Глава 13. Эксплуатация и сопровождение АИС-БУ

При использовании АИС-БУ бухгалтером выполняется определенная последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решений внутренними и внешними пользователями.

Информационная технология бухгалтерского учета на компьютере – это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности.

В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода выделяются четыре основные этапа:

- формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных;

- обобщение учетных данных;

- получение выходной информации – справок, учетных регистров и отчетности;

- завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду.

Помимо этого требуется выполнение ряда технологических работ, связанных с поддержанием в работоспособном состоянии программного обеспечения, обеспечения целостности и сохранности информационной базы. В ряде случаев конечные пользователи в состоянии выполнять их самостоятельно, но нередко требуется привлечение специалистов-профессионалов, выполняющих функции администрирования системы.

При ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру необходима оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это требует непрерывной правовой и методической поддержки пользователей систем компьютерного учета, а также своевременного обновления программ.

Корректность ведения учета требует от бухгалтера хорошего знания существующей нормативной базы. Самостоятельно отслеживать все изменения в федеральном, региональном и местном законодательстве достаточно сложно. Поэтому многие бухгалтеры и экономисты являются пользователями правовых баз данных. Производители правовых баз данных постоянно следят за изменениями в нормативной базе, профессионально их аккумулируют и поставляют своим подписчикам в виде программных продуктов. Правовые базы данных являются одной из важнейших составляющих информационного фонда АИС-БУ.

В настоящее время правовые базы данных общего назначения различной степени полноты поставляются несколькими производителями, в том числе и фирмами, специализирующимися на разработке программных продуктов для экономических расчетов.

В связи с постоянным развитием систем компьютерного учета, ростом их функциональности возрастает и сложность их освоения. Строже становятся и требования, которые следует соблюдать для их эффективной эксплуатации. Поэтому исключительно важной становится методическая поддержка, помогающая разобраться в возможностях программных средств автоматизации учета и повысить эффективность технологии их применения.

В широком понимании методическое сопровождение систем компьютерного учета следует рассматривать с нескольких сторон.

Прежде всего, следует иметь в виду, что любая компьютерная система является носителем определенной методологии учета. Поэтому фирма-производитель должна предоставлять своим пользователям соответствующие разъяснения по особенностям ее применения для отражения тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, начинающие пользователи системы должны иметь возможность получения начальных навыков по работе с программой, а более опытные – углублять свои знания по возможностям ее эффективного применения.

По мере развития программ экономического назначения они наполняются новыми возможностями, позволяющими полнее автоматизировать различные расчеты. Прежде всего, это касается процедур формирования записей на счетах. Конечно, можно большую часть проводок формировать вручную. Здесь пользователь имеет полную свободу. И до сих пор многие именно так и работают. Однако на текущий момент подавляющую часть операций можно отражать с существенно более высокой степенью автоматизации, используя компьютерные документы, при проведении которых проводки формируются автоматически. Работа бухгалтера существенно облегчается, но требуется строгое соблюдение технологии решения задач, встроенной в конфигурацию системы. Это связано с тем, что автоматизированная обработка данных базируется на модели учета, которая предполагает соблюдение определенных правил оформления операций. Это относится к ведению системы синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, справочников, а также к порядку применения системы компьютерных документов. Достаточно нарушить требуемый моделью учета порядок, и система может дать неправильные результаты. Поэтому при активном использовании режимов автоматического формирования бухгалтерских записей пользователь должен соблюдать установленные в программе «правила игры». Разработчики программ стараются предоставить пользователям необходимые разъяснения по применению их программных продуктов.

Системы компьютерного учета находятся в непрерывном развитии. Это вызвано необходимостью актуализации в связи с изменениями в нормативной базе учета и ростом функциональности для более полного соответствия потребностям учетной работы различных предприятий. Поэтому необходимо оперативное обновление программных продуктов у пользователей и предоставление им информации по технологическим особенностям применения их новых возможностей.

Производители тиражных программных продуктов оперативно информируют пользователей о выходе новых версий их разработок, используя для этого средства массовой рассылки различных материалов, рекламу и статьи в СМИ. В последнее время все шире используется сеть Интернет. Многие фирмы-разработчики программного обеспечения размещают на своих сайтах новые версии программ. Зарегистрированные пользователи могут загрузить их оттуда и установить на свои компьютеры. Небольшие дополнения к программам распространяются бесплатно, а существенно дополненные версии программ – на платной основе.

Первым и естественным требованием к системе автоматизации учета является ее соответствие текущим нормативным актам, регламентирующим порядок отражения фактов хозяйственной деятельности в системе счетов бухгалтерского учета и составления отчетности. Большинство изменений в нормативной базе так или иначе требует изменений в методологии компьютерного учета.

Практически каждый квартал изменяется либо состав форм отчетности, либо порядок расчета их показателей. Поэтому многие фирмы-производители программных продуктов для ведения бухгалтерского учета ежеквартально готовят методические материалы и настройки правил формирования регламентированной финансовой, налоговой и прочей отчетности.

Разработчики программного обеспечения бухгалтерского учета стараются сделать процесс обновления программ как можно более легким для конечных пользователей. Нередко для установки новых версий создаются специальные программы, которые в автоматическом режиме выполняют не только замену файлов программ и различного рода настроек к ним, но и необходимым образом модифицируют базу данных, сохраняя в новых структурах накопленные ранее данные старых версий.

Вопросы для самоконтроля

Глава 1

1. Раскройте понятие системы и ее составных частей.

2. Охарактеризуйте уровни в системе управления экономическим объектом.

3. Раскройте определение информационной системы, экономической информационной системы и их назначение.

4. Раскройте определение АИС и АИС-БУ.

5. Охарактеризуйте основные компоненты АИС-БУ.

6. Раскройте классификацию экономической информации.

7. Раскройте классификацию информации, циркулирующей в АИС-БУ.

8. Перечислите отличительные свойства учетной информации.

9. Раскройте иерархическую структуру учетной информации.

Глава 2

1. Раскройте определение информационного процесса бухгалтерского учета.

2. Назовите основные этапы информационного процесса АИС-БУ.

3. Дайте определение технологического процесса.

4. Охарактеризуйте основные процедуры преобразования учетной информации.

5. Дайте определение информационной технологии.

6. Охарактеризуйте основные черты современной информационной технологии АИС-БУ.

7. Охарактеризуйте обеспечивающие и функциональные информационные технологии.

8. Раскройте различия между АИС-БУ и информационной технологией.

9. Перечислите и охарактеризуйте обеспечивающие компоненты АИС-БУ.

10. Раскройте понятия информационного фонда и информационной базы.

11. Дайте характеристику внемашинного и внутримашинного обеспечения.

12. Перечислите модели, отражающие основные особенности предметной области.

13. Дайте определение и характеристику автоматизированного рабочего места бухгалтера.

14. Назовите основные компоненты АРМ бухгалтера.

15. Раскройте особенности функционирования АРМ бухгалтера.

16. Какие факторы влияют на количество АРМ бухгалтера и на распределение работ между ними.

Глава 3

1. Охарактеризуйте концептуальную модель обработки данных в АИС-БУ.

2. Раскройте основные этапы обработки данных.

3. Раскройте структуру простой и расширенной поводки.

4. Охарактеризуйте различие между бухгалтерской записью и бухгалтерской операцией.

5. Назовите и охарактеризуйте особенности компьютерной формы учета.

Глава 4

1. Для каких целей необходима классификация программного обеспечения АИС-БУ? Назовите и охарактеризуйте два подхода к классификации ПО АИС-БУ.

2. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по степени охвата учетных функций.

3. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по концепции построения информационной модели учета.

4. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по способам построения программной системы.

5. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по возможностям расширения состава базовых функций системы.

6. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по порядку распространения и тиражирования.

7. Что понимают под интегральной классификацией ПО АИС-БУ?

8. Назовите недостатки интегральной классификации по размеру хозяйствующего субъекта.

9. Охарактеризуйте ПО АИС-БУ класса «мини-бухгалтерия».

10. Охарактеризуйте ПО АИС-БУ класса «интегрированные системы».

11. Дайте характеристику ПО АИС-БУ класса «инструментальные системы».

12. Дайте характеристику ПО АИС-БУ класса «бухгалтерский комплекс».

13. Назовите несколько принципиальных отличий ПО АИС-БУ класса «бухгалтерский комплекс» от «бухгалтерского комплекса в корпоративной информационной системе управления предприятием».

14. Охарактеризуйте индивидуальные системы бухгалтерского учета.

Глава 5

1. Раскройте понятие модели системы счетов и ее элементы?

2. Почему необходима настройка плана счетов?

3. Что такое рабочий план счетов и компьютерный план счетов в АИС-БУ?

4. Что понимают под характеристикой счета? Зачем необходимы характеристики счета? Перечислите основные характеристики плана счетов.

5. Раскройте каждую из характеристик счетов и укажите особенности их реализации в программах разных АИС-БУ.

6. Какие процедуры включает настройка и работа со справочником счетов? Раскройте эти процедуры.

Глава 6

1. Охарактеризуйте назначение справочников счетов аналитического учета.

2. Дайте классификацию справочников аналитического учета по целевому назначению и выполняемым учетным функциям.

3. Дайте классификацию справочников аналитического учета в зависимости от процедур обработки.

4. Какие справочники объектов аналитического учета выделяются в комплексных системах бухгалтерского учета?

5. Что понимают под классификатором учетных объектов? Назовите виды классификаторов, которые применяются в АИС-БУ.

6. Назовите общегосударственные классификаторы, которые используются в АИС-БУ.

7. Что представляет собой компьютерные справочники объектов аналитического учета?

8. Какие процедуры можно выполнять над элементами справочника объектов аналитического учета?

9. В чем недостатки справочников объектов аналитического учета с жесткой структурой данных?

10. Что понимают под параметрами объектов аналитического учета? Назначение справочников параметров. Какую информацию может содержать этот справочник.

11. Раскройте суть типизированных и нетипизированных моделей аналитических счетов. Приведите примеры их реализации в АИС-БУ. Какая из моделей предпочтительнее и почему?

12. Дайте понятие модели организации аналитического учета в АИС-БУ. Какими признаками она характеризуется?

13. Назовите модели организации аналитического учета в АИС-БУ.

14. Дайте характеристику простой модели аналитического учета. Приведите варианты реализации данной модели. Отметьте положительные стороны и недостатки данной модели.

15. Дайте характеристику иерархической модели аналитического учета. Приведите варианты реализации данной модели. Отметьте положительные стороны и недостатки данной модели.

16. Дайте характеристику фасетной модели аналитического учета. Приведите варианты реализации данной модели. Отметьте положительные стороны и недостатки данной модели.

17. Дайте характеристику пооперационной модели аналитического учета. Приведите варианты реализации данной модели. Отметьте положительные стороны и недостатки данной модели.

18. Что понимают под смешанной моделью аналитического учета.

19. Дайте характеристику модели параллельных счетов.

20. Дайте характеристику модели распределения функций аналитического учета в бухгалтерских комплексах.

21. На каких принципах базируется организация аналитического учета в комплексных АИС-БУ?

22. Какие модели реализуют многоуровневый аналитический учет и какие – многомерный аналитический учет. Приведете примеры их реализации в программах АИС-БУ.

23. Можно ли в одной системе использовать несколько моделей организации аналитического учета?

24. В каких классах АИС-БУ может использоваться та или иная модель аналитического учета?

Глава 7

1. Раскройте классификацию первичных документов.

2. Дайте классификацию документов по назначению.

3. Дайте классификацию документов по унификации и типизации.

4. Раскройте структуру стандартной формы типового документа.

5. Каким требованиям должны отвечать типовые документы.

6. Что считается «видом» (типом) документа в компьютерной системе учета? Какими признаками характеризуется «вид» документа?

7. Какие варианты представления документов можно встретить в АИС-БУ?

8. Можно ли создавать новые первичные документы в компьютерных системах учета? Какие инструменты для этого имеются.

9. Дайте определение понятиям «документооборот», «модель документооборота».

10. Какие подходы к работе с документами сформировались к настоящему времени?

11. Назовите три основные модели документооборота, реализованные в компьютерных системах учета.

12. Дайте характеристику модели документооборота, в которой документ выступает как дополнение к хозяйственной операции. Отметьте недостатки модели.

13. Дайте характеристику модели документооборота, в которой документ рассматривается как средство формирования записей о хозяйственной операции.

14. Дайте характеристику модели документооборота, в которой документ является вспомогательным информационным объектом.

15. Дайте характеристику модели полного документооборота. На каких принципах она базируется? На каких объектах находит применение?

Глава 8

1. Что понимают под массивом информации о хозяйственных операциях?

2. Что понимают под записью массива информации о хозяйственной операции.

Какие способы хранения информации о хозяйственных операциях реализованы в программах АИС-БУ?

3. Дайте характеристику способа хранения информации о хозяйственных операциях в виде расширенных проводок.

4. Дайте характеристику способа хранения информации о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских операций. Приведите примеры реализации этого способа.

5. Дайте характеристику способа хранения информации о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки). Приведите примеры реализации этого способа.

6. Сравните три способа хранения информации о хозяйственных операциях и дайте им оценку.

7. Назовите три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях.

8. Дайте характеристику ручному способу ввода бухгалтерских операций и проводок.

9. Дайте характеристику способу автоматизированной генерации операций и проводок на основе типовых операций.

10. Дайте определение типовой операции, каково ее назначение. Приведите структуру типовой операции. Раскройте схему работы с типовыми операциями.

11. Какие два этапа выделяют при работе с типовыми операциями. Что выполняется на каждом из этапов?

12. Дайте характеристику способу автоматической генерации операций и проводок на основе электронных форм документов. Подчеркните особенности способа.

13. Приведите некоторые сервисные функции при вводе данных, которые обеспечиваются программами бухгалтерского учета.

Глава 9

1. Что понимают под основной и вспомогательной результатной информацией?

2. Дайте классификацию выходных документов.

3. Какие отчеты называются стандартными и специализированными отчетами в АИС-БУ?

4. Какие отчеты называются регламентированными отчетами в АИС-БУ?

5. Определите процедуру «обобщение учетных данных». В каких режимах она может выполняться?

6. Перечислите основные отличия технологии формирования учетных регистров и формы их представления в АИС-БУ от традиционной технологии их получения в неавтоматизированных ИС.

7. Что такое многовариантная технология получения учетных регистров в АИС-БУ?

8. Предполагают ли компьютерные системы учета строгую, заранее определенную схему группирования и обобщения данных при формировании учетных регистров?

9. Можно ли в компьютерных системах учета сформировать регистры не по всем объектам определенного вида, а по конкретному объекту учета, например, составить оборотную ведомость по одному объекту основных средств?

10. Чем обеспечивается гибкость группирования и обобщения данных при формировании учетных регистров, изменение формы их представления?

11. Чем вызван отход от традиционных форм представления учетных регистров в АИС-БУ?

12. Назовите основные хронологические регистры, формируемые в АИС-БУ.

13. Назовите основные синтетические регистры, формируемые в АИС-БУ.

14. Перечислите основные процедуры работы с учетными регистрами и раскройте их суть.

15. В чем заключается интерактивная работа с выходной информацией методом последовательных расшифровок?

Глава 10

1. Перечислите процедуры закрытия месяца, отчетного периода. Какие операции выполняются при завершении месяца, отчетного периода?

2. Чем должен руководствоваться бухгалтер, выполняя процедуры завершения отчетного периода в АИС-БУ?

3. Какие подходы реализованы в АИС-БУ к формированию регламентированной отчетности?

4. Назовите режимы заполнения показателей регламентированной отчетности, реализованные в АИС-БУ, дайте их характеристику.

5. Перечислите этапы составления консолидированной отчетности АИС-БУ.

6. Какие варианты сбора и передачи данных для составления консолидированной отчетности предусматриваются в АИС-БУ?

7. Раскройте суть процедуры адаптации при составлении консолидированной отчетности АИС-БУ.

8. Раскройте суть процедуры пересчета валют при составлении консолидированной отчетности АИС-БУ.

9. Раскройте суть процедур суммирования и элиминирования при составлении консолидированной отчетности АИС-БУ.

10. Дайте понятие учетного цикла в компьютерных системах и его отличие от отчетного периода. Какими моментами характеризуется учетный период?

11. Перечислите модели организации учетного периода в компьютерных системах.

12. Дайте характеристику модели бесконечного учетного периода. Укажите ее варианты. Отметьте достоинства и недостатки.

13. Дайте характеристику модели гибкого учетного периода. Укажите ее варианты. Отметьте достоинства и недостатки.

14. Дайте характеристику модели фиксированного учетного периода. Отметьте достоинства этой модели.

15. Что понимают под рекурсией хронологической взаимосвязи в компьютерных системах учета?

Глава 11

1. Что понимают под многопользовательскими АИС-Б? Какие бывают многопользовательские системы автоматизации бухгалтерского учета?

2. Определите основные особенности организации информационной базы в многопользовательских АИС-БУ.

3. Перечислите основные технологии многопользовательской работы.

4. Как организована обработка данных при технологии локального функционирования рабочих мест. Отметьте достоинства и недостатки этой технологии.

5. Как организована обработка данных при технологии «файл-сервер». Отметьте достоинства и недостатки этой технологии.

6. Как организована обработка данных при технологии «клиент-сервер». Отметьте достоинства и недостатки этой технологии.

7. Какие программные компоненты необходимы для функционирования технологии «клиент-сервер» и их назначение?

8. Охарактеризуйте технологию полностью централизованной обработки.

9. Приведите различия организации информационной базы в несетевых и сетевых многопользовательских АИС-БУ.

10. Назовите модели организации информационной базы в многопользовательских АИС-БУ.

11. Охарактеризуйте модель распределенных данных, отметьте ее достоинства и недостатки. Приведите примеры реализации.

12. Какие проблемы появляются при интеграции децентрализованных баз данных и как они решаются?

13. Характеризуйте модель централизованных справочников, отметьте ее достоинства и недостатки. Приведите примеры peaлизации.

14. Охарактеризуйте модель полностью централизованных данных, отметьте ее достоинства и недостатки. Приведите примеры реализации.

15. Какие факторы учитываются при выборе модели организации информационной базы в многопользовательских АИС-БУ?

16. Охарактеризуйте модель централизованных справочников.

17. Охарактеризуйте модель полностью централизованных данных.

Глава 12

1. Назовите три стадии жизненного цикла АИС-БУ.

2. Какие факторы влияют на создание АИС-БУ?

3. В каких вариантах может создаваться АИС-БУ?

4. Охарактеризуйте вариант создания систем автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета.

5. Охарактеризуйте вариант создания систем комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

6. Охарактеризуйте вариант создания АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

7. Какие проблемы возникают для систем, не имеющих единого информационного поля, и всегда ли можно и нужно создавать системы с единым информационным полем.

8. Внедрение комплексной АИС-БУ осуществляется сразу или поэтапно?

9. Почему предприятиям выгоднее приобретать тиражируемые АИС-БУ, чем создавать собственные уникальные системы?

10. Назовите критерии выбора систем автоматизации учета предприятий.

11. Какими критериями следует руководствоваться при выборе ПО АИС-БУ: для малых предприятий; для средних предприятий; для крупных и корпоративных предприятий?

12. Что понимают под тиражной программой учета?

13. Почему необходимо адаптировать тиражные программы учета?

14. Как подразделяются адаптационные средства бухгалтерских программ?

15. Что определяют бухгалтерские параметры и что — технологические параметры?

16. Какие возможности предоставляют пользователю средства внесения изменений в слой прикладных программ?

17. Какие три варианта использования допустимы для программных продуктов бухгалтерского учета?

18. К каким последствиям может привести несоблюдение методических рекомендаций разработчика программного продукта по ведению учета?

19. К чему может привести стремление реконфигурировать систему и отказ от типовой методологии учета?

20. Сформулируйте цель составления документа «Техническое задание» и изложите его содержание.

21. Приведите перечень подготовительных работ на стадии ввода системы в эксплуатацию.

22. Как выполняется установка тиражируемой программы?

23. Какие методы защиты используют фирмы-разработчики для защиты своих программных продуктов?

24. Какие справочники может создавать и заполнять бухгалтер на стадии ввода системы в эксплуатацию?

25. Какие способы ввода начальных остатков вам известны?

26. Когда лучше всего выполнять ввод вступительных остатков: в течение отчетного периода, на начало месяца, квартала, года?

27. Если ввод начальных остатков выполняется не с начала года, то какие остатки должны быть введены дополнительно, чтобы получить баланс за год?

28. Какая дополнительная процедура должна быть выполнена при вводе остатков с использованием метода фиктивных проводок?

29. Какие условия должны быть соблюдены при вводе вступительных остатков?

30. Какая дата должна быть установлена при разных способах ввода вступительного остатка?

31. Что должен выполнить бухгалтер после окончания ввода вступительных остатков?

Глава 13

1. Что понимают под методической поддержкой АИС-БУ?

2. Чем вызвана необходимость оперативного обновления программных продуктов бухгалтерского учета?

3. Как происходит процесс обновления программ бухгалтерского учета?