Организация документооборота и правила хранения документов
Бухгалтерские записи по хозяйственным операциям организаций, связанных с приобретением ОС
Прочие случаи выбытия объектов основных средств
Выбытие ОС в случае продажи, безвозмездной передачи и т.п. производится при участии постоянно действующей комиссии, на которую возлагается обязанность по оформлению всех операций с ОС.
1) Передача ОС в качестве вклада в уставный капитал:
Дебет 01 субсчет «Выбытие ОС» Кредит 01 субсчет «Основные средства вэксплуатации» - списана первоначальная стоимость передаваемого объекта ОС;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана амортизация по передаваемому объекту ОС;
Дебет счета 76 Кредит счета 01 субсчет «Выбытие ОС» - отражена по балансовой стоимости передача объекта ОС в качестве вклада в уставный капитал;
Дебет 58 субсчет «Паи и акции» Кредит 76– отражено финансовое вложение по стоимости приобретенной доли в уставном капитале;
Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» - увеличены фактические затраты по приобретенной доли в уставном капитале другой организации на сумму восстановленного НДС»;
Дебет 91 Кредит 76 – отражен убыток в бухгалтерском учете между стоимостью приобретаемой доли в уставном капитале и балансовой стоимостью передаваемых объектов ОС с учетом суммы восстановленного НДС (при этом возникает постоянный налоговый актив);
Дебет 76 Кредит 91 – отражена прибыль в бухгалтерском учете, полученная из-за превышения стоимости приобретаемой доли в уставном капитале над балансовой стоимостью передаваемых объектов ОС с учетом суммы восстановленного НДС.
Безвозмездная передача
Дебет 01 субсчет «Выбытие ОС» Кредит 01 субсчет «Основное средство в эксплуатации» - списана первоначальная стоимость передаваемого объекта ОС;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана амортизация по передаваемому объекту ОС;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана остаточная стоимость объекта ОС;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» - начислен НДС, подлежащий взносу в бюджет в связи с безвозмездной передачей объекта ОС;
Дебет 99 Кредит 91/9 – выявлен убыток от безвозмездной передачи объекта ОС;
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»- начислено постоянное налоговое обязательство, возникшее при безвозмездной передаче объекта ОС (ПБУ 18/02).
Реализация объекта ОС по договору купли – продажи
Дебет 01 субсчет «Выбытие ОС» Кредит 01 «ОС в эксплуатации» - списана первоначальная стоимость проданного объекта ОС;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана амортизация по проданному объекту ОС;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана остаточная стоимость объекта ОС;
Дебет 62 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы» - начислена выручка от реализации объекта ОС;
Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 68 «Расчеты по НДС» - отражен НДС по реализованному ОС;
Дебет 23 Кредит 02, 10, 60, 70, 69 – отражены расходы по доставке объекта покупателю;
Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 23 – списаны расходы на доставку объекта ОС;
Дебет 91/9 Кредит 99 – выявлен финансовый результат (прибыль) от реализации объекта ОС;
Дебет 99 Кредит 91/9 – выявлен финансовый результат (убыток) от реализации ОС.
Порядок составления актов приемки – передачи (форма № ОС – 1) и актов на списание основных средств (форма № ОС – 4).
Ремонт подрядным способом с использованием материалов заказчика
| Дебет 10 субсчет «Мате-риалы на складах» Кредит 60 | оприходованы запчасти на склад организации |
| Дебет 19 Кредит 60 | учтена сумма НДС, относящаяся к стоимости запчастей |
| Дебет 68 Кредит 19 | отражена в составе налоговых вычетов сумма НДС по приобретенным запчастям |
| Дебет 10 субсчет «Материалы, передан-ные в переработку на сторону» Кредит 10 субсчет «Материалы на складах» | отражена стоимость материалов, переданных подрядчику |
| Дебет 20 (23) Кредит 60 | отражена сумма предъявленных услуг по произведенному ремонту без стоимости материалов |
| Дебет 19 Кредит 60 | отражена сумма НДС по произведенному ремонту |
| Дебет 68 Кредит 60 | отражена в составе налоговых вычетов сумма НДС по произведенному ремонту |
| Дебет 20 (23 и др.) Кредит 10 субсчет «Материалы, передан-ные в переработку на сторону» | отражена стоимость материалов, израсходованных подрядчиком для производства ремонтных работ на основании соответствующих актов подрядчика |
Организация документооборота и правила хранения документов
Документооборот – это движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание, получение их от других предприятий, принятие на учет, обработка, передача в архив).
Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов и учетных регистров, а также систему обработки информации и приемы организации документооборота.
При этом принятая система документооборота хозяйственных операций как элемент учетной политики должна обеспечивать:
1) полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, т.к. именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой стороны – на основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет и составляется бухгалтерская отчетность;
2) выявление на предприятии скрытых резервов. Надо построить систему документирования хозяйственных операций таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели (например, нормы материалов, нормы технологических потерь, планируемые значения и др.);
3) отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. Например, предприятием получен товар по накладной, в которой поставщиком допущены неоговоренные исправления. В соответствии с п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета (приказ № 34н) неоговоренные исправления в документах не допускаются, и такая накладная не может быть подтверждением факта получения товара. Поставщик отказывается дооформить накладную надлежащим образом. В этом случае предприятию необходимо создать комиссию по приемке товара и оформить получение товара отдельным актом приемки, составленным с соблюдением требований нормативных актов к первичным документам;
4) тождество данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами;
5) рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.
В соответствии с действующими нормативными документами при организации системы документооборота на предприятии руководитель должен утвердить приказами (распоряжениями) по предприятию:
- организационно – методические принципы учета (приказ об учетной политике, об утверждении графика документооборота, о подотчетных суммах, о порядке учета и расходования средств на представительские расходы, об используемых формах первичных учетных документов и т.п.);
- перечень должностных лиц, ответственных за ведение учета и правильность оформления тех или иных операций (перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, назначение инвентаризационных комиссий и др.).
Согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
График документооборота составляется в виде схемы (таблицы) или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков исполнения.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.
Каждому исполнителю вручают выписку из приказа, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.
Контроль соблюдения исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.
Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:
1) порядок создания документа: количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения;
2) порядок проверки документа: ответственный за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления;
3) порядок обработки документа: исполнитель, срок исполнения;
4) порядок передачи документа в архив: исполнитель, срок передачи.
Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, а для документов, подтверждающих размер заработной платы работников – 75 лет.