Управление данными. Сортировка и фильтрация.
В Ехсеl можно сортировать ячейки по возрастанию и убыванию. Для сортировки сначала выберите диапазон ячеек, данные в которых надо отсортировать, а затем нажмите на одну из кнопок сортировки - по возрастанию или по убыванию. Если диапазон ячеек не выделен, то сортировка производится по тому столбцу, в котором находится курсор.
Когда список сортируется, программа переставляет строки в соответствии с содержимым выбранного столбца. Если в процессе сортировки у вас возникли сомнения относительно правильности результата, то удостоверьтесь, что в столбце, по которому велась сортировка, находятся данные одного типа. При сортировке по возрастанию порядок таков: 1) цифры; 2) знаки и разделители - знак подчеркивания, точка, запятая, скобки; 3) буквы латинского алфавита; 4) буквы русского алфавита. При сортировке по убыванию порядок соответственно обратный.
Если после сортировки строки расположились в таком порядке: 100, 300, 400, 200, то это говорит о том, что ячейка с числом 200, с точки зрения Ехсе1, содержит вовсе не число, а текст. В этом случае надо принудительно установить для этой ячейки общий или числовой формат. Или наоборот, если предназначенный для сортировки столбец заведомо содержит как числа, так и числа с текстом, все ячейки должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом.
Еще один «подводный камень», на который может натолкнуться функция сортировки, - ячейки, содержащие даты. Поскольку даты и время рассматриваются Ехсеl как числа, при вводе распознаваемой программой даты или времени формат ячейки изменяется с общего на встроенный формат даты или времени. Поэтому для правильной сортировки данных все представленные в столбце значения даты и времени должны иметь формат даты или времени. Если значение не может быть воспринято как дата, время или число, оно будет отформатировано как текст и будет помещено в самый низ (при сортировке по возрастанию) или в самый верх (при сортировке по убыванию) отсортированного диапазона данных. Поэтому очень часто бывает полезным принудительно устанавливать формат для столбца ячеек.
Больше возможностей для сортировки предоставляет диалоговое окно Сортировка диапазона (Данные-Сортировка). С его помощью можно производить сортировку сразу по трем ключам, то есть по данным трех разных столбцов.
Фильтрация позволяет видеть не всю таблицу сразу, а лишь отобранную или, говоря иначе, отфильтрованную ее часть. Например, можно просматривать лишь данные по одному типу машин, либо задать свое условие. В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется, а лишь временно скрываются строки, которые не требуется отображать.
Для создания фильтра достаточно выделить весь диапазон, который следует отфильтровать (если фильтрация должна распространяться на всю таблицу, то достаточно поместить курсор на любую ячейку с данными), и в главном меню выбрать Данные-Фильтр-Автофильтр. В результате этой команды в заголовках столбцов создадутся ниспадающие списки, содержащие условия фильтрации. Они будут содержать пункты Все, Первые 10, Условие, а также значения, внесенные по данным анализа каждого конкретного столбца. Фильтрацию можно проводить по нескольким столбцам сразу.
Чтобы отменить фильтрацию, следует выбрать команду Данные-Фильтр-Отобразить Все, тогда вновь отобразятся все строки таблицы.
После фильтрации строки содержат только те номера, которые соответствуют реальному расположению отображаемых в текущий момент строк с данными в отфильтрованной таблице. Кроме того, номера этих строк выделены ярко-синим цветом, так же как и кнопка раскрытия того списка, по которому была проведена фильтрация.
Что касается остальных возможностей автофильтра, то при помощи фильтра Первые 10 можно отобрать заданное число строк (изначально предлагается 10) с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца. А выбор пункта Условие из списка фильтра приводит к появлению диалогового окна, в котором можно задать условия фильтрации. Переключатели И и ИЛИ в этом окне отвечают за логику сравнения результатов. Так, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям выберите И, а если любому – ИЛИ.