Ввод и хранение информации о хозяйственных операциях

Данные о совершившихся и подтвержденных хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях (МИХО) – это совокупность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования компьютерной систем

Этот массив является стержнем информационной базы любой АИС-БУ. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем подвергаются логико-арифметической обработке с целью формирования результатных показателей для составления учетных регистров и бухгалтерской отчетности.

Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах – журналах (книгах) учета хозяйственных операций. В них бухгалтер может просматривать все ранее введенные записи.

Данные о хозяйственных операциях вводятся:

- непосредственно в журнал учета хозяйственных операций через специальные экранные формы;

- автоматически, при проведении заполненных оправдательных документов.

Структура и содержание массива информации о хозяйственных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными. Это связано с тем, что именно вкладывается в понятие «запись массива» идеологией программы: бухгалтерская проводка или бухгалтерская операция.

Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться вне связи с ней.

В программном обеспечении бухгалтерского учета сведения о хозяйственных операциях могут храниться в виде:

- расширенных проводок;

- бухгалтерских операций;

- закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).

1. В виде расширенных проводок.

МИХО представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности (рис. 8.1.). Этот способ характерен для многих систем, базирующихся на единой модели представления учетных данных. При этом, чем более подробно представлена информация классификационных и идентификационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с созданной базой данной, получая различные разрезы выходных документов в стоимостном и количественном выражениях, а также использовать ее в специальных расчетах.

Рис. 8.1. Организация хранения и просмотра данных

о хозяйственных операциях в системах, использующих

первый способ хранения информации

При данном способе представления сведений о хозяйственных операциях каждая строка журнала (книги) учета хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все ее реквизиты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал.

Часто в экранном представлении списка расширенных проводок можно видеть только часть реквизитов каждой из них, а полный набор информационных полей отражается только в специализированной экранной форме.

2. В виде бухгалтерских операций.

МИХО хранит бухгалтерские операции, которые представляются двумя уровнями:

- заголовком операции;

- одной или совокупностью нескольких проводок, которые полностью отражают в учете хозяйственную операцию.

МИХО условно разбивается на два массива записей:

- в первом массиве хранятся заголовки проводок;

- во втором – сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них.

Эти массивы программа представляет в двух взаимосвязанных регистрах:журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или сколько проводок второго журнала.

В системах автоматизации учета реализованы разные подходы к представлению сведений об операциях в указанных регистрах.

Сведения о хозяйственных операциях могут вводиться различными способами, в том числе и вручную. В этом случае, как правило, используется специальный вид документов – «операция», «операции, введенные вручную», «ручной ввод».

Этот способ представления сведений обеспечивает большую структурированность массива информации о хозяйственных операциях и позволяет уменьшить информационную избыточность записи, так как часть общих реквизитов не нужно дублировать в общих расширенных проводках.

3. В виде закодированных бухгалтерских операций.

Каждая запись МИХО отражает закодированное представление операции, которое называется «определение» или «тип» операции (рис. 8.2.). Проводки, связанные с хозяйственной операцией, вообще в этот массив не заносятся и в нем не хранятся. Но в системе создается специальный справочник «видов операций», в котором хранятся «определения» операций.

Рис. 8.2. Организация хранения и просмотра данных о хозяйственных операциях в системах, использующих третий способ хранения

Бухгалтер или оператор БИС может:

- до начала эксплуатации системы сам создать «Определение» операций и установить правила построения проводок и алгоритмы расчётов для каждого типа хозяйственной операции;

- корректировать готовые «определения» операций, которые предложены разработчиком.

Для каждой хозяйственной операции может быть установлена одна или несколько связанных проводок. Перед обработкой операции пользователь (бухгалтер) может посмотреть какие проводки по ней будут учтены в расчётах. Это позволяет назвать подобные проводки виртуальными. Данный способ позволяется значительно снизить трудоёмкость исправления ошибок, что особенно важно при пересчёте себестоимости продукции/работ/услуг.

В большинстве программ, основанных на первом и втором способах организации МИХО возможны два способа исправления ошибок:

- сторнировочные записи (сторно, красное сторно);

- удаление всех неверных записей проводок и ввод новых.

Элементы механизма выполнения автоматического пересчёта сумм проводок имеются и в программах, основанных на других способах создания МИХО. Например, программный комплекс «Best». Записи ведутся в виде расширенных проводок, а для записей списания себестоимости израсходованных материалов или реализованных товаров предусмотрен режим автоматического пересчёта сумм, который применяется пользователем неоднократно.