Расчеты свыше установленного лимита должны проводиться только в безналичном порядке (через расчетный счет).
Если организация осуществляет продажу продукции, товаров за наличный расчет или с применением платежных карт, то она использует контрольно-кассовую технику (ККТ) и ведет учет поступающей выручки за каждый день в специальной книге кассира-операциониста.
С 1 июля 2017 г. организации (с июля 2018 г. – индивидуальные предприниматели) обязаны перейти на использование онлайн-касс при продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет. Приобрести и зарегистрировать можно только онлайн-кассу, внесенную в государственный реестр онлайн-ККТ.
Онлайн-касса в момент расчета за товары, работы и услуги передает в налоговые органы информацию о произведенных расчетах - наименовании товаров (работ, услуг), сумме оплаты, ставке и сумме НДС (ст. ст. 1.1, 4, п. 6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Информация в ФНС передается через специальную организацию - оператора фискальных данных, с которой заключается договор (ст. 4.6, п. 3 ст. 5 Закона № 54-ФЗ). Список операторов фискальных данных размещен на сайте ФНС.
При несоблюдении условий работы с денежной наличностью, нарушении порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой техники налоговые органы применяют к организациям меры финансовой ответственности в виде штрафов.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, согласно ст. 15.1 КоАП налагается административный штраф:
- на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
- на юридических лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники, применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения, а равно отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или бланка строгой отчетности, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), влечет наложение административного штрафа, указанного в табл. 3.1.
Таблица 3.1
Административные штрафы за несоблюдение правил работы с ККТ
(с 15. 07. 2016 г.)
| Нарушение | Штраф на организацию | Штраф на руководителя |
| Работа без ККТ | 75-100% непробитой суммы, но не менее 30 000 руб. | 25-50% непробитой суммы, но не менее 10 000 руб. |
| Работа без ККТ (повторное нарушение), при этом непробитая сумма не менее 1 млн. руб. | Приостановление работы организации (ИП) сроком до 90 суток | Дисквалификация от года до 2 лет |
| Работа на ККТ, непоставленной на учет в налоговой инспекции | Предупреждение или штраф от 5000 до 10000 руб. | Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб. |
| Не выдан кассовый чек (БСО) покупателю или выдан неверный чек | Предупреждение или штраф 10000 руб. | Предупреждение или штраф 2000 руб. |
| Не сданы на проверку документы по ККТ или сданы с опозданием | Предупреждение или штраф от 5000 до 10000 руб. | Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб. |
Штрафы налагаются за каждое кассовое нарушение в отдельности (ст. 14.5 КоАП РФ). Изменился срок давности для кассовых штрафов, с 15 июля 2016 г. он стал равен одному году (раньше он был равен 2 месяцам).
Учет денежных средств в кассе
Наличные деньги поступают в кассу с расчетного, валютного счетов в банке, в виде платежей за материальные ценности и услуги, при возврате авансов и неиспользованных сумм и т.п. Деньги с расчетного и валютного счетов получает кассир организации по чеку. Чековую книжку организация получает в обслуживаемом банке. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, а на оборотной – ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы – у организации в чековой книжке.
При приеме выручки от продажи продукции (работ, услуг) организации обязаны в момент оплаты выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт отпечатанные ККТ кассовые чеки; в остальных случаях прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам; выдача наличных денег – по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др.); сдача наличных денег в банк – по объявлениям на взнос наличными.
На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться данные об организации; о ККТ; о времени и стоимости покупки. Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают организации от применения ККТ, за исключением случаев, предусмотренных законом.
В остальных случаях, кроме получения выручки от продажи товаров (работ, услуг), прием денег от отдельных лиц сопровождается выдачей им квитанций с подписями бухгалтера и кассира. Выдача денег отдельным лицам по расходным кассовым ордерам производиться при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Все кассовые ордера погашаются штампом “Оплачено” или “Получено” с указанием даты.
Порядок проведения кассовых операций следующий:
· оформление первичных документов по приходу и расходу денежных средств;
· регистрация первичных документов в журнале регистрации;
· записи в кассовую книгу, ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
· сдача в бухгалтерию отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.