Адаптация тиражных программ при создании аис-бу

Тиражную компьютерную программу следует рассматривать как:

- готовое решение, предлагающее определенную методологию ведения учета;

- инструмент, способный адаптироваться к конкретным потребностям конкретных пользователей.

Предлагаемое на рынке программное обеспечение бухгалтерского учета обычно позволяет с той или иной степенью полноты решать наиболее типовые задачи финансового учета и составления отчетности. Однако нормативная база учета постоянно меняется, что требует либо перехода к новым версиям программ, либо их подстройки самим пользователем под изменившиеся условия.

Кроме того, в тиражном программном продукте нельзя заранее предусмотреть все, поскольку на конкретных предприятиях существует множество специфических учетных задач, для которых трудно разработать общую, универсальную технологию решения. В особенности это касается задач управленческого учета. Поэтому достаточно большое число пользователей желают как можно полнее «подстроить» программу под особенности ведения учета на собственном предприятии.

При ориентации на массовое распространение программных продуктов разработчики часто не принимают непосредственного участия в их внедрении у конечных пользователей. Поэтому они заинтересованы в максимальном отчуждении программного обеспечения. Это свойство обеспечивается за счет встраивания в программы различных адаптационных средств, позволяющих выполнять настройку программных средств либо самим пользователем, либо специализированными внедренческими фирмами.

Основное назначение адаптационных средств бухгалтерских программ:

- настройка параметров функционирования программы;

- определение правил автоматизированного формирования записей массива хозяйственных операций и контировки документов;

- уточнение правил расчета показателей и макетов форм отчетных документов и, если это необходимо, разработка собственных отчетных форм;

- упорядочение порядка ввода данных первичных документов и правил построения их печатных форм.

По уровню компьютерной подготовки пользователей разделяют пользовательские (непрофессиональные) и профессиональные адаптационные средства (рис. 12.1).

Пользовательские адаптационные средства ориентированы на применение конечным пользователем системы и не требуют от него профессионального уровня компьютерной подготовки. Профессиональные адаптационные средства предназначены для специалистов по использованию компьютерной техники и программного обеспечения и требуют высокого уровня понимания внутренних особенностей функционирования систем обработки данных, часто и серьезных навыков программирования.

По уровню настройки адаптационные средства подразделяются:

Рис. 12.1. Классификация адаптационных средств

программного обеспечения АИС-БУ

- на средства параметрической настройки;

- на средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта.

Средства параметрической настройки позволяют определять параметры, регулирующие выбор заложенных в систему алгоритмов вычислений или порядок их выполнения. Следует разделять данные, которые программа использует при вычислениях, и параметры, регулирующие их выполнение.

При внедрении системы требуется установить некоторые глобальные параметры, необходимые для работы программы. Их можно разделить на бухгалтерские и технологические.

Бухгалтерские параметры определяют правовой и организационный статус предприятия, специфику его деятельности, начало расчетного периода, характеристики учетной политики (метод списания себестоимости материальных ценностей, порядок определения выручки от реализации для целей налогообложения, метод начисления амортизации (износа) основных средств и т. п.), национальную валюту, способы пересчета иностранных валют в национальную и т. д.

Технологические параметры определяют различные характеристики ввода, отображения и печати данных (например, какие поля записи должны переноситься в новую запись при выполнении операции копирования); способы пересчета (ручной или автоматический) итогов; права пользователей на доступ к данным и выполнение различных функций программы и т. д. Способы установки этих параметров специфичны для каждой программы и обычно описываются в документации.

Средства внесения изменении в слой прикладных решений программного продукта позволяют определять формулы и даже целые программы, используемые при расчете сумм проводок типовых операций или проводок, автоматически формируемых по данным первичных документов, вычислении показателей отчетов, выполнении вспомогательных вычислений. В некоторых системах автоматизации с помощью этих средств можно переопределять или создавать новые экранные формы, отчеты, описывать алгоритмы выполнения разного рода регламентных работ и т. д.

Обычно считается, что средства параметрической настройки являются пользовательскими адаптационными средствами, а средства внесения изменений в слой прикладных решений – профессиональными. Однако это не совсем так. Иногда правильно установить необходимую комбинацию параметров может только специалист, хорошо понимающий особенности функционирования программного продукта. И наоборот, часто для того, чтобы составить типовую операцию или формулу расчета того или иного показателя отчета специальных познаний не требуется, и полнить соответствующие действия может даже относительно неподготовленный пользователь.

Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта следует разделять:

- на встроенные (внутренние);

- на внешние.

Внутренние средства создаются разработчиком программного продукта и тем или иным способом встраиваются в систему или поставляются с ней в виде отдельной программы. Они предназначены для создания расчетных формул или целых программ на встроенном языке системы, проектирования внешнего вида экранных форм и отчетов.

Внешние средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта, как правило, создаются сторонними производителями программ, а разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета только разрабатывают принципы и технологию их использования совместно со своими разработками.

Встроенные средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта могут быть как пользовательскими, так и профессиональными.

Внешние средства, как правило, рассчитаны на профессиональное применение программистами, внедряющими и сопровождающими систему автоматизации.

Предлагаемые на рынке программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, могут быть использованы:

- как готовое решение;

- как готовое решение с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки;

- с перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета.

Системы с замкнутой функциональностью могут использоваться только как готовые решения.

Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных решений. Прежде всего – это настройки типовых операций и правил котировки документов, а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое решение. При выборе второго и третьего вариантов использования необходимо внесение изменений в слой прикладных решений.

Установив готовое решение, его можно сразу использовать для ведения учета. При этом для привязки программы к особенностям учетной политики предприятия достаточно использования простых средств параметрической настройки. Для малых предприятий, планирующих решение с помощью АИС-БУ только задач финансового учета и составления отчетности, применение готовых решений обычно является наиболее приемлемым вариантом.

Применение любой комплексной системы ведения бухгалтерского учета как готового решения совершенно не означает, что все задачи будут выполняться в автоматизированном режиме. Любая программа, обеспечивающая комплексное решение задач бухгалтерского учета, предоставляет возможность ввода проводок, расчет остатков и оборотов счетов, а также формирование того или иного набора выходных форм, представляющих данные о движении средств по счетам. В большинстве случаев можно говорить и о возможности подготовки и печати наиболее распространенных первичных документов: платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и т. д. Однако реализация более специфичных задач, таких как расчет себестоимости списываемых на производство материалов, начисление амортизации основных средств, расчет курсовых разниц и т. д., программой может не обеспечиваться потому, что внедряемая система автоматизации как готового решения не включает соответствующих функций (не приобретен необходимый модуль, не реализован соответствующий алгоритм). Кроме того, во многих случаях программные средства обеспечивают правильное выполнение определенной задачи только при соблюдении определенной методологии ведения компьютерного учета.

Разработчики наиболее широко тиражируемых программных продуктов уделяют методологии компьютерного учета особо пристальное внимание для того, чтобы их можно было использовать как готовые решения в части решения задач финансового учета и составления отчетности.

Таким образом, чтобы наиболее полно использовать возможности готовых решений, необходимо строго следовать методическим рекомендациям разработчика программного продукта. Это часто требует изменения привычной методологии ведения бухгалтерского учета при внедрении программных средств в эксплуатацию. Многие предприятия оказываются к этому не готовы, и поэтому возможности предлагаемых решений используются ими не в полной мере, а автоматизация ряда задач учета становится неполной.

Несмотря на то, что внедрение типовых решений нередко связано с ломкой старых подходов к ведению учета, его старой, привычной технологии, не следует забывать, что такие решения не создаются на пустом месте, а являются результатом долгого труда, обобщения и переосмысления практики ведения учета многих организаций. Эти решения включают в себя лучший опыт хозяйствования и управления предприятиями.

При использовании готового решения с внесением изменений и дополнений, не затрагивающих типовую методологию учета, предлагаемую комплектом поставки, пользователь или специалисты по внедрению так или иначе модифицируют слой прикладных решений программы. Уровень сложности внесения такого рода изменений может быть различен. Он может быть относительно невелик и тогда выполнение соответствующих действий по силам даже относительно слабо подготовленному пользователю. Однако часто, для составления правил формирования сложных типовых операций, контировки документов или определения алгоритмов расчета показателей отчетов требуется привлечение профессиональных специалистов по внедрению и сопровождению программ.

Наиболее сложным является внедрение автоматизированных систем бухгалтерского учета, сопровождаемое перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета. Возможности выполнения подобного рода перенастройки у систем с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемых в немалой степени различаются. В системах с ограниченно развиваемой функциональностью обычно можно применять только изменение системы типовых операций, части правил обработки документов, создание новых отчетов. Однако серьезно изменить базовые расчетные алгоритмы, спроектировать принципиально новые формы компьютерных документов без непосредственного участия разработчика программы здесь нельзя. В полностью реконфигурируемых системах, помимо этого, обычно можно изменить практически все или большую часть расчетных алгоритмов, экранных форм, а нередко и структуры баз данных.

Необходимость внесения серьезных изменений в типовую методологию учета обычно возникает тогда, когда пользователи не хотят ограничиваться только решением стандартных задач финансового учета и желают в полном объеме автоматизировать функции ведения управленческого учета на своем предприятии в точном соответствии со своими потребностями. При использовании систем автоматизации с частично развиваемой функциональностью удовлетворить все, без исключения запросы пользователей силами собственных специалистов предприятия или сторонних внедренческих фирм часто невозможно. Это может потребовать внесения в программу таких изменений, которые выходят за рамки открытых для модификации компонент слоя прикладных решений. В полностью реконфигурируемых системах возможности изменения методологии компьютерного учета практически безграничны, поскольку здесь можно не только реализовать или переопределить любой специализированный расчетный алгоритм, но и обеспечить возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании документов и отчетов любой вспомогательной информации.

Следует иметь ввиду, что реконфигурирование программ и отказ от типовой методологии учета, предлагаемой их разработчиками, очень ответственный шаг, поскольку в этом случае часто приходится полностью отказаться от возможности применения новых типовых версий слоя прикладных решений, поставляемых фирмой-разработчиком в связи со сменой законодательства и вносить соответствующие изменения самостоятельно или с привлечением сторонних внедренческих фирм. Поэтому стоимость актуализации индивидуальных решений также может оказаться существенно более высокой, чем при использовании типовых решений.

Крайне нежелательно пускать работу по реконфигурированию программ на самотек. Это чревато тем, что вносимые дополнения не будут достаточно проверены на совместимость с уже имеющимися процедурами обработки данных. Поэтому следует сначала собрать, систематизировать и обобщить все замечания по отсутствующим функциональным возможностям, наметить этапы работ, определить обоюдную ответственность исполнителей и заказчика. Все это необходимо свести в единый документ или их совокупность, обычно именуемую «Техническим заданием».

В техническом задании должны быть отражены виды учета (оперативный, бухгалтерский, управленческий, учет для налогообложения), которые затрагиваются производимыми изменениями. Должны быть перечислены и подробно описаны все внутренние документы, специфические отчеты, а также аналитические разрезы, необходимые для ведения учета и составления отчетности.

В техническом задании должны быть отражены структура подразделений и филиалов предприятия, его виды деятельности, учетная политика, штатное расписание, должностные инструкции, формы специфических документов и отчетов. Полезно выделить также и наиболее трудоемкие участки учета, автоматизация которых должна быть выполнена в первую очередь, а соответствующая технология эксплуатации оптимизирована особо тщательно.

В техническом задании должны быть представлены разделы, подробно характеризующие все необходимые изменения в составе и структуре нормативно-справочной информации; структуре аналитического учета; перечне, реквизитном составе, порядке организации диалога, алгоритмах проведения и печатных формах компьютерных документов и их журналов; в номенклатуре, реквизитном составе и формах представления отчетов. Следует уделить внимание формулировке пожеланий к особенностям эксплуатации автоматизированной системы с учетом сложившегося разделения труда между сотрудниками бухгалтерии и функций иных заинтересованных служб предприятия.

Помимо описания функционально-технологических особенностей построения и эксплуатации системы компьютерного учета, в техническом задании следует определить и порядок реализации проекта, в частности, состав группы специалистов, занятых в работе по проекту, график выполнения пуско-наладочных работ, методы реализации решений.

Техническое задание должно вырабатываться при непосредственном взаимодействии заказчика и исполнителя. Последнему следует предоставить все необходимые материалы. Вообще говоря, по тому, какие материалы запрашивает исполнитель и какой проект технического задания он представляет со своей стороны, можно косвенно судить о его опыте в выполнении подобного рода работ. Опытный исполнитель постарается как можно полнее и детальнее прописать состав необходимых работ, порядок и условия их выполнения, обоюдную ответственность сторон.

Многие фирмы-разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета проводят аттестации сотрудников партнерских фирм на знание своих программных продуктов. Поэтому, осуществляя выбор сторонней внедренческой фирмы, стоит обратить внимая на наличие у нее сертифицированных сотрудников. Одним из признаков подготовленности внешнего исполнителя может служить факт проведения им скрупулезного анализа принятой у заказчика схемы учета. Нередко на основе такого анализа исполнитель может выдвинуть предложения по изменениям в учетной политике, призванные обеспечить снижение налогов, достижение более полного и достоверного отражения учетной информации, снижение трудоемкости процедур ввода и анализа данных. Не стоит сразу отвергать выдвинутые предложения, поскольку специалисты по внедрению систем компьютерного учета обобщают опыт их настройки и эксплуатации у большого числа клиентов.

Ввод АИС-БУ в эксплуатацию

Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия:

- гарантировано надежное функционирование технических средств;

- укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение;

- подготовлена информационная база;

- разработан технологический процесс;

- составлены должностные инструкции учетного персонала и т. д.

Персонал бухгалтерии должен пройти специальную подготовку к работе на компьютере.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:

1) аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарно-материальных ценностей и расчетов;

2) установка программного обеспечения;

3) создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;

4) ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

1. Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета.

На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедится в правильности выбранной учетной политики предприятием и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

2. Установка системы.

Программные продукты обычно поставляются на компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать.

После успешной установки бухгалтерской программы, работающей под управлением DOS, часто требуется внести изменения в ряд параметров файлов config.sys и autoexec.bat и перезагрузить компьютер. Системы, работающие в среде Windows, обычно сами производят необходимые настройки в процессе инсталляции. На рабочем столе компьютера, как правило, появляется пиктограмма запуска программы.

Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчиками используются различные методы защиты: ключевые дискеты, регистрационные номера, электронные ключи и др. При использовании ключевых дискет программу лучше «привязать» к конкретному компьютеру, иначе каждый раз при начале работы придется использовать ключевую дискету. Количество привязок фирмами-разработчиками обычно ограничивается (например, тремя). Одна привязка – основная, другие – резервные. К резервным привязкам обращаются только при порче записанных на жесткий диск программ или замене аппаратных средств компьютера. Привязку следует выполнять после проверки работоспособности бухгалтерской программы. После привязки с программой можно работать без ключевой дискеты.

Иногда при записи на жесткий диск программа привязывается к уникальным характеристикам компьютера и при запуске ключевая дискета не требуется. Однако модернизация компьютера может привести к отказу работы программы.

Регистрационные номера вводятся один раз при установке системы.

При поставке программы с электронным ключом защиты от тиражирования он вставляется в разъем параллельного порта компьютера, а принтер подключается к порту через ключ. Наличие ключа не влияет на работу компьютера. При работе в сетях используются сетевые ключи, которые помимо защитных функций могут контролировать и ограничивать количество одновременно paботающих копий программы. Защита программ с помощью электронных ключей более надежна, чем другие методы. Возможно создание неограниченного числа резервных копий, но использовать можно только одну, работающую с ключом.

3. Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации.

Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы. Справочники разделяются на пользовательские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации, необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов – план счетов, справочники объектов аналитического учета – подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчетных лиц и т. д.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющие технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о базах данных, схемах взаимодействия АРМ, групп пользователей и их полномочий и т. п. В отличие от пользовательских справочников элементы системных справочников не могут быть удалены или скорректированы бухгалтером.

4. Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после или одновременно с созданием всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов.

Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета или субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит выйти из режима работы с таблицей ввода сальдо.

При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего вводится фиктивный счет. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно, составив оборотную ведомость, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.

Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы.

При втором способе – остатки необходимо вводить «задним числом», т. е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартала) – тот, с которого начинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.

Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета ® субсчета ® счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету – по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет.

Если система внедряется не с начала квартала (года), то для автоматизированного построения отчетности за квартал (год) необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие месяцы с начала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы сформировать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно закрыть все учетные периоды.

На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, «горячих» клавиш, звуковых сигналов и т. п.