Развернутая классификация АИС-БУ

Развернутая классификация базируется на множестве самых разнообразных признаков:

- степень охвата задач yчета;

- концепция построения информационной модели бухгалтерского учета;

- способ построения программной системы;

- возможность расширения состава базовых учетных функций;

- порядок распространения и тиражирования;

- программно-аппаратная платформа системы и др.

Среди них выделяются три базовых признака, которые определяют различия в концепциях построения ПО АИС-БУ:

- концепция построения информационной модели бухгалтерского учета,

- способ построения программной системы;

- возможность расширения состава ее базовых учетных функций.

Классификация программных средств бухгалтерского учета в соответствии с указанными признаками представлена на рис. 4.1.

1. Степень охвата учетных функций. Этот признак характеризует состав учетных задач, решаемых системой. В этой связи программные средства АИС-БУ подразделяются на системы автоматизации:

- отдельных разделов бухгалтерского учета;

- системы частичной автоматизации бухгалтерского учета;

- комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

- бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета;

- бухгалтерского учета корпоративных систем управления экономическим объектом.

Рис. 4.1. Развернутая классификация АИС-БУ

Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета. Такие системы были характерны для начального этапа компьютеризации учета, но и сейчас некоторые из фирм предлагают программные продукты автоматизации локальных разделов учета. Чаще всего разработчики специализируются на создании и распространении систем автоматизации складского учета, учета труда и заработной платы и др. Такие программы находят спрос и часто используются совместно с другими, прежде всего с системами сводного учета. Их разработчики включают в них специальные инструменты, позволяющие экспортировать данные в другие учетные программы для дальнейшей обработки.

Системы частичной автоматизации бухгалтерского учета. Эти программы ориентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе бухгалтерских проводок и несложного аналитического учета. Они позволяют организовать завершенную технологию автоматизированного ведения бухгалтерского учета от первичного документа до получения стандарта отчетности. Однако отсутствие функций количественного учета не позволяет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требующих натуральных показателей, таких как оценка себестоимости отпущенных в производство материалов и выпущенной продукции, расчет амортизации и переоценка основных средств.

Системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Такие системы потенциально способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Однако это не означает, что в них изначально реализована возможность решать все задачи бухгалтерского учета без исключения. Часто для решения задач конкретного предприятия эти системы нуждаются в дополнительной настройке.

С другой стороны, часть функций, реализованных в системе комплексной автоматизации бухгалтерского учета, а иногда и целые модули могут быть не востребованы пользователям в силу отраслевой специфики и особенностей ведения учета на конкретном экономическом объекте. Поэтому следует говорить лишь о потенциальной возможности решения всех задач бухгалтерского учета на основе той или иной системы данного класса.

Системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета. Эти системы, обладая всеми возможностями предыдущей группы, являются ступенью к программам следующего класса – корпоративным информационным системам управления. Многие системы автоматизации изначально создавались исключительно для решения задач бухгалтерского учета. По мере развития в них включали задачи автоматизации управления других подразделений хозяйствующих субъектов: склада, цеха, отдела снабжения, отдела сбыта и т. п. Таким образом, помимо задач бухгалтерского учета стали автоматизироваться задачи оперативного управления.

Часто в одной АИС могут использоваться продукты разных производителей: система автоматизации оперативного учета одного разработчика и система автоматизации бухгалтерии другой фирмы.

Системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом. В основе такого рода систем лежит технология комплексного управления бизнесом организации. Они ориентированы на управляющих, менеджеров, бухгалтеров и другой управленческий персонал. Именно поэтому их и называют корпоративные информационные системы управления (КИС). Бухгалтерская подсистема рассматривается здесь как составляющая общей системы управления и функционирует согласованно с подсистемами планирования, оперативного учета, делопроизводства и т. д.

Прототип таких систем в России и странах СНГ – автоматизированные системы управления (АСУ), созданные на больших ЭВМ (ЕС ЭВМ) и получившие распространение в 70 – 80 годах прошлого века.

Появление персональных компьютеров на территории бывшего СССР сначала резко затормозило разработку корпоративных систем управления финансами и бизнесом, и на первый план вышли задачи автоматизации бухгалтерского и оперативного учета. Однако вскоре стало ясно, что учет – это только одна из функций управления, и для эффективной работы организации, возможности извлечения максимальной прибыли от деятельности необходимо автоматизировать и другие функции управления. Кроме того, многие организации начинали свою деятельность с небольших офисов, но потом расширились, обзавелись удаленными филиалами. Управлять деятельностью корпорации без автоматизации всех сторон деятельности стало затруднительно. Появился спрос, и началось создание крупных информационных систем на новой компьютерной инфраструктуре и организационно-методической базе. Создание таких систем требует проведения модернизации всей системы управления на базе внедрения корпоративных стандартов – соглашений о единых правилах организации технологии управления.

По своим функциям бухгалтерская составляющая в корпоративных системах аналогична классу систем комплексной автоматизации бухгалтерского учета, но здесь добавляются проблемы взаимодействия с другими функциональными подсистемами.

Решение задач учета в КИС интегрировано с задачами всех других подсистем управления: технологической подготовки производства, планирования, оперативного управления, управления маркетингом, делопроизводством и т. д. Информация бухгалтерского учета доступна любой подсистеме, которая нуждается в ней, но и сама бухгалтерия при решении своих задач использует информацию других подсистем.

Приведенная классификация по критерию охвата учетных функций дает лишь общие ориентиры при выборе программных продуктов. Оценка систем по функциональной полноте предполагает не только изучениесостава имеющихся модулей по интересующим разделам учета, но и анализ конкретного состава задач, решаемых каждым из них. Именно здесь требования пользователей достаточно субъективны – всемнужны разные задачи, например одним при расчете заработной платы необходимо учитывать северные надбавки, другим нет. Однако отсутствие средств поддержки решения той или иной задачи в конкретной программной системе совсем не означает, что она непригодна для данного предприятия. Дело в том, что многие программные продукты могут быть дополнены недостающими функциями либо самим пользователем, либо специалистами по внедрению, либо самим разработчиком. Таким образом, пользователю нужно вначале определиться с классом системы, выделенным по степени охвата учетных функций, далее выяснить конкретный набор задач, и, если какие-либо задачи отсутствуют, изучить возможности расширения функциональности.

Следующие три классификационных признака являются базовыми, поскольку именно они определяют различия в концепциях построения АИС-БУ.

2. Концепция построения информационной модели учета. В программном обеспечении бухгалтерского учета реализуются две основные модели представления учетных данных, отражающие разные подходы к построению программ:

- унифицированная модель учетных данных;

- специализированные модели данных отдельных участков учета.

Унифицированная модель учетных данных. Подход основан на том, что вся бухгалтерская информация может быть унифицирована и представлена в виде единого массива стандартных бухгалтерских записей, основой которого являются простые либо расширенные проводки. Такой подход был предложен еще в 60-х годах прошлого века Б. В. Алаховым, но так и не был реализован на больших ЭВМ. Только с появлением персональных компьютеров эта идея была воплощена во многих программах. Например, таких, 1С:Бухгалтерия» фирмы «1С», «Турбо Бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Интегратор» фирмы «Инфософт» и других.

Специализированные модели данных отдельных участков учета. Подход предполагает специализированное представление данных отдельных участков учета в соответствии с потребностями решаемых задач. Он был вызван созданием комплексных систем автоматизации учета и корпоративных информационных систем. Комплексная автоматизация процессов управления организацией предполагает интеграцию обработки данных бухгалтерского, оперативно-технического учета и других функциональных подсистем управления на основе единой базы данных. Использование единой базы данных для решения задач разных подсистем не позволяет всю учетную информацию вписать в шаблон бухгалтерских проводок. Поэтому формирование информационной базы стало рассматриваться с позиций разделения функций по участкам учета с выделением отдельных задач конкретных подсистем и наиболее полным отражением специфики их документооборота. Такой подход возник в 70-е годы прошлого века и был связан с созданием АСУ. Он стал основой большого числа современных компьютерных систем учета. Типичными представителями данного класса являются, например, разработки корпорации «Галактика», фирм «Интеллект-Сервис», «Омега» и т. д.

3. Способ построения программной системы. Различия в концепции построения информационной модели учета определяют и способы построения пакетов программ. В этой связи можно выделить:

- системы, построенные на основе единого программного ядра;

- комплексы специализированных программных модулей.

Системы, построенные на основе единого программного ядра. Такие системы предполагают наличие центрального (головного) программного модуля, интегрирующего основные функции обработки учетной информации. Функционирование этого модуля основано на унифицированной модели представления учетной информации, основой которой является расширенная проводка. Это позволяет реализовать не только функции синтетического (сводного) учета, но функции аналитического учета, включая учет в натуральных показателях, а также учет в иностранной валюте. Помимо головного модуля в систему могут входить вспомогательные модули, которые не вписываются в концепцию расширенной проводки, как, например, учет труда и заработной платы, складской учет и пр. (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Системы автоматизации учета, построенные на основе

единого программного ядра

Взаимодействие между центральным и вспомогательными модулями идет только по вертикали. Горизонтальная связь между вспомогательными модулями обычно отсутствует. В конкретном АИС-БУ центральный (головной) модуль и вспомогательные модули могут быть одного или разных производителей. Таким образом, в последнем случае система строится из программных модулей разных производителей и центральное место в ней занимает головной бухгалтерский модуль.

Комплексы специализированных программ модулей, интегрированные по данным. Системы автоматизации учета этого вида состоят из совокупности взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных разделов учета и поэтому наиболее полно отражают специфику алгоритмов обработки данных. Взаимодействие модулей выполняется через общую базу данных. При построении такой системы также обязательно наличие центрального (головного) модуля, на который возлагаются функции сводного синтетического учета. Состав и количество иных модулей может формироваться в соответствии с потребностями пользователя. В отличие от систем, построенных на основе единого программного ядра, здесь взаимодействие между модулями осуществляется как по вертикали (модулей отдельных участков учета с головным), так и по горизонтали (между модулями отдельных участков учета).

Типичными примерами комплексов специализированных программных модулей являются системы «Галактика» корпорация «Галактика», «БЭСТ-ПРО» фирмы «Интеллект-Сервис» и др.

4. Возможность расширения состава базовых функций системы. Система автоматизации учета в период внедрения должна быть адаптирована к условиям и специфике работы предприятия. В процессе эксплуатации она также подвержена постоянным изменениям. Может расширяться и изменяться состав решаемых задач, подвержены изменениям алгоритмы расчета показателей формы отчетности и первичных документов и т. п. Поэтому система автоматизации учета должна иметь определенный набор средств для расширения состава базовых функций. Приобретая программу, пользователь должен оценить, какими возможностями расширения функциональности она обладает.

С точки зрения различий в возможностях расширения базовой функциональности выделяют:

- системы с замкнутой функциональностью,

- системы с ограниченно развиваемой функциональностью,

- системы, полностью реконфигурируемые.

Системы с замкнутой функциональностью. Основные положения:

- к ним относятся программные средства с возможностью внесения изменений только самим разработчиком;

- в таких системах реализована определенная методология ведения компьютерного учета, изменение которой конечным пользователем невозможно. Заранее определены состав форм ввода данных, алгоритмы обработки информации, номенклатура, состав показателей и формы представления выходной информации;

- изменение поведения таких систем, если и можно выполнить, то только в очень ограниченных пределах;

- применяя их, пользователь должен удовлетвориться теми возможностями, которые в них изначально заложены разработчиком;

- всякое развитие и изменение функциональности может быть проведено только при непосредственном участии разработчика;

- существенным недостатком программных средств такого рода является то, что при всяком изменении законодательства, затрагивающем состав и правила формирования показателей отчетности правила отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, печатные формы первичных документов и т. д., пользователь должен ждать от разработчика новой версии. Кроме того, обычно невозможно подстроить такую систему под отраслевую или внутрифирменную специфику.

В связи с этим, системы с замкнутой функциональностью это либо простые программные средства, ориентированные на небольшую часть типовых задач, либо системы, сделанные на заказ, под конкретное предприятие или их группу. Предполагается, что пользователь имеет непосредственный контакт с разработчиком, который по его требованию оперативно вносит в программу необходимые изменения.

Системы с ограниченно развиваемой функциональностью. Эти системы построены таким образом, что включенный в них набор базовых функций может быть в некоторых пределах расширен, дополнен новыми возможностями без вмешательства разработчика программы. Например, система может быть настроена самим пользователем на изменения в правилах составления отчетности и на изменения в печатной форме первичных документов. Однако вносить изменения в структуру данных в этих программах можно с весьма большими ограничениями.

Многие программные продукты построены таким образом. Например, такие широко известные системы, как «Галактика», «БЭСТ», разработки фирмы «Парус». В них имеются так называемые генераторы отчетов, которые позволяют самому пользователю спроектировать новую отчетную форму или переопределить старую. Специальные средства дают возможность определить иные правила контировки документов, создать собственные разновидности типовых операций, позволяющих автоматизировать процесс составления бухгалтерских записей в соответствии с потребностями данного предприятия. Однако внести значимые изменения в структуру базы данных, а соответственно, и в реквизитную структуру экранных форм пользователь не может. Также он не может переопределить многие расчетные алгоритмы, заложенные в программу.

Системы полностью реконфигурируемые. Такие системы предоставляет пользователю практически неограниченные возможности изменения функциональности. Пользователь может не только спроектировать новые отчеты, но и определить новые типы документов, экранные формы для ввода их информации, структуры данных для ее хранения, правила обработки этих данных, порядок составления проводок для новых типов документов. При этом все встроенные в систему документы, формы ввода и хранения первичной информации также обычно могут быть перестроены, реконфигурированы.

Наиболее распространенными и типичными примерами такого построения систем автоматизации учета являются программы семейства «1С: Предприятие» и «Турбо Бухгалтер». Фактически здесь пользователю предоставляются возможности полного перепрограммирования всей системы, создания собственных форм ввода информации, расчетных алгоритмов, отчетов.

Между рассмотренными базовыми признаками, определяющими различия построения систем, существует взаимозависимость:

- имеется связь между информационной моделью учета и способом организации программной системы. Унифицированное представление учетных данных подразумевает и значительную общность основных принципов их обработки, которые, однако, различаются деталями интерпретации учетной информации и отражаются как отклонения и дополнения в общей модели функционирования системы. И наоборот, специализированное по участкам представление информации подразумевает также и специфические принципы организации обрабатывающих ее программных подсистем;

- просматривается связь способа представления учетной информации и возможности расширения базовой функциональности. В случае использования унифицированной модели представления данных для решения задач различных участков учета должны быть сформулированы некоторые правила интерпретации и обработки данных, отражающие специфику задач. При этом пользователи, исходя из особенностей ведения учета на предприятии, эти правила могут сформулировать по-разному. Поэтому такие системы имеют специальные инструменты для описания правил интерпретации и обработки данных, представленных унифицированной моделью. Это позволяет пользователю гибко настраивать систему, дополнять ее новыми задачами без обращения к разработчику. Очень многие системы автоматизации, построенные на основе унифицированной модели учетных данных, являются полностью реконфигурируемыми;

- когда система состоит из набора специализированных программных модулей, оперирующих каждый со своей, особенной моделью данных, то последняя в значительной степени предопределяет порядок обработки, ее алгоритмы, которые изначально встраиваются в программу. Поэтому необходимость в описании правил интерпретации данных самим пользователем в значительной степени уменьшается.

5. Порядок распространения и тиражирования. Этот критерий позволяет разделить все системы на три группы:

- системы массового тиража,

- системы малотиражные,

- системы индивидуального назначения.

Системы массового тиража. Эти пакеты программ изначально создаются для массового распространения через дилерскую сеть и собственные филиалы в различных регионах. Схема распространения систем массового тиража имеет много общего у разных фирм, но могут быть и отличия.

Процесс внедрения производится самим пользователем или с помощью дилеров фирмы-производителя. Значительно реже во внедрении принимает участие сам разработчик. Поэтому такие системы имеют наиболее развитые средства адаптации к потребностям и особенностям учета на предприятиях различных сфер деятельности и форм собственности.

Системы малотиражные. Такие системы в большинстве случаев внедряются самим производителем. Он адаптирует систему к особенностям учета предприятия, не внося изменений и дополнений в саму программу, так как основные варианты методологии ведения учета реализованы в системе и следует лишь выбрать из них требуемые пользователю. В отдельных случаях не исключается и доработка программ по желанию заказчика. Чаще всего фирма-разработчик устанавливает систему, обучает персонал и вырабатывает организационные регламенты технологии автоматизированного ведения учета на данном предприятии с помощью программного продукта.

Системы индивидуального назначения. К ним относятся системы автоматизации, созданные конкретной организацией для собственных нужд. Эти пакеты программ наиболее полно учитываютспецифику конкретного предприятия, но качество созданной системы сильно зависит от квалификации разработчиков и способности их поддерживать ее в рабочем состоянии. Несмотря на наличие большого числа готовых программ, собственные разработки по разным источникам составляют от 9 до 17 %. Кроме того, на крупных предприятиях имеются и собственные специфические разработки, которые реализуют функции, отсутствующие в предлагаемых на рынке программных продуктах.

Таким образом, необходимо различать понятия «программные средства» и «программные продукты». Программные продукты – это программное обеспечение, которое создается для продажи конечным пользователям. Программные средства – более широкое понятие. К ним относятся и программные продукты, и программы индивидуального назначения, создаваемые той или иной организацией исключительно для собственных нужд.

6. Программно-техническая платформа. Существующая компьютерная структура организации может предопределить и ограничить выбор программных средств автоматизации бухгалтерского учета. С другой стороны, если организация только предполагает создание АИС-БУ, то требования к условиям функционирования выбранного программного продукта могут серьезно повлиять на выбор тех или иных аппаратных средств и системного программного обеспечения. Поэтому один из критериев классификации программных средств АИС-БУ базируется на анализе:

- компьютерной инфраструктуры системы,

- операционной платформы,под управлением которой работает система,

- инструментальных средств,с помощью которых реализовано программное обеспечение.

Компьютерная инфраструктура системы. Современные системы автоматизации учета поставляются в однопользовательских и многопользовательских версиях. Однопользовательские версии программ ориентированы на автономное использование компьютеров, а многопользовательские, могут функционировать в одноранговых или неоднородных компьютерных сетях на основе архитектуры файл-сервер или клиент-сервер.

Операционная платформа. Однопользовательские системы разрабатываются для применения в среде операционных систем DOS, Windows. Подавляющее большинство российских многопользовательских систем автоматизации учета предназначено для эксплуатации под управлением сетевых операционных системNovell NetWare и Windows NT Server. Существенно реже создаются на основе сетей, управляемых различными модификациями Unix. Обычно Unix используется только на крупных предприятиях с большим документооборотом. В одноранговых сетях в качестве сетевой среды обычно применяются Windows.

Многопользовательские версии программных продуктов, реализованных в архитектуре файл-сервер, могут функционировать под управлением разных сетевых операционных систем. Однако многие системы («1С:Бухгалтерия 7.7 для SQL», «Турбо Бухгалтер» версии 6.0 и др.), построенные на основе архитектуры клиент-сервер, достаточно жестко привязаны к одной сетевой среде – Windows NT Server, поскольку используют СУБД MS SQL-server, которая функционирует только в этой операционной системе.

Клиентская часть многопользовательских систем автоматизации учета, как и однопользовательские системы, функционирует в среде операционных систем DOS, Windows.

Инструментальные средства разработки системы. Программное обеспечение современных АИС-БУ создается с привлечением различных средств разработки. Обычно это системы программирования общего назначения и инструментальные средства систем управления базами данных (СУБД). В начале 90-х годов прошлого века для разработки программ учета использовались, преимущественно, инструментальные средства персональных СУБД семейства xBase (Clipper, FoxPro, FoxBASE, dBase), Clarion, Paradox. Затем стали применяться системы программирования Microsoft С++, Delphi, Visual Basic, а также инструментальные средства промышленных СУБД Oracle, MS SQL-server, SyBase, Informix, Progress, InterBase и др. Применение многоплатформенных СУБД позволяет в качестве сетевых серверов использовать различные ЭВМ: PC-серверы, мини-ЭВМ на RISC-процессорах и даже мэйнфреймы (большие ЭВМ). Это предоставляет широкие возможности масштабирования АИС-БУ.

Данная развернутая классификация отражает самые общие свойства программных средств, которые закладывают (определяют) в основу АИС-БУ. Возможна классификация АИС-БУ по другим признакам:

- по способам представления и интерпретации системы счетов и системы записей на счетах;

- особенностям построения документооборота;

- способам разделения и интеграции учетных данных и др. Чем больше признаков, тем более разностороннюю и глубокую информацию можно получить о системе автоматизации бухгалтерского учета.