Раздел 4. Документация и инвентаризация

Тема 4.1 Документация, как элемент метода бухгалтерского учета.

Классификация документов

Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. Рассмотрим группировку первичных документов.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счёт, чек). Эти документы служат основанием для отражения в учёте хозяйственной операции.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственной операции. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения её в учётных регистрах (таблицы, в которых производятся учётные записи). Например, накладные, счета – фактуры и т. д.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «требование на отпуск материалов».

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций или сразу после её совершения. Например, приходный и расходный кассовые ордера.

Сводные документы обобщают данные первичных документов. Например, авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (накладные на поступление и отпуск материалов).

Накопительные документы составляются за определённый период времени (декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Например, реестр сдачи документов не приход и расход материалов.

Внутренние документы составляются и используютсянепосредственно на предприятии (накладные, лимитно - заборные карты), а внешние поступают на предприятие от других организаций и лиц и используются на данном предприятии (платёжные поручения, счета – фактуры поставщиков).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Например, договор о материальной ответственности.

При табличной структуре реквизиты документов расположены в определённой таблице. Например, оборотные ведомости.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд – по табличной. Например, счёт-фактура, накладная и ряд других документов.

При классификации документов по указанным признакам один и тот же документ может быть отнесён к нескольким классификационным группам. Например, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным по назначению, первичным по времени составления и разовым по объёму информации.

Реквизиты документов

Реквизиты – это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций.

К числу обязательных реквизитов относятся:

· Название документа, его порядковый номер;

· Название и адрес предприятия, в котором составлен документ;

· Указание сторон, участвовавших в совершении операции, оформленной документом;

· Дата составления документа;

· Содержание операции, условия её выполнения, основания для её совершения (ссылка на договор, приказ, наряд);

· Измерители операции (натуральные, трудовые и денежные);

· Подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильное её оформление в документе.

Указанные реквизиты являются общими для всех бухгалтерских документов.

Формы документов

Форма документов – это состав и расположение его реквизитов.

Для составления документов применяются обычно типографские бланки. На них постоянные неменяющиеся элементы (строки, клетки, графы, не изменяющаяся часть текста) отпечатаны типографским способом.

Все остальные меняющиеся элементы сведений, характеризующие только данную операцию (номер, дата, количество, сумма) заполняются от руки или на ПЭВМ.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

· Типовые документы. Они предназначены для регистрации однородных распространённых операций, имеющих место в большинстве организаций.

· Специализированные документы. Они служат для регистрации операций специального характера, имеющие место в отдельных группах предприятий или отраслей экономики.

Основными принципами рациональной разработки форм документов являются унификация и стандартизация документов.

Унификация документов – это установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в разных предприятиях.

Стандартизация документов – это установление стандартных одинаковых размеров бланков типовых документов.