Организация системы синтетических счетов

Центральным элементом АИС-БУ является компьютерный план счетов. Как правило, в системах, поставляемых фирмами-разработчиками, уже заложен план счетов, соответствующий «Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации», утвержденному приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

Однако план счетов, который используется на предприятии, может отличаться от утвержденного.

Это вызвано двумя причинами:

- во-первых, особенностями финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, которые предполагают использование только части счетов общего плана;

- во-вторых, отсутствием четкого определения субсчетов отдельных счетов в действующем плане счетов.

Поэтому любая программа предоставляет бухгалтеру возможность самому корректировать предложенный программой план счетов в соответствии со своими потребностями и создавать рабочий план счетов.

Рабочий план счетов – это совокупность всех используемых счетов. Он определяет практически всю последующую работу пользователя, глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений. Многие из систем автоматизации учета позволяют вести несколько независимых планов счетов. Благодаря этому возможна организация параллельного ведения учета по нескольким методикам, например по национальным и международным стандартам.

Компьютерный план счетов – это справочник, организованный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определенному счету/субсчету.

На различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. Таким образом, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свойства счетов бухгалтерского учета. Их называют также характеристиками (описателями) счетов. Характеристики (описатели) счетов – это признаки свойств счета. Эти характеристики определяют алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов. Они задаются в процессе настройки справочника счетов или поддерживаются системой автоматически.

Наиболее типичными характеристиками счетов/субсчетов являются:

- код и наименование счета/субсчета;

- тип счета по отношению к балансу: активные, пассивные, активно-пассивные;

- тип сальдо счета/субсчета: развернутое и свернутое сальдо;

- признак наличия аналитического учета по счету/субсчету;

- признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету / субсчету;

- признак необходимости ведения валютного учета;

- признак забалансового учета;

- увязка счетов с типовыми формами выходной информации.

Перечисленный набор характеристик счетов, кроме первой, не является обязательным для всех программных средств АИС-БУ. Например, не часто применяется последняя характеристика. Поскольку в большинстве систем автоматизации счета рассматриваются формально, то для каждого счета может быть построена любая, даже не характерная для него, выходная форма. Необходимость учета аналитических объектов в натуральном выражении наиболее часто применяется в системах, основанных на модели унифицированного представления учетной информации. Это обеспечивает формирование не только стоимостных, но и натуральных показателей по данным единого массива стандартных бухгалтерских записей.

Характеристики «тип счета по отношению к балансу» и «тип сальдо счета/субсчета» в системах автоматизации учета в плане счетов могут указываться разными способами:

- в явном виде в плане счетов раздельно фигурируют обе характеристики;

- в явном виде в плане счетов задается тип счета по отношению к балансу и в скрытом виде фигурирует тип сальдо;

-в плане счетов отсутствуют обе характеристики.

Характеристика «признак наличия аналитического учета по счету/субсчету» позволяет разделить все счета на две группы: счета, по которым ведется аналитический учет, и счета, по которым такой учет не ведется. В связи с этим в системах автоматизации бухгалтерского учета, наряду со справочником плана счетов, создаются справочники объектов аналитического учета. Указание на необходимость ведения аналитического учета в плане счетов может задаваться разными способами, что связано с особенностямианалитического учета и способом привязки аналитических счетов к синтетическим счетам/субсчетам.

Характеристика «признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету» применяется, в основном, в интегрированных и инструментальных системах, где обработка информации базируется на единой базе бухгалтерских записей. Пользователь сам определяет, для каких счетов необходимо, наряду со стоимостным учетом, вести количественный учет. Тогда по объектам аналитического учета данных счетов будет накапливаться итоговая информация в натуральном выражении.

В бухгалтерских комплексах этот тип настройки плана счетов не используется, поскольку функции количественного учета реализованы в модулях отдельных участков учета: основных средств, материальных ценностей, готовой продукции и т. д.

Характеристика «признак необходимости ведения валютного учета». Большинство систем бухгалтерского учета позволяет вести стоимостной учет не только в национальной, но иностранной валюте. В связи с этим, предусматривается:

- выделение в плане счетов на счетах, по которым ведется рублевый и валютный учет, раздельных субсчетов для каждой валюты. Например, по счету «Касса» должны быть выделены два субсчета: субсчет 1 «Рублевая касса» и субсчет 2«Валютная касса» с детализацией по видам валют;

- в отдельных системах в плане счетов отмечаются (указанием характеристики) счета, по которым ведется валютный учет. Здесь при вводе операции по таким счетам запрашивается сумма в иностранной валюте и ее курс и на основе этого выполняется автоматический расчет покрытия валютной суммы в единицах национальной валюты. Это реализовано, например, в тех разновидностях программы «1С: Бухгалтерия», где предусмотрена возможность ведения валютного учета;

- в некоторых программах в плане счетов для счетов, по которым ведется валютный учет, указываются счета, на которые списываются курсовые разницы. Эта информация в дальнейшем используется при автоматизированном формировании проводок по отражению курсовых разниц.

Характеристика «увязка счетов с типовыми формами выходной информации» предполагает возможность указания ссылок на конкретные строки баланса и/или выходные формы, присущие данному счету.

Имеются и другие характеристики счета, которые могут и не прописываться непосредственно в плане счетов. К числу таких характеристик относится «разделение счетов/субсчетов на собственные счета и субсчета». В системах автоматизации бухгалтерского учета различают:

- «явный»;

- «скрытый» подходы к разделению счетов и субсчетов.

При «явном» подходе при наличии субсчетов на счете нельзя проводить хозяйственные операции по счету в целом. Система будет требовать указания в проводке субсчета.

При «скрытом» в проводках могут фигурировать как счета/субсчета, так и счета, даже те из них, которые имеют субсчета. Но в этом случае программа должна обеспечивать правильное сведение итогов по счетам в целом. Примером является программа «Финансы без проблем», где проводка может быть сформирована как по счету, так и по субсчету.

Рассмотренные характеристики счета являются внешними. Но каждый синтетический счет/субсчет характеризуется начальным и конечным сальдо, а также дебетовым и кредитовым оборотами в стоимостном выражении. Это внутренние характеристики счета. Они отражаются в стандартных выходных формах, создаваемых системой.

Системы автоматизации учета имеют различия в структуре компьютерного «План счетов»:

- прежде всего это проявляется в количестве знаков, отводимых на кодирование счета/субсчета. Обычно на код счета отводят два знака. В некоторых системах возможен переход с двух знаков на три. Такие системы позволяют вести учет назабалансовых счетах, обеспечивают ведение бухгалтерского учета в бюджетных, общественных некоммерческих и иных организациях, где счета кодируются тремя знаками. Использование гибкой настройки количества знаков в коде счета важно также при организации параллельного учета по нескольким стандартам.

Количество знаков, отводимое для кодирования субсчета, можетбыть фиксированным и ограничиваться двумя-четырьмя символами,но может быть и гибким.

- другое различие проявляется в слитном или раздельном написании кодов счетов/субсчетов. Например, счет/субсчет может иметь написание «501» или «50-1» (Счет «Касса» субсчет 1). В некоторых программах счета и субсчета явно различаются и для их хранения используются отдельные поля записи плана счетов.

Настройка и работа «План счетов» должна позволять выполнять следующие основные процедуры:

- дополнять план счетов новыми счетами/субсчетами. При этом должен быть обеспечен контроль уникальности номера вводимого счета/субсчета, так как использование различных счетов с одинаковыми номерами не допускаются. Этот порядок реализован практически во всех распространенных программах;

- удалять старый счет/субсчет;

- корректировать номер счета/субсчета, его наименование и любые характеристики счета.

При удалении счета/субсчета или корректировке его номера программа должна обеспечить контроль целостности бухгалтерской информации. Для этого применяются следующие подходы:

- при запретительном подходе корректировка/удаление номера счета/субсчета в плане счетов запрещена, если он используется в других массивах информационной базы: проводках, остатках, справочниках операций и т. д. В таких системах сначала надо удалить все включающие его записи этих массивов и только затем удалить сам счет/субсчет из плана счетов;

- при разрешительном подходе система разрешает удаление/корректировку используемого в других информационных массивах счета. Часто при этом пользователю делается особое предупреждение, а принятие решения остается за бухгалтером. Следует четко понимать, что последствия такого шага могут быть непредсказуемы. Наличие такого подхода объясняется тем, что разработчики, добиваясь гибкости программ, считают, что ответственность за ведение учета должна полностью лежать на бухгалтере;

- смешанный подход, при котором в течение отчетного периода используемый в проводках счет удалить нельзя, но после закрытия периода и перехода к новому отчетному периоду план счетов можно изменять произвольно по тем счетам, проводки по которым пока не вводились.

Корректировку плана счетов на этапе внедрения следует выполнять осторожно, так как номера счетов/субсчетов заложены в алгоритмы расчетов и показатели форм отчетности системы. Поэтому прежде, чем начать корректировку плана счетов надо ознакомиться с рекомендациями разработчика системы.

Помимоподдержки функций корректировки плана счетов, система автоматизации должна позволять выполнять просмотр списка счетов, поиск нужного счета/субсчета одним из методов быстрого поиска.