Подходы к созданию и внедрению АИС-БУ
Создание АИС-БУ требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования:
- технических средств;
- системного и вспомогательного программного обеспечения;
- специализированного программного обеспечения.
Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламенты работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой.
Между перечисленными компонентами существует значительная взаимозависимость, которую следует учитывать при создании и последующем развитии АИС-БУ. В общем случае состав перечисленных компонент зависит от:
- целей и задач создаваемой системы обработки данных; числа ее пользователей;
- предполагаемой технологии организации многопользовательской работы;
- наличного парка средств вычислительной техники, периферийных устройств и имеющейся сетевой инфраструктуры;
- состава уже используемого системного и вспомогательного программного обеспечения;
- планируемого объема затрат на создание АИС-БУ.
АИС-БУ может создаваться как:
1) система автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета;
2) система комплексной автоматизации бухгалтерского учета;
3) составная часть интегрированной системы автоматизации явления предприятием.
1. Первый вариант АИС-БУ.
На рабочие места устанавливаются компьютеры и разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных задач учета. Сроки и затраты на создание такой компьютерной системы минимальны. Часто даже не нужно связывать компьютеры в единую вычислительную сеть. Поэтому минимальны требования к оборудованию и программам: достаточно лишь, чтобы последние обеспечивали необходимую функциональность. Одна при несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС-БУ в ходе эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных данных. Прежде всего, они связаны с возможными рассогласованиями при ведении общих справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может кодироваться по-разному. Вследствие этого при объединении данных программа будет рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно обнаружить и исправить.
2. Второй вариант АИС-БУ.
При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо установки компьютеров и программного обеспечения на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т. д.
Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Например, нельзя выполнять операции формирования проводок по списанию себестоимости материалов на производство, если не введены или не обработаны должным образом все документы по приходу материальных ценностей. До ввода всех проводок по начислению общепроизводственных расходов нельзя выполнять их распределение по объектам аналитического учета счета «Основное производство» и т. д. Перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками бухгалтерии.
3. Третий вариант АИС-БУ.
При создании АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с подразделениями, решающими задачи оперативно-технического учета, планирования, анализа и т. д. При этом, чем крупнее предприятие и чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу.
Значение регламентов работы с компьютерной системой очень велико. Помимо чисто содержательных аспектов работы, в них должен быть предусмотрен порядок выполнения специфических операций, определяемых технологией использования конкретных программных средств. Для многопользовательских АИС-БУ, которые по тем или иным причинам не используют общего информационного поля, очень важна выработка регламентов обмена данными и правил их кодирования на различных рабочих местах. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы согласованно вести общие справочники. Например, для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для того чтобы избежать присвоения разных кодов одним и тем же объектам, заносимым в справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников, определяются порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т. д.
При создании АИС-БУ, использующей единое информационное поле, многие из рассмотренных выше проблем согласования данных автоматически пропадают. Однако создание единого информационного поля не всегда технически возможно. Например, его нельзя создать в том случае, когда бухгалтерия использует данные, вводимые удаленными подразделениями, информационный обмен с которыми в режиме реального масштаба времени не может быть налажен.
Иногда формирование единой информационной среды при внедрении комплексной автоматизированной системы бывает не желательно. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского оперативного учета существенным образом различаются, а менеджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же хозяйственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же покупателем бухгалтерия может отражать на разных счетах, но в целом, без особой детализации, а менеджеру нужно знать состояние взаиморасчетов по каждому договору, контракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразно работать с автономным программным обеспечением и вести автономные информационные массивы.
В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать все функции управления. Однако внедрение системы комплексной автоматизации управления – весьма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме того, внедрение систем комплексной автоматизации управления «с нуля», когда отдельные подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники и специализированным программным обеспечением, не всегда бывает гарантированно успешным. Это связано с тем, что применение комплексных систем, пронизывающих все функции управления, часто требует очень существенной перестройки привычной технологии функционирования бизнеса. А к этому сразу готовы отнюдь не все предприятия.
Важно отметить и то, что на многих малых предприятиях не всегда требуется автоматизировать все, без исключения, управленческие функции. В то же время, финансовый учет и составление внешней отчетности, представляемой государственным органам, учредителям, кредиторам, инвесторам – везде достаточно сложны и потому создание АИС-БУ необходимо практически всем, даже относительно небольшим предприятиям.
Практика показывает, что внедрение компьютерных систем обычно осуществляется поэтапно. Сначала автоматизируется решение отдельных, наиболее сложных задач бухгалтерского и оперативного учета. Далее, автоматизация начинает охватывать учет в целом. И, наконец, после накопления необходимого опыта работы с различными программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино все или основные функции бухгалтерского и оперативного учета, планирования анализа хозяйственной деятельности.
Но даже поэтапную автоматизацию нужно осуществлять системно. Типичной ошибкой при внедрении АИС-БУ в начале середине 90-х годов прошлого века было бессистемное внедрение разрозненных, не связанных друг с другом программ. В последующем многие предприятия вынуждены были отказываться от ранее приобретенного или самостоятельно созданного программного обеспечения и переходить к поэтапному внедрению комплексных программных средств, потенциально способных охватить все функции учета. Поэтому, даже при создании АИС-БУ как системы автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета, следует заранее выбирать такое программное обеспечение, возможности которого в последующем можно наращивать либо приобретая новые модули, либо используя все больший и больший набор функций.
При поэтапном развитии АИС-БУ во внимание должны приниматься уже имеющийся парк вычислительной техники, периферийных устройств и сетевая инфраструктура предприятия.
Часто для внедрения новых версий программного обеспечения, новых модулей или просто для повышения производительности АИС-БУ требуется модернизация или вообще полная замена имеющихся компьютеров. Это достаточно дорогостоящее мероприятие, которое может занять продолжительное время. Возможно альтернативное решение, когда вместо радикального обновления всех компьютеров рабочих мест приобретается только один мощный сетевой сервер и развертывается специальное системное программное обеспечение, позволяющее перенести на него все функции по решению задач, оставляя за компьютерами рабочих мест роль простого терминала. Такого рода систему можно развернуть быстрее, и модификация аппаратного обеспечения в этом случае часто требует меньших затрат. Немаловажно и то, что использование централизованной технологии обработки данных в определенном смысле упрощает администрирование системы. Однако такое решение возможно не всегда.
Эффективное многопользовательское применение многих пакетов программ требует высокопроизводительного сетевого оборудования. Поэтому вопрос о возможности перехода к использованию такого рода систем автоматизации часто упирается в необходимость радикального изменения сетевой инфраструктуры предприятия, что тоже не всегда возможно.
Важным фактором, влияющим на создание и развитие АИС-БУ, является состав используемого системного и вспомогательного программного обеспечения. Как уже указывалось ранее, несмотря на то, что в подавляющем числе организаций в качестве клиентских операционных систем используются те или иные разновидности Windows, иногда приходится сталкиваться с желанием использовать в АИС-БУ программы для DOS. В этом случае не нужно обновлять большое число компьютеров для их соответствия требованиям программ, использующих Windows. При внедрении и развитии системы компьютерного учета имеет значение и то, под управлением каких сетевых операционных систем могут функционировать внедряемые программы.
При выборе специализированного ПО АИС-БУ имеет значение также и то, на основе, какой СУБД оно базируется. Дело в том, что на многих крупных предприятиях для решения различных задач обычно уже используется та или иная разновидность мощных промышленных СУБД, которую желательно использовать и при создании АИС-БУ.
Таким образом, что создание АИС-БУ требует взаимосвязанного решения всей совокупности вопросов системной интеграции информационной системы, включая выбор специализированного программного обеспечения, технических средств, системного программного обеспечения и СУБД. При этом центральным вопросом является проблема выбора специализированного программного обеспечения, которое будет использоваться для решения задач бухгалтерского учета.
В связи с этим перед руководством предприятия и бухгалтерией встает вопрос: что лучше – приобрести готовые тиражируемые программные средства или создавать оригинальную систему с применением специализированных фирм-разработчиков или собственными силами? Плюсы и минусы имеются и у первого, и у второго подхода. Все зависит от целей автоматизации информационного процесса, а также реальной оценки собственных финансовых и профессиональных возможностей. Уникальные разработки дороги, а сопровождение такой системы делает ее еще дороже. Создание системы собственными силами опасно тем, что разработчики часто ориентируются на требования руководства в ущерб качеству проектируемой системы. А неправильно выбранная стратегия автоматизации, профессиональный уровень разработчиков, увольнение одного из ведущих разработчиков и вовсе может поставить под угрозу реализацию всего проекта и приведет к потере времени и денежных средств. Поэтому приобретение тиражируемой системы солидной и надежной фирмы-разработчика и доведение ее до требований конкретного предприятия обычно является более предпочтительным вариантом.