові дитини | 1 р. ст. 14** | |||||
| 06.04-8 | Корінці довідок про призначення допомоги на дітей одиноким матерям, виданих виконкомами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад | 3 р. ст. 16** | |||||
| 06.04-9 | |||||||
| 06.04-10 | |||||||
| 06.05 - Державна реєстрація шлюбу | |||||||
| 06.05-1 | Документи (заяви про державну реєстрацію шлюбу (довіреності, заяви про перенесення строку державної реєстрації шлюбу, щодо проведення державної реєстрації шлюбу за межами відділу, рішення судів, переклади паспортних документів, квитанції про сплату держмита тощо) про державну реєстрацію шлюбу громадян України | 3р. ст. 18** | |||||
| 06.05-2 | Заяви про державну реєстрацію шлюбу осіб, які не з'явилися у призначений день | 1 р. ст. 19** | |||||
| 06.05-3 | |||||||
| 06.05-4 | |||||||
| 06.06 - Державна реєстрація смерті | |||||||
| 06.06-1 | Копії рішень судів про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення її померлою | 3 р. ст. 30** | |||||
| 06.06-2 | Повідомлення про померлих осіб, що подаються територіальним органам Пенсійного фонду України | 1 р. ст. 35** | |||||
| 06.06-3 | Повідомлення про дітей, які позбавлені батьківського піклування, що подаються органам опіки та піклування | 1 р. ст. 36** | |||||
| 06.06-4 | Корінці довідок для отримання допомоги на поховання, виданих виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад | 3 р. ст. 37** | |||||
| 06.06-5 | Списки паспортів громадян України, пільгових посвідчень, військово-облікових документів, зданих у зв'язку з державною реєстрацією смерті, або повідомлення про їх не передачу | 1 р. ст. 38** | |||||
| 06.06-6 | Повідомлення про направлення паспортних документів іноземців, які померли, про державну реєстрацію смерті іноземця | 1 р. ст. 39** | |||||
| 06.06-7 | |||||||
| 06.06-8 | |||||||
| 06.07 - Внесення змін до актів цивільного стану їх поновлення та анулювання | |||||||
| 06.07-1 | Копії повідомлень про зміну імені військовозобов’язаними і призовниками у зв’язку з державною реєстрацією шлюбу, розірвання шлюбу, визнанням батьківства, усиновленням | 1 р. ст. 45** | |||||
| 06.07-2 | |||||||
| 06.07-3 | |||||||
| 06.08 - Оперативний і статистичний облік та звітність | |||||||
| 06.08-1 | Місячні статистичні звіти про державну реєстрацію актів цивільного стану (ф- 97) | 1 р. ст.302-ґ* | |||||
| 06.08-2 | |||||||
| 06.08-3 | |||||||
| 06.09 - Організація діловодства та архівного зберігання документів | |||||||
| 06.09-1 | Книга обліку бланків свідоцтв про народження | До ліквідації відділу ст. 51** | |||||
| 06.09-2 | Книга обліку бланків свідоцтв про смерть | До ліквідації відділу ст. 55** | |||||
| 06.09-3 | Книга обліку бланків свідоцтв про шлюб | До ліквідації відділу ст. 52** | |||||
| 06.09-4 | Звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану | До ліквідації відділу ст. 61** | |||||
| 06.09-5 | Акти про прийняття, передачу бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції, підтвердження про прийняття бланків свідоцтв | До ліквідації відділу ст. 63** | |||||
| 06.09-6 | Реєстри бланків свідоцтв, виданих виконавчим органам сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради | 3 р. ст. 65** | |||||
| 06.09-7 | Журнал реєстрації заяв про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України | 3р. ст. 70** | |||||
| 06.09-8 | Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства, невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини | 3р. ст. 71** | |||||
| 06.09-9 | Журнал обліку заяв про державну реєстрацію шлюбу | 3р. ст.72** | |||||
| 06.09-10 | Журнал реєстрації протоколів про адміністративні правопорушення | 3 р. ст.484* | |||||
| 06.09-11 | |||||||
| 06.09-12 | |||||||
| 07 - Документи обліку військовозобов’язаних | |||||||
| 07-1 | Документи (плани заходів, звіти) по створенню оповіщення збору і відправки мобілізаційних ресурсів та забезпечення проведення мобілізації людських і транспортних ресурсів | 5 р. ст.661 | |||||
| 07-2 | Листування по обліку і відстрочку від призову військовозобов’язаних | 1 р.1 ст.668 | 1 У війсь-коматах – 3 р. | ||||
| 07-3 | Книга обліку призовників | 3 р.1 ст.670 | 1 Після звільнення | ||||
| 07-4 | Книга обліку військовозобов’язаних | 3 р. 1 ст.670 | 1 Після звільнення | ||||
| 07-5 | Картки обліку офіцерів, прапорщиків, старшин, сержантів, солдатів, матросів запасу | 3 р. 1 ст.670 | 1 Після звільнення | ||||
| 07-5 | Книга обліку допризовників | 3 р.1 ст.670 | 1 Після звільнення | ||||
| 07-6 | Листування з питань діяльності військово-облікового столу | ||||||
| 07-7 | |||||||
| 08 - Документи з питань землекористування | |||||||
| 08-1 | Документи (правила, інструкції, методичні вказівки та рекомендації) Держкомзему та інших вищих органів з земельних питань | До заміни новими ст.20 б | |||||
| 08-2 | Документи (акти, довідки) перевірок з дотримання земельного законодавства | 5 р. ЕПК ст.77 | |||||
| 08-3 | Другі примірники рішень сесій ради з земельних питань | Доки не мине потреба 1 ст.7 б | 1 Що стосуються діяльності організації - постійно | ||||
| 08-4 | Земельно-кадастрова книга на присадибні земельні ділянки | Пост. ст. 2113 | |||||
| 08-5 | Проектна документація щодо встановлення і зміни меж сільської ради | Пост. ст. 2114 | |||||
| 08-6 | Проекти землеустрою щодо формування земель державної і комунальної власності | Пост. ст. 2116 | |||||
| 08-7 | Договори оренди (ставки, землі запасу, резервного фонду) на території сільської ради. | 50 р. Ст.2130 | |||||
| 08-8 | Заяви громадян з земельних питань | Пост. ЕПК | Зберігаються разом з рішеннями по цих питаннях | ||||
| 08-9 | Звіти з питань регулювання земельних відносин | 5 р. ст.303 | |||||
| 08-10 | Журнал реєстрації заяв громадян з земельних питань | Пост. ЕПК | |||||
| 08-11 | Книга реєстрації громадян, яким безкоштовно передано земельні ділянки у приватну власність | Пост. ЕПК | |||||
| 08-12 | |||||||
| 09 - Документи з питань цивільної оборони | |||||||
| 09-1 | Документи (протоколи, рішення, плани) комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій | Постійно, ст.14 а | |||||
| 09-2 | Документи (накази, інструкції, плани проведення заходів, відомості) начальника цивільної оборони | 3 р. ст.1196 | |||||
| 09-3 | |||||||
| 10 – Бюджетно-фінансові документи та бухгалтерський облік | |||||||
| 10-1 | Річний бюджет сільської ради | Пост. 1 ст.173 а | 1 за місцем розроблення, в інших організаціях – доки не мине потреба | ||||
| 10-2 | Кошториси адміністративно-господарських та управлінських видатків ради і підпорядкованих установ | 5 р. ст. 194 а | |||||
| 10-3 | Річний бухгалтерський звіт і пояснювальні записки до нього | Пост.1 ст.311 а | 1 за місцем складення, в інших організаціях- доки не мине потреба | |
| 10-4 | Квартальні бухгалтерські звіти про виконання кошторису видатків установ, що фінансуються з сільського бюджету. | 3 р.2 ст.311 в | 2 за відсутності річних-постійно | |
| 10-5 | Місячні статистичні звіти й таблиці з фінансової діяльності ради | 1 р.5 ст.302 г | 5 за відсутності річних, квартальних-постійно | |
| 10-6 | Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей | 5 р.1 ЕПК ст.319 | 1 див. примітку 1 до ст. 186 | |
| 10-7 | Документи (протоколи комісії соціального страхування, висновки, заяви, довідки, списки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування | 3 р. ст.320 | ||
| 10-8 | Квартальні звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю) | 3 р.3 ст.322 г | 3 за відсутності річних, піврічних -постійно | |
| 10-9 | Документи (акти, довідки, листи) про приймання-передавання об’єктів | Пост. ст. 1046 | ||
| 10-10 | Договори про матеріальну відповідальність | 3 р.1 ст.332 | 1 Після звільнення матеріально відповідальної особи | |
| 10-11 | Реєстри фінансових та юридичних зобов’язань | 5 р.1 ЕПК ст.337 | 1 Див. примітки до ст.186 | |
| 10-12 | Документи (копії рішень, розпоряджень, пропозиції, листи) про встановлення посадових окладів, надбавок, нарахування премій | 10 р. ст.419 | ||
| 10-13 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційної комісії, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей виконкому та підпорядкованих установ | 5 р.1 ЕПК ст.345 | 1 Див. примітки до ст.186 |
| 10-14 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операції і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти, договори, угоди (господарські), тощо | 5 р.1, 2 ЕПК ст.330 ст.336 | 1 Після закінчення строку дії договору, угоди 2 Див. примітки до статті 186 | |
| 10-15 | Документи (звіти, розрахунки, довідки, листи) про податки і збори | 5 р. ст.270 | ||
| 10-16 | Договори і угоди (господарські) | 5 р. 1, 2 ЕПК ст.330 | 1 Після закінчення строку дії договору, угоди 2 Див. примітки до статті 186 | |
| 10-17 | Листування про фінансово-господарську діяльність | 3 р. ст.349 | ||
| 10-18 | Особові рахунки працівників сільської ради та підпорядкованих установ | 75 р. ст.317 а | ||
| 10-19 | Акти документальних ревізій і перевірок бюджетно-фінансової діяльності сільської ради. | 5 р. ст.341 | ||
| 10-20 | Колективний договір | Пост. ст. 395 а | ||
| 10-21 | Паспорти будівель, споруд, обладнання | 5 р. 2 ст.1038 | 2 Після ліквідації основних засобів | |
| 10-22 | Головна книга | 5 р.1 ЕПК ст.351 | 1 Див. примітки до статті 186 | |
| 10-23 | Оборотні відомості. | 5 р.1 ЕПК ст.351 | 1 Див. примітки до статті 186 | |
| 10-24 | Картки обліку майна та основних засобів, що знаходяться на балансі ради | Пост. ст.1045 | ||
| 10-25 | Інвентарні картки | 5 р.1 ЕПК ст.351 | 1 Див. примітки до статті 186 | |
| 10-26 | Листки непрацездатності. | 3 р. ст.716 | ||
| 10-27 | Журнал реєстрації фінансових документів, які подаються до УДКГУДКУ | 5 р. ст.121 в | ||
| 10-28 | Журнал реєстрації довіреностей на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей | 5 р.2 ЕПК ст.352 г | 2 Див. примітки до статті 186 | |
| 10-29 | ||||
| 11 – Документи експертної комісії | ||||
| 11-01 | Положення про експертну комісію | Пост. ст.39 | ||
| 11-02 | Протоколи засідань експертної комісії | Пост. ст.14 а | ||
| 11-03 | План роботи експертної комісії на 2013 рік | 5 р. ст.157 б | ||
| 11-04 | ||||
| 12 – Документи архіву | ||||
| 12-01 | Положення про архівний підрозділ | Пост. ст.39 | ||
| 12-02 | Справи фондів (історичні довідки, акти приймання-передавання документів на державне зберігання, акти перевірки наявності і стану справ, акти про виділення документів до знищення) | Пост. 1 ст.130 | 1 У разі ліквідації організації передаються до державного архіву або архівного відділу міської ради | |
| 12-03 | Описи справ постійного зберігання | Пост. ст.137 а | ||
| 12-04 | Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу | 3 р. 1 ст.137 б | 1 Після знищення справ | |
| 12-05 | План роботи архівного підрозділу на 2013 рік | 5 р. ст.157 б | ||
| 12-06 | Паспорт архівного підрозділу | 3 р.1 ст.131 | 1 Після заміни новим | |
| 12-07 | Заяви, запити громадян і організацій про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи-відмови) з їх виконання | 5 р. ст.132 | ||
| 12-08 | Номенклатура справ | 5 р.1 ст.112 а | 1 Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ | |
| 12-09 | Документи (доповідні записки, акти, довідки) про стан діловодства та архівної справи у виконкомі ради | 5 р. ЕПК ст.113 | ||
| 12-10 | Журнал реєстрації архівних довідок, копій, та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій | 5 р. ст.141 | ||
| 12-11 | Журнал реєстрації видачі документів з архіву | 1 рік 1 ст.140 | 1 Після закінчення журналу та повернення документів до архіву | |
Номенклатуру справ укладено згідно з:
«Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884;
**«Переліком документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання», затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2013 р. № 2804/5 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 р. за № 2242/24774;
(НК) Правилами ведення нотаріального діловодства.
Відповідальний за діловодство _____________ О.В.Шеванюк
сільської ради (підпис) ___________
(дата)
СХВАЛЕНО:
Протокол експертної комісії
Пилявської сільської ради
від __________ 20___ року № __
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у 2016 році у Пилявській сільській раді
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасово (до 10 років включно) | |||
| Усього: |
Відповідальний за діловодство _____________ О.В.Шеванюк
____________ 2016 р.
Підсумкові відомості передано в архівний сектор райдержадміністрації
Відповідальний за діловодство _____________ О.В.Шеванюк
____________ 2016 р.
Виконавчий комітет